Суммированный учет рабочего времени

Содержание понятия суммированного учета рабочего времени в ТК РФ

В ТК РФ приведена максимально допустимая продолжительность еженедельной работы, она должна составлять не более 40 часов, если говорить о труде в обычных условиях, с допустимой интенсивностью и напряженностью.

ВАЖНО! Обязанность вести учет отработанных персоналом часов закреплена за работодателем и осуществляется это путем последовательного отражения явок сотрудника в табеле учета рабочего времени. Зачастую во многих компаниях применяется различное чередование рабочих дней; длительность рабочего дня и периоды предоставления отдыха тоже могут иметь переменную величину — в результате еженедельный норматив в 40 часов строго не выдерживается

Подобные режимы работы встречаются в сфере обслуживания, на охранных предприятиях, в промышленных, торговых компаниях

Зачастую во многих компаниях применяется различное чередование рабочих дней; длительность рабочего дня и периоды предоставления отдыха тоже могут иметь переменную величину — в результате еженедельный норматив в 40 часов строго не выдерживается. Подобные режимы работы встречаются в сфере обслуживания, на охранных предприятиях, в промышленных, торговых компаниях.

Еще одной из причин такой организации труда, при которой нет возможности соблюсти недельную норму времени, является наличие непрерывного производственного цикла, превышающего допустимую продолжительность работы. Под непрерывным производственным циклом понимается технология выпуска продукции, которая не предполагает остановок по завершении рабочего дня и требует постоянного присутствия сотрудников на рабочем месте. Вот здесь для обеспечения непрерывного производства используется сменная работа персонала.

Иные виды учета

Помимо суммированного, на предприятиях могут применяться и другие виды учета рабочего времени:

поденный расчет трудового времени;
еженедельный подсчет трудового времени.

Эти формы учета экспертами именуются «нормальными», так как они применяются при рабочих схемах, не предусматривающих выход за пределы нормо-часов. Поденный учет удобен при одинаковом режиме труда всех сотрудников. Учетным периодом является один рабочий день, в течение которого работники находятся на местах равное количество часов. И в остальные дни происходит то же. Работодатель следит, чтобы не было переработки. Например, чтобы сотрудники, имеющие право на сокращенные рабочие дни, уходили на час раньше, и отмечает это в табеле.

Еженедельный учет применяется в компаниях, где сотрудники работают более установленной нормы за день, но при общем расчете отработанного времени еженедельная 40-часовая норма не превышается. Распространены ситуации, когда гражданам приходится трудиться сутки через двое – по 10 часов. 8-часовой рабочий день в подобном случае не соблюдается, однако если учетным периодом избрать неделю, то количество отработанных часов окажется в рамках закона. При данном учете каждую неделю сотрудник работает одинаковое количество часов.

График суммированного учета рабочего времени (СУРВ)

При введении на предприятии системы СУРВ обязательным документом является график работы.

К СВЕДЕНИЮ! Ст. 103 ТК РФ однозначно требует составления графика СУРВ только для режима работы, предусматривающего сменность. Для остальных рабочих режимов такое требование не является законодательно обязательным. Тем не менее, чаще всего работодатели предпочитают составлять такие графики, поскольку обеспечить соответствие рабочего времени законодательным нормам, особенно в длительном учетном периоде, иным способом практически невозможно.

График составляется на основе нормативных документов предприятия:

колдоговора;
трудовых индивидуальных договоров или допсоглашений к ним;
правил внутреннего трудового распорядка;
иных локальных актов.

ВНИМАНИЕ! График СУРВ может составляться как для всего предприятия в целом, так и для отдельных групп сотрудников или лиц, применяться на постоянной основе или вводиться временно

Главные сложности при составлении графика

Организация графика суммированного учета – довольно кропотливая процедура. Составители сталкиваются в процессе планирования со многими сложностями, решать которые приходится, исходя из конкретных ситуаций. Рассмотрим основные сложности, стоящие на пути составителя графика СУРВ, и наметим возможные пути их преодоления.

Установка чередования смен и выходных дней. В зависимости от продолжительности смены, за учетный год может накопиться такое количество часов работы, которое не уложится в установленную годовую норму. Такое может случиться, если, например, норма за год получается нечетной, а смена рассчитана на четное количество. Выход может быть в том, чтобы составлять график с минимальной недоработкой либо корректировать отработку дополнительными выходными днями. Для этого не стоит прописывать в нормативных документах слишком строгое сочетание периодичности рабочих смен и выходных дней, чтобы иметь возможность «маневров».
Санкции за превышение часовых норм. Закон не разрешает переработки свыше установленных лимитов. Поэтому, если график спланирован так, что предусматривает переработку, инспекционные органы могут счесть это нарушением. Выход: при невозможности точного соблюдения нормы в графике менее «травматична» запланированная недоработка (разумеется, минимальная), чем даже небольшая переработка. Недоработку по вине работодателя придется просто оплатить по среднему уровню заработной платы, а переработка чревата штрафными санкциями.
Ознакомление работников с графиком. Ст. 103 ТК РФ требует ознакомления работника с графиком сменности не позднее 30 дней до его введения под его письменное подтверждение согласия. Однако, тут у работодателя может возникнуть еще одна сложность. СУРВ – такой режим, при котором производственная необходимость в любой момент может заставить корректировать принятый график. Конечно, общее число часов за учетный период в любом случае должно остаться без изменений, но может потребоваться исправить соотношение выходных и рабочих смен. А ознакомление работника под роспись делает невозможным любые изменения графика меньше, чем за месяц.
Если же такие изменения будут внесены, они будут признаны отклонением от режима работы, соответственно, их отработка будет квалифицирована как сверхурочная работа либо занятость в выходной, а это уже другие нормы оплаты.

К тому же, для такой отработки опять-таки требуется согласие сотрудника и издание письменного распоряжения руководства. Выход: знакомить работника с графиком работодатель, безусловно, обязан, но закон не говорит, что согласие должно подтверждать график сразу на весь учетный период, даже если он и составляет целый год. Работодателю целесообразно составить предварительный годовой график учета СУРВ, а вводить его в работу небольшими частями, удобнее всего месячными периодами. Таким образом, работник будет знакомиться с новым графиком и подписывать его ежемесячно, и в него можно будет своевременно вносить необходимые коррективы.

Оплата и сверхурочные (переработка при суммированном учете рабочего времени)

Трудовое вознаграждение при соблюдении графика СУРВ

Способ начисления оплаты выбирает работодатель, согласовывает его с принимаемым на работу сотрудником, что закрепляется в трудовом или коллективном договоре. Возможно применение различных систем зарплаты.

Наиболее часто применяется система оплаты труда за фактически отработанное время:

почасовые тарифные ставки: ежемесячно выплачиваемая сумма рассчитывается исходя из отработанных часов в течение каждого конкретного месяца;
должностные оклады: ежемесячно выплачивается фиксированная сумма, если отработаны все смены в соответствии с запланированными графиком.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При окладной системе средняя зарплата за 1 час труда будет разная в тот или иной месяц, общая сумма «набежит» только по окончании учетного периода. При почасовой тарификации стоимость часа всегда одинаковая, поскольку является фиксированной величиной, закрепленной документально

Возможно применение сдельной оплаты труда, когда вознаграждение начисляется в зависимости от количества единиц произведенной продукции или выполненных операций.

Оплата за переработки при СУРВ

При режиме СУРВ, как и при иных рабочих режимах, иногда складывается производственная необходимость в отработке большего количества часов, чем это допускают нормы трудового права.

Сверхурочная работа – это переработка сверх нормированного количества часов, составляющих учетный период. Понятие «учетный период» здесь является ключевым, поскольку сама логика СУРВ предусматривает переработку в другие временные промежутки, компенсируемую меньшей отработкой в другие периоды. Таким образом, при годичном учетном периоде не может быть сочтена сверхурочной переработка за неделю или месяц, даже если ее не заложили при составлении графика.

СПРАВКА! Подсчет и начисление платы за сверхурочные часы производят исключительно по итогам всего учетного периода, а если сотрудник уходит, то на дату его увольнения.

Инспекционные органы относятся с пониманием к сложностям планирования СУРВ, допуская переработку, не превышающую установленных пределов: для каждого члена рабочего коллектива в течение года не может быть переработано больше 120 часов, а в продолжение 2 дней подряд – более 4 часов (ст. 99 ТК РФ).

Если составить график без заложенной в него переработки не представляется возможным, это значит, что в организации не хватает кадров, и ей следует увеличить численность персонала.

Нормы оплаты сверхурочных

Трудовое законодательство предусматривает особый регламент начисления трудового вознаграждения за сверхурочное время:

за первые переработанные два часа полуторная оплата;
за последующие часы – удвоенная почасовая ставка (при часовой тарификации);
доплата в сумме еще одного соответствующего почасового тарифа (при сдельной оплате).

ПОМНИТЕ! Нельзя компенсировать переработку в одном учетном периоде недостачей рабочих часов в следующем.

За ночной труд предусмотрены дополнительные финансовые бонусы, составляющие не ниже 20% от средней тарифной почасовой ставки за каждый отработанный час ночной смены.

В праздники и выходные дни оплата за работу также предусматривает повышенный размер:

почасовикам – двойная ставка за час;
сдельщикам – двойная расценка;
«сидящим» на окладе – одинарный или двойной среднедневной или среднечасовой заработок (удвоение зависит от того, имела ли место переработка наряду с выходом в нерабочий день).

Допускается компенсация не в финансовой форме, а в виде дополнительного времени для отдыха (это согласовывается с самим рабочим).

ВАЖНО! Если выход сотрудника в день праздника или выходного предусмотрен по графику СУРВ, то это время засчитывается как рабочее и входит в норму, которая установлена за учетный период

Расчет сверхурочных при суммированном учете рабочего времени

Сверхурочная работа – это работа сверх своего рабочего графика. В последнее время всё чаще работники стали задерживаться на своих рабочих местах сверх нормального 8-часового рабочего времени. А если утверждён посменный график, то переработки происходят постоянно.

Каждый работодатель знает, что сверхурочная работа оплачивается несколько по другим правилам. Кроме того, продолжительность такой работы не может превышать определённый лимит в месяц. В целях экономии денежных средств на оплате сверхурочных часов, работодатели начали применять суммированный учёт рабочего времени.

Произвести расчёт сверхурочных при суммированном учёте рабочего времени работодатель обязан при возникновении следующих ситуаций:

в течение учётного периода работник, ранее находившийся на больничном, на учёбе, в отпуске, на курсах повышения квалификации в итоге отработал больше, чем пропустил;
работник, в силу определённых обстоятельств, в течение учётного периода отработал больше, чем он должен был отработать за этот же период.

Например, в учётном периоде предусмотрено 1 250 рабочих часов, а работник за это время отработал 1 350 часов. 100 часов работодатель обязан оплатить ему по повышенным тарифам.

Расчет затрат рабочего времени

Для того чтобы рассчитать затраты рабочего времени, необходимо применить приём фотографии рабочего времени. Это необходимо сделать для того, чтобы:

выявить недостатки в организации самого труда и производственного процесса, которые приводят к тому, что компания теряет финансовые ресурсы и нецелесообразно их использует;
установить нормы обслуживания;
установить нормативы численности наёмного персонала;
выявить невыполнение поставленных задач или, наоборот, значительных переработок, которые также приводят к финансовым потерям.

В зависимости от того, какие факторы подлежат выявлению, применяют следующие методы фотографирования рабочего времени:

индивидуальная фотография – объектом изучения является конкретное рабочее место с конкретным работником. Чем подробнее проведено исследование, тем точнее будет результат. Его можно применять ко всему структурному подразделению, в котором находится исследованное рабочее место;
групповая фотография – методы исследования применяются к отдельной группе работников, которые не связаны между собой единым трудовым и производственным процессом.

Расчет зарплаты при суммированном учете

При суммированном учете рабочего времени в основном применяется повременная система оплаты труда — часовые тарифные ставки или должностные оклады в зависимости от того, что организация считает наиболее удобным и целесообразным.

Удобнее всего при суммированном учете применять систему оплаты труда с фиксированной часовой тарифной ставкой. В этом случае начисление заработной платы за месяц производят по формуле:

ЗП = Ч x ЧТС,

где ЗП — заработная плата за месяц;

Ч — количество часов, отработанных сотрудником за месяц (в данное количество часов не включаются сверхурочные, которые рассчитываются отдельно);

ЧТС — часовая тарифная ставка.

Пример 5. Организация применяет суммированный учет рабочего времени с учетным периодом, равным кварталу. Часовая тарифная ставка сотрудника составляет 100 руб. Согласно графику сменности работа осуществляется 2 дня по 12 часов и двое суток работник отдыхает. В феврале 2009 г. сотрудник пропустил одну смену (брал отпуск без сохранения заработной платы), поэтому отработал 13 смен.

Рассчитаем заработную плату работника за февраль.

Заработная плата, начисленная сотруднику за февраль, составит 15 600 руб. (100 руб. x 12 ч x 13 смен).

При установлении работнику месячного оклада начисление заработной платы производится исходя из месячного оклада, если работник отработал все смены в соответствии с графиком. Однако даже при полной отработке рабочего времени расчет может производиться в порядке, аналогичном расчету при не полностью отработанном времени.

При не полностью отработанном месяце необходимо рассчитать часовую ставку. При этом часовая тарифная ставка рассчитывается исходя из нормативного количества рабочих часов в месяце:

ЧТС = Оклад / НЧ,

где НЧ — нормативное количество рабочих часов в месяце.

Для определения нормативного количества рабочих часов в месяце могут применяться несколько вариантов:

учитывается средняя норма рабочих часов в текущем году;
определяется норма рабочих часов в учетном периоде;
определяется норма рабочих часов в конкретном месяце.

При первом варианте часовая тарифная ставка будет постоянной в течение года, поскольку нормативное число рабочих часов в месяц будет одинаковым:

НЧ = НЧГ / 12 месяцев,

где НЧГ — норма рабочего времени в часах в текущем году.

При втором варианте часовая ставка будет постоянной в учетном периоде. Расчет часовой ставки будет следующим:

НЧ = НЧУ / N,

где НЧУ — нормативное количество рабочих часов в учетном периоде;

N — количество месяцев в учетном периоде.

При третьем варианте часовая тарифная ставка будет изменяться каждый месяц, поскольку в каждом месяце различное количество рабочих часов. Норма часов берется из производственного календаря пятидневной рабочей недели с 8-часовым рабочим днем.

Порядок расчета часовой тарифной ставки в законодательстве не установлен, поэтому организация должна закрепить один из предложенных вариантов в коллективном договоре или положении об оплате труда.

Пример 6. На предприятии введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. Оплата труда сотрудника осуществляется исходя из должностного оклада в размере 12 000 руб.

Рассчитаем заработную плату различными способами. Расчет представим в таблице:

При полностью отработанных сменах работнику выплачивается полный оклад.
Часовая тарифная ставка рассчитывается исходя из нормы рабочего времени в год.
Часовая тарифная ставка рассчитывается исходя из нормы рабочего времени за учетный период.
Часовая тарифная ставка рассчитывается исходя из месячной нормы рабочего времени по графику 40-часовой рабочей недели.

Показатель	Месяц	Итого
Январь	Февраль	Март
Продолжительность работы рабочего по графику, ч	148	144	154	446
Нормальная продолжительность рабочего времени, ч	128	151	167	446
Фактически отработано, ч	148	144	154	446
1-й подход: заработная плата, руб.	12 000	12 000	12 000	36 000
2-й подход: заработная плата, руб. 12 000 / (1987 ч / 12) x стр. 3	10 725,93	10 436,04	11 160,77	32 322,74
3- подход: заработная плата, руб. (12 000 руб. / (446 ч / 3) x стр. 3	11 945,92	11 623,06	12 430,21	35 999,19
4-й подход: заработная плата, руб. (12 000 руб. / стр. 2 x стр. 3)	13 875	11 443,71	11 065,87	36 384,58

Первый подход применим только в случае, если работник отрабатывает все смены. При втором подходе в отдельных периодах заработная плата может быть слишком низкой, то же самое касается и четвертого подхода. Таким образом, наиболее приемлемым вариантом является третий подход к расчету заработной платы, поскольку позволяет приблизить размер заработной платы к реальному ее уровню.

Как руководству ввести на предприятии суммарный учёт

Работодатель обязан документально оформить изменения в условиях работы сотрудников и довести новые графики работы до сведения подчинённых. Общие правила ознакомления с новым режимом труда и причинами, ставшими основанием для его введения, обязывают работодателя ознакомить сотрудников с ними под роспись не менее чем за 2 месяца до введения суммарного учёта (ч.2 ст. 74 ТК РФ). Работник вправе отказаться от предлагаемых условий. Но, если иного варианта занятости руководство предложить не может, сотрудника могут уволить.

Алгоритм действий администрации выглядит следующим образом:

издаётся приказ о введении новых условий труда;
утверждается перечень должностей, который касается введения суммированного учёта;
вносятся изменения в Правила внутреннего распорядка;
изменения доводятся до сведения сотрудников (до введения новых условий должно оставаться на этот момент не менее двух месяцев);
трудовые договоры с работниками дополняются соглашениями о новом режиме труда;
утверждаются графики работы;
организовывается и вводится учёт.

Приказ о введении суммированного учёта является базовым документом, вследствие принятия которого, запускается механизм подготовки внесения изменений в условия труда. Образец приказа:

Кроме этого документа, необходимо разработать изменения в Правилах внутреннего распорядка. Их можно оформить отдельным актом. Если на предприятии действует профсоюзная организация, она должна этот документ утвердить. В акте следует указать:

учётный период;
длительность рабочих смен;
график исполнения обязанностей – начало и конец смены;
продолжительность и время перерывов;
порядок чередования работников.

После ознакомления работника с новыми условиями исполнения обязанностей и получения от него согласия работать по правилам суммированного учёта, вносятся соответствующие изменения в трудовой договор. Образец отражения нового режима работы в соглашении:

Как производится оплата труда

Порядок оплаты труда и начисления заработка осуществляется по внутренним правилам, установленным руководством. Система оплаты может быть утверждена в виде часовой ставки или месячного оклада.

Пример 1. Расчёт заработка, исходя из месячного оклада.

Для работника установлена обычная недельная норма в 40 часов. В организации ведётся суммированный учёт в первом квартале 2018 года. Месячный оклад составляет 25 тысяч рублей. Исходя из данных производственного календаря, число рабочих часов за квартал составляет: 136 (январь) + 143 (февраль) + 175 (март). Сотрудник проработал: 150 ч в январе, 150 ч в феврале и 154 ч в марте.

Оплачена работа будет в следующих размерах:

январь – 27 573, 52 рубля (25 000 / 136 * 150);
февраль – 26 223, 77 рубля (25 000 / 143 * 150);
март – 22 000 рублей (25 000 / 175 * 154).

Также можно высчитать, для начала, среднюю часовую ставку сотрудника. Для целей расчёта берётся календарный год. В 2018 году 1973 рабочих часа. Средняя оплата в час составит – 152, 29 рубля (25 000 / (1973 / 12)).

Пример 2. Расчёт заработка, исходя из часовой ставки.

Трудовая деятельность оплачивается в размере 300 рублей в час. Учётный период – 1 квартал 2018 года. Сотрудник имеет 36-часовую трудовую неделю. Норма часов: 122,4 (январь) + 128,6 (февраль) + 157,4 (март). Работник трудился соответственно: 130 ч, 135 ч, 143,4 ч.

Заработок составит:

январь – 39 000 рублей (130 * 300);
февраль – 40 500 рублей (135 * 300);
март – 43 020 рублей (143,4 * 300).

При начислении заработной платы отдельно учитываются следующие положения законодательства:

статья 153 ТК РФ обязывает руководителей осуществлять оплату праздничных смен вдвое выше дневной либо часовой ставки подчинённого;
статься 154 ТК РФ определяет порядок оплаты ночного времени – эти часы подсчитываются отдельно и оплачиваются в повышенном размере (надбавка составляет минимум 20 % часовой ставки при обычных условиях труда);
если рабочая смена выпала на выходной, доплаты не производятся.

Конкретные размеры доплат прописываются во внутренних актах или трудовых договорах с учётом мнения коллектива.

Суммированный учет рабочего времени по периодам

Важный момент при планировании СУРВ – выбор оптимального учетного периода.

Нужно установить тот временной промежуток, в течение которого персонал гарантированно наберет более или менее постоянную сумму отработанных часов, соответствующих нормам. Закон оставляет этот выбор за работодателем, который последний делает, исходя из соображений целесообразности. Он может составлять:

декаду;
месяц;
двухмесячный промежуток;
квартал;
полугодие;
год.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Срок, превышающий годичный, законодательно не предусмотрен!

Для некоторых видов деятельности учетный период прописан в законодательстве, например, для водителей он должен быть равен месяцу. Для сотрудников вредных производств и трудящихся в опасных условиях при СУРВ нельзя превышать трехмесячный учетный период.

Если периодичность рабочих и выходных более-менее постоянная, то стоит устанавливать «четный» учетный период (2 месяца, полугодие, год), чтобы переработки одной половины перекрывали недостачи рабочих часов в другой. При сезонной работе целесообразен максимальный учетный период, тогда «сезон» легко перекроет «несезон».

Правила суммированного учета рабочего времени

Подытожим требования к СУРВ: работодатель при планировании такого режима работы должен учитывать следующие важные моменты.

СУРВ в обязательном порядке вводится в организациях, которые не могут обеспечить постоянное соблюдение рабочих часов в продолжение рабочего дня (смены) или недели.
Количество отработанного времени при СУРВ за учетный период не должно превышать предусмотренное законодательными нормами.
График СУРВ обязателен при организации посменного режима труда и желателен при всех остальных режимах.
Учетный период при режиме СУРВ устанавливается произвольно, кроме тех видов деятельности, где он предусмотрен законом, и его неправомерно устанавливать длиннее 1 года.
В графике СУРВ обязательно должны быть регламентированы следующие позиции:
- начало и завершение трудового процесса;
- длительность смены (рабочего дня) в часах;
- периодичность рабочих смен и выходных дней;
- время междусменного отдыха.
Запрещается закладывать в график существенную переработку (это чревато админответственностью), нежелательна и недоработка. Если фактически произошло то или другое, это должно быть компенсировано работодателем в установленном законом порядке.
Сверхурочные часы вычисляются и оплачиваются после истечения учетного периода.
Работа в государственные праздники по графику входит в общую норму часов, хотя и дополнительно оплачивается или компенсируется, не являясь при этом сверхурочной.
Для работника, приступившего к своим обязанностям не в начале учетного периода, общая часовая норма уменьшается.
Отсутствие сотрудника по уважительной причине, в частности, из-за больничного или отпуска, исключает пропущенные часы из его нормы по учетному периоду.