Как учесть годовую премию при расчете отпускных?
Вопрос аудитору
Как учесть годовую премию при расчете отпускных, если сотрудник полностью отработал год, за который назначена премия,
но в расчетный период болел?
В соответствии со ст. 139 ТК РФ расчет средней заработной платы работника производится
исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за
работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в
феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
Порядок расчета среднего заработка для начисления отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск установлен положением «Об особенностях порядка исчисления
средней заработной платы», утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение).
Подробнее о расчете среднего заработка для выплаты отпускных и пособий см.
.
Премии и вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за календарный год, предшествующий выплате отпускных, учитываются при расчете отпускных независимо
от периода начисления (ч. 1 п. 15 Положения).
Но в таком порядке учитываются премии, которые начислены:
- за фактически отработанное в расчетном периоде время;
- пропорционально времени, отработанному в рабочем году, за который они выплачены.
Если работодатель всегда начисляет премии с учетом фактически отработанного времени (пропорционально ему), то данное правило желательно закрепить в локальных
документах организации.
При начислении премии без учета отработанного времени действуют следующие правила.
1. Если время, которое приходится на расчетный период, отработано не полностью или работник болел, находился в отпуске по уходу за ребенком, либо имели место иные
случаи, указанные в п. 5 Положения, то премии учитываются пропорционально времени, отработанному в
расчетном периоде (ч. 2 п. 15 Положения).
Такая пропорция определяется путем деления суммы начисленной премии на нормальное количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели в
расчетном периоде и умножения на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на отработанное время (письмо
Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17).
2. Если рабочий год, за который начислена премия, отработан не полностью, годовая премия учитывается в части, приходящейся на отработанный период.
Таким образом, если сотрудник получил годовую премию за предыдущий год, который отработал полностью, но расчетный период включал период болезни, то сумма премии,
которая включается в расчет среднего заработка, определяется по формуле:
Во избежание разногласий с контролирующими органами по данному вопросу коллективным договором или локальным нормативным актом может быть предусмотрен расчетный
период для исчисления отпуска.
Премии учитываются в полной сумме
В каком размере учесть квартальные и полугодовые премии? Не всегда можно включить в расчет отпускных полную сумму начисленной премии.
Квартальные и полугодовые премии учитываются при расчете отпускных полностью только в следующих случаях (абз. 5 п. 15 Положения о среднем заработке, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 N 2337-17):
- расчетный период отработан полностью, в нем не было исключаемых периодов;
- расчетный период отработан не полностью или в нем были исключаемые периоды, но премии начислены пропорционально отработанному времени.
Поясним термины.
Расчетный период отработан полностью — это значит, что работник числился в компании весь расчетный период.
Предположим, что сотрудник поступил на работу в компанию за семь месяцев до ухода в отпуск. В этом случае считается, что расчетный период (12 месяцев) он отработал не полностью.
Исключаемые периоды — это дни, которые исключают из расчетного периода. Они указаны в п. 5 Положения о среднем заработке. Например, исключаются дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и т.д.
Исключают и сами дни, и выплаты за эти дни.
Пример 3. Работник числился в компании весь расчетный период. Часть расчетного периода болел и был в отпуске
Л.Д. Удалов уходит в отпуск с 13 июля 2015 г. на 28 календарных дней.
Положением о премировании в компании предусмотрены квартальные премии в размере оклада, они начисляются пропорционально отработанному времени. Дата начисления — последнее число премиального квартала:
- 31 марта — за I квартал;
- 30 июня — за II квартал;
- 30 сентября — за III квартал;
- 31 декабря — за IV квартал.
Оклад работника — 50 000 руб.
В расчетном периоде с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г. он был:
- в ежегодном оплачиваемом отпуске с 4 по 17 августа 2014 г.;
- в отпуске за свой счет с 29 по 31 декабря 2014 г.;
- временно нетрудоспособен с 15 по 24 октября 2014 г. и с 13 по 20 февраля 2015 г.
Необходимо рассчитать сумму квартальных премий, которые включены в расчет отпускных.
Решение. Расчетный период — с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г., в него вошли четыре премии: за III и IV кварталы 2014 г. и за I и II кварталы 2015 г.
Квартальные премии начислены пропорционально количеству фактически отработанных рабочих дней. Их расчет приведен в табл. 1 на с. 27.
Таблица 1
Примеры расчёта
Принципы расчёта ежемесячных и ежеквартальных премий схожи. Поэтому нет необходимости рассматривать каждый из этих видов выплат отдельно. Информация, представленная ниже, носит справочный характер.
Ежемесячная премия
Сотрудник К. получает премию ежемесячно. В августе 2016 г. он уходит в отпуск на 28 дней. Расчётный период совпадает с премиальным — с 1 августа 2015 по 31 июля 2016 гг. Пропусков нет, больничных К. не брал.
При условии, что ежемесячная премия К. — 10 000 рублей, а заработная плата — 30 000 рублей, за 12 месяцев он заработал 480 000 рублей.
Сумма отпускных будет приблизительно равна: (480 000 ÷ 12 ÷ 29,4) × 28 = 38 095 рублей.
Разовая квартальная премия
Сотруднику Т. начислили премию за четвёртый квартал 2015 года. Выплата премии закреплена в нормативных документах компании. Расчётный период — с 1 августа 2015 по 31 июля 2016 гг., отпуск — 14 дней. В январе Т. взял больничный.
Так как премиальный период входит в расчётный, при определении величины отпускных бухгалтер полностью учтёт стимулирующие выплаты. И при заработной плате в 30 000 рублей и 4 премиях по 15 000 рублей он получит на руки: (420 000 ÷ 12 ÷ 29,4) × 14 = 16 666 рублей.
Годовая премия
Н. отработала весь расчётный период целиком. Ежемесячных премий в её компании не перечисляют, зато предусмотрены годовые.
Даже если даты начала и окончания расчётного и премиального периодов не будут совпадать, при начислении отпускных стимулирующие всё равно будут учтены.
Расчетный период отработан полностью, но в нем было исключаемое время. Период премирования отработан целиком, но не совпадает с расчетным
В этой ситуации термины «отработан полностью» и «отработан целиком» означают, что работник числился, состоял в трудовых отношениях с данным работодателем все 12 месяцев в премиальном и расчетном периодах. Премиальный и расчетный периоды не совпадают, но их продолжительность одинакова.
Поскольку в расчетном периоде было исключаемое время, при расчете отпускных можно учесть только часть годовой премии. Ее определяют пропорционально времени, фактически отработанному в расчетном периоде
Обратите внимание: именно в расчетном периоде, а не в периоде премирования
Для того чтобы рассчитать пропорцию при учете премиальных, можно воспользоваться специальной формулой. Ее предложили специалисты Минздравсоцразвития России в Письме от 26.06.2008 N 2337-17:
--------------¬ ------------¬ -------------¬ -------------------¬ ¦Часть премии,¦ ¦ ¦ ¦ Количество ¦ ¦ Количество дней, ¦ ¦которую можно¦ ¦ Премия, ¦ ¦рабочих дней¦ ¦ фактически ¦ ¦ учесть при ¦ = ¦начисленная¦ : ¦ в расчетном¦ x ¦ отработанных ¦ ¦ расчете ¦ ¦ работнику ¦ ¦ периоде ¦ ¦ в расчетном ¦ ¦ отпускных ¦ ¦ ¦ ¦ по графику ¦ ¦периоде по графику¦ L-------------- L------------ L------------- L-------------------
Пример 4. Работник числился в компании и в расчетном, и в премиальном периодах. Эти периоды не совпадают. В расчетном периоде было исключаемое время
И.И. Пажов трудится в компании с 2010 г. Ему предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 27 апреля 2015 г. на 14 календарных дней.
Оклад работника — 40 000 руб. в месяц.
Сведения о премиях, установленных системой оплаты труда
Положением о премировании в компании предусмотрены:
- ежемесячные премии в размере 20% от оклада. Премии начисляются пропорционально отработанному времени;
- премии по итогам года в размере оклада пропорционально времени действия трудового договора в премиальном периоде. Если работник трудился не с начала премиального периода, а, например, с апреля, годовая премия назначается ему не в полном размере.
В мае 2015 г. начислена годовая премия за 2014 г. в сумме 40 000 руб.
Разовая премия вне системы оплаты труда. В декабре 2014 г. выдана разовая премия к Новому году в сумме 4000 руб. Премия начислена на основании приказа директора, она не предусмотрена системой оплаты труда.
Сведения об исключаемом времени
В расчетном периоде были следующие исключаемые периоды:
- отпуск за свой счет с 5 по 8 мая 2014 г. — 4 календ. дн.;
- ежегодный оплачиваемый отпуск с 12 по 25 мая 2014 г. — 14 календ. дн.;
- командировка с 1 по 5 сентября 2014 г. — 5 календ. дн.;
- временная нетрудоспособность с 19 по 28 февраля 2015 г. — 10 календ. дн.
Необходимо рассчитать сумму отпускных.
Решение. Определим расчетный и премиальный периоды
Расчетный период — с 1 апреля 2014 г. по 31 марта 2015 г. Премиальный период — с 1 января по 31 декабря 2014 г. Их продолжительность одинаковая.
Определим неучитываемые выплаты
При расчете отпускных не учитываются (п. 5 Положения о среднем заработке):
- разовая премия к празднику, не предусмотренная системой оплаты труда;
- пособие;
- отпускные;
- средний заработок за период командировки.
В расчетном периоде 245 рабочих дней, из них отработано только 220 рабочих дней. Сумма учитываемых выплат составит 514 564,59 руб.
Таблица
Два алгоритма премирования
В соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, премирование
заработной платы
При расчёте отпускных учитываются только те денежные средства, которые были начислены работнику как стимулирующие выплаты. Они считаются частью зарплаты и, как правило, носят систематический характер. Единовременные (разовые) премии также могут приниматься в расчёт при определении суммы отпускных, но только при условии, что это закреплено в соответствующих финансовых документах учреждения (письмо Роструда № 274-6-0 от 5 февраля 2007 г.).
Систематические выплаты могут быть ежемесячными, ежеквартальными и ежегодными.
К разовым (единовременным) премиям относятся денежные поощрения за выполнение особо важных работ, не входящих в перечень должностных обязанностей, а также перечисления в связи с профессиональными праздниками, юбилеями, победами в конкурсных мероприятиях и т. д.
Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени
При суммированном учете рабочего времени отпускные и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск надо рассчитывать исходя из среднего часового заработка по формуле:
Средний часовой заработок = Заработная плата, фактически начисленная за расчетный период / Количество часов, фактически отработанное за расчетный период
Средний заработок за период:
Средний заработок = Средний часовой заработок x Количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащему оплате
Пример
В организации ведется суммированный учет рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе. Учетный период — 1 месяц. Работник 16 и 17 января 2017 года находился в служебной командировке. Эти дни должны быть ему оплачены из расчета его среднего заработка. Месячный оклад: 50 000 рублей. Расчетный период: январь 2016 года — декабрь 2016 года.
Количество рабочих часов в расчетном периоде составляет 1974 часов.
Заработок за год: 50 000 × 12 = 600 000 рублей
Среднечасовой заработок: 600 000 / 1974 = 303,95 руб./час
Количество рабочих часов в периоде, за который выплачивается средний заработок:
40 часов / 5 дней × 2 дня = 16 часов
За 2 дня, в течение которых, работник был в командировке, ему должно быть выплачено:
303,95 × 16 = 4 863,20 рублей.
Количество учитываемых премий ограниченно
Расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев. Количество премий за каждый отдельный показатель не должно превышать количество периодов, за которые начисляются премии, в расчетном периоде.
За 12 месяцев работнику могут быть начислены четыре квартальные или две полугодовые премии за один показатель.
В компании может быть своя система премирования. Например, премии могут начисляться за каждые 1,5 месяца, тогда в расчетном периоде их будет 8 (12 мес. : 1,5 мес.).
Пример 2. Считаем количество премий
Воспользуемся условиями примера 1, внесем только некоторые изменения. Премия за II квартал 2015 г. была начислена 30 июня 2015 г.
Какие премии необходимо учесть при расчете отпускных?
Решение. Расчетный период — с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г. — 12 месяцев, в нем было начислено вместо четырех пять ежеквартальных премий, а именно:
- за II квартал 2014 г. — 31 июля 2014 г.;
- за III квартал 2014 г. — 31 октября 2014 г.;
- за IV квартал 2014 г. — 31 января 2015 г.;
- за I квартал 2015 г. — 30 апреля 2015 г.;
- за II квартал 2015 г. — 30 июня 2015 г.
В расчет отпускных можно включить не более четырех квартальных премий за один и тот же показатель (12 мес. : 3 мес.).
Какую премию не включать в расчет, компания решает самостоятельно. Лучше в локальном нормативном акте компании прописать правила выбора из общего количества премий те, которые будут учтены.
Например, большие по размеру или последние по дате начисления.
Примечание. Разовая премия за длительную работу
Продолжительность периода премирования может превышать продолжительность расчетного периода. Например, в расчетном периоде работнику начислена премия за период работы продолжительностью 18 месяцев. При расчете отпускных учтем только 12/18 частей данной премии.
В нашем примере не учитывается премия за II квартал 2014 г. Именно ее мы не будем включать в расчет.
Таким образом, в расчете отпускных будут учтены четыре ежеквартальные премии, в частности:
- за III квартал 2014 г.;
- за IV квартал 2014 г.;
- за I квартал 2015 г.;
- за II квартал 2015 г.
