Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполнить, распечатать онлайн

Порядок заполнения

Основа учетной книги — это ее титульный лист. Кроме названия самого документа на него заносят следующие реквизиты:

• название предприятия, на котором осуществляется учет;
• ОКПО (общий классификатор предприятий и организаций);
• дата начала ведения документа и период, на который его заводят;
• ФИО ответственного за заполнение с указанием должности.

Здесь вы можете скачать бланк и образец документа

Следующие листы книги содержат одинаковые таблицы для заполнения. В них содержится восемь пунктов, 4 из них относятся к статье расходов и еще 4 — к приходам:

• 1 столбец – дата оформления приходного ордера;
• 2 столбец – порядковый номер документа;
• 3 столбец – сумма оприходованных денежных средств;
• 4 столбец – примечание, в котором фиксируют источник денежных поступлений;
• 5 столбец – дата оформления расходного ордера;
• 6 столбец – порядковый номер документа;
• 7 столбец – сумма расходных денежных средств;
• 8 столбец – примечание, в котором указывают, на что расходуют средства или для кого они предназначены.

Что это такое

Гражданин, открывающий ИП, должен начать ведение журнала, образец которого представлен ниже. Главное назначение этого документа – получение возможности упорядочить движение по всем расходным и приходным документам.

Это связано с тем, что регистрация отчетности должна осуществляться непосредственно при ее создании. Форма КО 3 наиболее часто используется для ведения журнала.

Это правило не действует только при составлении ордеров, которые могут действовать лишь один день до реализации. Журнал используется руководством с целью предотвращения ошибок, и правомерного использования всех платежных, расходных бумаг.

В конце рабочего дня бухгалтер обязан сверить документацию, в частности, разделы «расход» и «приход». В случае, если документ заполнен правильно, то во время проверки с его помощью можно быстро понять, каким должен быть остаток в кассе предприятия.

В журнале обязательно должны быть зарегистрированы следующие документы:

1. Бумаги, являющиеся подтверждением прихода и расхода определенной суммы денежных средств, вне зависимости от того, из каких источников они были получены, и для каких целей используются.
2. Сведения о получении расчетно – платежных ведомостей, которые сопровождают выдачу зарплаты сотрудникам, трудоустроенным на предприятии. Эти ведомости могут быть заполнены только после выдачи зарплаты.
3. Заявление не получение денежных средств.
4. Счета, необходимые для оплаты услуг и товаров.

Обязательно ли вести для учета ПКО и РКО?

Потребность в регистрации и учете приходных и расходных кассовых ордеров часто бывает связана с необходимостью мониторинга соответствующих документов по времени.

Такая возможность нередко оказывается полезной при проверках, проводимых фискальным органом.

Что касается обязательности ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, то такое нормативное требование действовало для хозяйствующих субъектов, работающих с денежной наличностью, до завершения 2011 года.

Данное предписание регламентировалось Порядком осуществления кассовых операций в РФ (пункт 21), утвержденным Центробанком РФ (№ 40 от 22.09.1993).

Впоследствии данный нормативный документ перестал действовать. Его заменило Положение Центробанка РФ, регламентирующее порядок совершения кассовых транзакций с банкнотами и монетой на территории РФ, утвержденное Центробанком РФ (№ 373-П от 12.10.2011) и вступившее с 01.01.2012 в силу.

В новом нормативном акте Банка России – Положении № 373-П от 12.10.2011 – уже отсутствует требование о необходимости ведения данного журнала.

В настоящее время следует придерживаться порядка кассовых транзакций, регламентированного Указанием ЦБ РФ под номером 3210-У от 11.03.2014.

Этот нормативный документ также не предусматривает обязательного ведения предприятиями (хозяйствующими субъектами) регистрационного журнала для кассовых ордеров.

Положением № 373-П (пункт 5.2) предусматривается необходимость отражения сведений о ПКО и РКО исключительно в кассовой книге.

Однако налоговая служба при проведении проверок зачастую требует у хозяйствующих субъектов предоставить для ревизии не только кассовые книги и прочие бумаги, имеющие отношение к ведению наличных операций, но и журнал регистрации и учета ПКО и РКО.

Таким образом, если компания регулярно и часто совершает операции с денежной наличностью в существенных объемах, ей все же рекомендуется вести этот регистрационный журнал.

Какой бланк нужно использовать?

Журнал регистрации, предназначенный для учета оформленных кассовых ордеров (ПКО и РКО), может вестись предприятием по унифицированной форме № КО-3, бланк которой целенаправленно разработан и регламентирован Госкомстатом РФ (Постановление № 88 от 18.08.1998).

Соответственно, хозяйствующий субъект может выбирать – либо применять регламентированную форму, либо разрабатывать для этого собственный журнал, ориентируясь, к примеру, на стандартный бланк.

Возможность подобного выбора предоставляется предприятию нормами действующего законодательства (имеется в виду ФЗ-402 – о бухучете).

Сводные регистры предприятия вправе разрабатывать субъект, ответственный в организации за бухучет, а утверждаются они распорядительными актами руководителя.

Как заполнить форму КО-3?

Стандартный бланк такого журнала представлен таблицей, состоящей из двух частей. По левой стороне отражаются сведения о ПКО, по правой стороне – о РКО.

Кассовые ордера фиксируются в регистрационном журнале с отображением следующих данных:

• сумма операции;
• дата проведения операции;
• номер, присвоенный ордеру при регистрации;
• примечание, краткое описание приходной/расходной операции.

Кроме того, на титульном листе указывается наименование организации, название структурного подразделения, регистрационный код предприятия, период учета, ответственный субъект (ФИО, должность).

Порядок оформления журнала регистрации ПКО и РКО

Журнал регистрации кассовых ордеров имеет некоторые особенности составления и оформления. К ним относят следующие:

1. Данный способ учета устанавливается на определенный промежуток времени, утвержденный внутренними документами или уставом компании.
2. Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, опломбированы бумажной пломбой и содержать печать компании. Кроме того, также может предусматриваться наличие на пломбе подписей руководителей отделов.
3. Если документ заполняется от руки, то допустимо использование только шариковой ручки или чернил синего цвета.
4. На титульном листе журнала должна содержаться следующая информация: наименование документ, наименование компании или ее структурного подразделения, дата начала внесения данных, дата закрытия журнала, а также ФИО и должность ответственного за заполнение журнала сотрудника.
5. Основная часть журнала представлена одинаковыми листами с таблицей. В таблице содержится информация о реквизитах и основных показателях ПКО и РКО.

Информация в таблицу заносится по определенным строкам и столбикам и представлена следующими пунктами:

1. Дата составления ПКО. Дата составления и проведения ПКО должны совпадать с датой фактического оприходования денежных средств.
2. Номер ведомости. Обычно присваивается по порядку для подобных документов организации.
3. Сумма денежных средств, указанная в ПКО. Указывается та сумма денег, которая согласно ПКО была внесена в кассу компании.
4. Примечание. В этой части отражают некоторые особенности, которые сопровождают оформление документа. Указывается лицо, от которого была получена определенна сумма денег, иные причины оприходования, источник поступления средств и т.д.
5. Дата составления РКО. При внесении даты составления РКО следует учитывать, что непроведенные операции не подлежат отражению в данном журнале. Некоторые ответственные сотрудники стараются оформить данные документы заранее, но это может привести к том, что потребуется возвращать неиспользованные деньги. Внесение записи в журнал после нужно будет устранять, а это делать категорически запрещено.
6. Номер документа согласно внутренней порядковой нумерации РКО. Как правило, компания с нового календарного года обнуляет нумерацию ордеров и начинает ее заново.
7. Сумма денежных средств, выданных из кассы. Основанием для выдачи денежных средств может быть оплата поставщикам, инкассация и иные расходы. В журнале запрещены какие-либо округления, указанная в журнале сумма должна совпадать с той, что указана в РКО.
8. Комментарии, сопровождающие расход денежных средств и указывающие на причину оформления РКО. Указывается кому выданы деньги, а также характер использования средств.

Заполняя журнал, необходимо соблюдать сквозную нумерацию документов по приходу и расходу денежных средств. Например, если расходник зарегистрирован под номером 21, то следующий за ним должен идти под номером 22. Так происходит дополнительный контроль правильности ведения учета и составления документов. Ошибки при заполнении документа недопустимы. Если журнал не заполняется автоматически с помощью учетной программы, то возможны некоторые ошибки, возникающие в следствие человеческого фактора.

Кто занимается заполнением журнала регистрации

Как правило, заполняет журнал кассир либо назначенный сотрудник бухгалтерии, знающий правила заполнения, назначенные руководителем организации. Данное лицо является материально ответственным, о чем с ним заранее составляется договор. Неграмотное ведение, ошибки в журнале регистрации ПКО и РКО, которые выявляются аудитором влекут за собой привлечение к административной ответственности (ст.15 п.1 КоАП РФ).

Положение ФЗ «О Центральном Банке РФ» №86, ст. 34 от 10.07.2002 г. поручает Банку России упорядочивание кассовых операций, проводимых юридическими лицами и предпринимателями. Тем самым, данный ФЗ устанавливает унифицированные правила, обязательные для исполнения перечисленными лицами.

Существует понятие кассового лимита для любого предприятия. Размер его определяет Центробанк — он также согласуется в индивидуальном порядке с начальством организации. Денежная сумма, превышающая установленный лимит, подлежит хранению в банке.

Стоит рассмотреть немного подробнее, что же такое приходные и расходные ордеры, которые подлежат регистрации.

Порядок заполнения книги РКО и ПКО

Журнал допускается вести в любом удобном виде: электронном, печатном, написанном от руки. На каждом листе проставляется его порядковый номер, а также печать организации. Субъект ведения кассового журнала сам определяет, на какой период будет заводиться журнал (месяц, полгода, год).

Сам журнал состоит из двух частей: титульный лист и собственно сама учетная книга, её листы. Если заполнение происходит от руки, то исключительно ручкой синего цвета.

Заглавный (титульный) лист содержит следующую информацию:

1. Конкретное название документа.
2. Название организации.
3. Код по общему классификатору (ОКПО).
4. Период начала и окончания заполнения.
5. Данные работника, который несет ответственность за журнал: его ФИО, должность.

Сами учетные страницы представляют собой таблицу из двух столбцов. Слева фиксируются сведения о приходах, справа — о расходах.

Необходимо помнить, что «расходник» на выдачу зарплаты регистрируется только по факту её получения работниками. Данное правило исходит из того, что для получения работником зарплаты может не хватить наличных в кассе. А в связи с тем, что РКО действует только в день его оформления, может произойти грубое нарушение правил ведения журнала, если ордер буден внесен на другой день.

Штрафы, предусмотренные административным законодательством за неграмотное ведение регистрации кассовых ордеров, помарки и ошибки, довольно серьёзные

Следует с большей ответственностью подходить к такому важному моменту, как заполнение журнала регистрации

vote

Article Rating

Выводы

Форма КО-3, применяемая большинством отечественных предприятий для ведения журнала регистрации РКО и ПКО, является удобным регистром сводного учета кассовых документов.

При этом хозяйствующие субъекты вправе разрабатывать и использовать собственные бланки подобных регистров. Такая возможность предоставляется сегодня актуальным законодательством о бухучете.

Следует также учитывать, что заполнение данного журнала на сегодняшний день вообще не является обязательным для организации, совершающей наличные операции. Однако его все же рекомендуется вести из соображений повышения эффективности учета.