Энциклопедия решений. заверение внесенных в трудовую книжку записей при увольнении

Печать в трудовой книжке при увольнении и основные требования

Последним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать. Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:

• печать действующей организации (предприятия);
• печать отдела кадров (службы).

Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы. В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. 35 «…печатью организации (кадровой службы)…» на «…печатью работодателя».

Изменения были вызваны необходимостью привести Правила в максимальное соответствие с действующим Трудовым Кодексом, в котором используется единый термин «работодатель».

Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:

• печать не может закрывать собой личные подписи или затруднять чтение других реквизитов, имеющих значение (к примеру, № приказа);
• оттиск должен слегка «заходить» на название должности увольняемого, в идеале занимая большей своей частью пустые строчки снизу;
• печать на документе должна иметь четкий и читабельный вид.

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?

Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

Порядок заверения и изготовления копии следующий:

• Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
  • адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
  • указываются ФИО и должность работника;
  • обращение именуется «Заявлением»;
  • в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
  • заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
• Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
• Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы. Особенно любят придираться к качеству документов банки и даже небольшая претензия может быть поводом для отказа в кредите.
• Листы заверяют согласно требованиям унифицированных Правил Госстандарта и Указу ПВС 9779-X. Печать или штамп для удостоверения могут использоваться любые, по усмотрению руководителя организации, это законом не регулируется. Например, печать организации или отдела кадров, штамп канцелярии и др. Подробнее про печать — тут.
• На последней странице копии делается запись «Работает по настоящее время». После нее (под ней) проставляется подпись сотрудника, оформляющего документ. Унифицированные правила Госстандарта раскрывают содержание реквизита «Подпись» в 3.22-м пункте: наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: «Копия верна. Старший инспектор отдела кадров Р. Д. Сидорова. Число. Подпись». Требования к реквизиту «Дата» содержатся в 3.11-м пункте: она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.
• Листы нумеруются, скрепляются и изготовленная копия передается работнику.

Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец:

Как заверить копию трудовой книжки

Сразу отметим, что копия документа должна воспроизводить информацию с оригинала и сохранять его внешние признаки. Поэтому ее целесообразно делать путем ксерокопирования.

Правила заверения копий документов носят рекомендательный характер. Они установлены с 1 июля 2018 года. С этой даты вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Правила заверения копий документов, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016, становятся обязательными для работодателя, в случае утверждениях их в его локальных нормативных актах.

Если копия состоит из нескольких листов, то нужно заверить все листы и указать их количество. 

Как заверить копию документа штампом «Копия верна» см. образец ниже.

Статья 62 ТК РФ предусматривает для работников возможность запрашивать выписки из документов, непосредственно связанных с их трудовой деятельностью. 

Шаг 2. Указать название: «Выписка из…».

Шаг 3. Указать наименование оригинала документа.

Шаг 4. Поставить актуальную дату.

Шаг 6. Написать основной текст, полностью или частично повторяющий информацию из оригинала документа. 

Шаг 7. Указать должность уполномоченного лица, подписавшего оригинал, а также его инициалы и фамилию. Подпись работника, который запросил выписку, не требуется.

Далее заверенные листы скрепляют. Подробнее см. статью «Правильное заверение трудовой книжки в 2019 году: образец».

Законодательство не содержит требований ставить печать “Копия верна” на копиях документов, хранящихся в личном деле работника. Так, в документах, регулирующих основной порядок формирования личных дел госслужащих, применяют формулировку «копии», а не «заверенные копии» (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Поэтому заверение копий документов, хранящихся в личных делах работников, необязательно.

Вместе с тем, обычная копия не имеет юридической силы. Например, документы, полученные сотрудниками от сторонних юрлиц либо учреждений. Рекомендуется заверять эти документы по ГОСТ Р 7.0.97-2016 с использованием:

1. Печати “Копия верна”;
2. Реквизитов должностных лиц:

• собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
• дата заверения;
• печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Обратите внимание: отметку и заверении на штампе “Копия верна” (“Верно”) следует ставить:

• под отведенным для нее реквизитом «Подпись»;
• в нижнем крае листа для случая, когда документ не имеет подписей. 

После того, как документ полностью готов, можно ставить печать юрлица, если оно ее использует в работе. Печать не должна закрывать подпись уполномоченного лица. Лучшее поставить ее в месте, обозначенном «МП» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). При этом желательно, чтобы она заходила на название должности уполномоченного лица.

При заверении электронных документов штамп «Копия верна» должен иметь:

• фразу о подписании документа электронной подписью; 
• номер сертификата ключа подписи;
• ФИО владельца сертификата; 
• срок действия сертификата. 

Особенности заверения для банка

Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

Единственное, что может отличать эту копию от прочих – срок ее годности для банка. Эти сроки банки устанавливают сами, в то числе и очень короткие (неделя).

Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).

Образец заверенной копии трудовой книжки для банка — образец:

Новый сотрудник сразу принес вам две трудовые, в которых периоды его работы не совпадают

Вторую трудовую книжку ему оформили у предыдущего работодателя, а первую он также нашел уже после того, как ему открыли новую. В этом случае попросите самого работника выбрать, в какую из двух книжек внести запись о приеме на работу. Ведь стаж в старой книжке может оказаться куда больше, чем в новой.

На хранение возьмите только ту трудовую книжку, в которой вы сделали запись о приеме на работу. Вторую можете отдать обратно работнику. Однако рекомендуется сделать с нее копию. Она может понадобиться для подтверждения страхового стажа сотрудника, когда вам надо будет рассчитывать ему пособие по временной нетрудоспособности.

Есть и другой вариант, более выгодный для вашего работника. Верните ему обе трудовые книжки и попросите отнести их прежнему работодателю. Тому, кто как раз и оформил новую трудовую книжку. Пусть он перенесет все данные из нее в старую. После чего у работника на руках будет только одна трудовая — с полными данными о стаже.

К кому обратиться, чтобы получить заверенную организацией копию трудовой книжки

Оригинал трудовой книжки работающего гражданина храниться в организации, где он работает на данный момент. Кто отвечает за ведение трудовой книжки, к кому обратиться?

Крупная организация

В крупной организации существует собственная кадровая служба: это может быть департамент по кадрам, кадровый отдел или просто специалист по кадрам. Именно у них находится трудовая книжка, они отвечают за своевременное и грамотное заполнение этого вашего документа. Именно они, по вашему письменному заявлению, обязаны предоставить запрошенную копию вашей трудовой книжки, предварительно заверив ее, в срок, не превышающий 3 дней.

Небольшая организация

Небольшие организации не имеют возможность держать целое структурное подразделение, которое бы занималось кадровыми вопросами – эти обязанности обычно перепоручаются либо секретарю руководителя, либо бухгалтеру. Следует написать заявление на имя директора с просьбой предоставить вам заверенную организацией копию вашей трудовой книжки. Сотрудник, выполняющий обязанности кадровика знает, как правильно заверять копии трудовой книжки.

Возможны несколько способов изготовления копии:

• ксерокопия документа}
• сканкопия документа}
• компьютерный набор информации, содержащейся в трудовой книжке}
• переписывание от руки.

В зависимости от того, какая организация запросила заверенную копию, следует принять решение, как правильно снять копию трудовой книжки. При серьезных случаях следует настоять на изготовлении компьютерной копии – в книжке могут содержаться записи, сложные для прочтения в связи с неразборчивым почерком, которым они выполнены, или неяркие печати, при копировании которых утратится четкость оттиска. Наличие любого из данных недостатков может стать причиной отклонения документа организацией, которая ее запросила.

Приняв решение, как оформить копию трудовой книжки, следует иметь в виду, что существует 2 способа заверить документ.

1. На копии каждой страницы делается запись «Копия верна», роспись с расшифровкой ответственного лица, дата и печать организации. Часто возникает вопрос, нужно ли заверять каждую страницу копии трудовой книжки – при таком оформлении документа это необходимо.
2. Копии страниц книжки нумеруются и брошюруются. Шнур прошивки выводится на последнюю страницу и проклеивается листочком бумаги, на который и ставится заверяющая печать и подпись ответственного лица. Ниже пишется «пронумеровано и прошнуровано» с указанием количества листов.

Часто работники, выполняющие по совместительству функции кадровика, не уверены, нужно ли ставить дату заверения на копии трудовой книжки. Не лишним будет проверить наличие даты заверения либо на каждой странице (1 способ заверения), либо на последней (2 способ), в связи с тем, что юридически копия является действительной в течение 1 месяца.

Необходимо знать, что писать на копии трудовой книжки:

• в случае, если вы работаете в организации, пишут «Продолжает работать»}
• если не работаете, пишут « Не работает» с указанием даты увольнения}
• если вы пенсионер – «Не работает, назначена пенсия» с указанием основания и датой назначения.

Получив на руки копии трудовых книжек, не существенно, заверяются ли организацией или нотариально эти документы, следует потратить дополнительное время и проверить грамотность заверения документа во избежание наличия ошибок. Неверно сделанная или заверенная копия не будет принята по месту требования и придется все делать заново, теряя время, которое часто весьма ограничено.

Перенос подписи и печати на новую строчку и ошибки при ведении трудовой

Много споров и вопросов у сотрудников кадровых отделов вызывает ситуация, когда подпись руководителя в трудовой книжке перенесена на новую страницу. О том, что делать в такой ситуации, нет заметки ни в одном законодательном акте, а поэтому сложно судить о правильности действий при недостатке места для подписи и печати работодателя.

С другой стороны, некоторые кадровики оставляют пару пустых строк в конце, перенося запись на следующую страницу. Формально это считается нарушением правил ведения трудовых книжек, а на практике подобные ситуации достаточно редко могут вызывать проблемы у владельцев. Но как бы там ни было, лучше перестраховаться и делать все по закону.

Кроме проблем с недостатком места для внесения записей, существует еще большое количество ошибок, которые допускаются работодателями. Чаще всего это происходит при оформлении документа, так что их можно исправить переоформлением. К подобным ошибкам можно отнести:

• указание неправильной фамилии}
• дата рождения указывается не в цифровом формате}
• нет сведений об образовании сотрудников}
• отсутствие подписи владельца трудовой}
• не указывается дата заполнения.

Это наиболее распространенные ошибки, которые могут стать для владельца трудовой книжки серьезной проблемой в будущем, поскольку такой документ является недействительным. Также существуют некоторые общие ошибки, которые допускаются не только при оформлении, но еще и в процессе внесения записей. Чаще всего используются сокращения или кадровик решает исправить ошибку зачеркиванием. В трудовой книжке такие действия недопустимы, и в случае ошибки нужно вносить соответствующую запись.

Рассматривая вопрос о том, можно ли переносить подпись директора и запись «ознакомлен» перенести на другую страницу в трудовой книжке, понятно, что формально этого никто не запрещает. Поскольку закон запрещает оставлять пустые строки в трудовой книжке, то это является вынужденной мерой.

Что предпринять, если уволившийся надомник не явился за своей трудовой книжкой

Сотруднику нужно выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку документа по почте. С этого момента работодатель полностью освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

Например, работник не явился за трудовой книжкой и не прислал согласие на ее пересылку. Тогда компании придется хранить документ до момента его востребования. Срок хранения невостребованных книжек определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Согласно этому документу, трудовые должны храниться в архиве не менее 50 лет.

Что делать, если печать поставлена ошибочно?

Порой случается так, что печать ставится ошибочно. Это может произойти в нескольких случаях:

• Была использована не та печать;
• Печать заверяет не ту запись;
• Сама запись об увольнении ошибочна.

Такая ошибка грозит значительными проблемами в будущем, и её следует немедленно исправить. Но сделать это не так то просто. Для начала нужно составить акт, который потребуется передать на рассмотрение руководству. После этого на основании акта потребуется составить приказ о внесении записи в трудовую.

Следующим шагом станет внесение в трудовую отдельной строки, аннулирующей пункт, заверенный печатью. Только так она потеряет свою силу. Главным в такой записи будет ссылка на действующий приказ, который дает право на отмену внесенного ранее пункта об увольнении.

Последним шагом станет внесение новой правки отдельным пунктом, содержащей актуальную информацию и верную печать организации.

Проблемы возможны

Часто при постановке печати возникают проблемы различного рода. Плохо отпечаталась информация со штампа, по ошибке отпечаток оказался не на том месте и некоторые другие.

Также частенько сотрудники отдела кадров, у которых в пользовании находится большое количество печатей, путают штампы, и могу поставить совсем не относящийся к заполнению трудовой.

О том, что делать в таких ситуациях мы также расскажем далее.

В трудовой книжке поставлена не та печать

Бывает так, что сотрудник отдела кадров ошибается и ставит совсем ненужную печать под записью в трудовой. Первое, что необходимо предпринять в такой ситуации — это не поддаваться панике, а лучше успокоиться и спросить совета у старших коллег или обратиться к информации в инструкции для сотрудников отдела кадров.

Неправильную печать не стоит зачеркивать. Вы просто ставите следующий порядковый номер и пишите следующую фразу: «Запись № 1 не верна». Также эту фразу можно написать и немного по-другому, вариаций масса. Самое главное — это смысл того, что написанное ранее не является верной и правдоподобной информацией .

Дальше необходимо поставить следующий порядковый номер и переписать запись, в которой была допущена недопустимая печать. Поставьте штамп, который должен был стоять при записи изначально.

Все, не этом исправление ошибки закончено и трудовая может спокойно отправляться в личное дело. Главное не забыть предварительно сделать запись в книге движения и хранения трудовых о том, что была допущена, но тут же исправлена ошибка.

Образец исправления печати смотрите ниже:

Если печать плохо видна и нечитаема?

Если поставленная вами печать не читается – не стоит огорчаться. Выход есть всегда. Если на месте поставленной печати практически не осталось оттиска, то просто наберите на печать краску и отпечатайте ее снова. Никто не заметит, что постановка была вторичной.

Если же все таки информация с первой печати видна и вторую без грязи в трудовой поставить не получится, не переживайте.

Смочите печать в краске и поставьте печать рядом с нечитаемой. Постановка оттиска нечитаемой печатью не считается ошибкой, поэтому переписывание записи не является необходимым.

Регламентирующие документы по печати

Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.

Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.

Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.

А теперь мы передадим многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. Т.к., к сожалению, никакого руководства по постановке штампа не существует.

Организации не обязаны ставить печать на декларациях и документах, представляемых в инспекцию

Налоговые инспекторы не вправе отказать организации в приеме документов, ссылаясь на отсутствие в них печати налогоплательщика. Такой вывод следует из письма ФНС России от 05.08.15 № БС-4-17/13706@. Комментируемое письмо направлено в нижестоящие налоговые органы для использования в работе.

Согласно письма налоговые инспекторы должны принимать представленные налогоплательщиками документы, независимо от того, заверены они печатью или нет.

Данной проблемы (отсутствие печати на декларации, расчете или иных представляемых в инспекцию документах) не существует для организаций, которые сдают электронную налоговую отчетность через интернет. Ведь им для заверения названных документов достаточно подписать отправляемый файл квалифицированной электронной подписью.

Печать на форме 4-ФСС нужна?

Согласно Информации ФСС от 10.06.2015 отсутствие на расчете по страховым взносам круглой печати организации не может служить основанием для отказа в приеме отчетности. Кроме того, сотрудники ФСС не вправе требовать от организаций заверять печатью исправления в расчете 4-ФСС и заявление о зачете (возврате) излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, пеней и штрафов.

Часто задаваемые вопросы

Как отказаться от печати?

Изначально необходимо понимать, что вся информация о печати находится в Уставе компании. Поэтому начинать процедуру отмены печатей рекомендуется с внесения в него изменений.

По этой причине многие эксперты в этой области говорят о том, что отсутствие печати сегодня может еще привести к немалым проблемам.

Подробнее смотрите в видео.

Что делать, если на оттиске указаны неверные реквизиты организации?

Исправить подобную ошибку можно способом занесения соответствующей записи.

Пример:

О. И. Бук принял решение об увольнении с ООО “Диагональ”. В трудовой книжке подобная запись указывается под 6 номером. Сотрудник отдела кадров по случайности поставил оттиск печати ООО “Параллель”.

Каким образом можно это исправить?

Решение простое:

• В первой графе после сведений под 6 номером необходимо указать порядковый 7 номер, а во второй графе указать дату внесения информации.
• В третьей графе делается запись № 7: “Сведения под 6 номер считать недействительными”.
• Поле этого нужно будет прописать верную информацию, но без указания порядкового номера.
• В графе 4 дублируется дата и номер изданного приказа об увольнении.

В конечном итоге ставится подпись работника и печать отдела кадров с соответствующим оттиском.

О печати работодателя

Как было отмечено выше, согласно п. 35 Правил при увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

В главе 3 мы уже говорили о том, что не все организации должны иметь печать, некоторые вправе печать и не иметь. Работодатели – индивидуальные предприниматели тоже могут работать без печати.

Ниже мы будем говорить о случаях, когда у работодателя печать есть.

П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225	П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).	При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Как видите, из Правил была исключена возможность заверения записей в трудовой книжке печатью кадровой службы.

Разъяснения Роструда

«При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? Или нужно ставить печать организации?

Согласно прежней редакции Правил ведения трудовых книжек: «35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил)…

Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 24.11.2008 № 2607-6-1) по данному вопросу.

«В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

В отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу Постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя», используя только одно из них.

Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным Постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия «работодатель» вместо понятия «организация».

При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей — физических лиц, перечисленных в абз. 2 ч. 5 ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (работодатели — индивидуальные предприниматели), как правило, отсутствует кадровая служба и ведение трудовых книжек данный работодатель осуществляет самостоятельно либо это делает специально уполномоченное им лицо.

Другими словами, можно предположить, что исключение из данного пункта положения, позволявшего работодателям — физическим лицам, при увольнении работников проставлять в их трудовые книжки как гербовую печать организации, так и печать кадровой службы, носило сознательный характер.

Теперь приступим к рассмотрению примеров самих записей об увольнении.