Обязательные условия для включения затрат по оплате жилья в расходы
Во-первых, согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым (коллективным) договором. Это могут быть:
- любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме;
- стимулирующие начисления и надбавки;
- компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;
- премии и единовременные поощрительные начисления;
- расходы, связанные с содержанием работников.
Перечень видов расходов на оплату труда является открытым, то есть, помимо перечисленных затрат, для целей налогообложения прибыли налогоплательщик может включить и другие виды расходов на оплату труда работника. Но все эти расходы должны быть предусмотрены трудовым (коллективным) договором (п. 25 ст. 255 НК РФ).
В то же время на основании п. п. 21 и 23 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются в расходах на оплату труда любые суммы вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов), а также суммы материальной помощи работникам.
Значит, если организация компенсирует расходы сотрудника на аренду жилья путем выплаты материальной помощи, сумма такого возмещения в целях налогообложения прибыли не учитывается (п. 23 ст. 270 НК РФ). Одновременно выплаты работникам, которые не прописаны в трудовых (коллективном) договорах и не учитываются при расчете налога на прибыль, не являются объектом обложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Подробнее об общих правилах исчисления и уплаты страховых взносов с 2010 г. читайте в РНК, 2009, N N 21 и 23. — Примеч. ред.
Во-вторых, все расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты на оплату труда организация может подтвердить такими документами, как договор аренды квартиры, акт приема-передачи арендованного жилого помещения, трудовой договор с работником, документы, подтверждающие фактическую оплату жилья, приказ руководителя о предоставлении конкретному сотруднику квартиры с указанием срока аренды и адреса проживания. Экономическую обоснованность можно подтвердить необходимостью привлечения данного иногороднего сотрудника и отсутствием у него постоянного места жительства на территории города, области, где расположено рабочее место.
Таким образом, если организация оплачивает сотруднику аренду квартиры для проживания, то главным обоснованием для признания произведенных расходов в целях налогообложения прибыли является фиксация такой обязанности работодателя в трудовом (коллективном) договоре. Кроме того, данные затраты должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. А если сотруднику выплачивается компенсация расходов на аренду жилья, такая выплата не должна быть произведена в виде материальной помощи.
