Где заполняется журнал
Журнал относится к первичным учетным документам, но, тем не менее, место его ведения – не бухгалтерия, а непосредственно точка продажи спиртной продукции: магазин, кафе, бар, ресторан, буфет и т.д. При этом есть одна важная особенность, которую должны соблюдать все розничные торговцы спиртным: если организация имеет два или более магазина (или иных заведений), в которых производится розничная продажа спиртосодержащих напитков, то свой отдельный журнал должен вестись в каждом из них.
Заполнять журнал следует непосредственно после продажи спиртного или чуть позже, но не позднее, чем на следующей день после реализации товара.
Как вести журнал учета розничной продажи алкогольной продукции?
Ответ
Обязанность фиксировать объемы оборота алкогольной продукции в специальном журнале учета закреплена в
п. 11 постановления Правительства РФ от 19.06.2006 № 380.
Форма этого журнала, а также
порядок его заполнения утверждены приказом Росалкогольрегулирования
от 19.06.2015 № 164 (далее – Приказ № 164). Необходимость ведения такого журнала розничными продавцами алкогольной и спиртосодержащей продукции
была введена с 01.01.2016. Подробнее об этом читайте в комментарии.
Вести журнал должны как организации, торгующие алкогольной продукцией в розницу, так и ИП, продающие в розницу пиво, напитки, изготовленные на основе
пива, сидр, пуаре и медовуху. Впоследствии информация, зафиксированная в журнале, используется ими при заполнении деклараций об объеме производства,
оборота и (или) использования алкогольной и спиртосодержащей продукции
(п. 3 Порядка, утв. Приказом № 164).
Это означает, что журнал, по сути, является одним из документов, на основании которого будет проводиться контроль за оборотом алкоголя. Заполнять журнал
нужно при продаже как пищевой, так и непищевой спиртосодержащей продукции.
Согласно положениям Приказа № 164 журнал может вестись:
- на бумажном носителе;
- в электронном виде с использованием программных средств ЕГАИС.
Если журнал ведется на бумаге, заполнять его можно как вручную, так и с помощью любых компьютерных программ с последующей распечаткой. При этом
соблюдать какие-либо специальные требования к оформлению бумажного журнала не нужно (например, прошнуровывать, нумеровать страницы и т.д.). Главное,
чтобы сама форма соответствовала форме, утвержденной
Приказом № 164.
Что касается электронной формы журнала, как сообщается
на сайте Росалкогольрегулирования, в
личном кабинете ЕГАИС реализована возможность автоматического формирования журнала учета на основании данных,
поступающих с технических средств, используемых для работы с системой. Это означает, что розничным продавцам алкоголя, подключенным к ЕГАИС, не нужно
вести журнал вручную – сведения о реализуемой алкогольной продукции будут вноситься в него автоматически.
Обратите внимание: законодательство не обязывает розничных продавцов алкоголя регулярно предоставлять журнал контролирующим органам. Но с учетом того,
что Приказ № 164
предусматривает обязательное наличие такого журнала, контролирующие органы вправе требовать ознакомления с его содержимым в ходе контрольных мероприятий
(например, во время проверки)
Отсутствие журнала учета розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции, как и нарушение порядка его заполнения, могут стать основанием
для привлечения продавца к административной ответственности на основании
ст. 14.19 КоАП РФ
(п. 7 письма Росалкогольрегулирования от 01.09.2014 № 17141/03).
Штраф за такое нарушение может составить:
- на должностных лиц — от 10 000 до 15 000 рублей;
- на юридических лиц — от 150 000 до 200 000 рублей.
Одновременно с наложением штрафа возможно применение такой меры
ответственности как конфискация продукции, явившейся предметом административного
правонарушения.
Порядок заполнения
Книга содержит семь граф:
- Номер по порядку для каждой записи.
- Дата реализации любой единицы алкоголя или дата открытия тары, в которой он транспортируется.
- Сведения, которые содержит штрихкод, нанесенный на акцизную марку (относится к продукции, подлежащей маркировке). Если продукция не подлежит обязательной маркировке, то графу заполнять не нужно.
- Наименование продукции (в соответствии с имеющейся сопроводительной документацией).
- Код вида алкоголя на основании данных Классификатора видов продукции.
- Емкость (единица изменения — литры) потребительской/транспортной тары.
- Количество такой тары.
Последовательный процесс заполнения вы можете посмотреть на следующем видео:
Итоговые продажи необходимо «подбивать» ежедневно по каждому виду алкоголя.
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк журнала и образец его заполнения
Документ разрешено заполнять одним из наиболее удобных способов: на бумаге и в электронном виде через единую государственную автоматизированную систему учета алкоголя. Организации и ИП самостоятельно решают, какой из вариантов более подходит для их бизнеса.
Важно отметить, что выбранный способ определяет и правила заполнения граф книги.
Так, при ведении бумажной версии не требуется заполнять графу номер 3 — «штрихкод». Примечательно, что несмотря на обязательность документа, жесткие требования к бумажному варианту не предъявляются. Это значит, что прошнуровывать, пломбировать и скреплять его печатью нет необходимости. Также нет регламентов к цвету чернил или шрифту внесения записей.
При заполнении журнала через ЕГАИС по алкогольной продукции, подлежащей маркировке федеральными специальными либо акцизными марками, графы 4 -7 необходимо оставить пустыми. Однако для подключения к ЕГАИС необходима установка специального программного обеспечения. Если у продавца нет доступа к системе, то он обязан вести учет в бумажном виде.
Журнал учета розничной продажи и пиво
Журнал учета розничной продажи пива остается актуальным на неопределенный срок для малых предприятий, торгующих пивом, которые не могут себе позволить (или не хотят по каким-то причинам) оборудовать торговые точки техническими средствами для фиксации розничных продаж.
Главной проблемой, практически не решаемой для таких продавцов, является соответствие показателей Журнала учета розничной продажи пива с данными квартальной декларации. Облегчить себе работу можно, добавив в Журнал учета дополнительные (не включенные в область печати) графы – производитель и поставщик, что увеличит нагрузку на работника, ответственного за заполнение. И все-равно, внесение в квартальную декларацию в ручном режиме реализацию из Журнала учета розничной продажи пива настолько кропотливая работа, что ее выполнение можно считать практически невозможным. Любопытно, а как проверяющие будут сравнивать журнал с декларацией, пусть даже выборочно? В их случае наиболее простой способ – это подсчитать по одному из кодов вида продукции объем за квартал по журналу и сравнить с декларацией. К счастью, кодов у пива и напитков на его основе немного, поэтому можно самим, заранее, при подготовке декларации посчитать итоги по кодам из журнала и скорректировать реализацию в декларации.
Как составить журнал
Журнал имеет унифицированную форму, которая обязательна к заполнению. При этом вести его можно как в «живом», так и в электронном виде. В отношении бумажной версии никаких особых условий не выдвигается, то есть отсутствуют требования по цвету ручки, или, например, нумерации и шнуровке журнала. Также нет указаний относительно правок, которые можно вносить в документ и того, как именно это делать, поэтому на всякий случай к оформлению журнала следует относиться очень внимательно, не допуская нарушений.
А вот что касается электронного формата, то тут все более четко: журнал нужно вести только при применении системы ЕГАИС, при этом часть розничных точек должна подключаться к этой системе в обязательном порядке (например, те, кто осуществляет продажу алкоголя в городах и крупных селах — если численность населения свыше 3 тыс. человек).
ИП и предприятия, реализующие спиртное вкупе с предоставлением услуг общепита, от подключения к ЕГАИС освобождены (т.е. как раз именно они и могут использовать бумажный журнал).
Журнал формируется в единственном оригинальном экземпляре. При этом такой графы, как подпись ответственного работника в нем нет, что обозначает, что он не должен содержать этот автограф (поскольку в законе указано, что редактировать документ исходя из потребностей организации нельзя). В отношении печати действует то же правило: заверять его при помощи штемпельного изделия необходимости нет.
Автоматизация при заполнении в программе Excel
Заполнять Журнал учета розничной продажи алкогольной продукции лучше на компьютере или ноутбуке, несмотря на то, что придется разместить его вместе с принтером на торговой точке, и, возможно, обучить персонал. При этом, если учет вести в программе Excel, можно организовать выбор номенклатуры из раскрывающегося списка, автоматическую подстановку кода вида продукции и автоматизировать подведение итогов за день.
Вы можете скачать мой файл для автоматизации Журнала учета, созданный на основе предложенного примера Росалкогольрегулирования. В нем я оставил записи из образца, чтобы вы могли протестировать и сравнить полученные итоги с оригиналом. Нумерацию оставил как в примере.
Рекомендации по работе с файлом:
Наименования алкогольной продукции и ее коды заполняются в виде списка на листе «Номенклатура». Не оставляйте пустых ячеек внутри списка. Ячейки можно очищать, перезаписывать и, даже, удалять, но кроме ячейки «A2», которую удалять нельзя, так как на нее ссылается формула именованного диапазона.
На листе «Журнал учета» наименование выбирается из раскрывающегося списка. Вручную записать наименование в ячейку нельзя, но можно скопировать и вставить из заполненной. Код вида продукции подставляется автоматически с помощью формулы при выборе наименования. Ячейки с формулами отмечены цветом.
Чтобы рассчитать итоги за день, выделите нужные строки по любому столбцу и нажмите кнопку «Подвести итоги».
Выбор строк в журнале учета
Расчет производится с помощью кода VBA – у вас должно быть разрешено выполнение макросов.
Итоги подведены
Для проверки работоспособности программы на вашем компьютере подведите итоги за два дня из оставленного в файле примера и сравните с итогами из образца Журнала учета от ФСРАР. Если все нормально, отличия могут быть только в порядке следования отдельных итогов, так как сортировку по алфавиту или, соответственно, по увеличению номера кода я не применил.
Перед началом работы с реальными данными удалите строки с образцами записей до строки с подкрашенной ячейкой в графе с кодами видов продукции.
Строки для новых записей копируются путем протягивания вниз выделенной нижней строки таблицы за правый нижний угол.
Правила ведения
Росалкогольрегулирование предпринимало несколько попыток ввести книгу в действие, но сначала откладывало сроки, а потом и вовсе пересмотрело форму документа. Изначально журнал должен был стать обязательным для продавцов алкоголя с 1.12.2014 (приказ за номером 153 от 23.05.14). Однако на ведомство обрушился шквал запросов от представителей бизнеса, которые задавали массу вопросов по ведению и заполнению бумаги.
В результате данной бурной реакции законодатели пересмотрели дату вступления в силу приказа и отложили срок до 1.07.2015. Однако на этом Федеральная служба не остановилась, приказ 153 был отменен, фактически даже не вступив в действие. Вместо неудачного документа 19.06.2015 был утвержден новый приказ за номером 164. Им регламентирована измененная версия журнала и порядок его заполнения. Форма претерпела значительные преобразования, «потеряв» после корректировки половину граф от изначальной версии.
С 01.01.2016 г. строгое заполнение книги учета является обязательным для ИП и организаций, реализующих в розницу любой алкоголь.
Те индивидуальные предприниматели или компании, которые имеют несколько розничных точек, создают и ведут документ для каждого магазина. Хранится он также в точке продаж, так как записи следует вносить самое позднее на следующий день после продажи продукции в индивидуальной таре (бутылках, банках).
При реализации разливной продукции создать соответствующую запись следует не позднее одного дня с момента открытия транспортной тары. Говоря простым языком, в журнал вносятся записи о розничной продаже каждой бутылки медовухи, сидра, водки, пива, коньяка и другого алкоголя, а также о всякой пивной кеге, которую продавец вскрыл с целью розлива напитка, предназначенного к продаже.
Если вас интересует, сколько стоит лицензия на производство алкоголя, прочтите этот материал.
О том, как получить лицензию на продажу алкоголя, читайте здесь.
