Оплата отпускных
В соответствии со ст. 123 ТК РФ, уполномоченные работодателем работники организации составляют график отпусков, который должен быть утвержден не менее, чем за две недели до начала нового года.
В формировании графика участвует профсоюзный орган, если он утвержден на предприятии, или работодатель лично, при отсутствии уполномоченных подразделений в организации. В данном документе отражаются все необходимые сведения о длительности и особенностях отпусков, с которыми необходимо ознакомить каждого сотрудника предприятия.
При установлении трудовых правоотношений в рамках срочного соглашения на небольшой срок, работодатель обычно предоставляет отдых по окончании его действия, выплачивая работнику положенные выплаты. Отпускные должны быть выплачены не менее, чем за три дня до момента начала отпуска, при этом, если эти три выпадают на выходные, то до наступления выходных.
Сроки хранения уведомлений
Период, сколько в организации должны храниться извещения об отпуске, регулируется законодательно. Так, все распоряжения, а, соответственно, и уведомления об отпускном периоде должны находиться в закрытых архивных кабинетах (либо в специально оборудованных шкафах или сейфах). Срок их хранения — 5 лет с момента издания.
Если предприятие прекращает свою деятельность до окончания срока давности документа, ответственные лица обязаны сдать всю документацию по отпускам в региональное отделения архива в установленном порядке.
Подводя итоги всего сказанного, нужно отметить, что грамотное владение нормативами кадрового делопроизводства, а также применение на практике внедрённых норм при оформлении, предоставлении, а также фиксации факта, что извещение об отпуске получено и что работник надлежащим образом уведомлен о периоде своего отпускного периода, а также о сроке выхода на работу, гарантирует предприятию отсутствие претензий как со стороны работников, так и со стороны регулирующих органов. Для сотрудников же знание трудовых норм даёт возможность отстаивать свои права и не идти слепо на поводу опытных (и не очень) кадровиков.
Где регистрируются уведомления о начале отпуска
Регистр уведомлений, которые выдаются сотрудникам предприятия, должен вестись в каждой компании, сюда относятся извещения:
- о реорганизации общества;
- о даче объяснений;
- о переводе на другую должность;
- о корректировках в распорядке трудового процесса, условиях труда и отдыха;
- о плановом отпуске.
Всю информацию, касающуюся грядущего отпуска, нужно своевременно, заполняя все необходимые столбцы, вносить в этот внутренний журнал. Основная задача этого регистра — оперативный поиск данных по конкретному вопросу. Особенно это актуально при возникновении разногласий и претензий со стороны недовольных работников и регуляторов.
Как практически в большинстве всех вышеперечисленных документов здесь нет стандартизированной формы, поэтому кадровая служба компании имеет право принять внутреннее решение о том, какие сведения будут отражаться в регистре. Но есть правила документооборота и учёта, поэтому рекомендуемый стандарт заполнения журнала следующий:
-
Титульный лист регистра должен содержать наименование предприятия, название журнала, а также период, когда учётный документ был начат и закончен.
- На следующей странице рекомендуется подготовить реестр, кто и в какое время ведёт этот журнал. Здесь нужно указать следующие моменты:
- Порядковый номер.
- Период, в который должностное лицо выполняло функции регистратора (с какого / по какой месяц и год).
- Ф.И.О. ответственного сотрудника.
- Должность и структурное подразделение, в котором он числится.
- Название и реквизиты приказа, дающего основание для исполнения функций по ведению регистра.
-
Виза ответственного сотрудника.
- Далее, следует основная содержательная часть самого регистрационного документа, оформленная в табличной форме. Основные данные здесь:
- Обязательный номер порядкового пункта.
- Наименование кадрового документа (уведомление, извещение, акт об отказе и пр.).
- Дата его составления и регистрационный номер могут быть как в одной графе, так и в разных (как удобнее заносить данные).
- Преамбула документа (переносится заголовок документа).
- Ф. И. О. адресата, кому направлен документ, с указанием должности и отдела (чтобы не допустить путаницу между однофамильцами, можно указывать табельный номер работника).
- Дата ознакомления с документом.
-
Ответ адресата на предъявленное извещение.
По этике документооборота все регистры ведутся в печатном виде (возможно дублирование основного документа в электронном виде).
Все листы регистра должны быть пронумерованы и прошиты суровой нитью. На обороте журнал фиксируется на приклеенный лист А6, на котором указывается дата прошивки документа, количество страниц, гендиректор предприятия визирует журнал, ставится печать компании.
Печать, фиксирующая регистр, может быть и не гербовой, но виза генлдиректора должноа быть оригинальной (не стоит ставить факсимиле)
Пример расчета отпускных при срочном трудовом договоре
Рассмотрим три варианта расчета отпускных выплат по срочным трудовым договорам.
Пример № 1
Частное предприятие «Черешня» заключило сезонный трудовой договор с Лапушко А. П. на период с 01.06.2017 года по 31.08.2017 года (шестидневный график работы). Оклад сезонного работника составляет 37 000 рублей. Рассчитаем сумму отпускных, которые полагаются сезонному работнику Лапушко А. П.
- Количество дней отпуска считается исходя из пропорции 1 отработанный месяц = 2 рабочих дня:
3 мес. * 2 раб. дня = 6 дней.
Рассчитаем суммарный заработок Лапушко А. П. за три месяца работы в ЧП «Черешня»:
37 000 руб. * 3 мес. = 111 000 рублей.
Суммарное количество рабочих дней:
26 дней в июне + 26 дней в июле + 27 дней в августе = 79 дней.
Средняя зарплата за день:
111 000 рублей / 79 дней = 1405,06 руб./дн.
Сумма отпускных выплат:
1405,06 руб./дн. * 6 дн. = 8430,36 рублей.
Пример № 2
Работнику Никифорову С. Р., который трудоустроен по срочному трудовому договору, предоставлен ежегодный тарифный отпуск на 28 календарных дней. Должностной оклад сотрудника составляет 27 500 рублей. Кроме того, Никифоров С. Р. получал доплату за совмещение должностей в размере 8 500 рублей.
- Годовой заработок Никифорова С. Р. за последние 12 месяцев:
(27 500 руб. + 8 500 руб.) * 12 мес. = 432 000 руб.
Средняя зарплата за день:
432 000 рублей / 12 мес. / 29,3 = 1228,67 руб./дн.
Сумма отпускных выплат:
1228,67 руб./дн. * 28 дн. = 34402,76 рублей.
Пример № 3
На время декретного отпуска бухгалтера с 12.01.2017 на данную должность был принят Коринец И. В. С 15.09. он ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Ежемесячный оклад сотрудника составлял 29 300 рублей.
Рассчитаем количество календарных дней в расчетном периоде:
Расчетный период – с 12.01.2017 года по 31.08.2017 года включительно (берем полностью отработанные месяцы, включая месяц приема на работу). В данном случае 7 месяцев отработаны в полном объеме, за исключением одного календарного месяца: из 31 дня – отработано только 20 дней.
- Первым делом выведем, сколько календарных дней месяца были отработаны им не полностью:
29,3 / 31 (полное количество дней месяца, который был отработан не в полном объеме) * 20 (количество дней, отработанных в этом месяце) = 18,90 дней.
Таким образом, с января 2017 г. по сентябрь он отработал:
29,3 * 7 (количество месяцев, отработанных полностью) +18,90 дней = 224 дня
Годовой заработок Коринец И. В. за последние 7 месяцев составил:
29 300 руб. * 7 мес. = 205 100 руб.
Средняя зарплата за день:
205 100 рублей / 224 кал. дня = 915,63 руб./дн.
Размер отпускных выплат за 14 дней составит:
915,63 руб./дн. * 14 дн. = 12 818,82 рублей.
Предоставление отпуска по срочным трудовым договорам, как правило, осуществляется с последующим увольнением. Следовательно, срок действия срочного договора должен быть продлен до последнего дня отпуска (ст. 127 ТК РФ).
Также сотруднику, с которым был заключен срочный договор и который отработал более полугода у одного работодателя, может быть предоставлен отпуск продолжительностью 28 дней, что является вполне правомерным (так называемая «выдача отпуска авансом»). В случае увольнения сотрудника до окончания данного рабочего года необходимо будет произвести удержание из зарплаты за все дни неотработанного отпуска.
