Справки о зарплате и запросы в пфр и фсс для расчета пособий: формы есть, а толку нет

Работаем со справками для расчета пособий

Редакции коснулись два пункта и сноска, это произошло в связи с переходом контроля над социальными выплатами к Федеральной Налоговой службе. Выдается данная справка в последний день работы сотрудника или в любое другое время после письменного заявления, срок оформления не более трех рабочих дней. Работодатель не в праве отказать в выдаче такой справки, в случае такого отказа бывший работник в праве обратиться в суд.

Бывают случаи невозможности предоставления справки формы 182Н со старого рабочего места, например, при ликвидации организации, где работал сотрудник. В этом случае данные можно взять из ПФР, для этого нужно подать соответствующее заявление.

Справка 2-НДФЛ (в ФНС и работнику)

Справка 2-НДФЛ ― это документ об источнике дохода, зарплате и удержанных налогах. Она требуется при оформлении налоговых вычетов, кредитов, пенсии, алиментов, при усыновлении ребенка и в других случаях.

Согласно приказу ФНС России № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018 г., с 1 января 2019 года существует две формы справки о доходах и налогах. Справка с кодом 2-НДФЛ будет подаваться работодателем в ФНС. Справка о доходах и суммах налога физического лица ― ― будет выдаваться на руки работнику, чтобы он мог подтвердить свой доход, облагаемый налогом, в банках и других учреждениях, получить налоговый вычет и в иных случаях. Все необходимые инструкции по заполнению содержатся в приложениях к указанному приказу.

Новая справка 2-НДФЛ (образец 2019 года)

Нормы заполнения справки о доходах и суммах налога физического лица без пометки 2-НДФЛ устанавливает приложение № 5 приказа № ММВ-7-11/566@. Она выдается практически в той же форме, что и справка 2-НДФЛ до изменений, вступивших в силу в 2019 году. В ней должны быть указаны:

1. расчетный год;
2. дата выдачи;
3. данные организации:
   • код ОКТМО;
   • телефон;
   • ИНН и КПП;
   • наименование;
4. если организация была реорганизована:
   • форма реорганизации;
   • ИНН и КПП реорганизованной организации;
5. данные работника:
   • ФИО и ИНН;
   • статус налогоплательщика;
   • дата рождения и гражданство (код страны);
   • код вида документа, подтверждающего личность, его серия и номер;
6. налоговая ставка;
7. суммы дохода и вычетов за каждый месяц за указанный период и их коды;
8. размер стандартных, социальных и налоговых вычетов и их коды;
9. общая сумма налога и дохода;
10. ФИО руководителя и его подпись.

Порядок оформления выплат

Выплаты предоставляются с учетом следующих параметров:

• сумма среднедневного заработка сотрудника за два года, предшествующих обращению за положенными суммами;
• наличие у работника необходимого трудового и страхового стажа для получения выплат;
• сумма доходов, которые не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды и периоды, не включенные в страховые периоды – пребывания на больничном, в декретном отпуске, отпуске за собственный счет.

Выплаты предоставляются по месту трудоустройства работника или при увольнении, в том числе на новом месте работы. Для получения пособия работодателю понадобятся данные о двухгодичной сумме доходах нового сотрудника.

При отсутствии сведений о заработке работодатель, в том числе по заявлению сотрудника, может обратиться в ПФР и получить информацию о выплатах. Это возможно, когда предыдущее предприятие ликвидировано и отсутствуют сведения о доходах сотрудниках в архивной документации.

Выплаты могут быть предоставлены из ФСС при ликвидации предприятия − действующего места трудоустройства или при невозможности работодателя предоставить пособие сотруднику вследствие отсутствия необходимых средств. Подобное может случиться из-за мошеннических действий руководства, либо, когда предприятие находится на стадии банкротства.

Выплаты предоставляются страхователю перед уходом в декретный отпуск и при других страховых случаях.

Какие документы требуются?

Для получения справки могут понадобиться следующие документы:

• трудовой договор, на основании которого установлены правоотношения с работодателем;
• бухгалтерская документация – табель о зарплате, отработанного времени, больничные листы, оформленные за предыдущие периоды;
• копии паспорта получателя, а также копии документов несовершеннолетних детей – при оформлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5 лет.

Для получения справки по форме 182н по месту работы сотрудника понадобится подавать заявление. Его также нужно оформлять по месту прежнего трудоустройства работника.

Виды справок о заработной плате

Справки о размере средней зарплаты нужны для вычисления размеров пособий и других выплат, а также для подтверждения дохода сотрудника, если он хочет получить визу. Существует несколько форм заполнения, каждая из которых используется в своем конкретном случае.

1. Справка о размере заработной платы за два календарных года (182н). Выдается при увольнении или после него по письменному заявлению сотрудника для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать размер пособий по:
   • временной нетрудоспособности (больничный);
   • беременности и родам;
   • уходу за ребенком до 1,5 лет.

   В справке указываются сведения о зарплате за период, равный 2-м календарным годам, предшествующим текущему году, и за его промежуток, который истек к моменту обращения за справкой.

2. Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии). Выдается работнику при увольнении или после него по его письменному заявлению. Справка нужна, чтобы биржа труда могла рассчитать:
   • размер пособия по безработице;
   • величину стипендии, которая выплачивается во время обучения на курсах профессиональной подготовки или переподготовки, которые организовывает центр занятости.

   В справке указывается информация о среднем заработке за три месяца, с учетом надбавок, премий и других выплат, а также сведения о периодах, в которые сотруднику не начислялась зарплата в год, предшествующий увольнению. Например, отпуска по:

   • временной нетрудоспособности (больничный);
   • беременности и родам;
   • уходу за ребенком.
3. Справка о среднем заработке для определения размера детского пособия и студенческой стипендии.

   Она требуется для оформления:

   • пособия на ребенка до 16 лет (или до 18, если ребенок после 16 обучается в средней школе), которое предоставляется малообеспеченным семьям;
   • социальной стипендии, которую студент будет получать в университете.

   Справку выдает бухгалтерия организаций, в которой работают родители.

   В ней указываются сведения о размере зарплаты за три месяца, предшествующие обращению за оформлением выплаты. В некоторых регионах может потребоваться справка о величине доходов за шесть месяцев.

4. Справка о среднем заработке в свободной форме.

   Чаще всего требуется для получения визы и содержит информацию о среднемесячном заработке сотрудника на его должности. Бухгалтерия выдает ее по установленной в организации форме.

Справка 182н, бланк, скачать бесплатно

Для информации о начисленной заработной плате за два предшествующих года предусмотрен унифицированный бланк справки о средней заработной плате, который утвержден приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

До 02.07.2013 действовал другой бланк — справка 4н. Поэтому если работник предоставил информацию о среднем заработке за 2011, 2012 и 2013 года на таком бланке, то не принимать сведения нет оснований. За эти периоды бланк по форме № 4н считается действительным. Также наниматель вправе предоставить аналогичные сведения за указанные периоды в справке о зарплате в свободной форме (образец ниже).

Справка для расчета пособий

Она содержит информацию о работодателе – его юридически значимых сведений, данные о сотруднике: его должность, место работы. В справке указывается сумма доходов за 2 года, предшествующих обращению за документом.

Документ должен быть подписан уполномоченным должностным лицом. Справку вправе подписать руководитель предприятия, главный бухгалтер, а также уполномоченный работодателем сотрудником, в том числе по доверенности.

О доходах

Справка о заработке для расчета пособий в 2020 году содержит суммарный размер дохода (заработка) сотрудника за два года, предшествующих оформлению документа.

Суммы необходимы для того, чтобы рассчитать среднедневной заработок работника — для начисления пособия по больничному листу, БиР, уходу за ребенком до 3-летнего возраста.

В справке также обозначены периоды (в календарных рабочих днях), не включенных в расчет суммы заработка. Документ должен быть обязательно подписан уполномоченным сотрудником. В нем также ставится печать (при ее наличии).

Если ее нет, то к справке следует приложить:

• свидетельство о регистрации – для ИП, выдается в налоговой инспекции, в том числе в электронной форме;
• копию паспорта сотрудника;
• документ, подтверждающий полномочия сотрудника на подпись справки.

Печать и подпись в справке не должны пересекаться. Справка предоставляется в машинописной форме или аккуратно заполняется шариковой ручкой синего цвета.

По беременности и родам

Пособие оформляется по месту работы женщины и выплачивается за счет средств работодателя и ФСС.

Право на выплату есть у женщин, родившей ребенка (детей) или усыновившей малыша. Получать пособие вправе бывшая сотрудница ликвидированного предприятия, женщина-основатель ИП (если она предварительно делала отчисления в ФСС).

Выплаты также доступны студентам средних специальных и высших учебных заведений. Основания начисления – больничный лист и справка по форме н182.

На ребенка

Выплата ежемесячного пособия составляет не меньше 40% от среднего заработка женщины, которая ухаживает за малышом возрастом 1.5 лет.

Справка необходима в случае, когда женщина обращается за декретными суммами по новому месту работы, независимо от продолжительности трудоустройства.

Малоимущим

Малоимущие граждане также вправе работать по трудовому договору.

Справка может понадобиться для того, чтобы подтвердить свой статус, получить адресную помощь от государства или муниципального образования, в том числе по социальному контракту.

По временной нетрудоспособности

Информация о заработной плате в справке 182н, необходимой для оформления больничного листа, представлена в суммарном выражении заработка, рассчитанного за два года, предшествующих обращению за пособием. В справке также указывается сумма дней в течение каждого года, которые работник был временно нетрудоспособен, включая периоды декретного отпуска.

Справка оформляется работодателем по месту трудоустройства сотрудника.

При увольнении

Независимо от оснований расторжения трудового договора работодатель должен выдать сотруднику расчет, трудовую книжку, справку 2-НДФЛ и справку о заработке 182н. Документы предоставляются в день увольнения.

Если сотрудник по каким-либо причинам не забрал трудовую книжку и справку, то работодатель должен выслать их по адресу, указанному в личном деле сотрудника.

Увольнение сотрудника с соответствующей выдачей документов осуществляется согласно приказу работодателя.

Для чего нужна справка 182н

Справка 182Н (ошибочно 182-Н) в первую очередь нужна для оформления больничных листов, форму и образец заполнения доступны для скачивания в формате WORD и PDF и не нуждается в формате EXCEL. Помимо больничных справка используется для расчета пособий беременным и после родов по уходу за ребенком, а также пособий по нетрудоспособности.

Ситуация заключается в том, что выплаты по этим пособиям формируются на основе среднесуточного дохода двух последних календарных лет. По этой причине если вы работаете в организации меньше этого срока, последнему работодателю для правильного расчета пособия нужно предоставление этой справки (пункт 1 часть 14 No 255 ФЗ от 29.12.2006). Если работник за последние 2 года неоднократно менял рабочее место, тогда необходимо предоставление справки со всех рабочих мест за этот период. Справка входит в перечень обязательных документов при увольнении сотрудника и выдается в последний рабочий день.

Бланк справки 182Н первый раз был утвержден 30.04.2013 г., первые и пока последние изменения в него были внесены 9 января 2017 Министерством Труда РФ.

Как оформить

Согласно действующему законодательству, гражданин вправе запросить справку о среднем заработке в бухгалтерии в любой момент. Обычно за выдачу таких справок ответственен главный бухгалтер, но на период его отсутствия ее может выдать иное лицо, которое заменяет работника.

Для этого гражданин подает письменное заявление в свободной форме с указанием своих ФИО и занимаемой должности, структурного подразделения, просьбой предоставить ему справку о среднем заработке за определенный период, В заявлении также должна быть указана дата подачи заявления и проставлена подпись сотрудника с расшифровкой.

Справка должна быть предоставлена работодателем безвозмездно в течение 3 дней после поступления соответствующего запроса, согласно ст. 62 Трудового кодекса. Так, если заявление на получение справки было подано в пятницу, то получить справку он должен не позднее среды.

Выдача справки фиксируется в специальном учетном журнале, чтобы в случае необходимости у работодателя были подтверждения правовых оснований для выдачи справки работнику.

Таким образом, справка о среднем заработке предоставляется в органы соцзащиты, центр занятости населения, а также в иных установленных законом случаях. Для органов соцзащиты населения требуется подтвердить размер средней зарплаты за последние 3 месяца. Для жилищной субсидии необходима справка о зарплате за полгода.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии.