Что фиксируется в книге учета
В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:
- Факт их получения от нового работника.
- Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
- Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
- Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
- Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.
Журнал оформляется по стандартной форме. Она утверждена в ПП РФ № 132 (от 01.03.2008) и в ПП РФ № 257 (от 25.03.2013). Журнал учета содержит 13 граф. Все они заполняются ответственным лицом при основных правовых манипуляциях с трудовыми книжками:
| Номер графы | Пояснение |
|---|---|
| Графа 1 | В 1 графу вносится порядковый номер книжки и вкладыша в журнале. |
| Графы 2 – 4 | В графе 2 – 4 указывают дату приема на работу, дату получения трудовой книжки от нового сотрудника. Если книжку ему впервые заводили на этом месте работы, то дату регистрации. Обязательно нужно учитывать, что все даты проставляются цифрами. Написание тех же месяцев буквами не допустимо. |
| Графа 5 | В графе 5 фиксируется ФИО владельца книжки. Данные обязательно вписываются полностью. Просто инициалы проставлять нельзя. |
| Графа 6 | В графу 6 вносят реквизиты трудовой книжки и вкладыша (серию и номер). |
| Графа 7 | В графе 7 нужно отразить название должности, на которую в структуре принимается новый сотрудник. При ее написании следует руководствоваться штатным расписанием. Записи в этих двух документах должны совпасть. |
| Графа 8 | В графе 8 указывается наименование структурного отдела предприятия, куда непосредственно трудоустраивают нового сотрудника. |
| Графа 9 | В графу 9 вносятся реквизиты Приказа руководителя предприятия о зачислении нового сотрудника в штат. |
| Графа 11 | Графу 11 необходимо заполнять, когда данное предприятие является первым местом работы. В таком случае в документ вносят размер денежной суммы, которую работодатель отчисляет из заработка сотрудника в качестве стоимости бланка трудовой книжки. |
| Графы 12-13 | Графы 12 – 13 подлежат заполнению, если сотрудник решает расторгнуть трудовой договор или его увольняют по иным причинам. В них проставляется дата возврата трудовой книжки ее законному владельцу. И последний ставит свою подпись в качестве удостоверения факта получения книжки. |
Записи эти несложные. В качестве ответственного лица по ведению журнала может быть назначен и сотрудник без высокой квалификации. 
Если в журнале была сделана ошибочная запись, которую нужно исправить, сделать это можно следующим способом:
- В конце ошибочной записи проставляется отметка о необходимости считать ее недействительной с указанием порядкового номера.
- Далее вносится достоверная запись.
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel и образец ее заполнения
Приложение N 3к постановлению Минтруда РФот 10 октября 2003 г. N 69
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее
Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее
Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее
Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник
Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника
Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку
Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)
Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
Расписка работника в получении трудовой книжки
Ошибка в книге учета движения трудовых книжек как исправить
В избранноеОтправить на почту Специальных правил для корректировки записей в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в законе нет. Минтруд считает, что исправлять ошибки в этой книге, например неверно указанную дату выдачи трудовой работнику при увольнении, нужно по тем же правилам, что установлены для исправлений в самих трудовых книжках (письмо от 18.08.2017 № 14-2/В-761).
Эти правила описаны в наших статьях:
- «Как внести исправление в трудовую книжку — образец 2017»;
- «Запись в трудовой книжке считать недействительной — образец».
Важно
Федерального закона N 402-ФЗ исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. В п
п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв.
Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.
Инфо
Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г.
Исходя из практики, ошибку в книге можно исправить путем зачеркивания одной тонкой чертой неверной информации и внесением новой записи с пометкой «Исправленному верить». Изменение своей подписью заверяет ответственный сотрудник кадровой службы и указывает дату изменения.
Плата за новый бланк трудовой книжки При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе».
Законодательный порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек не установлен. В случае обнаружения ошибок (в том числе после увольнения работника) можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления. Для корректировки неверно проставленной подписи рекомендуем придерживаться следующего порядка: — зачеркнуть подпись одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать: «Подпись в графе N 13 строки N… недействительна»; — поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес запись о недействительности подписи, и дату исправления; — пригласить уволенного работника для постановки его подписи в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки».
Как заполнять журнал
Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.
Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:
| Реквизит | Как заполнять |
| Колонка № 1 | Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним. |
| Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек | Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) |
| Колонка № 5 | Указывают Ф.И.О. владельца трудовой |
| Графа 6 | Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков |
| Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек | Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой |
| Колонка 8 | Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник |
| Графа 9 | Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место |
| Колонка 10 | Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение |
| Графа 11 | Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа |
| Последние колонки | Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки. |
Внесение исправлений
Следующий неоднозначный прецедент, отражающий нюансы тонкостей кадрового производства, это внесение исправлений. Помня о том, что журнал также как и ТК относится к документам повышенной отчётности, ни в коем случае не позволяйте себе:
- зачёркивать и исправлять букву в тексте;
- пользоваться ластиком;
- использовать штрих и аналогичное средство.
Если вы случайно допустили ошибку или описку, даже в самых незначительных случаях запись нужно исправить в соответствии с допущенными нормативами. В данном случае нормативы исправления ошибок в журнале вы должны разработать самостоятельно, исходя из собственного удобства, и утвердить их локальным законодательным документом.
То есть, составьте приказ, в котором утвердите способ исправления ошибок. Опираясь на приказ, сделайте своего рода памятку, которую заверьте у руководителя предприятия и вложите в номенклатурные документы кадрового делопроизводства. Далее будете использовать его для внесения исправлений.
Правомерными могут быть лишь два варианта, один из которых вы можете выбрать для пользования:
- Ошибочная запись зачёркивается тонкой, аккуратной линией. Ниже вносится достоверная запись и даётся формулировка: «Исправленному верить». Рядом ставится подпись лица, допустившего ошибку и расшифровка подписи (фамилия и инициалы). Укажите также свою должность и дату исправления ошибки.
- Если вы допустили ошибку в записи, то поставьте следующий порядковый номер и внесите формулировку: «Запись за номером (указать – каким) считать недействительной». Сразу же, под текущим порядковым номером внесите надлежащую запись.
Поэтому если вы совершили оплошность, заполняя титульный лист или первую, внесённую в журнал запись, вам придётся брать на себя ответственность и расходы, заменив бланк.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них допущена ошибка
84 1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) при увольнении работнику выдается трудовая книжка и производится окончательный расчет в соответствии со ст.
140 ТК РФ. Следовательно, при получении трудовой книжки работник в двенадцатой графе ставит дату ее выдачи (по общему правилу дату увольнения), а в тринадцатой расписывается в ее получении.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти (ближайшими родственниками), хранятся у работодателя до востребования в соответствии с условиями, установленными законодательством РФ об архивном деле Вместе с тем на практике возможны ситуации, когда по каким-либо причинам работник не получает трудовую книжку в день увольнения — например, в связи с отсутствием на работе либо отказом от ее получения.
Инструкция внесения записей
Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.
Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.
Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.
Новый бланк журнала должен быть:
Титульный лист
Только после этого можно приступать к заполнению титульного листа. Не путайте его с титульным листом самой трудовой. Он должен содержать информацию о предприятии. Впишите наименование соответственно тому, как оно определяется в его правоустанавливающих документах на момент заполнения журнала.
Если вы индивидуальный предприниматель – впишите форму собственности, а далее свои фамилию, имя и отчество. Сведения должны совпадать с регистрационными и паспортными данными.
Следующий несложный момент в заполнении титульного листа – срок хранения. Однако у некоторых он вызывает сомнение. Ведь специалист кадровик или работодатель не могут заведомо просчитать число работников и их трудовых, которые будут вписываться в книгу учёта.
Однако если предположить, что документ по завершении должен продолжать храниться в архиве – то ситуация станет более понятной. Так в соответствии с Правилами, к начальной дате заполнения титульного листа журнала прибавьте ровно 75 лет и впишите этот датированный период в журнал.
Например, дата хранения: 15.10.2015-15.10.90 годы. Если вы индивидуальный предприниматель и у вас сравнительно маленький приток работников и движение трудовых – вы можете ограничиться пятьюдесятью годами хранения. В этом случае запись будет выглядеть приблизительно следующим образом: 15.10.2015-15.10.75 годы. После заполнения титульного листа нужно открыть разворот, предназначенный для внесения записей и сделать первую запись
Обратите внимание, что каждая трудовая учитывается достаточно подробно. Сведения о ней вносятся в 13 граф, которые содержатся в учётных формах журнала
Записи производятся следующим образом:
В первую колонку вносятся порядковые номера.
Графы 2-4 предназначены для внесения даты регистрации учёта ТК
Обратите внимание, что она может не совпадать с датой трудоустройства, но не может быть сделана позднее чем через 5 рабочих дней.
В следующую колонку внесите фамилию, имя и отчество трудоустраивающегося, в соответствии с данными паспорта и без допущения сокращений. Если сведения в книжке и в паспорте различаются, нужно исправить фамилию
Исправления внесите в книжку по всем правилам, опираясь на паспорт.
В 6 графе укажите специальность работника. Ориентируйтесь на специальность, по которой он к вам устраивается.
В 8 графе укажите наименование своего предприятия.
В 9 колонку вписывается приказ о назначении на работу. Он должен полностью совпадать со сведениями трудовой.
В следующей колонке поставьте свою подпись
11 графа необходима для тех, кто воспользовался чистым выданным бланком. Если трудовая заведена впервые – в эту графу вносится стоимость бланка, выплаченная работником. Если он трудоустроился со своей книжкой – ставится прочерк.
Две последние колонки заполняются при увольнении и выдаче трудовой. Пока работник трудится, они остаются свободными, без записей.
Внесение записей на первый взгляд является принципиально простым вопросом. Однако две последние графы у многих кадровиков вызывают разногласия. Главным вопросом является подпись уволившегося работника или уволенного по взысканию, если он лично не получил трудовой. В этом случае существуют следующие варианты распоряжения ею:
- отправить в архив;
- переслать почтой;
- передать по доверенности.
В каждом из случаев работник не получает её на руки. Некоторые кадровики расписываются в этой графе сами или дают расписаться лицу, получающему ТК как посредник. Однако это является нарушением, так как Правила (225) уведомляют, что уволенный работник ставит свою подпись за получение трудовой лично.
Если таковая возможность отсутствует – сделайте пометку о том, что трудовая выдана по доверенности, выслана или передана на хранение в архив. А подтверждающие документы вложите в личное дело уволенного лица.
Как заполнять журнал учета трудовых книжек?
Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.
Правила заполнения и ведения
Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.
На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.
Основные требования
Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.
Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.
Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.
Заключение
Как показывает практика, трудовая инспекция начинает свой рейд с проверки журнала учёта трудовых книжек. Многие работодатели сетуют и считают эти проверки мелочными придирками, стремлением навязать штраф. Однако ситуация складывается несколько иначе.
Ведь это единственный источник, в котором дублируются данные трудовой. При их исчезновении по тем или иным причинам, восстановить информацию можно только при наличии Книги учёта движения ТК.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-46-83 (Москва)+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)
