Для чего нужно штатное расписание
Расписание упорядочивает кадровую структуру фирмы, помогает планировать затраты на оплату труда,
организовывать работу службы персонала. При необходимости оно служит доказательством правомерности
отказа в трудоустройстве (причина — отсутствие свободных ставок). Но чаще оно используется для обоснования
законности увольнений в связи с сокращением численности или штатных единиц. В случае претензий со стороны
сокращённых организация может защитить свои интересы, предъявив в суде, трудовой инспекции штатное расписание
работников. На основании этого документа работодатель подтверждает невозможность предоставить увольняемому
сотруднику другую должность.
Кто должен составлять штатку?
При принятии данного решения администрации организации нужно учитывать размер фирмы и количество сотрудников на предприятии.
Данная обязанность на крупных предприятиях возлагается на кадровую службу, которая перед составлением данного документа должна провести ряд мероприятий по определении существующих трудозатрат по каждой должности, соотнести название профессий с требования соответствующих справочников, профстандартов. При этом они к данным действиям могут привлекать различных специалистов в организации.
На небольших предприятиях создание штатного расписания могут поручить бухгалтеру, экономисту, юристу или иному специалисту. Эту обязанность может взять на себя директор фирмы.
Унифицированная форма Т3 – как правильно заполнить?
Стандартная форма №Т3 “Штатное расписание” подтверждена распоряжением Госкомстата Российской федерации от Пятого Января 2004 года №1. Как правило при оформлении штатного расписания используется эта форма.
Шаблон штатного расписания в формате WORD можете скачать здесь.
Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.
Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.
Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.
Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).
Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.
Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?
Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.
Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.
При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.
Заполнение унифицированной формы штатного расписания
В унифицированной форме
- графа 3 — должность и разряд по должности (если он есть);
-
графа 5 — тарифная ставка или оклад в соответствии с имеющейся в компании системой оплаты труда*;
*если оплата труда почасовая, в графе 5 указывается величина оплаты труда за один час работы (рубли), в графе 10 («Примечания») – текст: «Почасовая оплата труда» и наименование локального документа (чаще всего это «Положение об оплате труда»), являющегося основанием для такой формы оплаты. Такая трактовка заполнения этой графы при почасовой оплате следует из абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и разд. 1 указаний, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. -
графы 6–8 — премии, надбавки, доплаты для конкретной должности:
- в соответствии с действующим законодательством (надбавки за вредные условия труда, за ученую степень, северные надбавки и т. д.);
- локально установленные в организации (связанные с режимом или особенностями работы и т.д.).
- Графы 5–8 могут содержать значения в рублях, в процентах, коэффициентах и т.д.
В форме штатного расписания, разработанной в организации надбавки и иные дополнительные выплаты можно не указывать, если они не предусмотрены.
Важные нюансы
На бланке формы Т-3 должны присутствовать подписи ответственных работников, но оттиск печати в нем не предусмотрен. Периодичность замены штатного расписания не регламентирована. Каждый руководитель решает этот вопрос по своему усмотрению.
В обязанность работодателя знакомить подчиненных с расписанием штатов входит в том случае, если об этом имеется запись в коллективном договоре или регламентируется локальным нормативом. Об этом сказано в письме Роструда.
Указание диапазона окладов является нарушением Трудового кодекса. Ст. 22 гласит, что за одинаковый труд должна быть равная оплата. В рекомендательном письме Роструда говорится, что напротив одноименных должностей следует ставить одинаковые оклады, а выплату какому-либо из работников большей зарплаты осуществлять набавками, зависящими от сложности проводимой сотрудником работы и качества ее выполнения.
В организации расписание штатных работников должно иметься постоянно. При проведении проверок органами, призванными осуществлять контрольно-надзорные функции, во время очередных проверках оно может быть затребовано. При отсутствии этого документа на работодателя налагается штраф согласно ст. 126 НК РФ.
Какие задачи помогает решить штатная расстановка
Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:
-
отследить «текучесть» кадров;
-
определить наличие вакантных мест;
-
установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
-
проанализировать «вилку» окладов и т.д.
В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.
Штатное расписание форма Т-3, где бесплатно можно скачать унифицированный бланк, где применяется печатная форма документа Т 51 ЗУП 3: пример
Каждое предприятие должно иметь такой кадровый документ, как штатное расписание. Типовая форма штатного расписания – Т-3, можно разработать собственный бланк с учетом обязательным реквизитов, установленных ст.9 ч.2 Федерального закона №402-ФЗ.
Скачать шаблон в формате .xls
Документ не является локальным нормативным актом предприятия и работника при трудоустройстве с ним знакомить не нужно. Штатное расписание – это обязательный документ, содержащий структуру штатного состава предприятия. В нем прописывается количество штатных единицы, должности, подразделения.
Заполняет бланк Т-3 ответственный работник (бухгалтер, кадровый специалист), после чего документ утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в расписание допускается на основании приказа об изменении.
Штатное расписание дает понять, сколько вакантных рабочих мест имеет организация на данный момент.
К числу обязательных кадровых документов также можно отнести график отпусков Т-7.
Образец заполнения
Бланк формы Т-3 содержит таблицу для указания штатных единиц.
В верхней части заполняют название организации, ОКПО, ставят номер расписания, дату его оформления, период, на который он составлен. Также после утверждения его приказом справа ставится номер и дата этого приказа и общее количество штатных единиц.
Заполнение таблицы формы Т-3:
1 и 2 – пишется наименование подразделения, согласно утвержденной структуры предприятия. Организации вправе устанавливать свои наименования подразделений, за исключением государственных учреждений, организаций с вредными и опасными условиями труда, которые должны пользоваться наименование подразделений, установленными общероссийским классификатором.
3 – рекомендуется указывать название должности, профессии, согласно ЕТКС (единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий) и ЕКС (единый квалификационный справочник)
Причем важно, чтобы указанная должность в штатном расписании совпадало с должностей, указанной в трудовой договоре
4 – указывается количество работников для каждой должности, графа заполняется в зависимости от потребности организации. Если трудоустроено у работодателя меньше работников, чем установлено штатным расписанием, то работодатель должен подавать каждый месяц информацию о вакантных должностях в службу занятости.
5 – заработная плата для должности в месяц, для одинаковых наименование должностей устанавливается равная зарплата.
6-8 – стимулирующие и компенсационные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, которые выплачиваются в дополнение к заработной плате, указанной в гр.5. В данные графы включаются различные премии, доплаты, северные, надбавки за ученую степень и прочие. Районный коэффициент указывается именно здесь, а в не в гр.5.
9 – произведение количества штатных единиц на заработную плату, установленную для данной должности.
В строке «итого» пишется общее количество штатных единиц и общая сумма заработной платы, подлежащей выплате в месяц всем персоналу (месячный фонд оплаты труда).
Подписывает заполненный бланк штатного расписания Т-3 руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
С сайта: http://buhland.ru/shtatnoe-raspisanie-forma-t-3/
Образец заполнения штатного расписание
Для данного документа предусмотрена стандартная форма Т-3. Но компания может разработать этот бланк самостоятельно, используя обязательные к применению реквизиты. Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам согласно представленной инструкции.
Составление документа начинается с указания полного наименования фирмы, а также в соответствующем поле — присвоенного кода согласно справочнику ОКПО.
Затем записывается порядковый номер штатного расписания, который присваивается исходя из количества принятых редакций в текущем году. Рядом проставляется дата, когда было составлено штатное расписание.
После этого указывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может совпадать с датой создания, или наступать позднее. Справа от этого поля находится место, в которое заносятся номер и дата приказа, утвердившего бланк, и общее число штатных единиц, содержащихся в нем.
Основное поле документа представляет собой большую таблицу.
Столбец «Структурное подразделение» должен содержать название отдела компании согласно принятой в ней организационной структуре. Если помимо буквенного обозначения используется еще и цифровое, то такой код нужно записывать в следующем столбце.
Очень часто код составляется только из цифр, либо первых букв названия отдела. Однако если у фирмы открыто несколько представительств или обособленных подразделений, то в код можно также включить обозначение региона или города.
В столбце «Должность» записываются названия открытых в компании должностей или специальностей
Важно производить заполнение документа таким образом, чтобы после названия структурного подразделения в данном столбце перечислялись соответствующие ему должности
Желательно при указании названий должностей использовать обозначения, установленные справочником ОКПДТР, но для коммерческих компаний это правило не является обязательным для исполнения. А вот бюджетные учреждения, наоборот, должны его строго соблюдать, а кроме этого указывать в штатном расписании класс и разряд сотрудников.
Однако, эти данные необходимо проставлять напротив тех должностей, которые входят в число опасных или вредных, поскольку данный факт будет иметь значение при определении льготного стажа.
В столбце «Количество штатных единиц» прописывается то количество сотрудников, которые должны быть приняты по этой должности. Если определено, что по этой позиции должны быть приняты совместители, то их количество указывается в дробном выражении, соответствующем размеру ставки — например, 0,25 или 0,5.
В столбец «Оклад» записывается тот размер зарплаты, который будет получать сотрудник, работающий в данной должности. Этот же размер оклада необходимо указывать в трудовом соглашении.
Если в компании введена сдельная зарплата, то сюда необходимо записывать заработок рабочего за месяц, который получается умножением тарифной ставки на месячный объем продукции.
В том случае, когда для определенной должности устанавливается почасовая оплата труда, то в этом столбце допускается указать расценку за час работы, а в конце документа, в столбце «Примечание» записать «Почасовая оплата труда» и сделать ссылку на локальный акт, который ее регулирует.
Далее предусмотрено несколько пустых столбцов с общим подзаголовком «Надбавки». В них необходимо заносить значения стимулирующих выплат, премий и т. д., если такие устанавливаются Положением о зарплате, о премировании или прочими внутренними нормативными актами. Эти данные могут указываться не только в денежном выражении, но также и в виде коэффициента, процента и т.д.
В столбец «Всего» записывается фонд оплаты по данной должности, который определяется перемножением размера зарплаты на количество штатных единиц.
Столбец «Примечание» предназначается для различных пояснений, замечаний и т. д. К примеру, если какая-либо из должностей на момент утверждения документа не занята, то в этом столбце можно оставить комментарий о наличии вакансии по ней.
Составление документа оканчивается итогом, в котором нужно отразить общее число штатных единиц согласно составленного расписания и общую сумму зарплаты (фонд).
Документ после завершения заполнения подписывается главным бухгалтером и работником-кадровиком.
С чего начать – порядок оформления
Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:
- Издается приказ о разработке проекта документа.
В случае, если руководство компании перекладывает обязательство о составлении документа на сотрудника компании, у которого в трудовом соглашении отсутствуют какие-либо условия, касающиеся этого вопроса, то в таком случае данный субъект может быть уполномочен с помощью специального распоряжения (приказа), касающегося его основной трудовой деятельности.
Пример приказа о переложении на сотрудника обязательств:
ПРИКАЗ
О передаче полномочий и обязательств по разработке плана штатного расписания из-за срочной потребности организации в штатном расписании.
Приказываю:
Уполномочить настоящего зам. ген. директора Фёдорова И. А. выступить в качестве формирующего штатное расписание лица.
Согласовать данный план расписания с руководством структурных подразделений.
Определить и утвердить период окончательного формирования штатного расписания до 02.12.17.
Подпись, печать, дата.
Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
С приказом знакомятся все заинтересованные лица.
Создается структура предприятия.
При ее создании используются все локальные нормативные акты предприятия.
Разрабатывается проект штатного расписания, за основу принимается структура предприятия.
К примеру, для разработки документа для проектной организации можно использовать следующую структуру:
Проект документа согласовывается с руководителями подразделений.
Издается приказ об утверждении и введении документа в действие.
Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
Образец заполнения штатного расписания
Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.
Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.
Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.
Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.
Основная часть документа представлена в виде таблицы.
В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.
В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.
При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника
Это же распространяется на деятельность с опасными и вредными условиями труда, так как при начислении льготного стажа эти сведения имеют важное значение
В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например — 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.
В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.
Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки». В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.
Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.
В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).
Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.
Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.
Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.
