Аренда квартир для разъездных работников

Облагается ли НДФЛ арендная плата за жилье для сотрудника?

В соответствии с рекомендациями ФНС, опубликованными в начале 2017 года, суммы, соответствующие арендной плате за жилье сотрудника, должны в общем случае облагаться НДФЛ — как, в частности, зарплата сотрудника. В обоснование данной позиции налоговики приводят следующие тезисы:

1. Налогооблагаемым доходом по законодательству РФ признается выгода, выраженная в денежной либо натуральной форме, причем, учитываемая в тех или иных показателях. При этом, данная выгода может выражаться не только в фактическом пользовании экономическими ресурсами, но и в возможности ими пользоваться (как в случае с арендованным жильем).
2. В соответствии с положениями Налогового Кодекса, к доходам в натуральной форме относятся, в частности, оплата имущественных прав налогоплательщика иным лицом (например, работодателем). Пользование арендованным жильем — разновидность имущественных прав.

Таким образом, с суммы, перечисляемой работодателем собственнику жилья, в котором проживает сотрудник, государству должен перечисляться налог по ставке в 13%, если работник — налоговый резидент РФ, 30% — если он не имеет статуса резидента. При этом, уплачивает НДФЛ работодатель как налоговый агент. Данный налог работник впоследствии может применить в рамках вычетов — имущественных, социальных.

Кроме того, на расходы по оплате жилья для сотрудника также нужно будет начислить социальные взносы — в ПФР, ФСС и ФФОМС, поскольку в этом случае перечисление денежных средств будет осуществлено в рамках трудовых правоотношений.

Вместе с тем, указанное правило имеет исключение (критерии определения которого, при этом, законодательно строго не определены). Дело в том, что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового Кодекса России не облагаются НДФЛ выплаты, классифицированные как компенсационные по законодательству РФ и относящиеся к выполнению работником своих трудовых обязанностей.

Вопрос в том — считать ли арендную плату за жилье работника компенсационной выплатой. По мнению Верховного суда, к соответствующим выплатам следует относить исключительно те суммы, что направлены на обеспечение исполнения работником своих трудовых обязанностей. То есть — если без их перечисления трудовые обязанности не могут быть исполнены работником. Это могут быть, к примеру, суммы компенсации работодателем:

• жилья в командировке;
• жилья на вахте;
• проживания человека в квартире, где он выполняет работу удаленно.

Для того, чтобы подвести оплату квартиры сотрудника под выплату, которая не облагается НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ, работодателю крайне желательно:

1. Документально закрепить строгую зависимость факта проживания работника в арендованной квартире и исполнения им трудовых обязанностей — например, прописать в трудовом договоре или приложениях к нему, что человеку за счет работодателя предоставляется жилье по такому-то адресу.
2. Подготовить доказательства (на случай проверок ФНС), что у сотрудника нет возможности проживать в городе в другой квартире или снимать жилье за свой счет.

Самый лучший вариант для работодателя — поселить работника в квартире, принадлежащей фирме или в жилом блоке, который арендуется только для сотрудников. В этом случае у проверяющих органов возникнет меньше вопросов по поводу отнесения затрат на аренду к компенсационным — и, как следствие, не подлежащим обложению НДФЛ.

Об учете расходов на служебные поездки при разъездном характере работы, в том числе по найму жилья

Если в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах установлен разъездной характер работы сотрудника, то компенсация его расходов, которые связаны со служебными поездками (в том числе по найму жилья), в пределах суммы, предусмотренной в указанных документах или трудовом договоре, не облагается НДФЛ.

Вопрос: Об учете при исчислении налога на прибыль и НДФЛ расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы, в том числе расходов по найму жилья.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 14 июля 2014 г. N 03-03-06/4/34093

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке признания расходов на проживание для целей налогообложения по налогу на прибыль и сообщает следующее.

На основании статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в трудовом договоре обязательно должны быть включены условия о разъездном характере работы работника.

В соответствии с частью первой статьи 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом ТК РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации, согласно статье 129 раздела VI «Оплаты и нормирование труда» ТК РФ, являются элементами оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен в статье 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, возмещение работникам расходов в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сообщаем следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, в том числе расходов по найму жилья, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Сотрудники командированы в другой город и арендуют квартиру для проживания и автомобиль для разъездов – как учесть расходы?

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в расходы на командировки включаются в том числе расходы на:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения.

Исходя из вышесказанного, оплата аренды автомобиля для разъездов в месте командировки к командировочным расходам не относится. Однако согласно письмам Минфина России от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, можно учитывать в составе расходов по командировке при условии экономического обоснования таких расходов и их документального оформления. Таким образом, если выполнение задания командированных работников связано с необходимостью постоянных разъездов и перевозок тяжестей, то, по нашему мнению, вы можете учесть расходы на аренду автомобиля. Документами, подтверждающими произведенные расходы, по нашему мнению могут являться, например, договор аренды автомобиля и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, если арендодателем является физическое лицо. Если же автомобиль арендован у организации, то первичными документами являются: договор аренды автомобиля, акт приема-передачи, чек ККТ об оплате.

Списание расходов на топливо по автомобилю, арендованному командированным работником, по нашему мнению должно производиться в стандартном порядке, т. е. на основании путевых листов, подтверждающих факт расхода топлива, и чеков, подтверждающих факт оплаты топлива.

Расходы на аренду квартиры являются расходами на наем жилого помещения. Документами, подтверждающими произведенные расходы на наем жилого помещения, по нашему мнению, могут служить: как договор аренды жилого помещения и расписка арендодателя в получении оплаты за аренду, так и иные документы прямо или косвенно подтверждающие произведенные расходы, в том числе проездные документы, подтверждающие нахождение и, следовательно, проживание работника по месту командировки и аренды жилья.

Ели договор аренды квартиры и/или автомобиля с физическим лицом заключал командированный работник от своего имени (от имени физического лица), то ваша организация не является налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае арендодатель должен самостоятельно начислить и уплатить НДФЛ (пп. 1 п. 1 и п. 2 ст. 228 НК РФ).

Если договор аренды с физическим лицом был заключен от имени организации, то организация является налоговым агентом по НДФЛ.

А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, подпишитесь на бесплатную рассылку.