Когда признавать расходы
При кассовом методе расходы на оплату труда включите в налоговую базу по факту выплаты (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому в налоговом учете стоимость бесплатных обедов, предоставленных в течение месяца, отразите одновременно с выдачей зарплаты. При методе начисления в последний день месяца, к которому относятся расходы на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если организация применяет метод начисления, затраты на бесплатное питание нужно учесть раздельно в зависимости от того, какой категории персонала предоставлены обеды (начислены денежные компенсации). Это объясняется тем, что расходы на оплату труда подразделяются на прямые и косвенные (п. 1 ст. 318 НК РФ).
Если организация занимается производством и реализацией продукции (работ, услуг), перечень прямых расходов определите в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).
Внимание: организации самостоятельно определяют перечень прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ, письма Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/60 и ФНС России от 24 февраля 2011 г
№ КЕ-4-3/2952). Однако деление расходов на прямые и косвенные должно быть экономически оправданно. В противном случае налоговые инспекторы могут пересчитать налог на прибыль.
Затраты на бесплатное питание сотрудников, непосредственно занятых в производстве, учтите в составе прямых расходов. Стоимость бесплатного питания управленческого персонала отнесите к косвенным расходам.
При расчете налога на прибыль затраты на бесплатное питание, включенные в состав прямых расходов, спишите по мере реализации продукции, в стоимости которой они учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Затраты на бесплатное питание, которые относятся к косвенным расходам, учтите в момент начисления (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Если организация оказывает услуги, то в момент начисления можно отразить в налоговом учете не только прямые, но и косвенные расходы (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).
В торговых организациях все расходы на оплату труда признаются косвенными (абз. 3 ст. 320 НК РФ). Поэтому затраты на бесплатное питание учтите в последний день месяца, к которому они относятся.
Пример начисления денежной компенсации расходов на питание. Организация применяет общую систему налогообложения. Бесплатное питание сотрудников трудовым договором предусмотрено
ООО «Торговая фирма «Гермес»» предоставляет своим сотрудникам денежные компенсации расходов на питание. Порядок предоставления компенсаций прописан в трудовом договоре. На первое полугодие размер ежедневной компенсации утвержден приказом руководителя организации в сумме 120 руб.
В феврале 19 рабочих дней. В штате организации 16 человек. В течение месяца два сотрудника находились в отпуске, один был в командировке (5 рабочих дней), еще один болел (7 рабочих дней). Остальные сотрудники отработали месяц полностью.
Количество человеко-дней, за которые начисляется компенсация, в феврале составляет:
(16 чел. – 4 чел.) × 19 дн. + 1 чел. × (19 дн. – 5 дн.) + 1 чел. × (19 дн. – 7 дн.) = 254 чел./дн.
Общая сумма компенсаций равна:
120 руб. × 254 чел./дн. = 30 480 руб.
По окончании месяца бухгалтер «Гермеса» включил начисленные суммы компенсаций (с учетом фактически отработанного времени) в доход каждого сотрудника.
Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудников нет. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация начисляет по общим правилам.
В учете организации сделаны следующие проводки:
Дебет 44 Кредит 70
– 30 480 руб. – начислены денежные компенсации расходов на питание, предусмотренные коллективным договором;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3962 руб. (30 480 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 6705,60 руб. (30 480 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 883,92 руб. (30 480 руб. × 2,9%) – начислены взносы на обязательное социальное страхование;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 1554,48 руб. (30 480 руб. × 5,1%) – начислены взносы на обязательное медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 60,96 руб. (30 480 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 50
– 26 518 руб. (30 480 руб. – 3962 руб.) – выплачены компенсации расходов на питание.
При расчете налога на прибыль бухгалтер «Гермеса» включил в расходы сумму компенсации и начисленные на нее страховые взносы 39 684,96 руб. (30 480 руб. + 6705,60 руб. + 883,92 руб. + 1554,48 руб. + 60,96 руб.).
Выплата компенсации
Если организация ежемесячно выплачивает сотрудникам определенные денежные суммы на питание, то порядок и условия выплаты компенсаций нужно прописать в коллективном или трудовых договорах. Размер компенсации, как правило, устанавливается с учетом стоимости обедов в ближайших точках общепита и количества рабочих дней в месяце.
Начисление и выплату денежных компенсаций на питание отразите проводками:
Дебет 20 (23, 44…) Кредит 70
– начислена компенсация стоимости питания, предусмотренная трудовым (коллективным) договором;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачена компенсация стоимости питания.
Обслуживание на предприятии общепита
При обслуживании сотрудников на предприятии общепита по заранее заключенному договору сделайте проводки:
Дебет 20 (44, 91-2…) Кредит 60
– отражена стоимость бесплатных обедов, предоставленных сотрудникам;
Дебет 60 Кредит 51
– оплачены обеды.
Внимание: если за готовые обеды организация расплачивается наличными с предприятием общепита (или предпринимателем, оказывающим услуги общепита), соблюдайте установленный лимит расчетов. Он составляет 100 000 руб
по одному договору (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Наказание за нарушение лимита – штраф от 40 000 до 50 000 руб. Он налагается только на организацию-покупателя, которая расплатилась наличными. Для руководителя или главного бухгалтера этой организации тоже предусмотрен штраф от 4000 до 5000 руб. Такие меры ответственности установлены в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев после осуществления расчета наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, организацию оштрафовать нельзя.
