Бизнес так не делается: какие ошибки могут уничтожить компанию

Ключевые идеи книги Алексея Воронина «Бизнес-инсайты»

Налоговые сроки хранения документов

Четыре года — общий срок хранения документов подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для организаций и ИП (Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Шесть лет — срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заявили убыток, то в течение всего срока, покуда его заявляете, плюс четыре года, должны хранить документы, подтверждающие понесенные налоговые убытки. По основным средствам документы, подтверждающие их стоимость, нужно хранить, пока мы их амортизируем, плюс четыре года общего срока хранения.

Таким образом, сейчас, в 2019 году, у нас в наличии должны быть, как минимум, документы за 2018, 2017, 2016 и 2015 годы. Все, что за пределами этого срока, с учетом обозначенных особенностей, можно было бы выкинуть, если в наш мир не вмешивались еще и нормы из других законодательных сфер. Налоговое законодательство, касаемо сроков хранения документов, — самое лояльное.

Сервис ЭДО

Наша компания предлагает бухгалтерам специальный сервис, позволяющий избежать бумажной волокиты — «1C: СтартЭДО в облаке».

Он позволяет обмениться электронными документами с контрагентами прямо из 1С одной кнопкой. Документы, которые вам пришлют поставщики, автоматически добавятся в вашу базу 1С. Бухгалтеру останется только провести операцию. Забивать документ вручную не придется.

Кроме того, через «1С:Отчетность» вы можете отправить документы, сформированные в СтартЭДО, в налоговую инспекцию.

Добавим, что в сервисе возможна работа с неограниченным числом пользователей, у которых есть сертификат электронной подписи.

Секрет 5. Опыт и саморазвитие. Непрерывно!

На вопрос «Что помогает вам быть эффективнее или быстрее решать рабочие задачи и достигать результата?» часть респондентов ответили, что это опыт, приемы и практики, которые вырабатывались годами и сегодня облегчают ежедневный труд.

Повышение квалификации

Онлайн-курсы в Контур.Школе. ОСНО, УСН. Получите знания и документ об обучении
Выбрать курс

Ольга, как и многие другие респонденты, отметила значимость постоянного обучения и актуализации знаний. Рынок образовательных услуг сегодня предлагает программы как по профессиональным бухгалтерским темам, так по личностному развитию. А

Технологии удаленного доступа позволяют прослушать курс в удобное время без ущерба для работы и личной жизни.

Еще один интересный аспект озвучила Татьяна Глебушкина

Чтобы быть эффективным, важно понять, что вся ответственность лежит на тебе и ошибки — это ступень к развитию

Надеемся, опыт других бухгалтеров и советы экспертов будут полезны, и вы изобретете или усовершенствуете свой рецепт эффективности.

Придумывайте утренние ритуалы, планируйте дела и подводите итоги, используйте полезные инструменты и обязательно учитесь новому!

Кто обязан вести книгу

КуДиР – это налоговый регистр, поэтому ее неведение, как и неправильное заполнение, вынуждает применять к нарушителям меры воздействия. Вести КуДиР обязаны индивидуальные предприниматели, работающие на упрощенной системе налогообложения (УСН), те, кто использует патентную систему, единый сельхозналог (ЕСХН). Это входит в обязанность ИП, осуществляющих деятельность по общей системе налогообложения, а исключением из правила являются предприниматели, выбравшие единый налог (ЕНВД). Что касается юридических лиц, то это касается только предприятий, выбравших «упрощенку» и сельскохозяйственный налог.

Скачать бланк Книги учёта доходов и расходов (КУДиР)

Покупка одежды

Траты на одежду также довольно сильно отражаются на семейном бюджете. Но тут тоже можно научиться экономить, без ущерба внешнему виду.

  1. Покупки одежды можно делать не в дорогих брендовых магазинах, а в интернете и китайских сайтах. Но при покупке обязательно нужно изучить отзывы покупателей и пообщаться с продавцом насчет параметров и размеров.
  2. Существуют оптовые странички . Там можно совместно с другими покупателями выкупить ростовку и заплатить за нее оптовую цену.
  3. Детские вещи можно покупать с рук, так как часто дети надевают вещь всего несколько раз, а затем вырастают из нее. Можно найти вполне приличные и практически новые вещи по доступным ценам.
  4. Обязательно нужно пересмотреть все свои старые вещи, возможно, некоторые из них были незаслуженно заброшены и забыты.
  5. Коктейльные платья лучше брать на прокат, так как стоят они не дешево. На следующее мероприятие можно прийти уже в другом платье.

Правила ведения книги

КуДиР ведется на бумаге и в цифровом формате – оба документа имеют равную силу, но при правильном их заполнении, особенно если говорить о бумажном варианте. Порядок ведения документа утвержден приказом Минфина №154н.

Согласно его положениям, книга должна быть прошита, заверена печатью и подписью ответственного лица, разработана и специальная форма для документа, передаваемого в цифровом виде.

В книгу заносятся следующие сведения:

  • Имущественное состояние субъекта;
  • Перечень всех финансовых и хозяйственных операций, осуществляемых предпринимателем/предприятием в отчетном периоде. Учитываются первичные расходно-приходные документы, счета, фактуры, кассовые чеки и другие.
  • Другие результаты деятельности.

На каждый налоговый период заводится новая книга. В нее можно вносить исправления, но только новой строкой, не допуская зачеркиваний. Каждая запись в книге должна подтверждаться наличием первичных документов, допускается заполнение «нулевой» книги, в случае отсутствия предпринимательской деятельности. Для налогоплательщиков, использующих общую систему, обязательной является процедура регистрации книги в налоговом органе.

Архивное дело

Вот тут мы вступаем на зыбкую почву ФЗ об архивном деле, которая засасывает в сроки типы документов, нормативку Минкульта, Росархива и даже Главархива СССР. Когда начинаешь разбираться с этим, то, не знаю, как вас, а меня охватывает такое уныние, что хочется поскорее кликнуть на крестик и закрыть страничку правовой системы. Коробки с документами начинают казаться настоящими символами вечности, как латунные таблички на дверях кабинетов.

Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Если нужно узнать срок хранения конкретного типа документов, то добро пожаловать в этот перечень, гуляем по разделам, смотрим ссылки, примечания, исключения и т. д. Ниже некоторые группы документов с установленными сроками хранения для них.

  • 50 лет — трудовые договоры, кадровые приказы, личные карточки работников, трудовые книжки, которые не забрали работники. Это срок по документам с 2003 года, так как раньше срок хранения по ним составлял 75 лет.
  • 5 лет — договоры о материальной ответственности после увольнения такого работника; табели, документы о премировании, документы по командировкам.
  • 1 год — графики представления отпусков.
  • 5 лет — путевые листы, но если этими путевыми листами подтверждаются вредные и опасные условия труда, а других подтверждения таких работ нет, то 75 лет.
  • 75 лет — расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы. Это срок можно уменьшить и до 5, но только если вы будете 75 лет хранить лицевые счета по форме Т-54.
  •  5 лет — налоговые декларации юридических лиц.

А вот теперь чуть-чуть примеров тех документов, которые нужно хранить постоянно, то есть пока длится ваша жизнь как предпринимателя или организации, но не менее 10 лет!

  • Постоянно — Годовые расчеты по страховым взносам в ФСС.
  • Постоянно — Книга учета доходов и расходов на УСН для ИП и организаций. Вот ссылка на пункт Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558: пункт 401. Так что плательщики упрощенки участвуют не только в хозяйственной, но и в культурной жизни страны! При этом аналогичного требования к книге учета доходов и расходов на ОСНО нет!

Поэтому, если вы были ИП, да к тому же работодателем, и прекратили свою деятельность, то должны хранить кадровые документы еще 50 лет, а расчетно-платежные ведомости — 75 лет! Были на упрощенке — храните свою книгу за последний год еще 10 лет или завещайте ее потомкам с наказом хранить вечно, и, может быть, тогда, через миллионы лет, зеленый большеглазый человечек из галактической налоговой инспекции проверит правильность ваших расчетов!

Андрей Жильцов, руководитель сервиса «Мультибухгалтер»

Секрет 2. Планирование. Утром и всегда

«Четкое планирование», «точный план на день», «порядок в документах и планирование дня» — такие высказывания встретились в 90% ответов респондентов.

Бухгалтеры четко разделяют планирование на месяц, неделю и день. Крупные дела дробят на мелкие шаги и вписывают в план на день, как и учат мэтры тайм-менеджмента.

Грамотное распределение потоков срочных и плановых задач позволяет все успевать и не срывать сроки. И здесь мнения читателей разделились. Кто-то предпочитает разобраться с мелкими делами в начале дня, а уже после обеда с головой уйти в сложные крупные задачи, а кто-то — наоборот.

Римма Федорова поделилась советом, как планировать задачи на месяц:

Секрет 3. Инструменты в помощь: волшебные тетради, приложения

Excel для бухгалтера

Экспресс-курс для тех, кто хочет научиться работать с электронными таблицами
Узнать подробнее

Свои планы бухгалтеры предпочитают не держать в голове, а фиксировать на бумаге или в компьютере, ведь объем информации и без того велик.

Чаще всего перечень задач на день/неделю появляется в ежедневнике или тетрадке. Это очень удобно: так проще распределять нагрузку по дням и вписывать задачи. У многих к тому же срабатывает визуальная память: записала — значит, запомнила.

Другие бухгалтеры активно используют компьютерные программы или мобильные приложения для планов, хранения информации и общения с коллегами.

Эта позиция созвучна с точкой зрений Максима Дорофеева, тренера, специалиста по продуктивности. Он предлагает три простых правила обращения с информацией:

  1. Информацию храните там, где будете искать в первую очередь, когда потребуется.
  2. Нельзя смешивать справочную информацию со списком дел и задач.
  3. Не ищите единый подход к хранению справочной информации разных видов.

«Помните, мозг нужен, чтобы работать, а не чтобы хранить гигабайты ненужной в данный момент информации», — пишет в своей книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев.

Совет: заведите себе полезные инструменты-помощники: волшебную тетрадь, удобное приложение или что-то еще. Или поделитесь своим секретным инструментом в комментариях к этой статье. Нам и другим читателям интересно.

Наказание за неведение КуДиР

Читайте: Какие есть штрафы для ИП и за что они предусмотрены?

Каждый субъект предпринимательской деятельности обязан выплачивать налоговые сборы, сумма которых зависит от формы налогообложения и объемов полученной прибыли. Согласно ст.126 НК РФ, налогоплательщик обязан представлять налоговикам необходимые сведения и документацию. В противном случае за каждый документ, не поданный своевременно, придется заплатить 200 рублей. Остается выяснить, чем грозит неведение книги КуДиР, и насколько серьезным является данное правонарушение.

Такое деяние закон расценивает, как серьезное нарушение правил налогообложения. В силу вступают положения ст.120 НК, предполагающие более ощутимое наказание. Штраф увеличивается до 10 тыс. руб., а если нарушение совершалось на протяжении двух и более налоговых периодов, то размер штрафных санкций увеличивается до 30 тыс. рублей. Если нарушение привело к занижению налоговой базы, выплатить придется 20% от неполученной суммы, но не менее 40 тыс. рублей.

До 2014 г. 120-я статья не применялась к ИП, но в изменениях к закону было убрано слово «организация», а это означает, что теперь перед законом все равны.

Предполагается по закону наказание за отсутствие прошивки, подписи и печати. Сумма штрафа в этом случае аналогична отсутствию книги, и, к сожалению, это самое распространенное правонарушение. Избежать наказания поможет ведение КуДиР в электронном виде, но при условии, что по окончании отчетного периода книга будет распечатана, сшита и заверена. Также предусмотрено наказание за отсутствие первичных документов. Избежать штрафных санкций, таким образом, можно, своевременно отражая в книге доходы и расходы, если вести документ соответствующим образом и иметь все документы, подтверждающие операции, отраженные в книге.

От бумаги — к ЭДО

Что делать с кипами первички?

Кстати, на бухгалтерских форумах уже звучат предложения о необходимости дезинфекции бумажных доков перед тем, как брать их в руки. Кто знает, какие вирусы на них налипли в процессе перемещения от поставщика к покупателю…

Как заметил один из комментаторов, можно использовать ЭДО и не возиться с бумагами. 21 век все-таки…

И действительно, бумажные документы постепенно уходят в прошлое. Кстати, недавно стало известно, что ФНС изучает возможности усовершенствования электронного документооборота и введения обязательного ЭДО в хозяйственной деятельности.

Ошибка № 2, повсеместная. Оформление

Первичные документы оформляются в момент совершения операций или после их окончания, для подтверждения случившихся фактов. На их основании бухгалтер делает проводки в бухучете, принимает суммы к налоговому учету.

«Первичка» составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Формы первичных документов коммерческая фирма устанавливает самостоятельно либо применяет унифицированные формы.

Вместе с тем право бизнеса самостоятельно разрабатывать формы «первички» не распространяется на ряд документов, например по кассе.

В письме ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264 проанализирована ситуация, когда компания самостоятельно разработала способы исправления первичных документов по аналогии с правилами, установленными для счетов-фактур. При обнаружении ошибки в первичке оформляется новый документ с такими же реквизитами.

Однако ФНС считает, что такое исправление документов недопустимо, так как закон о бухучете этого не предусматривает. Составление корректировочного документа возможно исключительно для счета-фактуры, который служит основанием для принятия НДС к вычету.

Секрет 4. Итоги дня: план/факт/снова план

Многие из респондентов отметили, что обязательно подводят итоги, смотрят, сколько из запланированного сделано, что осталось за бортом и почему.

Часто к списку «сделать завтра» добавляются задачи, которые возникли незапланированно и остались нерешенными: сотрудник обратился за справкой 2-НДФЛ, директор просит подготовить отчет по дебиторке и пр. Интересную технику обработки таких вопросов предлагает Максим Дорофеев.

Метод «Вечерний гвоздодер»

Этот метод позволяет, с одной стороны, не отвлекаться на задачи, за которые нет возможности взяться прямо сейчас, а с другой — не потерять их в потоке информации и встроить в план на завтра.

Нерешенные вопросы тренер Максим Дорофеев сравнивает с гвоздями, которые застревают в мозгу, копятся и нервируют. Он рекомендует каждый вечер «выдирать гвозди»: когда будут решены все задачи, вспомнить прошедший день и назвать все «гвозди», которые скопились в голове. Как только они будут вписаны в план на следующий день/неделю, перестанут быть раздражающим фактором.

Совет: пробуйте разные методики тайм-менеджмента, выберите ту, которая подойдет вам лучше других. Быть может, вам понравится техника пустого инбокса Максима Дорофеева или удобно будет работать со «слонами» и «лягушками», о которых мы рассказывали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями:
Знаток права
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.