Ко-4 кассовая книга

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Заполняем бланк КО-5

Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.

Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.

Заполняем четные страницы

Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:

1. Текущая дата.
2. Сколько средств числилось в начале рабочего дня в главной кассе.
3. Сколько денег было выдано рядовому кассиру. Данная сумма записывается прописью и цифрами.
4. Подпись сотрудника, которому были выданы денежные средства.
5. Сколько денег было получено рядовым кассиром за весь день по приходным операциям.

Заполняем нечетные страницы

Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:

1. Сколько денег сдано старшему кассиру.
2. Подпись старшего кассира в подтверждение получения денежных средств.
3. Сколько наличных зафиксировано в кассе в конце дня. Эта же сумма записывается на следующий день в графу №2 таблицы на четной странице (остаток на начало дня).

Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру

Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.

Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.

Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

• наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
• ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
• период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
• обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

• число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
• отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
• ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
• порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
• регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
• тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
• в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

Далее в бланк вписываются

• сумма, сданная наличностью,
• сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
• подписи ответственных лиц.

Документы прихода и расхода денег из кассы предприятия

Выше давалась информация о необходимости составления ПКО и РКО на все операции по движению средств.

Что такое ПКО и где можно бесплатно скачать его образец

Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ, фиксирующий поступление денежных средств в кассу предприятия. Как и все бухгалтерские документы ПКО подлежат нумерации и имеют свои правила заполнения:

Оформление. 
Ордер состоит из 2 частей – первая часть остается в организации, вторая — отрывная, выдается вносителю, как подтверждение приема денег. В ПКО отражаются данные об организации, ОКПО, номер и дата приема денег.

Заполнение. В соответствующих графах указывается лицо, вносящее денежные средства, а также основание для их внесения.

Сумма. Прописывается сумма вносимых денег, как цифрами, так и прописью, до копеек.

Визирование. После заполнения, проверки данных и пересчета суммы, внизу ставится подпись уполномоченного лица, подтверждающего факт принятия денег.

Отрывная часть ПКО дублирует основные данные, но на экземпляре вносителя обязательно должна стоять печать организации.

Форму ПКО в excel можно скачать здесь.

Что такое РКО и как его оформить

Расходным кассовым ордером называют документ, подтверждающий выдачу денежных средств из кассы предприятия

Правила оформления расходного кассового ордера:

Оформление. Заполнение соответствующих граф с указанием организации, ОКПО

Запись расхода. Указание кому и на каком основании выданы денежные средства.

Сумма. Собственноручно получателем прописывается сумма выданных денег, до копеек.

Визирование. Указание документа, удостоверяющего личность получателя.

После заполнения, проверки данных и выдачи суммы ставится получателя и уполномоченного лица.

Форму РКО можно скачать тут.

Как заполнять кассовую книгу?

Законодательными нормами РФ допускается несколько вариантов ведения записей при заполнении книги:

1. На типографских журналах, заполняемых вручную.
2. Заполнение информации на ПК с последующим распечатыванием на принтере.
3. В специализированных ПО, с созданием электронного файла с ЭЦП.

Ответственным за учет операций с наличными финансами является кассир предприятия, наделенный необходимыми правами и обязательствами согласно заключенного трудового договора.

При отсутствии в штате фирмы должности кассира, обязательства по ведению учета наличности возлагаются на бухгалтера или гл. бухгалтера.

В небольшой фирме, где численность персонала равна 1-2 специалистам, учет наличных финансов можно поручить сторонней фирме или начальнику.

Основанием для организации учета движения наличности является Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 года.

Записи об операциях с наличностью заносятся, на основании ПКО и РКО, оформленных в соответствии действующими законодательными нормами.

Документ (0310004) состоит из 2-х разделов:

• Обложки бухгалтерского учета
• Итогового листа книги.

Ниже представлен внешний вид кассового журнала.

Титульный лист журнала, обычно, выбирается из плотной бумаги. Время хранения книги составляет 5 лет.

Шаблон книги утвержден Госкомстатом (№ 88 от 18.09.1998 года), что отображается в правом верхнем углу бланка КО-4.

На титульной странице должны содержаться следующие данные:

• Наименование компании, код его ОКПО.
• Структурный филиал (при наличии).
• Срок составления журнала (год).
• На завершающем листе журнала отображается число пронумерованных и прошнурованных листов.
• Данные подтверждаются печатью компании и подписями руководства и гл. бухгалтера с отображением Ф.И.О.
• Заключительной записью документа является дата заполнения данных о численности листов в подшивке.

Разрешается или нет ведение?

Согласно положениям вышеупомянутого Указания ЦБ РФ №3210-У, к кассовым документам хозяйствующего субъекта относятся только ордера РКО/ПКО, которыми оформляются соответственно расходование и поступление наличности.

По сути, книга является важным бухгалтерским регистром, фиксирующим любые факты поступления и расходования наличных денег.

В неё ежедневно вносятся сведения из РКО и ПКО – кассовых ордеров, удостоверяющих движение денежных средств у организации и ИП. По итогам каждого дня выводится остаток по кассе.

Регистр кассовой книги рекомендуется вести по официально утвержденной форме КО-4. Однако хозяйствующий субъект может разработать, утвердить и применять любую иную форму, содержащую при этом все необходимые сведения.

Кроме того, регламентом ЦБ РФ допускается ведение книги в электронном виде, что подразумевает использование для этого компьютерной техники и подходящего программного обеспечения.

Иначе говоря, специальная компьютерная программа должна отображать электронный файл кассовой книги с возможностью его регулярного редактирования.

Предпочтительной является табличная форма отображения данных, структура которой максимально соответствует вышеупомянутому стандарту КО-4.

Электронная форма кассовой книги, содержащая типичные поля (графы), легко заполняется с помощью клавиатуры и компьютерной мыши.

Как правило, функционалом программы предусматривается возможность распечатки сохраненных данных на бумажном носителе.

Нормами актуального законодательства предусматривается заполнение электронного регистра в конце каждого операционного дня, если в этот день осуществлялись приходные или расходные транзакции с наличностью.

Результатом данной процедуры является формирование документации, состоящей из условных двух листов:

• лист, содержащий номера и реквизиты;
• лист отчета, составленного самим кассиром.

Кассир распечатывает данные листы, внимательно изучает их содержание, а затем подписывает эти бумаги, если отсутствуют ошибки и неточности заполнения. Листы нумеруются и отправляются в кассу для дальнейшего хранения. Как исправлять ошибки в кассовой книге?

К завершению отчетного года производятся комплектация и подшивка всех экземпляров – формируется книга. Составленные отчеты направляются непосредственно в бухгалтерию.

Как вести — основные правила

Как уже говорилось ранее, заполнение электронного регистра книги осуществляется посредством внесения нужных сведений в готовую компьютерную форму, исполненную обычно как таблица.

По итоговой строке выводится кассовый остаток, являющийся результатом соответствующих вычислений. Кассир проверяет полученные данные, сверяет их с ордерами ПКО/РКО, сравнивает выведенную сумму остатка с фактической величиной наличных денег.

Кассовая наличность в пределах установленного лимита остается в организации, а сверхнормативные средства передаются (инкассируются) в банк.

Электронный формат ведения подразумевает как ручное, так и автоматизированное заполнение соответствующего регистра.

Ручное заполнение осуществляется следующим образом:

• Сравнение остатка наличности на начало дня актуальной страницы с остатком наличности на конец дня предшествующей страницы. Эти показатели должны совпадать.
• В соответствующей графе прописываются номера документов ПКО/РКО.
• Корректно указываются необходимые номера корреспондирующих счетов бухучета (зарплата, расчеты с покупателями, расчетный счет, прочие счета).
• Подводятся итоги по сведениям прихода/расхода наличности. Выводится сумма остатка наличности на конец текущего дня.
• Если все соответствует действительности и отсутствуют ошибки, бухгалтер и ответственный кассир проставляют свои ЭЦП (электронные подписи).

Автоматизированный вариант ведения книги позволяет существенно ускорить данный процесс, так как осуществляется одновременное внесение данных во вкладной лист и отчет самого кассира.

Программа самостоятельно нумерует страницы (по возрастанию). Общее количество созданных листов и результаты по денежным суммам автоматически вычисляются нарастающим итогом.

Пошаговая инструкция по заполнению документа

Рассмотрим ситуацию, когда необходимо принять и выдать денежные средства через кассу организации:

Шаг 1. Оформление

Допустим, что кассовая книга уже заведена, титульный лист оформлен, необходимо заполнить данные по новому кассовому дню:

•  указывает дата в формате число, месяц и год (число указывается двумя цифрами, а месяц прописью – 01 декабря 2016)
•  указывается порядковый номер листа книги (лист 2)

Как заполнить кассовую книгу?

Шаг 2. Перенос остатков с прошлого дня

 происходит, по сути, принятие кассы – пересчет наличности в кассе и запись в поле «Остаток на начало дня»

Важно, что бы данные по итогам предыдущего и нового кассового дня совпадали, в противном случае имеет место недостача

Шаг 3. Отражение операций

• Иванов И.И. возвращает в кассу неиспользованные подотчетные средства в размере 200,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства принимаются на основании приходного ордера.
• Петрову П.П. выдана заработная плата в размере 5 000,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства выдаются на основании расходного ордера.

Шаг 4. Сведение итогов

По итогам кассового дня подсчитывается количество операций и указываются следующие данные:

•  сколько денег поступило (200,00 рублей);
•  сколько выдано (5000,00 рублей);
•  Остаток на конец дня (5200,00 рублей)

Шаг. 5 Закрытие дня и передача отчета

По итогам дня кассир заполняет отчет, дублирующий основной лист книги, отражает количество документов (1 ПКО и 1 РКО) и передает бумаги в бухгалтерию.

Как правильно вести

Правила и порядок заполнения не ограничены законодательными установками. Это исходит из общепринятой практики оформления документации.

Так, алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. Титульный лист, где указываются реквизиты организации согласно имеющимся регистрационным документам.

2. Основная часть, состоящая из количества и адресата выданных или полученных средств. В конце также происходит подсчет итогов и остатков, оставляются подписи материально ответственных лиц.

Заполнение основывается на следующих правилах:

1. Документ заводится каждый год, ведется от начала до конца года. Если первая книга закончилась, то руководство заводит вторую и продолжает записи в хронологическом порядке.
2. Существует две формы заполнения: письменная и электронная.
3. Кассовая книга состоит из двух частей: титул (реквизиты предприятия) и основная часть (операции с денежными средствами).
4. Каждый лист книги оформляется в двойном экземпляре: один остается в книжке, а второй вырывается и отправляется в бухгалтерию.
5. Крайне не допускаются помарки и неточности, однако если они допущены, то следует зачеркнуть ошибочную запись и рядом списать необходимую информацию. Любое исправление заверяется подписями кассира и бухгалтера.
6. Заполнение книги в письменной форме только шариковой ручкой, никаких  фломастеров и карандашей.
7. Кассовая книга заполняется ежедневно, однако если в какой-то день никаких денежных операций произведено не было, то ничего писать не нужно.
8. В конце смены она сдается бухгалтеру, который, в свою очередь, проверяет правильность внесенных данных и расписывается.
9. На одном предприятии ведется только одна кассовая книжка, даже при наличии филиалов и представительств.

Выводы

Несмотря на существование и стремительное увеличение объемов потока безналичных расчетов между предприятиями, частными лицами многие бизнесмены все же не отрицают использование операций с финансовыми средствами в наличной форме.

Кассовая книга всегда является объектом для детальной проверки всевозможными контролирующими органами, её правильное заполнение должно контролироваться главным бухгалтером или директором предприятия с предельным вниманием. Данное обязательство необходимо отобразить в учетной политике компании

Данное обязательство необходимо отобразить в учетной политике компании.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно: — Москва — — Санкт-Петербург — — Другие регионы —