Вы здесь:

Образец путевого листа грузового автомобиля

Ответственность и штрафные санкции За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф.

Также, если не представить документы на камеральную проверку в ФНС, организации грозит штраф — 200 рублей за каждый документ. Предприятия, использующие в своей работе автотранспорт, обязаны оформлять путевые листы. В статье мы рассмотрим правила оформления этого документа и приведем образец заполнения путевого листа грузового автомобиля. Для чего необходимо составлять «путевки» В заполненной «путевке» содержатся сведения:

• о времени работы водителя;
• пробеге транспортного средства;
• количестве израсходованного горючего.

Эти сведения пригодятся бухгалтеру организации для расчета зарплаты водителя, списания в затраты топлива и подсчета стоимости выполненных услуг для заказчика. Форма документа Формы путевого листа грузового автомобиля (унифицированная форма № 4-С ОКУД 0345004 и форма № 4-П ОКУД 0345005) утв.

Что предусмотрено за его отсутствие

Хранится путевый лист пять лет. Если документ оформлен неправильно или вовсе отсутствует, оба лица — предприниматель и водитель несут ответственность, но наказание в виде штрафных санкций налагается на бизнесмена.

Штрафные санкции за отсутствие документа указаны в Кодексе об административных правонарушениях РФ. Конкретные величины:

• за автомобиль ответственен водитель, ему назначат штраф в размере 500 руб.* или выдвинут предупреждение;
• за транспортное средство несет ответственность руководитель компании, он оплатит санкции в размере 20 тыс. руб.;
• на юрлицо выпишут штраф до 100 тыс. руб.;
• санкции за некорректно заполненную путевку составляют от 3000 до 30 тыс. руб.

Если компания пользуются в своей деятельности транспортными средствами, то ее руководитель обязан оформить путевой лист. Унифицированный бланк для предпринимательства не разработали, поэтому бизнесмены могут воспользоваться типовыми формами, внеся в них обязательные реквизиты. Возможен второй вариант — составить ПЛ авто самостоятельно. Единственное условие заполнения путевки — она должна соответствовать требованиям Приказа № 152.

*Цены указаны на июль, 2019 г.

vote

Article Rating

Порядок применения путевого листа

Заполнение путевых листов осуществляет либо сам предприниматель, либо диспетчер или любое другое уполномоченное на это лицо. Документ оформляется в одном экземпляре. Его необходимо фиксировать в соответствующей книге учета.

Затем бланк заверяет личной подписью и печатью предприниматель, и путевой лист передается водителю или он сам выезжает на линию. Если осуществляется перевозка товара, то к нему прикладываются товарно транспортная накладная, а также другие сопроводительные документы.

В качестве путевого листа у предпринимателя может использоваться форма ПГ-1, которая была утверждена приказом Минтранса. На ее основе ИП имеет право разработать собственный бланк, который должен отвечать необходимым требованиям данного ведомства и закона о бухучете.

Данный бланк может выписываться не только на один день, но и на длительный период.

Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП

Индивидуальные предприниматели — владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины. Один путевой лист может оформляться на срок от 1 до 30 суток.

Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.

Если ИП, владеющий авто, одновременно и водитель, он также обязан оформлять путевой лист на себя. В нем содержится вся необходимая информация о датах выполнения работ и преодоленном расстоянии. Эти данные необходимы для расчета стоимости оказанных транспортных услуг, зарплаты водителю и стоимости израсходованного топлива.

В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз — не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист.

При проверке трудовой инспекцией соблюдения предпринимателем норм трудового законодательства в отношении наемного персонала обязательно будут затребованы путевые листы, поскольку по ним можно отследить рабочий график водителя и установить корректность начисления зарплаты. Исходя из этих данных, будет видно, соблюдал ли предприниматель правила оплаты труда за сверхнормативный рабочий день (это актуально, если выполняются длительные рейсы).

Также путевой лист обязательно заинтересует проверяющих из налоговой. Изучив эти документы, они получат сведения о том, правильно ли была произведена калькуляция расходов на транспортировку.

Срок хранения путевого листа составляет 5 лет. Ответственность, если путевой лист будет составлен неверно, понесут солидарно ИП и водитель, хотя штрафные санкции применяются все же к предпринимателю.

Подробнее о сроках хранения таких первичных документов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?»

Заполнение формы 3-спец

Путевой лист состоит из трех частей: лицевой и оборотной сторон, а также отрывного талона. Бланк путевого листа формы 3 приведен ниже.

Рассмотрим подробнее, как оформляется каждая из этих сторон.

Лицевая сторона

На лицевой стороне документа прописываются следующие реквизиты:

• Номер документа по порядку (фирма должна разработать неповторяющуюся нумерацию документации);
• Серия листа;
• Дата формирования документа;
• Наименование фирмы, ее контактный телефон и адрес;
• Код по ОКПО;
• Марка ТС;
• Гос. регистрационный знак авто;
• Гаражный номер (заполняется только тогда, если на балансе компании числится несколько ТС);
• Фамилия и инициалы шофера;
• Его табельный номер (в соответствие с личной карточкой);
• Серия и вид лицензионной карточки;
• Поле «в распоряжении» — кто является владельцем данного ТС;
• Адрес, а также место назначения авто;
• Дата и точное время выезда;
• Фамилия и инициалы диспетчера, выдавшего шоферу задание;
• Фамилия и инициалы механика, выпускающего авто на рейс;
• Дата и точное время возвращения ТС на стоянку;
• ФИО и подпись шофера, сдавшего машину.

Оборотная сторона

На оборотной стороне путевого листа легкового автомобиля межотраслевой формы 3 прописываются следующие реквизиты:

• Номер задания по порядку;
• Код фирмы-заказчика;
• Точные адреса мест назначения и отправления;
• Точное время выезда и возвращения ТС;
• Расстояние, которое проехала машина;
• Личная подпись водителя.

Отрывной талон

Отрывной талон содержит такие сведения:

• Номер и марка спец. ТС;
• Название компании;
• Точное время отправления и прибытия;
• Название фирмы-заказчика;
• Его личная подпись с расшифровкой;
• Данные со спидометра.

Обязательные реквизиты

Вне зависимости от бланков — новых или старых, в них обязательно вносятся реквизиты от руки:

• название, номер путевого листа;
• период действия: если один день, то ставят дату, если срок выше, указывают начало и окончание;
• сведения о собственнике автомобиля: ФИО, адрес, ОГРН, телефон;
• данные о транспортном средстве: модель, вид, государственный номер;
• показатели одометра с момента отправления и по завершению смены работника;
• число и время отправления с парковки, приезд водителя обратно;
• данные о предрейсовом или предсменном техосмотре;
• сведения о водителе — фамилия, имя, число и время медосмотра;
• иногда может понадобится указание других сведений, например, подробное описание маршрута с остановками.

Важно! Главные корректировки в путевом листе — внесение данных о контроле технического осмотра средства. В документе не нужно ставить печать компании и руководящих лиц

Достаточно только подписей.

На обратной стороне путевки обязательно указывают следующие данные:

• порядковый номер, каждому рейсу присваивается индивидуальный;
• код заказчика;
• место отправки и прибытия;
• время отправления и возвращения;
• информация о расстоянии, которое преодолел водитель, вносится в строчку «Пройдено»;
• личная подпись сотрудника.

Вторая сторона путевки

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.

Наказание за отсутствие документа

Описание правонарушения	Статья КоАП	Сумма, руб.
Отсутствие документа у водителя в момент выполнения перевозки	12.3 часть 2	500
Отсутствие документа	12.31.1 часть 1	ответственные лица – 20 000;юридические лица – 100 000
Некорректное заполнение документа:
отсутствие отметки о проведении медицинского осмотра	12.31.1 часть 2	для граждан – 3 000;для должностных лиц – 5 000;для предприятий – 30 000
нарушение требований безопасности	12.31.1 часть 4	частные лица – 2 500;ответственные должности – 20 000;компании – 100 000

Штрафные санкции так же могут быть назначены Федеральной Налоговой Службой за отсутствие или неправильное заполнение документа. Кроме штрафа предприятию потребуется пересчитать размер налога на прибыль и сумму амортизационных отчислений.

Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.

Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.

А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.

Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет

Если у предпринимателя, предоставляющего транспортные услуги грузового или пассажирского характера, отсутствует оформленный по всем правилам путевой лист, то предполагается начисление штрафа в размере 500 рублей (статья 12.3 часть 2 КоАП). Иные суммы штрафа (от 20 до 100 тысяч рублей) предусмотрены только для организаций и юрлиц (статья 12.31 часть 1 КоАП). Индивидуальные предприниматели не попадают под юрисдикцию этих актов.

Также наказуемо неполное или неверное оформление путевки. Например, за отсутствие ТО или медосмотра в бланке предусмотрено от 5 до 100 тысяч рублей, так как ответственность в этом случае одинаково распространяется как на предпринимателей, так и на организации.

Хотя унифицированные формы путевых листов упразднены, ИП по-прежнему обязаны заполнять их. Их могут запросить:

• сотрудники ГИБДД;
• налоговые инспекторы;
• представители трудовой инспекции.

Если грузовой автомобиль был остановлен сотрудниками ГИБДД, водителю следует предъявить путевой лист. При перевозке крупногабаритной или тяжелой тары, на бланке должна быть пометка «Опасный груз». Вместе с ним нужно представить другую сопроводительную документацию, в том числе товарную накладную.

Трудовую инспекцию также интересуют бланки путевого листа грузового автомобиля для ИП. Они содержат информацию о графике водителей и начислении заработной платы. На основе этих данных инспекторы контролируют соблюдение трудового законодательства.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью)

Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы

Указывать показания приборов необходимо как перед выездом с парковочного места, так и при возвращении на него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.

Требования к заполнению путевки:

• освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
• освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должны быть указаны дата и время и проставлена личная подпись. Также должна быть запись, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
• хранить закрытые путевки, по требованию Приказа Минтранса России № 152, необходимо в течение пяти лет.

Остановимся подробнее на заполнении путевого листа.

Левая верхняя часть листа:

• дата выхода в рейс;
• наименование организации;
• данные водителя;
• данные автомобиля;
• время выезда со стоянки;
• время возвращения;
• информация о медосмотре;
• данные медсотрудника, ответственного за проведенные процедуры.

Правая часть бланка:

• коды из учредительных документов организации;
• номер бланка;
• километраж;
• данные сотрудников, проводящих техосмотр транспортного средства;
• марка топлива;
• выданное количество ГСМ.

Нижняя часть бланка:

• подпись лица, выдающего исправное транспортное средство;
• подпись водителя.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3), титульный лист

Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:

• маршрут;
• время;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист — это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля — с учетом последних изменений, внесенных в форму путевого листа. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Получить доступ

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.

Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. Когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.

Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.

Что же касается водителей автобусов, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества по списку ООН.

Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.

Какие обязательные реквизиты должен содержать бланк путевого листа для ИП

Оформлением путевых листов могут заниматься диспетчера, бухгалтера и иные уполномоченные руководителем сотрудники.

Главное, чтобы лицо занималось оформлением на основании письменного приказа руководства, так как за ошибки и указание заведомо ложной информации в документе существует административная и уголовная ответственность.

Путевка сдается и проверяется бухгалтером. На основании указанной в документе информации производится начисление заработной платы сотрудника, списание топлива и амортизации.

Все листы должны быть отражены в специализированном журнале, ответственным за ведение которого так же может являться диспетчер или бухгалтер.

В журнале, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России №78 отражаются следующие данные:

• полное наименование организации;
• период ведения;
• номер путевки;
• дата выдачи отдельного документа;
• ФИО и табельный номер (при наличии) водителя;
• гаражный номер транспортного средства;
• подписи водителя (о получении), диспетчера и бухгалтера (о приемке бланка);
• примечание.

Путевой лист для грузовых перевозок

Для коммерческих грузовых перевозок, осуществляемых индивидуальным предпринимателем, предусмотрена форма путевого листа ПГ-1. Ее особенность в том, что она адаптирована для предпринимателей, совершающих перевозки самостоятельно, без использования наемного труда водителей. Кроме того, существует возможность использования бланков собственной разработки, при условии наличия установленного перечня реквизитов.

Путевка должна содержать штампы о прохождении технического обслуживания, а также предрейсовом медосмотре. Если поездка носит характер товарной перевозки, то к путевке следует приложить накладную на перевозимый товар. Составлением занимается бухгалтер, диспетчер либо сам предприниматель. После оформления на грузовой автотранспорт ИП, путевой лист следует зафиксировать в учетной книге и заверить (подписью предпринимателя). Данный документ служит обоснованием расходов на топливо и расчета зарплаты водителя автомобиля. Также в путевой лист вносится информация о времени в рейсе, включая простой, технические и аварийные остановки.

Если грузоперевозки осуществляются по заказу, то информация об этом указывается в специальном разделе, посвященном особенностям работы и использования транспортного средства. В нее входит наименование заказчика, место отправки и конечная точка следования, тип транспортируемого груза, а также длина (в км) и продолжительность перевозки. Разделы, предназначенные для итогов поездки, содержат сведения о пробеге, времени, отработанном водителем, а также тоннаже доставленного груза.

Обязательные реквизиты

1. Название — путевой лист

2. Номер

3. Срок действия

4. Сведения о собственнике машины

5. Тип и модель машины

6. Государственный регистрационный знак машины

7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж

8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж

9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время

10. Ф.И.О. водителя

11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя

12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр

13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины

14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины

15. Дата и время предрейсового контроля (с 15 декабря 2017 года)

16. ОГРН организации или ОГРНИП (с 15 декабря 2017 года)

Нужен ли он для водителя ИП

Исходя из разновидности ТС и сферы их эксплуатации применяют разные путевые листы. Для владельцев и арендаторов предусмотрены документы;

• для грузовиков;
• легковых машин;
• спецтранспорта;
• газели;
• грузового и легкового такси;
• общественных автобусов.

Легковой автомобиль

Любой транспорт, который эксплуатирует бизнесмен или компания в своей деятельности, нуждается в оформлении путевого листа. Документ для легкового автомобиля составляют по форме № 3. Образец применяется простыми фирмами и специализированными организациями.

Форма № 3

Грузовой

Бизнесмены, которые используют в своей работе грузовики, обязаны составлять на них путевые листы.

Важно! С марта 2019 г. листы выписывают на смену или поездку, исходя из того, что продолжительнее

Писать документ на месяц запрещено.

На практике ПЛ выписывают каждый день. Если водитель выполняет заказ, находясь вдали от компании, то составляют на весь период. Если на грузовике работает несколько сотрудников, то оформляют на каждого по отдельности. Если предприниматель, который является собственником техники, вместе с тем водитель, то он также выписывает ПЛ на себя.

В документе находятся все сведения о дате осуществления работ, расстоянии, которое проехал водитель. Эти сведения нужны для исчисления стоимости оказанных услуг, заработка сотрудникам, учета расхода топлива. Если грузовой автомобиль остановит ГИБДД, то водитель обязан предъявить документы на груз и ПЛ.

Обратите внимание! Трудовая инспекция часто проверяет соблюдение норм ТК в отношении сотрудников, поэтому специалисты попросят путевые листы для ИП. По ним отслеживают режим работы водителя и устанавливают правильность начисления зарплаты

Проверяющие из налоговой инспекции обязательно заинтересуются путевым листом. Анализ документов позволит выяснить, корректно ли проводилась калькуляция расходов на транспортировку. ПЛ хранится в течение пяти лет.

Заполненная путевка на грузовик

Автобус

Водители автобусов, которые перевозят пассажиров, должны держать при себе путевой лист на транспортное средство по форме № 6. Путевка понадобится сотруднику в рейсе, если остановит служащий ГИБДД, то нужно доказать право на использование автобуса, законность перевозки пассажиров или груза.

Важно! Правильно выписанный лист доказывает, что техника работает исправно, водитель имеет право управлять ей. Если работник перевозит опасный груз, то, как всегда, пишут маршрут, а вверху ставят пометку красным цветом «Опасный груз»

В пункте «Особые отметки» пишут номер товара согласно перечню ООН

Если работник перевозит опасный груз, то, как всегда, пишут маршрут, а вверху ставят пометку красным цветом «Опасный груз». В пункте «Особые отметки» пишут номер товара согласно перечню ООН.

Образец заполнения ПЛ № 6

Путевой лист для автомобиля такси

Обратите внимание

Особо строгие требования предъявляются к перевозке пассажиров. Отсутствие правильно составленного и зарегистрированного путевого листа не позволит ни предпринимателю, ни водителю, являющемуся его сотрудником, выполнить подтверждение объема выполняемых перевозок.

Выписку производит диспетчер предприятия в начале смены, а заполнение выполняется самим водителем. Путевой лист служит основанием для сверки сданных денег и расчета заработной платы. Утвержденного бланка для службы такси не существует. Для применения подойдет стандартная форма №4 образца 1997 г., либо вариант собственной разработки с учетом соответствия набора реквизитов, указанных в Приказе №152.

Также не ограничен срок действия путевого листа. На какой временной промежуток его выписывать — дело самого ИП. Оптимально оформлять новую путевку на каждую отдельную смену. Поездок в течение смены может быть разное количество, поэтому использовать одну путевку по несколько дней не слишком удобно, как для самого водителя, так и для бухгалтерии. Ведь оформляют путевку не на машину, а на лицо — то есть, водителя, осуществляющего перевозку. Один и тот же автомобиль может неоднократно переходить из рук в руки, поэтому процедура учета осуществляется в отношении каждого отдельного сотрудника.

Важно

Для предпринимателей, предоставляющих услуги такси, обязателен учет путевок и хранение их на протяжении 5-летнего срока.

Путевой лист ИП на грузовой автомобиль – обязательные реквизиты

Форма должна содержать все необходимые сведения, без которых документ не будет считаться действительным. Выдача допускается на срок не более 1 месяца. При этом обязательны к отражению следующие данные:

• Информация о предпринимателе – адрес регистрации, ФИО ИП, контактный телефон.
• Информация о водителе транспортного средства – указывается ФИО гражданина, номер его водительского удостоверения, данные лицензионной карточки при наличии. Если ИП работает один и сам же является водителем, вносятся данные на предпринимателя.
• Информация о транспортном средстве – марка, регистрационные номера, показания спидометра при выезде из гаража/возвращении в гараж.
• Отметка о пригодности автомобиля – проставляется уполномоченным сотрудником.
• Отметка о состоянии здоровья водителя – также проставляется ответственным уполномоченным лицом.
• Информация о работе транспорта и водителя – раздел 1 предназначен для отражения данных о маршруте движения, заказчиках услуг, характере грузов. Отдельно формируются сведения по результатам работы водителя с указанием общих данных пробега, перевезенной массы груза и времени работы.

После выполнения услуг путевые листы сдаются предпринимателю, который самостоятельно или с помощью бухгалтера выполняет начисление зарплаты водителю, списывает ГСМ на основании данных о расходе топлива, приходует ТМЦ, выставляет акты транспортных услуг заказчикам.

Прядок хранения документа

Путевой лист попадает в категорию первичной документации, которую необходимо хранить в организации в течение определенного периода времени. Как правило, такие документы хранятся на протяжении пяти лет. Однако если рассматривать «путевки», здесь имеются некоторые нюансы, из-за которых на многих предприятиях возникают проблемы.

Да, срок хранения «путевки» для автомобилей с повышенной грузоподъемностью составляет пять лет. Однако нужно помнить, если за этот период органы контроля не проводили проверки, нельзя уничтожать эти документы. Кроме этого, если работа является опасной, вредной и тяжелой, это дает водителю право на получение льготной пенсии. Нередко именно путевой лист является единственным подтверждением данного факта. В таких ситуациях хранить его необходимо не менее 75 лет.

По прибытию, шофер сдает «путевку» бухгалтеру. Она может храниться прямо здесь, или сдаваться в архив организации. Учитывая все особенности, здесь лист хранится до того времени, пока не наступить время его списывать. Как правило, храниться такие документы должны в отдельном помещении, которое оснащено глухими шкафами или специальными стеллажами. Чтобы бумажные документы не портились при длительном хранении, окна завешивают плотными шторами. Для этих целей многие организации оборудуют для архива подвальные помещения.

Путевой лист ИП грузового автомобиля

Минтранс РФ Приказом от 18.09.2008 N 152 ввел в оборот Обязательные реквизиты и порядок заполнения описываемых формуляров.

Согласно поименованному акту нормотворчества путевые листы должны содержать:

• название документа и его номер;
• срок действия формуляра в диапазоне от одного дня до месяца;
• информацию о владельце машины (обязательно отражается в путевом листе для ИП в виде ФИО, адреса и его телефона);
• сведения о транспорте с указанием типа и модели ТС, госномера, полного километража пробега при выезде и заезде в гараж, а также момента убытия машины с места стоянки;
• ФИО лица, управляющего грузовиком, и время его предрейсовой медицинской проверки завершают оформление документа.

Помимо вышеназванных данных на бланке путевого листа для ИП можно разместить дополнительные реквизиты, не указанные российским Минтрансом.

Важно помнить, что на каждый автомобиль формируется самостоятельный документ. Если же одной машиной управляют два и более лица, то на каждого водителя следует заполнить отдельный формуляр

Аналогичные правила применяются и в случае оформления индивидуальным предпринимателем путевого листа такси или на иные транспортные средства.

Также надо учитывать, что каждый описываемый формуляр должен быть зарегистрирован ИП в соответствующем журнале, а заполненный бланк документа следует хранить не менее пяти лет.