Как оформить трудовой договор с дистанционным сотрудником

Какие документы есть еще:

• Все документы из раздела «Трудовой договор с работником»
• Рубрикатор всех типовых договоров

Что еще скачать по теме:

• Трудовой договор с артистом-вокалистом (с условием об испытании)
• Трудовой договор со сборщиком мебели
• Трудовой договор с агентом
• Трудовой договор с укладчиком-упаковщиком
• Трудовой договор с главным энергетиком (бессрочный; с условием об испытательном сроке)
• Трудовой договор с лифтером гостиницы
• Трудовой договор с землекопом 3-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы) (срочный; с условием об испытательном сроке)
• Трудовой договор с главным специалистом по защите информации (бессрочный; с условием об испытательном сроке)
• Трудовой договор с главным энергетиком (срочный; без испытания)
• Трудовой договор, заключаемый работодателем — физическим лицом с работником на территории муниципального образования Каширский район Московской области

• Важные нюансы при покупке фирмы
• Процесс переписки квартиры на другого человека
• Процесс получения визы в США
• Процесс продажи машины
• Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
• Строительство частного дома в городской черте

Подписи сторон

С правилами внутреннего трудового распорядка, техники безопасности ознакомлен:

Подпись Работника ____________________ ______._____._____ Дата _______________

Экземпляр трудового договора на руки получил (в случае подписания договора на бумажном носителе):

Подпись Работника _____________________ ______._____._____ Дата _______________

Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

• лично;
• в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

• в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
• в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

• лично под роспись;

Как оформить договор о дистанционной работе

Если сотрудник живет в вашем городе, то не проблема встретиться с ним для подписания договора и остальных необходимых для приема документов. И не проблема договариваться о встрече каждый раз, когда надо подписать другие кадровые документы (например, заявление на отпуск и приказ об отпуске).

Но если человек живет далеко от вас в другом регионе, ситуация сложнее. Обмен по электронной почте или в мессенджерах обычными отсканированными копиями документов с подписью юридической силы иметь не будет. То есть трудовой договор так заключить нельзя — его условия просто не будут действовать. И кадровых документов в таком виде тоже всё равно что не существует, они не выдержат проверки трудовой инспекции. Нужна «живая» подпись.

Вариант с электронной подписью. Закон разрешает заключить договор о дистанционной работе «путем обмена электронными документами». Но это должны быть не просто отсканированные копии, а электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Кадровые документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, тоже можно отправлять с электронной подписью, это приравнивается к бумажному оригиналу.

В течение трех дней после заключения трудового договора с помощью электронной подписи вы должны отправить сотруднику заказным письмом оформленный надлежащим образом экземпляр этого договора на бумаге (с подписью и печатью со своей стороны). То есть у него должен быть не только электронный, но и обычный бумажный вариант.

Вариант без электронной подписи. Когда работодатель и работник не хотят заводить себе электронную подпись и при этом находятся слишком далеко друг от друга для очных встреч, они обмениваются оригиналами подписанных документов заказными письмами, а всю кадровую документацию работник подписывает вживую при случае, когда есть возможность приехать.

Только нужно понимать, что у такого варианта есть риски: если придет с проверкой трудовая инспекция и у вас в этот момент не окажется оригинала какого-либо кадрового документа, подписанного дистанционным сотрудником (он еще не дошел до вас по почте), и обмена электронными документами с электронной подписью с ним тоже не было, то вам грозит ответственность за нарушение трудового законодательства. И если возникнет трудовой спор с самим сотрудником, а вы не сможете доказать какой-либо факт документом с его «живой» подписью либо электронным документом с электронной подписью, вы рискуете проиграть. Хотя иногда в таких случаях суды встают на сторону работодателя.

Кстати, обмениваясь по почте оригиналами документов с работниками, используйте такой вид отправления, как заказное письмо с уведомлением о вручении, и не забывайте делать опись вложения. По словам Анны Ивановой, основная проблема дистанционной работы — это как раз риски коммуникации с работником в случае конфликта.

Что такое дистанционная работа с точки зрения ТК РФ?

Дистанционная форма работы означает, что сотрудник выполняет свои обязанности не на территории работодателя и использует для работы и общения с руководством сеть интернет. На практике это значит, что он может работать из дома, кафе, коворкинга или иного места, хотя здесь встречаются ограничения.

Например, сейчас популярно набирать на дистанционный режим работы операторов в Call-центры. Обязательным условием для трудоустройства является возможность совершать звонки в тихом месте.

Отношения между сотрудником и работодателем регулируются нормами Трудового Кодекса РФ, а именно главной 49.1. Договор о дистанционной работе может быть постоянным или срочным (заключаться на определенный срок, например, один год).

Дистанционная форма работа позволяет нанимать талантливых сотрудников из любых регионов, снижать издержки на аренду офиса и другие затраты, а сотрудникам – находить выгодную работу без необходимости переезжать в другой город, например, в Москву.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Плюсы для работника:

• можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
• можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
• можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

• не нужно организовывать рабочее место;
• не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

• трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
• есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
• нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Трудовое законодательство об удаленном труде

Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:

• надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
• дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.

У обоих вариантов много общего:

• взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
• работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
• время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
• объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
• средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
• работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
• специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
• для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
• в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.

Режим рабочего времени

4.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок) часов. Выходными днями являются суббота, воскресенье. Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается Работником по своему усмотрению с учетом необходимости взаимодействия между работодателем (Организацией) и Работником по вопросам, связанным с выполнением работы (быть доступным для обращений со стороны Организации с использованием предусмотренных средств связи) в период с 9:00 до 18:00 в рабочие дни.

4.2. Труд Работника по должности, указанной в п. 2.1 договора, осуществляется в нормальных условиях дистанционно.

4.3. Работнику ежегодно предоставляется отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Отпуск предоставляется в соответствии с утвержденными внутренними актами Организации.

Как правильно оформить трудовой договор с дистанционным работником

Дистанционный сотрудник, это:

• когда он работает вне стен офиса или филиалов предприятия;
• когда у него нет стационарного места;
• когда сотрудник никаким образом не посещает объекты контролируемые работодателем.

Обратите внимание: если необходимо посещение офиса, такая поездка может рассматриваться как командировка. В отношении иностранного гражданина данное сотрудничество предусматривает:

В отношении иностранного гражданина данное сотрудничество предусматривает:

• его нахождения в пределах своей страны;
• общение в рамках трудовой деятельности с работодателем через Интернет.

Важно: работник, находящийся в постоянных разъездах не может быть дистанционным.

С таким работником необходимо оформлять трудовой договор согласно общепринятым нормам, опираясь на раздел 3  ТК РФ, в частности на ст. 57 и 56. Кроме того необходимо учитывать регламент ст. 312.2 ТК РФ, где указаны особенности трудового договора и его состав.

Форма и структура

Трудовой договор с дистанционным работником имеет следующую структуру:

• место заключения – местоположение компании;
• дата заключения – 3 дня согласно законодательству с момента работы сотрудника должны соблюстись;
• функции и место работы;
• при необходимости период сотрудничества;
• дата начала работы, если этого пункта нет, то со следующего дня после подписания соглашения;
• авторские права на результаты работы;
• порядок расчета;
• указание на ознакомление работника с должностными обязанностями;
• уточнение относительно записи в трудовую;
• ответственность сторон;
• прочие положения.

Важно: после составления и подписания документа руководителем, договор отправляется работнику по почте, а он в свою очередь в электронном формате должен сообщить об его получении.

Используя письменную форму трудового договора, руководитель должен понимать, что он вправе применить электронный вариант с использованием усиленной цифровой подписи обеих сторон,

Заполнение

Так как в трудовом договоре оговариваются все условия сотрудничества с работником, соглашение об удаленной работе с иностранцем не исключение. В нем следует прописать:

1. Место работы – так как иностранный гражданин трудится на работодателя с РФ удаленно, нужно прописать название организации.
2. Рабочее место – согласно ТК РФ, его должен обеспечивать работнику работодатель, но это не касается удаленного сотрудника, особенно, если он находиться за пределами России. В данном случае он волен самостоятельно определять и выбирать себе место труда, но при этом если это арендуемое помещение, то в договоре можно прописать расход на аренду за счет работодателя.

Важно: при этом недопустимо использовать формулировку «надомная работа», так как, это труд в стенах собственного дома в пользу работодателя, а дистанционная – это работа посредство телекоммуникаций.

Поэтому важно указать на эту особенность, что работа должна выполняться посредством сети и взаимодействие работника с работодателем также выполняется таким образом.
График работы – в случае с удаленным персоналом, он определяется с учетом потребностей работодателя:
быть в доступе большую часть дневного времени;
принимать определенный объем работы;
передавать в день определенное количество выполненных заданий.

Рабочее время может быть, как строго обозначено согласно законодательству 40 часов в неделю или может быть плавающим, главное выполненный объем.

Также важно указать на способ отчетности работника перед работодателем, с какой периодичностью она будет осуществляться, возможность обмена файлами и документами.
Обеспечение работникам всеми необходимыми программами, средствами информационной защиты, возмещение трат на оборудование.

Различия между обычными и удаленными работниками

Между обычными работниками, которые трудятся на основных рабочих местах и теми, кто работает дистанционно, есть определённые отличия. Их стоит учитывать.

В этой таблице видны основные плюсы и минусы работы дистанционно. Но не смотря на тот факт, что есть некоторые недостатки в такой работе, всё больше сотрудников желают стать именно дистанционными работниками. Дело в том, что такой труд позволяет проводить больше времени с семьёй и заниматься детьми. Да, заработок может стать несколько меньше, но именно женщины предпочитают такой способ работы.

Что такое удаленная работа

Перечислим основные признаки дистанционной (удаленной) занятости (ст. 312.1 ТК):

1. Работник территориально может находиться где угодно, место работы дистанционного работника в трудовом договоре не обозначается, пишут, что место выполнения трудовой функции определяется им самостоятельно.
2. Выполнение обязанностей и взаимодействие сторон не предусматривает прямого контакта и осуществляется с помощью дистанционных технологий общего пользования (например, интернет).
3. Результатом труда этой категории занятых являются нематериальные продукты — информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности (ч. 1, 4 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.3 ТК).

Благодаря развитию технологий, возможность работать удаленно получили люди умственного труда, занимающиеся творчеством: журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы и другие. Удаленную занятость не следует путать с надомной. Результат деятельности в последнем случае: (ст. 310 ТК, гл. 49 ТК):

• имеет натурально-вещественную форму;
• производится по месту жительства наемного сотрудника (иногда с участием членов семьи);
• требует непосредственного контакта с нанимателем — для получения исходного сырья (если используется материал заказчика) и передачи готовой продукции.

Отдельно следует сказать о совмещении дистанционной и офисной работы, оно не предполагает наличия рабочего места в офисе. Установление режима с чередованием дней дистанционной и присутственной занятости не в полной мере соответствует законодательству. Такая ситуация вызывает споры с контролирующими органами. Минтруд разъяснил, если исполнитель оформлен на удаленку и нанимателю требуется его присутствие в офисе, такая поездка является служебной командировкой (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

Нормативное регулирование

Дистанционная работа — весьма частый вид трудоустройства не только для наших граждан, но и для иностранцев. Правила приема на работу иностранных граждан регулируются ФЗ № 115 от 2002 года, в данном документе указаны основные требования относительно правового статуса иностранного работника.

Важно знать и перечень специальностей, которые не имеют квот для замещения гражданами иностранного государства, ежегодно утверждается Министерством труда РФ. В данный список обычно входит до 62 специальностей, например:

• директора фирм, департаментов и акционерных обществ;
• режиссеры, звукорежиссеры, кинооператоры;
• артисты цирка и балета.

Кроме этого с 2015 года в силу вступил ФЗ № 357, согласно которому безвизовые работники, работающие у ИП, обязаны также иметь патент, как и работники частного лица или предприятия

Важно знать, что если такой иностранец проживает на территории России, на него это требование не распространяется

При этом на начало действия данного законодательного акта, работники которые имели разрешение на деятельность, вправе были его использовать до окончания срока действия, то есть, замену на патент производить не требовалось. Согласно ТК РФ ст. 50.1 работодатель обязан отстранять работника от исполнения обязанностей, если период действия патента истек, и не был своевременно переоформлен.