Как надежно подтвердить расходы на усн 15% при закупке сырья и материалов у поставщиков

Какие расходы можно принять

Расходы, принимаемые при «доходно-расходной» упрощенке позволяют значительно снизить сумму налога, но при этом должны соответствовать ряду требований. Налоговый кодекс в статье 346.16 содержит закрытый перечень расходов при УСН 2016. В этот список входят:

• расходы по основным средствам – на их приобретение, достройку, реконструкцию и ремонт,
• расходы на приобретение и создание нематериальных активов,
• оплата труда и выплата больничных, расходы по обязательному страхованию работников,
• командировочные расходы,
• арендные платежи,
• материальные расходы,
• проценты по кредитам и займам,
• расходы на приобретение прав на изобретения и результаты интеллектуальной деятельности,
• расходы на научные исследования,
• таможенные платежи,
• расходы на оплату бухгалтерских, аудиторских и юридических услуг, а также на публикацию финансовой отчетности,
• расходы на канцтовары,
• оплата услуг связи и почтовых услуг,
• рекламные расходы,
• все налоги и сборы, кроме единого налога на УСН и НДС, в случае выставления счета-фактуры, другие расходы, перечисленные в статье 346.16 НК РФ.

Названные статьи расходов по УСН «доходы минус расходы» не могут дополняться другими видами затрат, их список исчерпывающий.

Признать расходы в «упрощенном» учете, согласно ст. 252 и 346.17 НК РФ, можно только если они:

• полностью оплачены,
• обоснованы,
• подтверждены документально.

Все расходы, для признания их налоговом учете, должны быть оплаченными, так как при УСН используется кассовый метод. В книге учета доходов и расходов (КУДиР) расходы отражаются той датой, когда они были оплачены с банковского счета или из кассы. Если товар приобретен для последующей перепродажи, то расходы по его оплате учитываются не сразу, а по мере его реализации (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Обоснованность расходов означает, что затраты экономически оправданы и выражены в денежной форме. Такие расходы производятся с целью получить доход от своей деятельности. Например, не будет считаться обоснованным приобретение телевизора или холодильника для офиса транспортной компании, поскольку эти предметы не влияют на доходность данного бизнеса, а вот покупка ГСМ напрямую направлена на получение прибыли

В любом случае важно суметь убедить налоговиков в необходимости произведенного расхода, если это не очевидно

Для налоговых органов зачастую необоснованными выглядят расходы, понесенные, по их мнению, напрасно, то есть когда деятельность не принесла прибыли. Это спорный вопрос и суды встают на сторону налогоплательщиков, придерживаясь мнения, что нельзя связывать обоснованность затрат с финансовым результатом, полученным в итоге. Ведь на то, каким он будет, помимо расходов влияет множество других факторов. Об этом, например, определение Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П.

Документы, которыми подтверждаются расходы УСН, принимаемые в налоговом учете, это платежные документы, а также учетные документы, доказывающие факт совершения операции. Из них должно быть видно, что товар или услуга получены и за них уплачены деньги. Хранятся такие документы не менее четырех лет.

При безналичной оплате расходов платежными документами является банковская выписка и платежное поручение. При оплате наличными оплату подтверждает кассовый чек с указанием наименования продавца, товара, цены, количества и стоимости товара. Если каких-либо реквизитов в чеке ККМ нет, то необходимо приложить еще и товарный чек.

Учетными подтверждающими документами считаются договоры, акты приемки-передачи, товарные накладные и т.п. Если расчет произведен не денежными средствами, то это также требует документального подтверждения, например, актом взаимозачета

Важно, чтобы все документы содержали необходимые реквизиты, иначе налоговики могут не принять произведенные расходы

Документальное оформление затрат на производство продукции

Примеры основных производственных расходов – материалы, амортизация основных средств, заработная плата сотрудников, взносы в фонды.

Подтверждение расходов на ТМЦ:

• Товарная накладная;
• Документы, подтверждающие принятие материалов к учету (приходный ордер М4);
• Документы, подтверждающие списание материалов на производство (лимитно-заборные карты М8 и М9, требование-накладная М11, акт-требование на дополнительный отпуск материалов М10).

Подтверждающие документы зависят от формы налогообложения – например, если на предприятии действует УСН, уменьшить налоговую базу возможно сразу после расчета с поставщиком, не дожидаясь списания материалов в производство. В таком случае налоговому инспектору будет достаточно товарной накладной и приходного ордера.

Подтверждение расходов на основные средства:

• Товарная накладная;
• Инвентарная карточка ОС-6 (начисление амортизации).

Основания для принятия заработной платы в расчет налога на прибыль для удобства можно разделить на группы:

• Основание для начисления – положение о заработной плате, положение о премировании, табели учета рабочего времени, приказы о поощрениях;
• Расчетные документы – расчетные листы, лицевые счета;
• Подтверждения выплат – расходные кассовые ордера, банковские ведомости.

Правильное оформление документов на примере типовой документации, принимаемой для подтверждения трат ИП на УСН

Чаще всего для подтверждения совершенных трат используют товарную накладную, счет-фактуру, акт выполненных работ (оказанных услуг) и др. документацию. Для многих из них разработаны и утверждены типовые формы. Если унифицированная форма для документа не введена, то организация должна самостоятельно ее разработать. Данная разработка должна включать обязательные реквизиты, типичные для подобного рода документов.

Если обратиться, например, к первичной учетной документации, то при ее компиляции следует учитывать требования, обозначенные ст. 9 ФЗ РФ № 402 от 06.12.2011. Таким образом, любой первичный учетный документ должен содержать:

1. Название.
2. Датировку.
3. Наименование организации – его составителя.
4. Описание факта хозяйственной жизни.
5. Соответствующую величину его измерения (натурального, денежного).
6. Перечисление ответственных должностных лиц – участников операции (сделки), а также их подписи с расшифровкой.

Наличие всех названых реквизитов обязательно. Отсутствие хотя бы одного из них является основанием для переделки документа. Примером может послужить типовой бланк товарной накладной, применяемый на сегодня при различных операциях.

Заполнять любой бланк документа (типовой либо самостоятельно разработанный) следует правильно. Нельзя допускать неточности, арифметические, орфографические, а также другие ошибки, которые искажают смысл и данные. Все суммы (цена товара, НДС и др.) должны быть точными. Наименование продавца (покупателя) должны соответствовать данным, которые прописаны в учредительной документации и т. п.

Следует помнить, что многие документы могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом все электронные версии должны заверяться ЭП.

Документальное подтверждение расходов ИП на УСН

Траты считаются документально подтвержденными, если они доказаны соответствующими документами, оформленными установленным порядком. Это значит, что ИП надлежит представлять документы о совершении трат и документы, удостоверяющие их обоснованность.

При этом оформление каждого представляемого документа должно полностью соответствовать, отвечать требованиям законодательства РФ либо обычаям делового оборота иностранного государства. Несоответствие их в чем-либо либо, как и наличие ошибок в оформлении, может стать причиной не принятия к вычету расходов.

В качестве подтверждающих рассматриваются также документы, которые опосредованно удостоверяют совершенные траты. Как отмечено п.1 ст. 252 НК РФ, таковыми могут быть, например, таможенная декларация либо проездные документы.

Информацию о том, что и в каком виде нужно и можно представлять, рекомендуется уточнять непосредственно в ИФНС. Для тех, кто не может документально удостоверить свои траты, как правило, предоставляется возможность уменьшить доходы на 20%.

Следует заметить, что с учетом специфики деятельности, которой занимается ИП, в его работе может фигурировать разная документация. Поэтому для подтверждения трат нужно собирать и представлять все. Ведь по итогам ему приходиться подтверждать не только факт оплаты либо покупки товаров и материалов, но и получения конкретных услуг, выполнения определенных работ.

Так, многие предприниматели работают без расчетного счета, поэтому для подтверждения трат используют чеки, которые доказывают факт уплаты наличными деньгами. Так, к примеру, оплату бензина на автозаправочной станции можно подтвердить кассовым чеком. Но при этом к нему следует приобщить путевой лист, накладные, нормы расхода топлива на конкретный вид транспорта и т. п. При наличии данных документов понесенные траты можно будет далее вычесть их доходов при калькуляции налога по УСН.