Порядок ведения кассовых операций

Ответственность за нарушение правил кассовой дисциплины

Таким исключением являются дни выдачи работникам заработной платы, выплаты стипендий и прочих выплат в фонд зарплаты и выплат, имеющих социальный характер. Исключением также являются дни получения наличности в банках на указанные расходы, выходные и нерабочие праздничные дни, но только в случае, если в такие дни предприятие проводит операции с наличными деньгами. Во всех указанных случаях превышение объема наличности в кассе компании над применяемым лимитом является допустимым. Во всех прочих случаях компания может быть оштрафована за нарушение установленной дисциплины. Лимит наличности вводится распорядительным документом предприятия. В качестве такого документа может выступать приказ руководства или иной документ, отвечающий признакам распорядительного.

Ключевые моменты нового положения

В новом Положении о ведении кассовых операций ЦБ РФ сосредоточился на трех основных моментах, обеспечение которых, как раз и вменяется в обязанность хозяйствующих субъектов. К таковым относятся:

• 1. Внесение в кассовую книгу записей, которые должны быть сделаны на основании всех приходных и расходных кассовых ордеров;
• 2. Недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег. Исключением являются случаи, когда накопление приходится на дни выплаты заработной платы, включая день получения средств для этих целей в банке, на выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни хозяйствующим субъектом ведутся кассовые операции;
• 3. Хранение свободных денежных средств на банковских счетах в банках, также за исключением дней выплаты заработной платы, выходных и нерабочих праздничных дней, если в такие дни ведутся кассовые операции. При этом все операции по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранения, транспортировки, равно, как и порядка и сроков проведения проверки фактического наличия наличных денежных средств определяются хозяйствующим субъектом самостоятельно.

Таким образом, новое Положение снимает претензии сотрудников налоговых служб к предпринимателям об отсутствии должным образом оборудованной кассы. Кроме того, в соответствии с пунктом 1.2 Положения, организации и Индивидуальные Предприниматели должны самостоятельно определять лимит кассы, т.е. речь идет о максимально допустимой сумме наличных денежных средств, которая может храниться в кассе.

Для обособленных подразделений, которые располагают собственным расчетным счетом, лимит касс устанавливается отдельно. Примечательно, что при стольких новшествах из Положения пропали нормы, позволявшие хозяйствующим субъектам с постоянной денежной выручкой, расходовать ее на оплату труда, выплату социально-трудовых льгот и т.п. нужды.

В Положении также отсутствуют указания, на какие цели могут выдаваться под отчет наличные средства, но имеется общее определение: на расходы, связанные с осуществлением деятельности. Стоит отметить, что в Положении 2012 увеличен срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы, стипендий и аналогичные нужды, который устанавливается руководителем, но не может превышать 5 дней.

Все кассовые операции должны оформляться соответствующими приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых не допускается внесение исправлений. В общем и целом, принцип документального сопровождения кассовых операций остался прежним, но гораздо подробнее регламентирован порядок составления и ведения кассовой книги и книги учета денежных средств.

Ведение кассовых операций и кассовые документы с 01.07.2017

Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины. Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции). Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс.

Прочие нюансы кассовой дисциплины

В соответствии с пунктом 2.2 Положения приходный кассовый ордер подписывается либо главным бухгалтером, либо бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем или кассиром. Весьма схож с ним и порядок подписания расходного кассового ордера: он подписывается руководителем и главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем или кассиром. Кроме того, новое Положение допускает, что кассовые операции может вести руководитель, который подписывает кассовые документы.

Кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, а также кассовые документы могут быть оформлены как на бумажном носителе, так и с использованием, предназначенных для обработки информации технических средств, в том числе персонального компьютера и программного обеспечения. Однако при выборе технических средств, все кассовые документы должны быть распечатаны.

Некоторым исключением из этого правила является книга учета принятых и выданных денежных средств. Так, каждая операция с наличными, проведенная в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами по усмотрению руководителя может проводиться либо с распечатыванием листа книги, либо без. Если руководитель примет решение распечатать соответствующую страницу книги учета, то подлежащий распечатке лист должен быть подписан старшим кассиром и кассирами на бумажном носителе.

Если же распечатывать листы из книги учета нет необходимости, то старший кассир и кассиры должны быть обеспечены электронно-цифровыми подписями. Кроме того, страницы кассовой книги, которая ведется в электронном виде, подлежат распечатке в конце каждого рабочего дня в двух экземплярах.

После распечатки листы книги учета подбираются в хронологическом порядке и брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. Что касается страниц кассовой книги, оформленной на бумажном носителе, то они брошюруются до начала ее ведения. Довольно подробно в Положении регламентирован порядок оформления реестра депонированных сумм, например, отмечено, что он составляется в произвольной форме, с указанием следующих реквизитов:

• 1. Наименование или фирменное наименование юридического лица или Ф.И.О. Индивидуального Предпринимателя;
• 2. Дата оформления реестра;
• 3. Период возникновения депонированных сумм;
• 4. Номер расчетно-платежной ведомости;
• 5. Ф.И.О. работника или работников, которые не получили деньги, с указанием табельных номеров;
• 6. Сумма невыплаченных наличных денег и итоговая сумма по реестру;
• 7. Подпись кассира и ее расшифровка.

В том, что касается ведения кассовых операций, должное внимание в Положении было уделено и порядку взаимоотношений между головной организации с ее подразделениями. Так, например, в документе отмечено, что листы кассовой книги обособленного подразделения юридического лица подбираются и брошюруются им по каждому такому подразделению

После выведения остатка суммы наличных денег в кассовой книге на конец, например, понедельника, структурная единица должна передать лист кассовой книги за этот рабочий день юридическому лицу не позднее вторника. В головную организацию может быть передан и второй отрывной экземпляр, если книга ведется на бумажном носителе. Если же обособленное подразделение предпочитает ведение книги учета с использованием технических средств, то в головную организацию следует передать второй экземпляр листа, распечатанного на бумажном носителе.

Безусловно, возможен обмен информации и в электронном виде, при котором передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными головной организацией. Действующее законодательство РФ этого не запрещает.

Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции могут вести назначенные кассиры или сам (п. 1.6 Положения № 373-П).

Порядок выдачи денег теперь детально расписан, указано, что и как должен делать кассир и получающее денежные средства лицо. Если получатель денег имеет многоразовую , при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира (п. 4.2 Положения № 373-П).

Процесс пересчета денег теперь должен производиться так, чтобы вторая сторона имела возможность наблюдать процесс. Также описаны действия кассира в случае, если вносимая сумма денег меньше суммы, указанной в приходном кассовом ордере.

Изменился порядок получения подотчетных сумм и отчета по ним. В пункте 11 Порядка было установлено, что выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Теперь же такой приказ не нужен. Деньги получить можно по заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4. Положения). Срок предоставления авансовых отчетов по всем расходам — три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Если ранее в пункте 11 Порядка было установлено, что окончательный расчет по подотчетным суммам производится в тот же срок, то теперь — в срок, установленный руководителем.

При применении ККТ на общую сумму принятых наличных в конце дня оформляется приходный ордер (п. 3.3 Положения).

Порядок оформления кассовой книги унифицированной формы № КО-4 (код 0310004), остался прежним.

В Положении отсутствуют требования о проведении внезапных ревизий кассы.

Приказ о кассовой дисциплине

За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5):

• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение закона — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб.