Журнал регистрации должностных инструкций — образец

Обязательна ли именно такая форма

Законодательство предусматривает возможность самостоятельного формирования в компаниях подобного рода документов. Графы можно изменять по своему усмотрению. Главное, чтобы в реестре были указаны

• организация,
• ответственные лица,
• подписи тех, кому инструкции выдавались на руки.

Факт такого изменения должен быть отражен в учетной политике компании и прописан в соответствующих документах. Иначе организацию ждет, как минимум, административная ответственность.

Поэтому большинство компаний предпочитает пользоваться типовыми бланками, хотя они и не являются обязательными.

Некоторые, помимо информации о выдаче инструкций по охране труда, включают в журнал данные о выдаче инструкций по пожарной безопасности. Это довольно удобно: отдельный работник расписывается за выдачу сразу двух типов инструкций по безопасному нахождению на своем рабочем месте. Только такое изменение должно фиксироваться одним из приказов руководителя.

Порядок ведения и назначение журнала

Движение ДИ, частично отражаемое в журнале, может выглядеть следующим образом:

• утверждение ДИ;
• передача ДИ в отдел кадров;
• передача в подразделение;
• ознакомление и выдача работнику.

Рекомендуем! Целесообразно издание краткой инструкции по ведению журнала, которая может быть включена в ДИ специалиста, ответственного за его ведение.

Обратите внимание! В журнале не фиксируются и не передаются в подразделения приказы об утверждении или изменении ДИ, за исключением случаев, когда они содержатся в тексте приказа. Ознакомление работника с ДИ может фиксироваться в отдельном журнале

Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:

Ознакомление работника с ДИ может фиксироваться в отдельном журнале. Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:

• упорядочение документооборота — возможность быстро определить место хранения ДИ, редакцию ДИ, действовавшую на определенную дату;
• удостоверение факта издания ДИ или внесения в нее изменений (в этом качестве он может быть использован как доказательство в суде, см. постановление 1-го ААС от 11.03.2012 № 01АП-7202/11);
• облегчение работы по сбору ДИ и составлению описи, например для сдачи на хранение в архив при ликвидации организации.

***

Итак, журнал учета ДИ целесообразно вести для оптимизации кадрового документооборота и фиксации факта издания и места хранения ДИ на период их использования в работе. В журнал включаются графы с учетом принятой системы документооборота в организации.

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ

__________________________________________________________ (наименование юридического лица/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность, связанную с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ) ПРИКАЗ N _____ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ г. _____________ «___»____________ ____ г. В связи с производственной необходимостью, руководствуясь п. 5 Правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 N 419, приказываю: 1. Назначить _________________________________ ответственным за ведение (Ф.И.О., должность работника) и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ (далее — «Журнал»), в ________ __________________________________________________________________________, (наименование юридического лица/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя) при этом руководствоваться Правилами ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 04.11.2006 N 644. 2.

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в соответствующем журнале, это:

• должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
• различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
• коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
• правила трудового распорядка и другие.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под роспись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках.

Кроме этого, персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Обратите внимание, что ознакомление сотрудников с ЛНА представляет важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст.

Чем предусмотрен и для чего нужен

Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:

• журнал регистрации выдачи инструкций;
• журнал их учета.

Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.

Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:

• дате постановки на учет;
• наименовании;
• дате утверждения работодателем;
• плановом сроке проверки;
• информации о работниках, ответственных за учет.

Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.

Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.

Нормы закона

Трудовое законодательство РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, что не мешает ее активному применению во многих организациях.

А так как указанный документ не имеет законодательной регламентации, отсутствуют, и правила ведения инструкций, в связи с чем у работодателей возникает множество вопросов, с которыми они обращаются в Федеральную службу по труду и занятости РФ.

Порядок ведения ДИ в рекомендательной форме освещен:

• Письмом Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 о порядке создания инструкции;
• Письмом Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 о порядке внесения изменений в инструкцию.

В упомянутых нормах сказано, что работодатель имеет право по собственному разумению определять порядок формирования, утверждения и ознакомления с должностной инструкцией, конечно в рамках действующего законодательства.

А так как большинство директоров и менеджеров по персоналу не горит желанием быть первопроходцами в кадровом делопроизводстве, принято использовать процедуры, сходные по смыслу либо же исходя из предыдущего опыта основанного, еще на нормативных актах постсоветского времени.

То есть для ознакомления с ДИ используется процесс, аналогичный с трудовым договором, который выражается не только в издании указанного документа в двух экземплярах и наличии подписи обеих сторон, но и в оформлении журнала, который фиксируется как факт создания самой инструкции, так и ознакомлении с ней работника, не говоря уж о получении им собственного экземпляра.

Какие документы есть еще:

• Все документы из раздела «Журнал»
• Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Журнал»:

• Журнал учета приказов по личному составу (образец заполнения)
• Журнал учета решений о предстоящем исключении недействующего юридического лица из единого государственного реестра юридических лиц
• Журнал учета согласований выдачи удостоверений личности моряка (образец)
• Журнал учета радиоактивных отходов
• Журнал учета результатов ветеринарного надзора товаров, включенных в Единый перечень товаров, подлежащих ветеринарному контролю (надзору), утвержденный Решением Комиссии Таможенного союза от 18 июня 2010 г. N 317

• Важные нюансы при покупке фирмы
• Процесс переписки квартиры на другого человека
• Процесс получения визы в США
• Процесс продажи машины
• Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
• Строительство частного дома в городской черте

Как регистрировать инструкции

Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.

Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях организации по документообороту.

Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.

Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.

Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.

Записи ведутся в хронологическом порядке.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
2. Контролировать их обновление.
3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления  сотрудников,  учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления  работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации ДИ;
• ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.

Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.

1. Титульный лист.
2. Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
3. Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
4. Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.

Титульный лист

Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:

1. Название журнала.
2. Наименование организации.
3. Дата начала и окончания ведения.
4. При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.

Обратная сторона

Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.

Для этого используются обычные поля:

• общее количество листов;
• название должности заверяющего;
• ФИО заверяющего;
• подпись;
• дата;
• место для печати.

Страница об ответственных за ведение

Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.

Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.

Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.

Примерная форма первого листа может быть такой:

Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения	ФИО ответственного	Должность ответственного	Основание назначения (приказ, распоряжение)	Подпись ответственного
Начало	Окончание
01.03.2014

Образец документа:

Приложение N 4 к Положению о должностных инструкциях в ООО «Альфа»

Начат ________ (чч.мм.гггг) Окончен _______ (чч.мм.гггг) Срок хранения — 75 лет

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
¦  N и дата ¦Наименование¦   В каком   ¦    Дата   ¦    Дата    ¦   Места  ¦Примечания¦  N и дата ¦    Дата    ¦Примечания¦
¦должностной¦  должности ¦ структурном ¦утверждения¦ознакомления¦нахождения¦          ¦изменений к¦ознакомления¦          ¦
¦ инструкции¦ (категории)¦подразделении¦     ДИ    ¦     ДИ     ¦   копий  ¦          ¦должностной¦  работника ¦          ¦
¦    (ДИ)   ¦    в ДИ    ¦ применяется ¦           ¦            ¦ документа¦          ¦ инструкции¦            ¦          ¦
¦           ¦            ¦      ДИ     ¦           ¦            ¦          ¦          ¦           ¦            ¦          ¦
+-----------+------------+-------------+-----------+------------+----------+----------+-----------+------------+----------+
¦     1     ¦      2     ¦             ¦           ¦            ¦          ¦          ¦           ¦            ¦          ¦
+-----------+------------+-------------+-----------+------------+----------+----------+-----------+------------+----------+
¦    ...    ¦     ...    ¦     ...     ¦    ...    ¦            ¦    ...   ¦          ¦    ...    ¦     ...    ¦    ...   ¦
+-----------+------------+-------------+-----------+------------+----------+----------+-----------+------------+----------+
¦N 4-ДИ/2012¦Юрисконсульт¦Правовой     ¦ЧЧ.ММ.ГГГГ ¦ЧЧ.ММ.ГГГГ  ¦1.        ¦          ¦           ¦            ¦          ¦
¦от         ¦            ¦отдел        ¦           ¦            ¦Правовой  ¦          ¦           ¦            ¦          ¦
¦06.02.2012 ¦            ¦             ¦           ¦            ¦отдел.    ¦          ¦           ¦            ¦          ¦
¦           ¦            ¦             ¦           ¦            ¦2.        ¦          ¦           ¦            ¦          ¦
¦           ¦            ¦             ¦           ¦            ¦Работник  ¦          ¦           ¦            ¦          ¦
+-----------+------------+-------------+-----------+------------+----------+----------+-----------+------------+----------+
¦    ...    ¦     ...    ¦     ...     ¦    ...    ¦            ¦    ...   ¦          ¦    ...    ¦     ...    ¦    ...   ¦
------------+------------+-------------+-----------+------------+----------+----------+-----------+------------+-----------

Пояснения:

1. Регистрационный номер должностной инструкции — это «порядковый номер — индекс «ДИ»/год», например должностная инструкция N 4-ДИ/2012.

2. Графа «Примечания» включает любую необходимую информацию, например указание на дату сокращения должности и передачи должностной инструкции в архив, пометки о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ, и др.

Для чего нужна должностная инструкция?

Данный документ выполняет следующие функции:

• регулирующую;
• регламентирующую;
• организационную.

Благодаря инструкции на предприятии происходит грамотный подбор кадров, их расстановка, закрепление и увеличение профессиональной квалификации, совершенствуется технологическое и функциональное разделение труда.

Принятие должностной инструкции способствует реализации определённых целей, которые можно разделить на два направления:

• специальные: объективность решений об аттестации работника, поощрение или наложении дисциплинарных взысканий;
• общие: использование, расстановка, подбор кадров, рациональное разделение труда.

Должностная инструкция — это и очень действенное средство менеджмента (управления персоналом). Её наличие позволяет:

• не дублировать функции работников при выполнении определённых категорий работ;
• достичь оптимального взаимодействия работников, занимающих должности разного уровня при решении управленческих, производственных задач;
• объективно оценивать деятельность сотрудника при принятии решений о присвоении квалификационных разрядов, специальных званий, соответствии занимаемой должности;
• обосновать наложение дисциплинарного взыскания при оценке качества исполнения сотрудником его трудовых обязанностей.

Если оценивать правовую природу должностной инструкции, то можно отметить и то, что она тесно связана с личностью сотрудника, с защитой его интересов и прав, воспитанием в процессе трудовой деятельности.

Проанализировав значение должностной инструкции, можно сделать следующие выводы:

• должностная инструкция, в первую очередь, — руководство непосредственно для работника: информация об ожидаемых от него действиях, о критериях оценки результатов труда, об ориентирах для повышения квалификации;
• должностная инструкция — основа для принятия решений о судьбе работника в рамках трудового договора: повышения, перемещения по карьерной лестнице, увольнения, направления на обучение, зачисления в руководящий резерв;
• в соответствии с трудовой функцией должностная инструкция определяет профессиональный образ сотрудника.

Далее рассмотрим особенности составления должностной инструкции.

Нормы закона

Трудовое законодательство РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, что не мешает ее активному применению во многих организациях.

А так как указанный документ не имеет законодательной регламентации, отсутствуют, и правила ведения инструкций, в связи с чем у работодателей возникает множество вопросов, с которыми они обращаются в Федеральную службу по труду и занятости РФ.

Порядок ведения ДИ в рекомендательной форме освещен:

В упомянутых нормах сказано, что работодатель имеет право по собственному разумению определять порядок формирования, утверждения и ознакомления с должностной инструкцией, конечно в рамках действующего законодательства.

А так как большинство директоров и менеджеров по персоналу не горит желанием быть первопроходцами в кадровом делопроизводстве, принято использовать процедуры, сходные по смыслу либо же исходя из предыдущего опыта основанного, еще на нормативных актах постсоветского времени.

То есть для ознакомления с ДИ используется процесс, аналогичный с трудовым договором, который выражается не только в издании указанного документа в двух экземплярах и наличии подписи обеих сторон, но и в оформлении журнала, который фиксируется как факт создания самой инструкции, так и ознакомлении с ней работника, не говоря уж о получении им собственного экземпляра.

Форма журнала

Законодательство позволяет работодателю сделать выбор между рекомендуемыми Постановлением Минтруда формами и самостоятельно разработанным документом. Удобные для предприятия графы можно включить самостоятельно. Основное требование — указывать сведения о наименовании учреждения, ответственных, фиксировать подписи работников, которым выданы бумаги.

Документ состоит из простых элементов:

1. Обложка (может выполняться из плотной бумаги; на ней указываются название учреждения, даты начала и окончания ведения).
2. Основная часть, состоящая из таблицы, содержащей нижеуказанные сведения.

Книга выдачи и ознакомления ведется в течение ряда лет. Как правило, заводя новую, на предыдущей фиксируют дату окончания.

Образец заполнения журнала учета должностных инструкций

Инфо

Если в дальнейшем возникнет необходимость найти тот или иной документ, наличие такого журнала в разы упростит задачу.

Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.

Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Образец журнала учета должностных инструкций

Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора (ст.

Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией “под подпись” осуществляется с помощью «Визы ознакомления».

Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:

• упорядочение документооборота — возможность быстро определить место хранения ДИ, редакцию ДИ, действовавшую на определенную дату;
• удостоверение факта издания ДИ или внесения в нее изменений (в этом качестве он может быть использован как доказательство в суде, см. постановление 1-го ААС от 11.03.2012 № 01АП-7202/11);
• облегчение работы по сбору ДИ и составлению описи, например для сдачи на хранение в архив при ликвидации организации.

Итак, журнал учета ДИ целесообразно вести для оптимизации кадрового документооборота и фиксации факта издания и места хранения ДИ на период их использования в работе.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации ДИ;
• ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии.

Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты.

Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих.

Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.

Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора.

Правила заполнения

Порядок оформления работодатель устанавливает самостоятельно. Главное — наличие личной подписи лица, которому предоставлена инструкция.

Фактическая выдача должна фиксироваться ответственным лицом, которое вносит сведения о:

• дате заполнения;
• Ф.И.О. и должности инструктируемого;
• названии выданного документа;
• числе предоставленных экземпляров;
• подписи получившего бумаги работника.

По требованиям законодательства инструкции по ОТ обновляются как минимум раз в 5 лет. Если процесс совпал с фактом ведения прежнего журнала, где зафиксирован старый формат, информация о новой редакции фиксируется напротив каждой графы с таким документом. При выдаче одному и тому же работнику нескольких разных бумаг сведения о каждой вносятся в отдельную строку.

При ошибке в оформлении строку следует зачеркнуть целиком, ниже внести правильную информацию. нельзя заполнять документ карандашом, пропускать строки. Электронная форма не представляется возможной, так как необходимо фиксировать записи личной подписью.