Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации таблица 2018
Организация может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п.
Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание.
Необходимо тщательно следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.
Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.
эти данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись.
Заполнять табель можно двумя способами:
- ежедневно отмечать отработанные часы (явки или неявки);
- фиксировать только опоздания или другие причины отклонений от нормы рабочего времени.
При заполнении можно использовать буквенные или цифровые коды, например:
- Я (01) – явка на работу;
- ВМ (05) – вахтовый метод;
- К (06) – командировка;
- Н (02) – работа ночью;
- О (09) – отпуск;
- У (11) – ученический отпуск;
- Р (14) – декретный отпуск;
- Б (20) – больничный;
- ПР (24) – прогул;
- В (26) – выходной или праздник.
Сколько хранятся графики работы сотрудников
Сколько хранятся графики работы сотрудников
Срок хранения графиков сменности
О том, каким образом и сколько хранятся графики отпусков в организации , подробно изложено в настоящей статье. Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от Исходя из положений абз. По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками. К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании
В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения
Что такое табель учёта рабочего времени?
Табель представляет собой поимённый список сотрудников структурного подразделения и отражает посещаемость за отчётный период.
Наличие в компании документа обязательно. Осуществляется ведение в бумажном или электронном виде. Делать это только в электронном формате запрещается.
Утвержденной формы бланка нет. Госкомстат РФ разработал для рекомендаций два варианта: Т-12 и Т-13. Каждая компания оставляет за собой право выбора формы:
- Т-12 применяется, если учёт производится вручную. Заполняется в одном экземпляре на двух листах 2/3 формата А3. В конце каждого месяца после подписи руководителя передаётся бухгалтеру для начисления выплат.
- Для ведения табеля в электронном виде применяется форма Т-13. Большинство табельщиков в наши дни используют эту форму.
Так выглядит табель (кликабельно):
Каждому сотруднику при устройстве на работу присуждается табельный номер, который впоследствии применяется во всех документах относительно расчёта оплаты труда. Номера новых или уволенных работников следует вносить или удалять только на основании приказов, принятых руководителем.
В этой статье можно почитать о том, какие есть режимы рабочего времени.
Нормативная база
Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.
Сроки хранения документов устанавливают:
- Трудовой кодекс РФ, статьи , 230.1.
- Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.
ВАЖНО!
С 18.02.2020 приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу. Взамен появился перечень сроков хранения документов в организации на 2020 год, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Новый документ изменил сроки сбережения различных документов, а по некоторым позициям позволил компаниям не хранить бумаги. Учитывайте эти изменения в ЛНА.
Разрабатываем Положение о табельном учете
Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:
-
Общие положения. В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.
-
Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:
- Обязанности руководителей по ведению табеля
- Порядок заполнения, форма Т-13
- Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию – в электронном и бумажном виде
- Даты передачи табеля (2 раза в месяц – к авансу и зарплате)
- Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
- Порядок учета (если требуется) рабочих часов
-
Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.
-
Приложение – образец бланка по форме Т-13 с буквенными обозначениями рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.
Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.
Срок хранения табелей учета рабочего времени составляет
Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:
- Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
- Как и где необходимо организовать место хранения.
- Как подлежит хранению электронный вариант табеля.
Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:
- в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
- налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
- сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
- работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.
Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.
Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.
Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом
Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.
С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.
В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.
Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.
Что делать с электронной версией
Табель учета позволительно хранить в электронном виде, но данная информация должна быть зафиксирована в локальных документах предприятия. Документ в этом случае заверяется электронной подписью. При проверке налоговыми органами возможно отправить запрашиваемую информацию посредством электронной связи.
При ведении табелей только в электронном виде стоит помнить, что необходим контроль за техническим состоянием ЭВМ, а также на компьютерах должна стоять современная защита от возможных вирусов и взлома программ. Отсутствие антивирусов может привести к потере данных, либо к искажению информации.
При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных. При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде.
Возможно сделать выборку по необходимым параметрам, а именно по времени (месяц, квартал, год), по подразделению (выйдет вся информация по сотрудникам выбранного подразделения), по сотруднику (выбрав определенное лицо, можно получить информацию об отработанном времени).
Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.
Сроки хранения табелей учета рабочего времени
Сроки хранения табелей учета рабочего времени закреплены на законодательном уровне, однако в некоторых случаях могут быть скорректированы решением руководства. О том, каких сроков придерживаться, читайте в материале статьи.
Какой срок хранения табеля учета рабочего времени
Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты, используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации
Срок хранения табелей учета рабочего времени в организации образец
- раздел № 1 – индекс дела;
- раздел № 2 – заголовок дела (тома, части);
- раздел № 3 – количество дел (томов, частей);
- раздел № 4 – срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;
- раздел № 5 – примечание.
Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).
- Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы
- В организации «Альфа» разработана номенклатура дел на 2015 год.
- Индекс дела
В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела.
Срок хранения табелей увеличен с одного года до пяти лет
Парень красиво поет в армии
Властелин колец блюрей
Ульяновск карта города дома улицы
Путин рисует кошку вид
Ваше право оса
Лимфома ходжкина первые симптомы
Стихи о потери мужа
Пересдача прав после лишения казахстан
Как подключить мобильный интернет хайвей
Каталог автозапчастей паскер
Восстановление сидений своими руками
Gta san andreas коды карта
Карта троллейбусов ульяновск
Расписание автобусов автобусов юргамыш курган
Какая погода в перми сейчас
Как нарисовать спящего кота
Курс доллара к рублю 2015 график
Как работает тест на вич
Новые карты counter strike
Для f x y заданной таблицей истинности
Определяем цели
Перед началом любого проекта нужно понять, какую цель мы преследуем, какие результаты хотим получить и как их использовать. Итак, цель: собрать информацию о датах работы, отпусков, невыходов всех работников организации в точно определенные даты для правильного начисления заработной платы и укрепления дисциплины. Для достижения этой цели потребуется вовлечение руководителей подразделений, только они достоверно знают о датах работы подчиненных. Чтобы эта затея удалась, нужно заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии. Конечно, заставить начальников выполнять дополнительную работу, пусть и несложную, бывает непросто, но если составить Положение о табельном учете и приказом обязать всех его исполнять, шансы на успех повысятся.
