Об электронной отчетности
Организации с количеством сотрудников, превышающим пятьдесят лиц, обязаны направлять реестры больничных пособий в специальной форме, — в электронном виде, заверенных электронно-цифровой подписью.
Электронный реестр представляет собой файл (его формат – XML). Этот файл содержит все необходимые данные о гражданине (естественно застрахованном) и о выплаченном ему в свое время пособии.
Если при осуществлении проверки сервером в оформлении реестра выявится недочеты технического характера, которые носят характер форматирования файла, его формата или с электронной цифровой подписью, то системой формируется отчет о соответствующей ошибке.
Ознакомиться с информацией, связанной с проверочной деятельностью сервера, ее ступенях можно, непосредственно на самом шлюзе. Для этого пользователю необходимо зайти в раздел «Личный кабинет». Осуществить вход в этот раздел необходимо только по регистрационному номеру страхователя.
Если направленный компанией (страхователем) документ прошел все этапы проверки через сервер (шлюз), то страхователь сможет скачать себе файл, содержащий квитанционный бланк о благополучной отправке реестра в Фонд социального страхования РФ.
Документ (квитанция) об успешной отправке не дает гарантии того, что все данные в реестре введены правильно, данный документ подтверждает лишь то, что реестр соответствует заявленной структуре и был направлен в ФСС.
Работа по проверке данных является следующей стадией. Если в процессе будут обнаружены ошибки либо каких-то бумаг будет не хватать, то отделением Фонда социального страхования в адрес организации будет направлено (по обычной почте, а также для ускорения работы по исправлению ошибок — и по электронной), соответствующее уведомление. Оно будет содержать запрос о представлении недостающих бумаг либо указание на ошибки. После того, как сотрудниками производства будет проведена работа по исправлению недочетов, он повторно производит отправку документа на проверку через шлюз.
Кто оплачивает его?
Как оплачивается больничный за счет работодателя или же за счет ФСС? Кто же занимается оплатой больничного листа: организация или ФСС? Основную работу проделывает государство через Фонд:
- Если дело касается обычной болезни или травмы, то больничный лист оплачивается следующим образом – трое суток вначале выплаты осуществляет руководитель, а все остальное время оплачивает ФСС.
- Если произошла производственная травма, то работодатель ничего не выплачивает, все начисления по больничным листам производит ФСС.
Листок нетрудоспособности оплачивается полностью, вместе с нерабочими днями. Чтобы начислить правильно все выплаты, за основу берут все календарные дни. Если сотрудник получил бытовую травму, то в этом случае важен его стаж.
Пятилетний стаж (минимальный) позволяет получать оплату листка нетрудоспособности в размере 60 процентов от средней заработной платы. Если же сотрудник трудится более восьми лет, то начисления равны ста процентному размеру средней зарплаты. Так получается по причине накопления страховых выплат для Фонда.
Чем продолжительнее рабочий период сотрудника, тем больше выплат он получит. За больший промежут воемени у социального страхования есть возможность больше вернуть.
Среднюю зарплату можно посчитать по определенной формуле:
Средняя зарплата = выплаты сотруднику/730 (дней за два года).
Если же сотрудник получил производственную травму, то он может рассчитывать на выплаты в 100% размере. Данные выплаты не будут зависеть от наработанного стажа. Травмы, полученные на предприятии, подлежат регулированию в определенной форме. Если зарплата сотрудника в итоге получилась ниже минимума, то вместо нее везде нужно будет проставлять его значение.
Как считают больничный лист?
Есть ли разница в оплате больничного ФСС и работодателя? Что касается суммы, то никаких различий нет. Сумма за один день высчитывается одинаково.
Чтобы выяснить, сколько «стоит» один день больничного, нужно определить, какой расчетный период берут к оплате. По законодательству, к расчету берут два календарных года, которые были до дня наступления нетрудоспособности. То есть если больничный начат в 2020 году, то к расчету берут 2018 и 2019 годы полностью, с января по декабрь.
За эти периоды учитывают всю заработную плату, которая облагается взносами по социальному страхованию. Сюда не относят материальную помощь, которая не превышает определенной суммы, установленной законодательством.
Также берут дни за данный период. Если в расчетных годах не было високосного, то берут 730 дней. Вне зависимости от того, работал в этот момент сотрудник или же нет.
Исключением считаются больничные по беременности и родам. Если сотрудник в расчетные годы находился на больничном, получал пособие от ФСС, то данные периоды убирают.
Пособие по беременности и родам
Особо можно выделить лист нетрудоспособности, который выдают будущим мамам. Данное пособие называют пособием по беременности и родам. Кто полностью осуществляет оплату больничного листа? ФСС! Помимо информации, которая есть на других больничных, здесь также можно увидеть дату родов, разумеется, предполагаемую, а также отметку, была ли женщина поставлена на учет на ранних сроках беременности или нет. Если стоит отметка в графе «Да», то к листу прилагается и соответствующая справка. Она дает право на еще одно небольшое пособие. Сдавать справку отдельно от больничного, и наоборот, нельзя.
Выдают этот лист на фиксированное количество дней, а именно на 140. То есть 70 до родов, такое же количество – после. Если же роды были сложными, добавляют еще один лист на 16 дней. Те же, кто ждет двойню, сразу получают лист на 196 дней.
Что дальше
Затем ФСС передает информацию в медорганизацию, которая формирует электронный листок временной нетрудоспособности. Затем Фонд получает от поликлиники данные о больничном и идентифицирует работодателя-страхователя (например, через ПФР по СНИЛС).
Когда работодатель найден, ФСС запрашивает у него сведения для назначения и выплаты больничного пособия. Страхователь должен оперативно представить нужные сведения (по аналогии с пилотным проектом ФСС «Прямые выплаты») в течение 2-х рабочих дней:
- с даты получения запроса от ФСС;
- с даты, когда работник сообщил номер электронного больничного.
Далее ФСС за свой счёт оплачивает больничный в связи с коронавирусом.
Как работать с реестром больничных для ФСС
Форма реестра листов нетрудоспособности для ФСС
Определенных шаблонов по ведению этого документа (оформлению) нет. Таким образом, этот документ компания может вести в свободной форме и представлять его в фонд социального страхования совместно с бумагами, которые были затребованы при проверке.
Обязательные данные, которые нужно указывать в реестре
Реестр должен содержать:
- основные данные бюллетеня (серия и номер);
- основные сведения о работнике;
- информация о периоде нетрудоспособности;
- информация о причине нетрудоспособности;
- сведения о страховом стаже сотрудника;
- сведения о сумме начисленного пособия (как за счет компании, так и за счет бюджета страхового фонда).
Главный бухгалтер должен заверить документ, обычно подписи директора компании не требуется. Вообще, согласно законодательству РФ, работодатель не обязан вести реестр листов нетрудоспособности. Таким образом, штрафные санкции за его отсутствие к организации применены не будут. Тем не менее, игнорировать ведение такой документации не стоит, — это значительно упростит проверку и сэкономит время. Ведь при отсутствии реестра, сотрудникам предприятия (бухгалтерии или секретарю) придется снимать копии со всех листов нетрудоспособности для фонда социального страхования. Рациональнее всего вести учетный журнал больничных листов в электронном виде.
Требования к оформлению
В связи с тем, что нахождение на лечении компенсируется, работодатель и фонд обязаны производить такие выплаты только на основании четко регламентированных документов.
Сам по себе больничный лист – это медицинский документ, который фиксирует факт болезни, а также время, в течение которого человек проходил лечение и полностью выздоровел.
Если оформлением занимается работодатель, то именно он и готовит все документы в ФСС.
В тех регионах, где предусмотрена возможность оформлять такие документы, минуя работодателя, создан специальный реестр больничных листов для полного возмещения ФСС.
Законодательством установлены следующие требования к больничному листу:
- он должен быть заполнен на специальном бумажном носителе (установленного образца, который утвержден совместным Приказом Министерства здравоохранения, ФСС) либо заполнен в виде электронного документа;
- выдается и заполняется только врачом медицинского учреждения, где наблюдался больной и проходил курс лечения;
- заполняется он в печатном виде или красивым и разборчивым почерком, при этом на нем не должно быть никаких исправлений;
- он должен иметь специальную печать медицинского учреждения либо специальный цифровой код (для электронных форм), а также порядковый номер, подтверждающий регистрацию бумажного носителя в единой базе данных.
Выдается он только по заявлению на больничный лист ФСС, бланк которого можно взять в медицинском учреждении, отделении ФСС либо скачать на сайте фонда.
Что такое пилотный проект?
В ряде субъектов РФ ФСС осуществляет реализацию пилотного проекта. Суть его заключается в том, что социальные пособия по больничному выплачиваются без участия работодателей. Фонд перечисляет их напрямую застрахованным лицам на лицевой счет или почтовым переводом.
Производится оплата следующих видов пособий:
- По временной нетрудоспособности.
- По беременности и родам.
- Единовременная выплата при рождении ребенка.
- Оплата отпуска, связанного с несчастным случаем на производстве.
Для проверки эффективности проекта были выбраны тестовые регионы. В дальнейшем планируется распространить такую практику на всей территории РФ.
Важно! Первые 3 дня работодатель по-прежнему оплачивает сам, просто последующие дни не нужно покрывать за счет своих средств с последующим возмещением.
Размер оплаты больничного листа по карантину
Сумма пособия при карантине, как и в обычном случае, зависит от размера заработка сотрудника за 2 предыдущих года и трудового стажа на день оформления больничного. Порядок расчета следующий:
- общая сумма доходов за расчетный период (2019, 2018 годы), учитываемых при начислении взносов (в пределах лимита), делится на 730;
- получившийся среднедневной заработок корректируется в зависимости от общего стажа работы:
- 60% выплатят — если отработано менее 5 лет;
- 80% — при стаже от 5 до 8 лет;
- 100% — при стаже свыше 8 лет.
исчисленный среднедневной заработок умножается на число дней карантина.
Сотрудникам, отработавшим менее 6 месяцев, или имеющим низкий заработок, оплата больничного листа при карантине по коронавирусу производится исходя из МРОТ (12130 руб. за календарный месяц исходя из количества учитываемых дней).
Лимиты оплаты больничного
Сумма пособия ограничена. При начислении пособия учитываются установленные лимиты:
- максимальный дневной размер выплаты – 2301,37 руб.;
- минимальная сумма пособия за день — 398,79 руб.
С 01.04.2020 по 31.12.2020 действует новое правило – пособие в расчете за полный календарный месяц при полной занятости не может быть ниже уровня МРОТ (ст. 1 закона от 01.04.2020 № 104-ФЗ). К примеру, за 1 больничный день апреля сумма не должна быть ниже 404,33 руб. (12130 руб./30 календарных дней). При расчете МРОТ увеличивается на величину районных коэффициентов (если таковые действуют в регионе).
Общее правило оплаты листка нетрудоспособности при коронавирусе
Как только в России началась эпидемия коронавируса, один из депутатов предложил увеличить оплату по больничным для тех, кого работодатели отправят на карантин из-за коронавируса.
Однако Минтруд сразу разъяснил, что оплата больничного на карантине по причине коронавируса осуществляется в том же размере, что и при обычной болезни. То есть действует общий порядок.
Максимальный и минимальный размеры оплаты больничного ограничены законом. Но работодатель может принять решение о доплате. Например, до среднего заработка сотрудника.
Таким образом, сумму оплаты больничного по причине коронавируса рассчитывают по аналогии с обычным больничным. Но Владимир Путин решил дополнить этот подход.
Схема оплаты
Выплаты за счет бюджета ФСС производятся на счет застрахованного лица после предъявления всех необходимых документов. Рассмотрим, как это происходит. Сроки и порядок сдачи больничных листов в ФСС Заявление на выплату пособия и необходимые документы сотрудник будет подавать по месту работы. Как происходят прямые выплаты пособия через ФСС:
- Работник приносит работодателю закрытый больничный и берет у него бланк заявления.
- В заявлении необходимо указать свой банковский счет или почтовый адрес для получения денежных средств.
- Бухгалтерия предприятия в течение 5 дней предоставляет сведения о получателе пособия в региональное отделение ФСС. Это можно сделать в виде комплекта документов с описью или реестра сведений на электронном носителе. Передача данных возможна и через интернет с помощью программ СБИС, Контур, 1С и др.
- В течение 10 дней фонд перечисляет деньги на счет клиента или почтовым переводом.
Если прямые выплаты невозможны, работодатель в течение 10 дней после получения больничного начисляет полное пособие (за все дни) и переводит его сотруднику вместе с ближайшей зарплатой, после чего ФСС зачитывает пособие за все дни, кроме первых 3, в счет будущих со.цвзносов или возмещает средства работодателю.
Процедура зачета или возмещения
Если по итогам расчетного периода сумма расходов на выплату пособий больше суммы начисленных взносов, эта разница подлежит:
- Зачету налоговым органом в счет будущих платежей. Для этого нужно подтверждение территориальным отделением ФСС заявленных организацией расходов.
- Возмещению территориальным отделением ФСС.
Как происходит зачет пособий:
- В ИФНС сдается расчет по взносам.
- В течение 5-10 дней инспекция передает документы в ФСС.
- ФСС проводит камеральную проверку.
- В случае отсутствия нарушений ФСС подтвердит расходы, передаст информацию в ИФНС, после чего там проведут зачет.
Как происходит возмещение:
- Страхователь предоставляет в ФСС документы, подтверждающие право на получение возмещения, и заявление.
- Получив документы, ФСС может или в течение 10 дней перечислить деньги, или назначить камеральную проверку, по результатам которой будет приниматься решение.
Можно ли проверить выплату на сайте?
Проверка листа нетрудоспособности онлайн становится общедоступной процедурой. Можно проверить как бумажный больничный лист на предмет подлинности документа, так и электронный. Работник может увидеть, выплачено ли пособие, не выходя из дома.
Для этого у него должна быть подтвержденная учетная запись на Госуслугах. Чтобы посмотреть сведения, нужно зайти в кабинет застрахованного лица на сайте ФСС. Кабинет застрахованного лица позволяет:
- Просматривать выданные листки нетрудоспособности.
- Распечатывать их.
- Просматривать данные по начисленным и выплаченным пособиям.
- Выводить на печать справки по расчетам.
Какие могут быть ошибки при отправке данного документа?
С июля 2017 года оплачивать пособия по временной нетрудоспособности можно на основании электронных больничных листов. При его отправке могут возникать следующие ошибки:
- Неправильное заполнение места работы. Если трудовой договор сотрудника заключен с подразделением организации, то его и требуется указывать.
- Ошибка шифрования. Данные нужно будет отправить повторно.
- Отправка файла в неверном формате.
Правовые нормы
Все вопросы, связанные с выплатой денежных средств за то время, когда сотрудник не работает, а болеет, регулируются нормами Трудового Кодекса (ТК), Федеральным нормативным актом об обязательном социальном страховании.
Кроме этого, внутренними приказами ФСС (Фонда социального страхования) разработаны способы реестра больничных листов, их подачи и механизм выплат.
Сюда также можно отнести разъяснительные письма Налоговой инспекции. Они обязывают фонд, при расчете выплат за время нахождения работника на больничном, включать туда выходное и праздничное время.
В соответствии с действующим законодательством, существует три вида больничных.
- Травма, полученная дома, или болезнь вне рабочего времени. В такой ситуации компенсация или возмещение больничных из ФСС будет проходить по следующему механизму. Первые три календарных дня оплачивает работодатель, исходя из среднедневной оплаты труда и страхового стажа сотрудника. Остальное время оплачивает Фонд Страхования.
- Профессиональное заболевание или производственная травма (увечье либо другой вред здоровью, причиненные при выполнении сотрудником своих обязанностей на работе). В таком случае выплаты будут происходить только за счет Фонда.
- Беременность и роды. В этом случае все выплаты ложатся на Фонд.
Также следует обратить внимание на два пилотных проекта, разработанных ФСС, с целью минимизации документооборота и сокращения срока выплат. Первый касается вопроса подачи и регистрации листов нетрудоспособности
С июня 2017 года введена специальная электронная форма оформления таких документов. То есть больничный не выдается на руки работнику, а формируется в форме электронного документа
Первый касается вопроса подачи и регистрации листов нетрудоспособности. С июня 2017 года введена специальная электронная форма оформления таких документов. То есть больничный не выдается на руки работнику, а формируется в форме электронного документа.
Он отправляется администрации предприятия и в территориальное отделение ФСС (создается шлюз отправки больничных листов в ФСС). Чтобы воспользоваться такой возможностью, администрация предприятия, медицинское учреждение, орган социального страхования должны зарегистрироваться в системе, получить персональные логины и пароли, а также создать свою цифровую электронную подпись.
Плюс этого проекта состоит в том, что сокращаются сроки сдачи больничного листа в ФСС.
Второй проект касается вопроса сокращения сроков оплаты по больничному листу ФСС.
В этом проекте участвуют не все регионы, но суть его состоит в том, что необходимые медицинские документы подаются сразу в отделение фонда, минуя работодателя. Это делает возможным проведение оплаты в течение 10 дней с момента получения необходимых документов для подтверждений факта заболевания или травмы.
Важно! Сумма выплат напрямую зависит от стажа сотрудника. Если он составляет от 0 до 8 лет, то можно рассчитывать на 60% от среднего заработка
При стаже от 8 лет и больше человек получает 100% от своего среднего заработка.
Сроки предоставления больничного листа работодателю
Потребность в сдаче листа, подтверждающего факт временной нетрудоспособности, зафиксировано в ФЗ № 255 от 29 декабря 2006 года. На основании документа производится расчет пособия и его предоставление. Обычно листок сдается сразу после того, как сотрудник вышел на работу. Однако закон фиксирует иное правило. Сроки оплаты больничных листов работодателем в 2020 году зафиксированы в статье 12 ФЗ № 255 от 29 декабря 2006 года. В нем содержится следующее:
На основании положения нормативно-правового акта, человек может предоставить документы в течение полугода с момента закрытия листка нетрудоспособности. Компания не имеет права отказаться принимать бумагу, если сроки сдачи больничного листа работодателю соблюдены. Инициировать увольнение сотрудника или применить к нему санкции за прогулы организация также права не имеет. Если работодатель нарушил установленные правила, гражданин имеет право подать заявление в трудовую инспекцию или в суд.
Код нетрудоспособности. Что это?
В большинстве случаев оплату больничного ФСС производит не за весь период, так как первые дни оплачивает работодатель. Но много зависит от вида нетрудоспособности. Согласно законодательству, каждый код скрывает под собой свое заболевание, которое возникло у работника или же членов его семьи. По факту, это важная информация, которая влияет на оплату, так что отсутствие заполнения в данном поле — весомый довод для возврата листа нетрудоспособности работнику, чтобы тот снова обратился в больницу.
Когда больничный поступает в бухгалтерию, именно по коду нетрудоспособности можно определить, как именно оплачивать конкретный случай.
Самый распространенный код – 01. Он скрывает под собой общие заболевания, такие как ОРВИ, простуда, аллергические реакции, проведение операций и так далее. Похож на него и код 02. Но так обозначают травмы, полученные не на производстве.
Особое место занимают больничные с кодом 09. Здесь прячутся больничные по уходу за больным членом семьи, чаще всего за ребенком. И именно их полностью оплачивает ФСС.
Возмещение по больничным листам ФСС: сроки, документы, куда сдавать
Для возврата средств в организацию потребуется собрать определенный пакет документов, при этом соблюсти нужный порядок действий.
Документы, необходимые для возмещения больничного пособия:
- Заявление от руководителя, где указывается полное название фирмы, ее адрес, номер регистрации, сумма, которую он хочет вернуть;
- Заполненная форма 4-ФСС с расходами на социальные выплаты;
- Полный подсчет начисленных и выплаченных взносов;
- Расходный реестр всех пособий, где надо указать сумму, которая надо возместить;
- Заверенные копии всех документов.
Второй и третий документы должны быть в двух экземплярах.
Для компании, которая имеет небольшое количество работников, проще будет вернуть средства на свой счет, нежели принимать их к зачету.
При получении всех документов фонд ФСС обязан в течение десяти дней принять решение. При правильности всех бумаг фонд направляет сумму на счет работодателя. При ошибках или подозрении на подделку решение откладывается на три месяца и назначением проверки.
Возместить средства фонд ФСС может двумя способами:
- Работодатель просто перестанет оплачивать страховые взносы по нетрудоспособности в фонд до тех пор, пока сумма больничного не израсходуется, распространяется это правило только в течение года.
- Работодатель собирает пакет бумаг и подает заявление на возврат средств на его счет.
Определенного срока давности по возмещению больничных нет. Как правило, при возникновении задолженности фонд просто возвращает деньги. Затянуться возврат может только тогда, когда у ФСС возникло подозрение на неправомерность затребованного возмещения, тогда возврат произойдет после всех необходимых проверок.
Работники, которые работают недавно тоже вправе получать пособие по болезни. Только им необходимо предоставить с прошлого места работы справку 182н. При невозможности надо затребовать ее в Пенсионном фонде.
Суммы и сроки выплат
Действующим законодательством четко установлены суммы и сроки таких выплат. Рассмотрим суммы. Как было указано, сюда в обязательном порядке входит праздничное и выходное время.
Сумма выплаты напрямую зависит от среднедневного заработка, страхового стажа, а также количества дней нахождения на больничном. Исходя из этого, расчет происходит по такой формуле:
В = б х С
где В – это положенные выплаты,б – это количество дней нахождения на лечении,С – это средне дневной заработок.
Пример расчета
Например, работник болел 5 дней, его средний дневной заработок составляет 500 рублей. Значит, компенсация будет следующая:
500 х 5 = 2500 руб.
Но нужно выяснить такой момент. Если официальный трудовой стаж меньше 8 лет, значит, компенсация будет 60% от положенной выплаты. То есть:
2500 х 60/100 = 1500 руб.
Когда трудовой стаж больше 8 лет компенсация платится в полном 100% объеме.
Теперь рассмотрим, в течение какого периода времени ФСС перечисляет больничный. Если муниципальное образование принимает участие в новом проекте, тогда этот срок составляет 10 дней с момента принятия территориальным отделением фонда всех документов.
Если выплата компенсации возлагается на работодателя, тогда на ее осуществление у него есть 10 рабочих дней с факта получения медицинских документов. На практике данные денежные средства приходят вместе с очередной заработной платой.
Когда такая обязанность возложена на ФСС, то они обязаны произвести выплату не позднее 20 числа следующего месяца, когда ими был получен весь пакет документов.
Бывают ситуации, когда работодатели не вовремя подают документы или забывают это сделать. В таком случае на них накладываются штрафные санкции, а компенсация поступает не раньше 25-го числа следующего месяца, после выявления нарушения. Вот в какой срок оплачивают больничный в ФСС.
Больничные медицинские листы – это документы, служащие основанием для выплат гражданам компенсации в виде среднего заработка за все время болезни, включая праздничные и выходные. Такие компенсации осуществляются работодателем (три дня нахождения в больнице), либо территориальным органом ФСС.
Кроме этого, в большинстве регионов действует программа, на основании которой компенсация производится непосредственно ФСС на протяжении 10 дней с момента его закрытия и подачи бумаг в территориальный орган.
