Оформление журнала: электронный и бумажный вариант
Законодательство РФ разрешает использование документа в двух основных вариантах. Электронный журнал считается обязательным к заполнению, а бумажный используется только по желанию действующей организации. На практике, заполняют два журнала. Бумажный вариант, по истечении срока, необходимого для его хранения, отправляется в архив компании.
В 2020 г. журнал по учету счетов-фактур сдается в органы ИФНС только в цифровом варианте. Он должен быть скреплен усиленной электронной печатью директора предприятия или назначенным им уполномоченным сотрудником. Подается документ через оператора налогового документооборота.
В органах инспекции предоставляется электронный адрес подачи документа. Также подавать журнал можно, воспользовавшись разделами сайта Госуслуг, через личный кабинет. Предоставленный журнал должен отвечать требуемому законодательством формату. Официальная цифровая подпись руководителя должна быть заранее оформлена по всем правилам законного пользования.
Справка! Указание электронного варианта упоминается в ст. 174 НК, в пункте 5.2.
Общая информация
^
Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде в течение 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем — Оператор электронного документооборота (далее — ОЭД).
При этом согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме», зарегистрированному Минюстом России от 31.03.2015, номер 36641, форматы документов, передаваемые в процессе обмена электронными счетами-фактурами, должны содержать идентификатор ОЭД.
Федеральная налоговая служба с целью упрощения процедуры идентификации ОЭД в системе электронного документооборота и обеспечения уникальности идентификатора рекомендует организациям, предполагающим осуществление деятельности в качестве ОЭД, направить в адрес Федеральной налоговой службы письменное обращение в произвольной форме с указанием ИНН, ОГРН организации и приложением копий следующих документов:
- лицензии Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций на предоставление телематических услуг связи (при размещении программно-аппаратного комплекса системы электронного документооборота счетов-фактур на территории узла связи сторонней организации, имеющей данную действующую лицензию, допускается наличие договора с данной организацией);
- лицензии Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации на техническую защиту информации;
- лицензии Федеральной Службы Безопасности Российской Федерации (далее – ФСБ России) на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;
- лицензии ФСБ России на право осуществления деятельности по распространению шифровальных (криптографических) средств;
- лицензии ФСБ России на право осуществления деятельности по техническому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств.
Порядок присоединения ОЭД к Сети доверенных операторов электронного документооборота ФНС России определен приказом ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@.
Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур
Учетные документы с фактурными счетами до 2016 г. должны были заводить предприятия, использующие НДС. Но с 2016 г. такая обязанность налоговых органов по данному вопросу была отменена, так как сведения из разделов дублируются в бухгалтерской книге о покупках и продажах (ст. 169 НК, п. 3).
Заполнять журнал, независимо от выбранной системы налогообложения, обязаны:
- компании, которые занимаются посредническими услугами в сфере сбыта продукции и производстве различного вида работ (комиссионеры и субкомиссионеры);
- застройщики, нанимающие рабочих на подряды (агенты и субагенты);
- организации, занимающиеся транспортными перевозками (документ ведет привлеченный сторонний экспедитор).
Обновлениями Постановления № 1137 от ведения журнала освобождены:
- реализаторы продукции от иностранных компаний и объединений, не состоящих на налоговом учете в России;
- продажа товара организациям, которые не являются лицами-налогоплательщиками НДС;
- предприятия, занимающиеся продажей продукции по соглашениям, с учетом всех текущих расходов.
Документ заполняется уполномоченным лицом предприятия. Это работник, имеющий средне-специальное или высшее образование, по специальности: бухгалтер, финансист, экономист. Данное уполномоченное лицо должно точно фиксировать все данные счета-фактуры, не допускать ошибок при заполнении таблиц, соблюдать установленную законодательством форму заполнения разделов.
Справка! Журнал по фактурным счетам необходимо сдавать в ИФНС, по территориальной регистрации организации или предприятия.
Обзор документа
С 1 января 2020 г. предусмотрена возможность получения налоговых вычетов по акцизам:
— покупателями денатурированного этилового спирта, имеющими свидетельство на производство неспиртосодержащей продукции;
— покупателями этилового спирта, которые производят спиртосодержащую парфюмерно-косметическую продукцию в металлической аэрозольной упаковке или разлитую в малые емкости, спиртосодержащую продукцию бытовой химии в металлической аэрозольной упаковке, фармацевтическую продукцию;
— покупателями виноматериалов, виноградного и фруктового сусла, имеющими лицензию на производство, хранение и поставки произведенной алкогольной продукции.
Для получения вычетов необходимо представить в налоговый орган реестры счетов-фактур, выставленных продавцами. ФНС приводит рекомендуемые формы реестров, которые могут применяться до их утверждения.
Также приводится порядок заполнения и представления реестров.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур
Представленный документ относится к установленному действующим законодательством способу контроля за компаниями, обязанными подавать в ИФНС декларацию об НДС. Служба проверяет показатели НДС (в 2020 г. ставка составляет 20%), который указывается посредниками при реализации товаров и материальных ценностей (ТМЦ), и суммы вычитаемых операций. Одновременно контролируются вычеты по товарно-материальным ценностям.
Поквартальное ведение журнала отображает реальную картину предприятия, работающего со счетами-фактурами. Счет-фактура — это первичный учетный документ. 4 периода документации заполняются в бумажной и цифровой формах. Записи в документе ведутся в четком хронологическом порядке, по датам, и соответствуют правилам заполнения, которые подробно описываются приложением 3-к Постановления № 1137.
Заполнение журнала обязательно должно совпадать с кодами проведенных операций, и заверяться подписью руководителя. Поправки об уставленных налогах вносятся (увеличение-уменьшение). Цифровой вариант удостоверяется специальной электронной подписью управляющего и сохраняется на ПК. Копия из бумаги заверяется обычной подписью и шнуруется, ее страницам присваиваются номера.
Важно! Все разделы документа имеют необходимые реквизиты контрагентов.
Кто сдает журнал учета счетов-фактур
В отделение ИФНС предоставлять учетный документ обязаны только компании, занимающиеся посредничеством. Исключение составляют лишь случаи, когда контрагенты достигли между собой договоренности по поводу невыставления счетов-фактур – документа, который удостоверяет отгрузку продукции или предоставление услуги по факту их реальной стоимости.
Письмо Минфина № 03-11-11/63683 (31.10.16 г.) сделало пояснение: «Если установлено, что покупатель не оплачивает НДС, то агент имеет право подписать с ним документ о невыставлении фактурного счета». Данная процедура говорит о том, что заводить журнал по приобретению товаров не нужно.
Внимание! Фактическую сдачу документации осуществляет назначенный руководителем компании ответственный сотрудник.
