Хранение электронных документов
Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а, например, бухгалтерские документы, необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.
Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа. Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.
Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.
Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:
- локальное хранение (документы хранятся на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД);
- хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).
Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.
Отличие простой электронной подписи от усиленной
Простая ЭЦП содержит зашифрованную персональную информацию о владельце. Используется для подтверждения авторства перед отправкой данных. Выпускается для физических лиц и сотрудников организаций.
- Степень защиты — низкая, на основе кодов и паролей;
- Сфера применения — онлайн-банкинг, портал Госуслуг, внутренний документооборот организации.
Усиленная ЭЦП подтверждает личность отправителя, гарантирует неизменность отправленного документа, заменяет собственноручную подпись и печать. Делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭЦП.
- Степень защиты — высокая, на основе криптографического преобразования;
- Cфера применения — удаленное заключение договоров, сдача отчетности, документооборот с госструктурами и контрагентами.
Главное отличие усиленной ЭЦП от ЭЦП простой — сфера применения, степень безопасности и защиты данных. Простой вид не требует установки дополнительного программного обеспечения. Пример использования — регистрация парой «логин-пароль» на любом интернет-ресурсе, а также подтверждение платежа путем ввода кода, полученного в СМС-сообщением.
Все закупки станут электронными
В законодательство о госзакупках были внесены масштабные изменения, которые предполагают «электронизацию» процесса закупок (Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ, далее – Закон № 44-ФЗ, в ред. Федерального закона от 31 декабря 2017 г. № 504-ФЗ, далее – Закон № 504-ФЗ). С 1 июля 2018 года заказчики вправе определять поставщиков (подрядчиков, исполнителей) путем проведения электронных процедур, то есть открытые конкурсы, конкурсы с ограниченным участием, двухэтапные конкурсы, запросы предложений и запросы котировок они смогут осуществлять в электронной форме.
С 1 января 2019 года проведение электронных процедур станет обязательным.
Конкурентные закупки, участниками которых являются только субъекты МСП, согласно внесенным в Федеральный закон от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ (далее – Закон № 223-ФЗ) поправкам, также будет необходимо проводить в электронной форме (Федеральный закон от 31 декабря 2017 г. № 505-ФЗ).
Указанные выше изменения позволят унифицировать способы осуществления закупок, снизить финансовые и трудовые затраты участников по сравнению с «молоточными» торгами.
Поправки минимизируют коррупционную составляющую и вероятность заключения картельных соглашений.
Будет гарантирована анонимность подачи заявок и их объективная оценка заказчиком.
Изменения также способствуют выполнению требований Договора о Евразийском экономическом союзе (Астана, 29 мая 2014 г.). Напомним, ст. 88 Договора предусматривает необходимость обеспечения беспрепятственного доступа потенциальных поставщиков и поставщиков государств-членов к участию в закупках, проводимых в электронном формате, путем взаимного признания электронной цифровой подписи, изготовленной в соответствии с законодательством одного государства-члена, другим государством-членом.
Квалифицированная электронная подпись является одним из важнейших инструментов системы госзакупок. Ее введение позволит сократить затраты участников, так как одна подпись будет применяться на всех площадках, и расширить количество участников. Электронные процедуры для субъектов МСП в рамках Закона № 223-ФЗ будут проводиться с использованием тех же операторов, что и для закупок по Закону № 44-ФЗ, и применением единого механизма аккредитации и регистрации участников.
Электронные процедуры будут осуществляться на электронных площадках. Закрытые электронные процедуры (закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс, закрытый аукцион) по решению Правительства РФ будут проводиться на специализированных электронных площадках.
В ЕИС появится обеспечивающий взаимодействие между площадками единый реестр участников закупок. Он будет содержать всю необходимую информацию об участниках и их документы. Ведением реестра с 1 января 2019 года займется федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный Правительством РФ.
Принимать участие в закупках смогут только лица, зарегистрированные в ЕИС. При этом регистрация участника в системе и его аккредитация на электронной площадке осуществляются сроком на три года.
С 1 января по 31 декабря 2019 года включительно аккредитованные ранее на электронных площадках участники для продолжения участия в электронных процедурах обязаны пройти регистрацию в ЕИС.
С 1 января 2019 года аккредитация всех участников закупок будет осуществляться только после регистрации в ЕИС.
Подача заявки на участие и заключение контракта с победителем закупки, обеспечивается на электронной площадке ее оператором. Допускается взимание платы за участие в электронной процедуре или закрытой электронной процедуре с участника и (или) лица, с которым заключается контракт.
Как выбрать электронную подпись
Подбирать подходящую ЭЦП следует, исходя из назначения. Для внутреннего документооборота подойдет любая, в том числе простая. Для работы с порталом Госуслуг, площадками электронных торгов, сайтом ФНС и иными контролирующими органами понадобиться усиленная квалифицированная подпись.
Второй выбор — тариф обслуживания, который должен включать все важные для вас услуги. Например, круглосуточная техподдержка, напоминание о необходимости продления сертификатов, консультации и обучение работе с электронными площадками и иное. Правильно подобранный тариф позволит сэкономить на обслуживании и сделает процесс пользования ЭЦП максимально удобным.
Помните! Выдавать усиленную квалифицированную подпись могут только аккредитованные Удостоверяющие центры.
Где получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи?
Получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи можно только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязью России. К выбору центра следует подходить очень внимательно. Лучшим признаком его добросовестности будет приглашение от него лично прийти и собственноручно подписать заявление на выпуск квалифицированного сертификата. Это может показаться менее удобным, чем сделать все дистанционно, но обезопасит вас от рисков получения квалифицированного сертификата третьими лицами.
Использование рукописной доверенности также создает существенные риски, которых следует избегать.
Если вы получаете квалифицированный сертификат у «агента» – доверенного лица удостоверяющего центра, обязательно поинтересуйтесь у него, кто выпустил сертификат, а также запросите документы и лицензии удостоверяющего центра.
Заключая договор, обращайте внимание на прописанные в нем условия. Предметом договора должно являться оказание конкретных услуг по обеспечению юридически значимого электронного документооборота в части выпуска квалифицированного сертификата
Соблюдение указанных выше требований позволит вам избежать негативных последствий, которые могут возникнуть в отношениях с удостоверяющим центром при получении квалифицированного сертификата.
Как получить усиленную ЭЦП с 1 июля 2020 года
С 1 июля ситуация в части удаленного взаимодействия удостоверяющих центров и пользователей электронных подписей существенно изменится. Законом № 476-ФЗ вносятся изменения в Закон об ЭЦП № 63-ФЗ.
В соответствии с нововведениями, заявители смогут оформлять и переоформлять ЭЦП, дистанционно подтверждая свою личность:
- с помощью действующей квалифицированной ЭЦП;
- направив в УЦ электронную копию загранпаспорта с персональными данными на электронном носителе (в том числе биометрическими);
- через Госуслуги и единую биометрическую систему.
При этом будут предоставлены необходимые инструменты для передачи данных в УЦ по зашифрованным каналам. Информация о способе подтверждения личности будет включаться в ЭЦП.
Подпись юрлица смогут получить только руководители компаний. ЭЦП, оформленная на руководителей юрлиц или ИП в аккредитованном удостоверяющем центре, будет действительна только до 01.01.2022 года. Дело в том, что с 2022 года квалифицированные ЭЦП на юрлиц и ИП сможет выдавать только УЦ, принадлежащий Федеральной налоговой службе. Иные УЦ смогут выдавать только ЭЦП на обычных физлиц (не имеющих при этом полномочий на действия от имени других физических или юридических лиц).
Кроме того, аккредитация УЦ, полученная до 1 июля 2020 г., будет действовать только до истечения своего срока, но не более, чем до 01.01.2022 г. Поэтому, если она у конкретного УЦ заканчивается раньше, то оформленную там подпись на ИП или юрлицо продлить не получится — придется обращаться в УЦ ФНС.
Таким образом, ЭЦП для бизнеса после 1 июля 2020 г. руководителям юрлиц и ИП лучше сразу идти оформлять в УЦ ФНС, чтобы потом без проблем пользоваться полученной подписью.
