Аренда жилья для сотрудников: нужно ли платить ндфл и страховые

Компенсации по командировкам

Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2016 № 03-04-06/58957).

• 700 руб. по поездке, осуществленной по территории РФ;
• 2500 руб. по загранкомандировке.

А вот в части страховых взносов аналогичной оговорки ни п. 2 ст. 422 НК РФ, ни п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ не содержат. То есть при отсутствии подтверждающих расходы документов под обложение страховыми взносами попадет полная сумма компенсации расходов на проживание, оплаченных за время командировки.

Одним из вариантов предоставления жилья командированному (при частых поездках в одно и то же место) является наем работодателем жилья, которое сотрудник занимает во время пребывания в командировке. Учесть в базе по прибыли такие расходы работодатель вправе (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только за те периоды, когда в арендованном жилье проживал командированный работник (письмо УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@). Причем в состав принимаемых расходов на таких же условиях можно включить и коммунальные платежи (письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

Виды выплат за аренду жилья

Существуют различные способы обеспечить жильем сотрудников. Некоторые организации сами снимают помещения. Это могут быть сразу несколько квартир. Чаще всего они находятся недалеко от метро, чтобы сотруднику было удобнее добираться на работу. Но самый популярный вариант, когда человек сам подбирает себе жилплощадь, а компания выплачивает компенсацию аренды жилья сотруднику. Например, в виде прибавки к зарплате или перечисляет ему на счет сумму, эквивалентную стоимости аренды в месяц.

Взять в найм квартиру дешевле, чем снимать номер в отеле, если предполагается длительный срок аренды. Иногда у компании есть база квартир, из которых можно выбрать, в других случаях приходится действовать самостоятельно.

Подробнее в статье: Компенсация за найм жилья сотрудникам полиции

При планировании аренды у частного лица следует составить договор или иное соглашение на основании статьи 671 «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 N 14-ФЗ. Нужно учитывать, что квартира предназначена только для проживания сотрудников, а контракт, заключенный на срок более года, подлежит госрегистрации. Любые договоренности об аренде оформляются письменно.

Если предприятие само находит и оплачивает квартиру сотруднику, то сумма аренды может стать частью зарплаты работника, но в натуральной форме. По закону, ее величина не должна превышать 20% общего заработка. В ситуации, когда работник сам находит жилплощадь, компенсация за найм жилья может быть частью зарплаты в денежном виде.

Расчет выплат

Документация

Перед командировкой сотруднику выдаются командировочные (в том числе на аренду жилья), по возвращении обязательно составление авансового отчета. Перерасход (траты, превышающие 700 руб. в день) должен утвердить руководитель. Объем и порядок возмещения определяется во внутренних нормативах.

Сума командировочных рассчитывается на основе:

• приказа;
• табеля учета времени;
• авансового отчета.

Оформление счетов и налогообложение

Расходы сотрудник подтверждает платежной документацией, в том числе квитанцией или распиской, удостоверяющей оплату жилья. При выдаче аванса сумма фиксируется на К 50 (51) и Д 71.  Компенсация при превышении выданной суммы фиксируется на Д 71 и К 50. При наличии в платежных документах выделенного НДС, он отражается на Д 68 и К 19.

Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами, это отражается в трудовом соглашении. Все компенсируемые расходы (проезд, аренда жилья, иные расходы, разрешенные руководством, кроме пропитания) сотрудник обязан подтвердить документально. Суммы начисляются на основании платежных документов и отражаются на Д 26 (08, 44 и др.) и К 73.

Объем и порядок возмещения определяется коллективным договором, трудовыми соглашениями или иными внутренними нормативами.

Если разъездному сотруднику средства выдаются авансом, то операция отражается на Д 71 и К 50. В подобной ситуации обязателен авансовый отчет. После его утверждения бухгалтер отражает операцию на Д 26 (08, 44 и др.) и К 71. Компенсации разъездных работников не облагаются НДФЛ, на них не начисляются взносы.

При переезде сотрудников предприятие может заключить договор аренды самостоятельно, если такая обязанность установлена внутренними нормативами. Если сотрудники сами занимаются поиском жилья, то в договорах не указано, что квартирой обеспечивает работодатель. Бухгалтеру ничего рассчитывать не нужно, так как суммы должны быть указаны в договорах аренды.

Если жильем обеспечивает работодатель, расходы отражаются на К 91 и Д 76. При оплате проводка Д 76, К 50 (51). Если жилье оплачивается вперед, то расходы отражаются на К 97 и распределяются ежемесячно на внереализационные. В подобной ситуации это не часть зарплаты, а компенсация, поэтому НДФЛ и взносы не начисляются.

Если работник снимает жилье самостоятельно, для получения компенсации он должен предоставить:

• копию договора аренды (обязательно должна быть указана сумма арендной платы);
• копии платежных документов.

Обязанность возмещать арендную плату должна быть указана в трудовом соглашении. Начисление отражается на Д 91 и К 73, выплата – на Д 73 и К 50 (51).

• Если компенсация требуется согласно нормам законодательства, все суммы включаются в расходы на зарплату, снижающие базу для начисления налога на прибыль.
• Если по закону компенсация не положена, то при отсутствии указания на подобную обязанность в трудовых договорах эти расходы налогооблагаемую базу не снижают.
• При наличии соответствующего пункта в контрактах расходы увеличиваются на суммы, равные 20% от начисленных зарплат.

НДС не начисляется при любом варианте.

НДФЛ за аренду жилья для сотрудника: платить или нет? Рассказывает об этом видео ниже:

Резюме

Таким образом, в аспекте взаимосвязи расходов работодателя на аренду жилья для сотрудников и уплаты налогов в бюджет наблюдается достаточно противоречивая ситуация.

С одной стороны, работодатель, уплатив арендную плату за жилье работника, может, оформив соответствующую плату определенным образом (как компенсационную в рамках трудовых правоотношений), избавить сотрудника от необходимости уплачивать НДФЛ с данной суммы.

С другой стороны, работодатель вправе применить расходы на оплату жилья для работника в целях уменьшения налоговой базы только в том случае, если данные расходы будут частью зарплаты работника по трудовому договору.

Получается, что работодателю придется выбирать между 2 основными способами оптимизации расходов (налоговой нагрузки):

1. Возможности не перечислять НДФЛ с арендных расходов, а также не начислять социальных взносов на них (порядка 30% от соответствующей суммы) — однако, при отсутствии гарантированной законом возможности применить данные расходы для оптимизации базы по налогу на прибыль или УСН.
2. Возможности применить расходы на оплату жилья работнику в целях оптимизации налоговой базы — при условии уплаты с них НДФЛ и социальных взносов (при этом, налог и взносы сами по себе также могут быть применены в целях уменьшения базы).

Возможны и некие альтернативные подходы к выстраиванию работодателем правоотношений с работником. Например — предоставление сотруднику жилья не по трудовому договору, а по гражданско-правовому договору за минимальную сумму (с которой можно и заплатить НДФЛ — но без социальных взносов), а то и вовсе бесплатно (соответственно, без начисления НДФЛ) в порядке переуступки права на пользование жильем, изначально арендованном у собственника. При этом, НДФЛ (при платном договоре) должен заплатить сам работник (но работодатель может помочь ему в этом).

В рамках данной схемы будет возможна и оптимизация налоговой базы работодателя — поскольку расходы он совершает, перечисляя денежные средства арендатору.

Однако, арендодатель не должен быть аффилированным с работодателем лицом, иначе у проверяющих органов будет повод обвинить работодателя в попытке уклониться от налогов. Арендодателем должна быть специализированная организация по предоставлению риэлторских или гостиничных услуг.

Компенсация за поднаем жилья военнослужащим в 2018 году

Государство заботится о том, чтобы его защитники и их семьи были обеспечены жильем. Разрабатываются программы ипотеки и субсидирования, на накопительные счета офицеров поступают соответствующие средства.

Однако до того времени, как получится обзавестись собственной квартирой, военнослужащим тоже нужно где-то жить. Как правило, приходится снимать квартиру или дом, что приводит к дополнительным тратам. Эти средства государство частично компенсирует путем поднаема жилья военнослужащим.

Давайте рассмотрим, как осуществляется оформление поднайма в 2018 году.

Итоги

Необходимость оплаты работнику расходов на проживание для работодателя может быть как обязательной, так и добровольной. Но при этом и в том, и в другом случае учет таких расходов в базе по прибыли и налогообложение их в качестве доходов работников может иметь варианты в зависимости от ряда факторов. Среди таких факторов наиболее существенными оказываются оценка расходов для целей обложения налогами и взносами, способ осуществления выплат, наличие документального подтверждения.

Сумма арендной платы за жилье, которую работодатель в своих интересах возмещает иногородним работникам на основании трудового договора и локального акта, объектом обложения НДФЛ не является. Об этом сообщила ФНС России в письме от 17.10.17 № ГД-4-11/20938@. В этом же письме чиновники ответили еще на два вопроса. Надо ли начислять страховые взносы на сумму компенсаций? Можно ли учесть расходы на наем жилых помещений в целях налогообложения прибыли?

Авторы письма рассуждают следующим образом. Пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность). В статье 169 ТК РФ оговорено, что при переезде сотрудника на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему расходы по переезду, а также расходы по обустройству на новом месте жительства. По мнению специалистов ФНС, пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ только суммы возмещения расходов по переезду. А компенсация затрат работника по найму жилья под действие данной нормы не подпадает.

Однако в пункте 3 обзора, утв. Президиумом Верховного суда от 21.10.15 указано: получение физлицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом оплачивающего их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.

Специалисты ФНС учли позицию суда и сообщили следующее. Суммы возмещения иногородним работникам расходов по найму жилья, предусмотренные трудовым договором и производимые исключительно в интересах работодателя, НДФЛ не облагаются.