Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558, СЗ необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения СЗ, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
самые важные статьи вам на
Среди обязанностей большинства кадровых специалистов – не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться календарем кадровика. Он подскажет, какие формы и куда надо сдать, а также поможет правильно их заполнить.
31 Октября 2017 в 17:01
У тех, кто только начинает знакомиться с электронным документооборотом (ЭДО), могут возникнуть вопросы, зачем нужна е-подпись, какая она бывает и как подписать электронной подписью документ pdf или word. Мы подготовили небольшую инструкцию с картинками, чтобы часть этих вопросов снять.
09 Октября 2017 в 10:56
Если работодатель хочет иметь возможность направлять персонифицированную и другую отчетность в Пенсионный фонд России в электронном виде, ему необходимо заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР. Первым делом для этого нужно написать в фонд заявление с просьбой подключить организацию к системе ЭДО. Как это сделать правильно, читайте в нашем материале.
05 Октября 2017 в 13:57
Приказы по личному составу – это распоряжения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность (или место), об оформлении отпусков и командировок, выплатах премий, дисциплинарных взысканиях и т.д. Иными словами, все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам.
04 Сентября 2017 в 16:00
Работники могут сменить фамилию, имя, отчество: все сразу или что-нибудь одно. Иногда вместе с полом. Задача кадровика – своевременно и правильно оформить документы.
30 Августа 2017 в 13:16
31 Октября 2017
27 Октября 2017
25 Октября 2017
24 Октября 2017
21 Октября 2017
Полное или частичное копирование материалов запрещено,
при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна
Рекомендуем посмотреть:
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Как оформить служебную записку
О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно. Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п. Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования. И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта. Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.
Служебная записка обычно никогда не оформляется на бланке организации. Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам. Поэтому записка начинается с адресата – кому. Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п. Адресата составитель служебной записки указывает в крайнем правом углу листа. А в левом углу тот, кому адресована записка, поставит свою резолюцию. Составитель документы оставляет этот угол свободным от записей.
Правила написания служебной записки
«Неписаные» правила составления документа этого типа рекомендуют придерживаться следующего плана.
- Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
- Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
- Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
- Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.
На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).
В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в записке проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.
Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.
Важно! Письменные служебные записки рекомендуется регистрировать через проставление номера и даты, в случае разбирательств по какому-либо вопросу на нее можно оперативно сослаться.
Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки.
Как написать служебную записку
Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).
Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).
В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.
Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.
Образец служебной записки
ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности
В.Г. Куроедову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.10.2014 № 01-20/47
На №
О выходе на работу в выходной день
В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.
Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко
Служебная записка – пример ответа на запрос
ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий
В.Д. Ганьшиной
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
24.11.2014 № 05-24/96
На № 02-18/304@ от 16.11.2014
О представлении списка работников
для участия в семинаре
Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:
1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела
2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист
3. Струйка К.Н. – старший специалист
Начальник отдела В.Н. Загодайкин
Еще пример оформления служебной записки
ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации
Т.С. Гейдрих
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
18.12.2014 № 09-21/59
На №
О проверке работоспособности ПК
С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.
Начальник отдела А.Н. Попугай
Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.
Евгения Полоса
К записи 1552 комментария
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
- урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
- рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
- объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
- регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
- жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
- разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
- доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
- информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
- положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Служебная записка
Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса. Посредством этого вида документа решаются вопросы как внутри подразделений, так и между работниками и вышестоящими должностными лицами. Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально.
Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.
Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 288 16 73 (Москва)
+7 (812) 385 57 31 (СПБ)
8 (800) 550 47 39 (Остальные регионы)
Содержание служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию. Служебная записка, в которой работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.
Основные вопросы, по которым составляется служебная записка:
- вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением;
- вопросы информационного характера;
- вопросы по организации рабочего процесса;
- хозяйственные вопросы.
Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД ). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 » УСД . УСОРД. Требования к оформлению документов».
Прежде всего, шапка, содержащая адресат служебной записки, с указанием структурного подразделения организации, должность и ФИО получателя, должна находиться в правом верхнем углу. Далее следует указать дату написания документа и его регистрационный номер. По центру указывается название документа: «Служебная записка». Далее непосредственно сам текст документа, содержащий основную цель (просьбу, предложение и т.д.). После текста следует указать подразделение, а так же должность составителя документа, его ФИО и подпись.
Служебная записка является самым распространенным видом документов на любом предприятии.
Служебная записка – это, своего рода, деловая переписка между работниками отделов и их руководителями. Она является одним из самых распространенных видов документов на многих предприятиях и организациях.
Как составить: правила оформления
Этот документ может иметь произвольную форму и для него нет стандартного бланка. Однако на практике сформировались правила, согласно которым составляют такого рода документы.
Для того, чтобы оформить служебную записку, нужно в её тексте употребить следующие реквизиты:
- В начале текста принято указывать, от кого и кому предназначается эта служебная записка. При этом должность и фамилия получателя документа пишутся в дательном падеже.
- Указывают наименование документа. В данном случае речь идёт о служебной записке.
- Далее нужно отметить дату, номер и место оформления этого документа.
- Теперь нужно сформулировать тему записки.
- Далее должен следовать текст данного документа. Обычно здесь сначала излагаются факты, которые имеют отношение к делу. Затем формулируется просьба к адресату служебной записки.
- В конце текста документа должна быть указана должность его автора, подпись и её расшифровка.
В электронном виде служебная записка составляется по таким же правилам, как и бумажная. Однако, небольшая разница всё же существует. Поскольку данный документ фактически представляет собой электронное письмо, в нём нет необходимости указывать адресат обращения внутри текста.
Например, в строке «кому» можно указать фамилию, имя и отчество получателя, а в «тема» его должность и подразделение. Кроме этого, в большинстве случаев при отправлении письма есть возможность вставлять подпись в автоматическом режиме.
При отправке электронного письма рекомендуется запрашивать подтверждение того, что данное письмо было получено адресатом
Это важно для того, чтобы впоследствии можно было бы подтвердить факт отправки
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании
Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать
Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Образец служебной записки о выдаче продукции
| Отдел трейд-маркетинга | Начальнику отдела продаж ООО «Виста» Березе Юлии Семеновне |
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.
О выдаче продукции
Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».
Цель акции: — увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице; — увеличение нумерической и качественной дистрибуции.
Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.
Регион: Санкт-Петербург, Воронеж
Участники акции: продавцы розничных торговых точек
Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».
Распределение призового фонда: Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л) Воронеж – 60 упаковок (по 1л) Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%. Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.
| Начальник отдела трейд-маркетинга | Соловьева | И. А. Соловьева |
На что надо обратить внимание?
При составлении записок нужно учитывать несколько важных аспектов:
Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации. Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение.
Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.
При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена.
Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника.
При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба
Такой документ составляется начальником отдела.
При жалобе о недоплате надо обозначить сумму, причины этого и возможных виновных лиц.
Если записка составляется по причине поломки оборудования, важно указать, из-за чего это произошло.
Жалоба о несвоевременном составлении документации оформляется с указанием периода, в какое время должна была получена бумага и ее название.
Соблюдая эти простые правила, получится составить грамотную служебную записку. Именно такая форма соблюдается в большинстве организаций.
○ Советы юриста:
Что делать, если служебную записку отказываются рассматривать?
Вы можете привлечь к спору трудовую комиссию, но для этого придется зафиксировать отказ руководства от рассмотрения записки. Для этого нужно отправить записку заказным письмом с описью вложения или привлечь свидетелей, которые подтвердят факт нарушения ваших трудовых прав.
Должен ли руководитель составлять документ?
Решение по служебной записки выносит ее получатель. Если это не руководитель, он не должен никак фиксировать принятие документа или ее рассмотрение.
Видео
В этом видео Вы узнаете, что такое служебная записка и как ее правильно написать.
Когда применяется
Сфера применения рассматриваемого типа документов очень широка. Однако можно перечислить основные ситуации, когда часто используются служебные записки:
- В том случае, когда были зафиксированы нарушения, которые имеют непредвиденный характер. В этом случае документ позволяет вовремя зафиксировать факты и обратиться за помощью в решении возникших проблем.
- В тех случаях, когда неожиданно возникает необходимость в том, чтобы руководство фирмы приняло меры. Примером такой ситуации может быть внезапная нехватка финансирования при работе над проектом.
- Если сотрудник не явился на работу или нарушил дисциплину, данный факт может найти своё отражение в оформлении служебной записки.
- Когда начальник подразделения предлагает определённым образом распределить премии среди его сотрудников.
- В ситуации, когда неожиданно возникает необходимость в том, чтобы вмешался начальник.
Это не полный список таких ситуаций. Использование служебных записок имеет важную особенность, которая состоит в том, что документ используется для информирования и обычно не вынуждает получателя к немедленным конкретным действиям.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ.
СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения СЗ и принятия положительного решения, директор издает приказ о премировании. Как писать служебную записку директору образец:
В случае, если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины. Как писать служебную записку образец:
СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов. Как правильно написать служебную записку образец:
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы. В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.
- Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
- Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
- Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
- Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
- Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
- Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
- Внизу слева ставится дата написания документа.
- Внизу справа — подпись.
При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.
Основания для составления и цели докладных
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
В каких случаях пишется служебная записка?
Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.
Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.
Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.
Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.
Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.
В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.
Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.
Пример как написать служебную записку
Главному бухгалтеру Генеральному директору ООО “Сибит”Полищук А.А. Вознесенской Д.И.возместить расходы в полном объеме от руководителя отдела по работе с Вознесенская клиентами ЮФО
Андреева Р.В.
о проведении встречи с представителем ООО “КрайВодСнаб”
Сообщаю, что 11.05.2022 г. в соответствии с Вашим поручением от 01.05.2022 года проведена встреча с представителем ООО “КрайВодСнаб”.
Участники встречи: со стороны ООО “КрайВодСнаб” – коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО “Сибит” – руководитель отдела по работе с клиентами ЮФО Андреев Руслан Викторович. Цель проведения встречи – ознакомление со сметой на производство строительных работ, заключение договора.
Результаты встречи: участники подписали договор строительного подряда № 47/12 от 11.05.2022 г. на сумму 1 250 000 (один миллион двести пятьдесят тысяч) рублей, по которому ООО “Сибит” берет на себя обязательство строительства и ввода в эксплуатацию линейного объекта – водопровода, а ООО “КрайВодСнаб” обязуется принять работу и оплатить ее стоимость.
Место проведения встречи: комната для переговоров в гостинице “Центр города”. Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 12 000 (двенадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.
В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.
Приложение:
- Договор на аренду переговорной комнаты гостиницы “Центр города” от 11.05.2022 г. с 15.00 час. до 19.00 час
- Чек оплаты еды и напитков от 11.05.2022 г.
13.05.2022 г. Андреев/ Андреев Р.В.
