Важные моменты закона о введении электронных трудовых книжек
С 2020 года работодателям нужно сдавать в ПФР новый персонифицированный отчет по форме СЗВ-ТД – сведения о трудовой деятельности по каждому работнику. Работникам данные о работе будут выдаваться в виде сведений по форме СЗИ-ТД. За неверное внесение данных и задержку выдачи сведений сотрудникам работодатели будут нести административную ответственность.
Работникам предоставлено право самостоятельно выбирать, в каком именно формате будут вестись их трудовые книжки: в виде бумажного документа или в электронном виде. Но с 2021 года на граждан, которые не имеют стажа и впервые поступают на работу, трудовые книжки будут оформляться только в электронном формате.
Необходимо зафиксировать факт согласия нанятого сотрудника на отказ от бумажной трудовой книжки или желание сохранить ее с помощью соответствующего заявления. Заявление можно написать в произвольной форме. Также кадровая служба может самостоятельно подготовить бланки заявлений и раздать их работникам.
Электронные трудовые книжки
На сегодняшний день электронный документооборот приобретает все большую популярность и используется во многих сферах деятельности. Дискуссии же о том, переводить в электронный формат трудовые книжки или нет, ведутся довольно давно.
Противники перевода заявляют о том, что большая часть работодателей не готова отказаться от традиционного использования бумажных документов. Кроме этого, электронный формат неминуемо потребует специальной отчетности, что ляжет дополнительной нагрузкой на предприятия и бизнес.
Сторонники же введения электронных книжек говорят об упрощении документооборота, положительные стороны которого ощутят на себе, в первую очередь, граждане. Кроме этого, данные о трудовой деятельности, хранящиеся в электронном виде, имеют большую степень сохранности по сравнению с бумажными документами.
В целом, государство учло данные факты и приняло соответствующее постановление о переходе на иной формат, который начнет осуществляться с 2020 года.
Бланк трудовой книжки выглядит следующим образом:
Сроки введения
Переход ЭТК (2020 год) будет осуществляться постепенно. Закон начал действовать с 1 января. На протяжении первого полугодия текущего года, лица, предоставляющие рабочие места, должны отправить уведомления всем наемным работникам. В этом документе будет предложен выбор варианта трудовой книжки, которая будет использоваться в дальнейшем. Это может быть:
- электронный вариант;
- старая и электронная форма.
Во втором полугодии текущего года работники должны сделать выбор и зафиксировать его (заполняется специальная форма заявления на ЭТК, в котором дается согласие сотрудника на переход).
Если наемный работник не дает своего письменного согласия на ведение ЭТК, то продолжается ведение документа в бумажном виде.
Если житель РФ на протяжении 2020 года не был трудоустроен, то он вправе произвести выбор позже, подав письменный документ по месту трудоустройства. Это можно сделать в момент трудоустройства. В данном случае также подается заявление работника на ведение электронной трудовой книжки.
Та категория людей, которая не имеет старого варианта книжки, и только планирует устраиваться на работу, сразу получает электронные данные, информирующие о стаже.
Ответы на вопросы
Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР.
Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.
Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
- работодателю (по последнему месту работы);
- в территориальном органе Пенсионного фонда России;
- в многофункциональном центре (МФЦ).
В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.
Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Кто покупает и оплачивает бланк трудовой книжки
Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п. 3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).
Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Разница между обычной и электронной трудовой книжкой столь же значительная, как между любым бумажным и цифровым документом (ресурсом, объектом). В этом разделе расскажем о плюсах и минусах электронной трудовой книжки. Знание всех «За» и «Против», подвохов, рисков и подводных камней позволит каждому работнику понять, что лучше – бумажные или электронные книжки, и тем самым сделать осознанный выбор в пользу того или иного варианта.
Какие мы видим преимущества электронной трудовой книги для работника:
- можно быстро и удобно получить сведения о трудовой деятельности в режиме онлайн через личный кабинет на сайте ПФР, портале Госуслуг или через мобильное приложение, без обращения к работодателю;
- для получения госуслуг, пособий, кредитов, виз можно запрашивать выписку из ЭТК не только в отделе кадров, но и в ПФР или МФЦ;
- электронную книжку нельзя потерять;
- облегчается дистанционное оформление пенсий.
Есть плюсы и для работодателя:
- цифровой формат облегчает работу кадровой службы, нет необходимости заказывать бланки книжек;
- упрощается приём в штат сотрудников на «удалёнку»;
- облегчается формирование отчётности для ПФР;
- повышается эффективность аналитики.
Но есть недостатки ЭТК, о которых нужно упомянуть:
- переход на электронные трудовые книжки опасен тем, что при конвертации сведений из бумажных документов в цифровые возможны массовые ошибки, которые могут повлиять на размер назначаемой пенсии;
- другая проблема электронных трудовых книжек заключается в том, чтоэлектронный ресурс ЭТК может «утечь», как это случалось с базами недвижимости, кредитных карт и другими информационными системами, когда злоумышленникам удавалось взломать механизмы защиты данных.
Что говорит действующее законодательство по поводу электронных трудовых книжек
Необходимость перехода на ЭТК утверждена законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ. Этот нормативный акт вступает в силу с 1 января 2020 года. Переход на электронный формат трудовых обязателен, но он будет происходить постепенно. На граждан, которые впервые поступят на работу не ранее 01.01.2021 г., трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде, а у остальных работников есть выбор.
До 30 июня 2020 года работодателю надо известить о предстоящих нововведениях каждого сотрудника персонально, направив ему письменное уведомление. С 2020 года работодателям придется формировать и подавать в ПФР новую персонифицированную отчетность СЗВ-ТД, которая будет содержать информацию о кадровых изменениях по каждому работнику (новая ст. 66.1 ТК РФ, ст. 1 закона № 436-ФЗ от 16.12.2019). Также придется внести изменения в локальные нормативные акты, связанные с ведением трудовых книжек.
Следует отметить, что каждый работник имеет право самостоятельно решать, в каком именно формате будет вестись его трудовая книжка (бумажном или электронном). Если сотрудник решит сохранить бумажную книжку, либо отказаться от ее ведения, ему необходимо написать соответствующее заявление. Если такое заявление от работника не будет получено, работодатель продолжит вести бумажную книжку вместе с ее электронным вариантом.
