Обозначения в табеле рабочего времени

Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников

В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ведении табеля есть свои особенности:

Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:

1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

• Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
• Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки — для раб. времени за период (в часах).
• Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
• Учет времени может быть проведен двумя способами:

1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).

• Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
• При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
• Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:

1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
2. о выходе служащего на неполный день,
3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
4. об уменьшении числа рабочих часов.

• Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
• При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй «Расчеты с персоналом по оплате труда» на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
• При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:

1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.

Описание и назначение матрицы

Табель РВ – первичный документ бухучёта, предназначенный для фиксирования рабочих периодов: по категориям – день, ночь, командировка, и длительности – 3, 5 или 8 часов.

Основание для включения работника в матрицу – приказ о приёме. Табелируются сотрудники ежедневно в течение месяца. В конце периода подбивается итог по фактическим часам работы и неявкам. Универсальность бланка Т-12 позволяет вести учёт в таких формах:

1. на бумажной матрице;
2. в электронном варианте;
3. частью бухгалтерской программы 1С.

Пример табеля (кликабельно):

Предпочтение отдаётся компьютерному способу заполнения – его легче корректировать.

Внести изменения в бумажный табель сложнее. Например, предполагалось, что у работника прогул, но позже предоставлен больничный лист.

Ранее зафиксированное в табеле нарушение исправляют посредством корректирующей формы на основании служебки начальника участка.

У табеля 2 страницы:

1. реквизитная, где указывают подразделение, учётный период и дату заполнения;
2. основная – индивидуальные строки на сотрудников. По каждой линии матрицы делают записи о порядковом номере и личных данных, количестве и длительности смен.

Обозначение командировок и отпуска

Отметки в табеле по этим позициям делают на основании приказа нанимателя, где чётко указывают границы события. В зависимости от формулировки проставляется код рабочей смены или отсутствия в день приезда.

Есть вариант указания времени труда в эту дату: запись в строке букв К (командировка), Я, и цифры 3 означает, что гражданин прибыл с задания и был на службе три часа. Если работник, находясь вне предприятия, брал больничный лист, это также отражается в табеле.

Обозначения пребывания в отпуске зависят от его вида. Набирается десяток вариантов шифровки отдыха.

Вот часто употребляемые буквосочетания отпуска:

• ОТ – оплачиваемый очередной;
• ОД – отпуск дополнительный;
• ДО – административный без сохранения заработка;
• ОЖ – женщинам по уходу за детьми;
• Р – по рождению малыша, включая период беременности;
• ОУ – учебный с оплатой дней сессии.

Правильное заполнение табеля учёта РВ облегчает работу бухгалтерии. Пользование системой обозначений позволяет не допускать ошибок при начислении заработка.

Посмотрите видео о ведении табеля учёта рабочего времени:

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником. При этом применяют две формы:

• типовая форма бланка №Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты при ручной обработке данных;
• при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Подсказка для кадровика. Условные обозначения отклонений для заполнения табеля по форме № 0504421

В муниципальных организациях применяют форму табеля учета рабочего времени № 0504421, воспользовавшись указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1.Рекомендации по внесению обозначений в табеле учета рабочего времени формы № 0504421 отражены в приказе Минфина РФ от 30 марта 2015 года за номером 52н.

ОКУД 0504421. Табель учета использования рабочего времени

Обратите внимание: при ведении табеля учета рабочего времени в электронном виде нет необходимости заполнять специальную форму № Т-13 на бумажном носителе. Достаточно заверить табель электронной цифровой подписью

Обозначения в табеле рабочего времени проводятся с помощью цифровых, буквенных кодов, установленных для соответствующей формы. Возможно использование собственных кодов, утвержденных приказом организации.

Обозначение в табеле учета рабочего времени методом сплошной регистрации и отклонений от рабочего графика:

• при сплошной регистрации явок и неявок в табеле отмечают каждый день месяца в отдельной графе. Под кодовым или буквенным обозначением указывают количество отработанных сотрудником часов;
• при регистрации отклонений отмечают опоздания, неявки и сверхурочно отработанные часы. Верхняя строка предназначена для указания кодов, нижние строки оставляют пустыми. Такой способ фиксирования применяют только при стандартном неизменном рабочем дне или смене.

Обозначение отпуска в табеле

Порядок обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени зависит от вида отпуска:

1. Буквенное обозначение «ОЖ» в табеле расшифровывается как отпуск по уходу за ребенком. Цифровой код 15.
2. Указание «ДО» в табеле обозначает отпуск без содержания, предоставленный по согласованию с работодателем. Цифровое обозначение 16.
3. Буквенный код «ОД» в табеле учета рабочего времени обозначает отпуск дополнительный оплачиваемый, предоставляемый ежегодно. Цифровое обозначение 10.

Сотрудники могут получить отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный, предоставляемый для сдачи сессии. Обозначение в табеле учета рабочего времени будет иметь свой буквенный и цифровой код.

Унифицированную форму Т-12 заполняют:

• методом внесения в графы 2 и 3 сведений о работнике: ФИО, должность, табельный номер;
• в 4 графе указывается буквенный или цифровой код явки, неявки на работу;
• в 5 графе фиксируется количество дней, часов за половину месяца;
• В 6 графе количество общих дней и часов за весь месяц.

Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Унифицированную форму Т-13 заполняют методом дополнительного внесения сведений об оплате труда в графы 7-9. В оставшихся графах фиксируют сведения о причинах неявок, опозданий, прогулах.

Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени

В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на работе, а у ответственного лица отсутствуют документы о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь пока работник принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с кодом НН будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Сложные случаи

На практике работники, ответственные за ведение табеля, нередко отмечают время нахождения работника под административным арестом (до 15 суток), содержания под стражей как прогул. Что, конечно же, является ошибкой.

Следует четко различать прогул и отсутствие на рабочем месте, вызванное уважительными причинами.

Прогул — это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ ).

Административный арест или содержание под стражей — уважительная причина отсутствия (ст. 3.9 КоАП РФ, ст. 92 и 108 УПК РФ), так как работник пропускает работу на законном основании.

Для обохначения времени административного ареста работодатель может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение, оформив это соответствующим приказом (распоряжением) руководителя, например код «АА» и цифровой «37». Поскольку такое время работодателем не оплачивается, то в нижних строках не нужно указывать его продолжительность в часах.

Дни командировки (включая выходные и нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время командировки, а также дни, проведенные работником в дороге) в табеле обозначаются буквенным кодом «К» либо цифровым «06». В графе под кодом количество отработанных часов отражать не нужно, она остается незаполненной. Основанием для заполнения табеля являются приказ о командировке и отметки в командировочном удостоверении.

Если день выезда в командировку (возвращения из командировки) работник полностью отработал, то такой день нужно отразить не только как обычный отработанный, но и как день командировки.

Работнику может быть установлено неполное рабочее время:

• по его просьбе с согласия работодателя (ст. 93 ТК РФ ) — в табеле используется буквенный код «Я» либо цифровой «01» с указанием под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день;
• по инициативе работодателя в связи с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ ) — в табеле используется буквенный код «НС» либо цифровой «25» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.

При этом если сотрудник работает в режиме неполной рабочей недели, то дополнительные нерабочие дни обозначаются в табеле как выходные.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день в табеле отражается кодами «РВ» или «03» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного в такой день времени. За работу в такие дни работник может использовать иной день отдыха, тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном, а не в двойном размере (ст. 153 ТК РФ ).

Общая информация

Для их фиксирования, а также с целью отображения оснований для их изменения, используется табель. Документ предназначен для сбора и анализа сведений об отработанном временном периоде каждым из работников, а также о переработках и неявках. Отображенная в нем информация понадобится для бухгалтерии в процессе расчета величины оплаты труда.

Табель может быть затребован представителями Налоговой Службы для проверки корректности налоговых начислений и сотрудниками ФСС для контроля правильности размера социальных пособий. Информация с него в виде отчетности подается в Росстат для сбора и формирования статистических сведений. Она может быть интересна работникам трудовой инспекции, в компетентности которых проверка соблюдения прав граждан компании, с которыми оформлены трудовые отношения.

Ответственность за неправильное заполнение

Титульный лист табеля рабочего времени

В обязанности руководителя субъекта хозяйствования входит контроль правильности заполнения табеля, поскольку отображенные в нем сведения являются основание для расчета и проведения финансовой операции по выплате сотрудникам заработанного. Выявление контролирующими органами неточностей в документе является основанием для применения к ответственным лицам и к предприятию штрафных санкций. За отсутствующий табель будет начислен штраф на руководителя от 1000 до 5000 рублей, а на предприятие от 30000 до 50000 рублей.

При выявлении ошибок в документе, представители уполномоченной к контролю организации должны выяснить присутствие злого умысла в правонарушении. Размер санкций определяется суммой, благодаря которой были занижены налоговые обязательства компании, а также конкретными обстоятельствами, обуславливающих нарушение.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Унифицированная форма Т-12

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Как заполнять

При заполнении документа нужно учитывать, что ко всем его идентификаторам применяется единая система обозначений. Для каждого работника выделяется одна строка. Учет ведется только по тем сотрудникам, с которыми оформлен трудовой договор. Для внутренних совместителей выделяется две строки. Не нужно учитывать в табеле сведения по неофициально работающим лицам, внешним совместителям и работникам, трудящимся на условиях гражданско-правового договора.

Титульный лист

На титульном листе отображаются сведения, идентифицирующие субъекта предпринимательства, который ведет учет своих наемных работников. В этой части документа необходимо указать название компании и все ее регистрационные коды. На первом листе документа указывается применяемая система нумерации и отображаемый в документации временной период. После его утверждения всеми ответственными специалистами и использования информации для проведения финансовых расчетов, табель передается на хранение в архив.

Табличная часть

В табличной части табеля каждому работнику присваивается порядковый номер, которому должны соответствовать персональные данные сотрудника, указанные в соответствии с заполненными в личных карточках сведениями. Графа, в которой фиксируются факты явки или неявки человека на работу, ведется в ежедневном режиме. Горизонтальной линией она разделена на две части. В верхней отображается код, идентифицирующий причину события, а в нижней указывается число фактических отработанных часов.

Табличная форма табеля

В отдельных столбцах отображается информация о времени работы в часах и днях по итогам двухнедельного и месячного периода. Количество часов, на протяжении которых человека не было на рабочем месте и код причины обстоятельств фиксируется в отдельной графе. Для удобства проведения расчетных операций суммарные сведения сводятся в итоговом столбце, в котором указывается фактически отработанное время, полученное как разница между количеством рабочих дней в учетном периоде по плану и числом дней невыхода с учетом дней, в которые человек может официально не работать, поскольку они идентифицируются как праздничные или выходные.

Раздел, регламентирующий финансовые операции

Табель, заполняемый в программе

Лист, в котором указываются сведения об оплате труда, заполняется в форме Т-12. В его табличный вид вносятся данные об окладе, о премиях, об отпускных и об удержаниях из заработной платы по ряду определенных причин. Отпуск без сохранения зарплаты, прогулы, простои по причине работника, не учитываются при расчете рабочего времени. После заполнения документа, в нем должны поставить подпись руководитель подразделения, кадровый сотрудник и лицо, назначенное приказом за ведение документации.