Представление «электронной первички» в инспекцию
Еще один вопрос, который возникает при переходе на электронный документооборот, — как представлять «электронную первичку» налоговикам. С одной стороны, статья 93 НК РФ прямо предусматривает возможность передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Но с другой стороны, из пункта 2 данной статьи следует, что поступить таким образом можно только с теми электронными документами, которые составлены по форматам, установленным ФНС России. Например, в настоящее время утверждены форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг). Этими документами, подписанными электронной подписью, контрагенты могут обмениваться через оператора электронного документооборота (например, через систему «Контур.Диадок» от СКБ Контур). А при налоговой проверке их можно переслать в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи налоговой отчетности (например, «Контур.Экстерн»).
Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»
.content-product-button.product-FF5500 {
box-shadow: inset 0 0px 0px 1px #FF5500 !important;
color: #FF5500;
}
.content-product-button.product-FF5500:hover,
.content-product-button.product-FF5500:focus {
#FF5500 !important;
}
Вводная информация
Правило о том, что первичный учетный документ может существовать не только в виде документа, оформленного на бумажном носителе но и в электронном виде было закреплено в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) с самого начала его действия. То есть этой норме уже почти пять лет. Однако на практике использование «электронной первички» пока не получило широкого распространения по нескольким причинам. Так, не всем руководителям понятен механизм формирования и подписания таких документов. Кто может их подписать и каким именно видом электронной подписи? Надо ли для перехода на электронный документооборот оформлять дополнительные соглашения с контрагентами?
Вопросы возникают и у бухгалтеров. В частности, вопрос о том, можно ли подтвердить расходы первичными документами, подписанными электронной подписью Также не всем бухгалтерам ясно, как поступить с «электронной первичкой» в случае налоговой проверки, ведь не все документы можно передать в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи
На самом деле ответы на все эти вопросы имеются в законодательстве. Более того, некоторые выводы уже подтверждены письмами Минфина и ФНС России Итак, рассмотрим эти вопросы по порядку.
Чью электронную подпись использовать
Законодательство не устанавливает каких-либо особенных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать «электронную первичку». А значит, действуют общие правила, определенные законодательством о бухучете. Напомним эти правила.
Во-первых, первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления (ст. 9 Закона о бухучете). Во-вторых, перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).
Таким образом, порядок делегирования права подписи электронных первичных документов аналогичен порядку, который применяется при бумажном документообороте. То есть необходимо определить лиц, ответственных за совершение операции, по которой составляется документ. А затем нужно включить этих лиц в перечень тех, кто имеет право подписи соответствующей «первички» (данный перечень утверждается приказом или распоряжением руководителя). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской ’’первички’’».
Кроме того, таких уполномоченных лиц надо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью.
Отметим, что если объем «первички» значителен, экономия на расходных материалах (картриджи для принтера, бумага), на почтовых услугах, а также на времени оформления и передачи документов может с лихвой компенсировать затраты на покупку программного обеспечения и оплату услуг удостоверяющего центра (подробнее см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)»).
Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами
.content-product-button.product-00AA90 {
box-shadow: inset 0 0px 0px 1px #00AA90 !important;
color: #00AA90;
}
.content-product-button.product-00AA90:hover,
.content-product-button.product-00AA90:focus {
#00AA90 !important;
}
Представляем в ИФНС
Еще один вопрос, который возникает при переходе на электронный документооборот, — как представлять электронную «первичку» налоговикам. С одной стороны, ст. 93 Налогового кодекса РФ прямо предусматривает возможность передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Однако из п. 2 данной статьи следует, что поступить таким образом можно только с теми электронными документами, которые составлены по форматам, установленным ФНС России. Например, в настоящее время утверждены Форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг). Этими документами, подписанными электронной подписью, контрагенты могут обмениваться через оператора электронного документооборота. А при налоговой проверке их можно переслать в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи налоговой отчетности.
Что же касается неформализованных документов (например, договоров, доверенностей и др.), которые подписаны соответствующей электронной подписью, то такие документы переслать в инспекцию по ТКС не получится. Это подтверждается как Письмами Минфина России (например, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409 и от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190), так и Порядком представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утв. Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@). В п. 14 этого Порядка закреплено, что истребуемый документ не считается принятым налоговой инспекцией, если он не соответствует утвержденному формату.
Выход из ситуации подсказали сами налоговики. В Письме ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871 сообщается, что документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Этот совет применим и в случае подписания «первички» другими разновидностями электронной подписи.
Таким образом, перед тем как направить налоговикам первичный документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, его надо распечатать, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью.
С. Данилов
Корреспондент «ПБ»
