Штатное расписание: не обязательно, но желательно

Общие положения

Сторонники дотошного исполнения правовых трудовых норм считают отсутствие штатного расписания грубой ошибкой со стороны работодателя. Правда, в самом ТК РФ этот термин упоминается единожды – определяя функцию, которую должен выполнять нанятый работник. Фактически можно выделить всего четыре позиции:

• Должность (для служащих).
• Профессия (для рабочих).
• Специальность (с квалификацией).
• Конкретный участок работы, поручаемый нанятому сотруднику.

Таким образом, штатное расписание – это просто список (или план) кадрового состава организации. Перечень должностей необходим для расчета зарплат, хотя напрямую эти два понятия (ЗП и ШР) в бухгалтерском учете не связаны законодательно. И это не единственный ляп. Приведем следующий пример:

• По факту – контролирующий орган обязательно запрашивает подобный перечень, чтобы узнать, нет ли нарушений при начислении зарплат.
• Следствие – при всех трудовых спорах, дошедших до судебных инстанций, расписание будет важным доказательным фактом.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью. Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Заблуждение № 5. В штатном расписании можно указывать «плавающие» оклады

Иногда работодатель для равнозначных должностей устанавливает разные оклады или непосредственно в штатном расписании в графе 5 указывает так называемую «вилку» окладов (например, 20 000–30 000 рублей).

Такой подход противоречит трудовому законодательству. Запрещается любая дискриминация работников при установлении условий оплаты труда (ТК РФ). Работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (  ТК РФ, письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Таким образом, оклад должен быть фиксированным. При этом на руки работники, занимающие одинаковые должности, могут получать разные суммы. Например, работодатель может установить различные надбавки (графы 6–8 в форме Т-3). Кроме того, можно ввести разряды и категории в рамках одной должности (например, электромонтер первого разряда и т. п.).

Различные варианты нарушений закона

Кроме отсутствия ШР, есть еще масса материальных и формальных вариантов, благодаря которым руководители экономят на своих сотрудниках.

1. Различные ШР в одной организации. Официальное расписание с зарплатами, приравненными к минимальному значению, для предоставления компетентным проверяющим органам. Второе – с указанием реальных сумм, причитающихся и выплачиваемых работникам. Стоит ли говорить, что «серые» списки тяжело оспорить в суде, и это негативно сказывается на самих сотрудниках.
2. «Мертвые души». Точнее, должности, которых не существует. Принимая сотрудника на работу, составляя с ним трудовой договор и прописывая в нем оклад, работодатель «забывает», что в ШР нет такой должности. При этом уволить работника он уже не имеет права, так как перечень должностей является внутренним документом организации. Вся ответственность за составление и ведение лежит на работодателе. В суде примется к сведению ТД (трудовой договор), который будет признан основным документом о сотрудничестве двух сторон.
3. Испытательный срок. Распространенное явление, когда на определенную должность (для создания конкурентности между работниками) принимают человека и указывают меньший оклад, чем зафиксирован в ШР. Как правило, оговаривают временной отрезок, после которого могут принять сотрудника на работу и «повысить» уже прописанный оклад. Таким же образом работодатели «играют» и с должностными наименованиями, что может определять размер доплат и премии. Например, берут сотрудника на должность «главного бухгалтера», в ТД указывают, что он «бухгалтер», но ЗП платят как «главному». Однако компенсации, премии, начисления за переработку будут как для нижестоящей должности.

Таким образом, ШР – важный и необходимый в любой организации документ

Отнестись к его составлению следует со вниманием, чтобы не попасть под действие административных взысканий

Заблуждение № 1. В штатном расписании не нужно указывать уральский коэффициент и прочие надбавки

Зачастую помимо оклада работники организаций имеют право на получение разного ряда надбавок. Так, например, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях работнику полагается начислять на оплату труда районный коэффициент ( ТК РФ). Применение коэффициента — это обязанность работодателя. Данные выплаты необходимо отражать как в штатном расписании организации, так и в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

Некоторые работодатели при составлении штатного расписания не берут во внимание северные надбавки и указывают чистый оклад. Еще одной ошибкой является указание общей суммы оклада и положенного коэффициента в графе 5 формы Т-3

Чтобы заполнить штатное расписание правильно, необходимо отдельно указать сумму оклада и отдельно сумму (процент) надбавок. Оклад отражается в графе 5 формы Т-3, а различные надбавки (в том числе уральский коэффициент) — в графах 6–8. Если невозможно определить точную сумму в рублях, в указанных графах допустимо прописать процент или коэффициент (Постановление Госкомстата РФ ).

Правила заполнения

В начале заполняется шапка документа, указывается наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.

Указывается код по ОКПО.

Заполняется поле «Номер документа».

Проставляется текущая дата составления документа.

В графе «На период» указывается период действия штатного расписания.

В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее заполняется таблица в соответствии с занимаемыми работниками должностями, окладами и другим:

Структурное подразделение:

1. Наименование — к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства,отделы, цеха и другое.
2. Код — указываются номера подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Профессия (должность) — если законом установлены льготы и ограничения в отношении работы в определённой должности, то наименования должностей организации должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Для некоторых категорий работников (муниципальных служащих, членов избирательной комиссии, государственных служащих) должности указываются в соответствии с реестром должностей.
Количество штатных единиц — указывается количество штатных единиц, которе предусмотрено в организации, в том числе неполных.
Оклад (тарифная ставка) — указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, так и проценты или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и другое в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации.
Надбавка — указываются жоплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты, установленные действующим законодательством РФ, а также введенные по усмотрению организации. Если величина надбавки периодически меняется, то лучше её не указывать в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку.
Месячный фонд заработной платы — указывается сумма должностного оклада и надбавок (в рублях или в других измерениях). Если оклад установлен в рублях, а надбавки – в процентах или коэффициентах, то в графе 9 делается прочерк, а в графе 10 даётся ссылка на документы, определяющие эти надбавки.
Примечание — вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.

Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?

Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК). Инструкция формирует порядок этого процесса.

Чтобы произвести увольнение работника по всем правилам, нужно действовать, согласно законодательству:

1. сокращение численности штата должно быть подтверждено по факту;
2. сотрудника необходимо лично предупредить, что было принято решение об увольнении;
3. если есть возможность перевести сотрудника, то нужно непременно это сделать;
4. государственные органы должны быть поставлены в известность;
5. профсоюзы должны дать свое согласие;
6. все полагающиеся выплаты сотруднику должны быть произведены.