«Зеленая кнопка» – мечта или реальность?
Если государство решает установить новые правила для своих
граждан, то что оно делает? Разрабатывает и принимает закон, утверждает
его с такой-то даты. Все внедрения новшеств в компании проходят с
различными вариациями по такому принципу. Если в компании идет
постановка системы управленческого учета, то необходимо разработать
регламент, утвердить его и сделать законом для компании. И установить
систему контроля.
Современная наука управления персоналом предоставляет
достаточно импульсов и методов для мотивации сотрудников к выполнению
новых для них функций и обязанностей, так же как и методов контроля.
Например, в японском менеджменте есть такой подход: когда
квалифицированный сотрудник делает трижды одну и ту же ошибку (если это
не откровенный саботаж), дело скорее всего в неправильной организации
процесса.
Если в системе управленческого учета компании заложены
противоречивые элементы, несмотря на все усилия по внедрению, система
работать не будет. Если в государственном законе не прописаны механизмы
его функционирования и контроля, то самый законопослушный гражданин не
сможет и не будет его выполнять. Если система управленческого учета не
выверена относительно механизмов действия и контроля, то заставить
работать эту систему вы не сможете, несмотря на самые авторизированные
методы внедрения.
Создать регламенты, ознакомить сотрудников, обучить их,
установить как закон для компании и последовательно следить за его
выполнением – задача, требующая от руководителя
настойчивости, но не запредельных усилий и перенапряжения всех
управленческих ресурсов компании. На практике автору приходилось видеть
достаточно успешные компании, в которых во время внедрения проекта
постановки учета, которое может длиться около года, весь оперативный
руководящий состав, включая генерального директора, финансового
директора и главного бухгалтера, практически отстранялся от обычной
работы, «скидывая» ее на своих заместителей, чтобы
внедрить систему управленческого учета.
Может себе это позволить коммерческая компания, работающая на
агрессивном рынке? Это слишком большой риск. Поэтому, пусть это
покажется несколько банальным, постановку управленческого учета в
компании лучше сразу делать правильно.
Единовременное внедрение сложных решений в менеджменте
практически никогда не бывает успешным. В компании нельзя построить
сложную систему, если люди не умеют делать простых. Существует
единственный способ построения интегрированных решений, доказавший свою
эффективность – это разбивка сложной задачи на множество
простых. Простые задачи в менеджменте может решить каждый сотрудник.
Сложные задачи – под силу гениям. И рациональнее будет
распределить множество простых задач между множеством сотрудников, а
гениев загрузить разработкой нового продукта, освоением новых рынков и
другими, более интересными и перспективными задачами.
Достоверность управленческой информации
Если в управленческую отчетность закрались ошибки, неточности, для учета были выбраны не вполне адекватные методы, либо по вине халтурного отношения менеджеров, проводящих учет и составляющих требуемые документы, это может быть чревато серьезными осложнениями для бизнеса.
Любой бизнес обладает определенным запасом «прочности», поэтому недостоверность управленческой информации может какое-то время не оказывать серьезного влияния, внезапно обернувшись роковыми последствиями.
Случается, что в бизнесе все благополучно, но его владелец может осознать, что в какой-то мере перестал контролировать ситуацию. Он не знает, откуда берутся активы, какие у него обязательства перед кредиторами и чем они обеспечены, и если его управленцы оставят бизнес, что может случиться в любой момент, он может оказаться весьма в плачевном положении.
Возможна принципиально иная ситуация, когда вроде бы стабильно работавшее предприятие в одночасье «вылетает в трубу». Со стороны это можно объяснить просто неудачным стечением обстоятельств, но в бизнесе все процессы объективны
К СВЕДЕНИЮ! Необходимость срочного принятия экстренных решений для руководства бизнеса означает недостоверность получаемой в течение определенного времени управленческой отчетности.
Принципы управленческого учета
Разработаны на основе опыта англо-американских и французских управленческих систем.
- Коммуникативность. Только общение на всех уровнях позволяет руководителям получать системную картину данных об организации.
- Релевантность. Руководство должно быть обеспечено информацией, соответствующей запросу, то есть данные должны отвечать актуальным потребностям управленческого звена.
- Анализ. Мало получить нужные данные, нужно их правильно интерпретировать и сделать выводы, то есть претворить информацию в конкретные управленческие решения, а также спргонозировать их возможные последствия.
- Доверительность. Поскольку управленческая информация представляет собой закрытые от широкого круга сведения, оперирование ею невозможно без определенного уровня доверительных отношений и защиты получаемых данных.
Кадры – важный элемент систему управленческого учета
Можно и нужно ли поручать постановку управленческого учета
бухгалтеру? Практика показывает, что такое сочетание обязанностей не
является правильным и в некоторых случаях может принести вред компании.
Представьте, у вас есть хороший бухгалтер. А бухгалтерия, надо
сказать, является одной из самых занятых служб в компании. И еще,
бухгалтерия – это единственная служба в компании, которая
подчиняется, прежде всего, Минфину и только потом генеральному
директору. В своей работе бухгалтер обязан соблюдать букву инструкции,
требовать правильность оформления первичных документов и считать
прибыль с точностью до копейки.
Когда мы ведем речь об управленческом учете и соответственно
управленческом бухгалтере, то применяем совершенно другие категории. От
управленческого бухгалтера требуются как можно более оперативная
информация, финансовые оценки и прогнозы. Точность допустима очень
приблизительная. На встрече с руководителем службы управленческого
учета одной из крупнейших российских компаний автору было сказано:
«Нам хотя бы порядок цифр определить, когда мы составляем
отчет и прогноз о движении
денежных средств. Плюс-минус 500 тыс. долл. значения не
имеют». Само мышление бухгалтера и управленческого
бухгалтера-экономиста абсолютно разное и должно быть разным.
Что будет, если руководитель решит объединить бухгалтера и
управленческого экономиста в одном лице? Он скорее всего получит
«мутанта». Если у вас классный бухгалтер или
экономист, то, пытаясь навязать несвойственное им мышление, директор
рискует потерять хорошего специалиста.
Даже в самой крупной компании команда по постановке
управленческого учета не должна превышать 7 человек (вспомните правило
Александра Македонского). Идеальная команда постановщиков
управленческого учета будет состоять как минимум из финансиста,
специалиста по информационным технологиям, менеджера и генерального
директора. Сразу нужно сказать, что проект, ведущийся без прямого
участия первого лица компании, обречен на неудачу практически с полной
вероятностью.
Почему же так необходимо участие первого лица? Во-первых, при
постановке системы управленческого учета структура управления компанией
подвергается естественным изменениям: у сотрудников появляются новые
функции, связанные с процессом учета и составлением отчетов, идет
упорядочение движения информации внутри компании. Во-вторых,
руководитель является самым главным пользователем управленческих
отчетов, которые настраиваются непосредственно под потребности и
пристрастия конкретного руководителя. И наконец, в-третьих, как
проведение любых изменений в организации, внедрение системы
управленческого учета вызовет естественное сопротивление сотрудников
организации. Это нужно понимать и к этому нужно готовиться. Сотрудники
будут противодействовать проведению любых нововведений в компании (этот
эффект действует в менеджменте без исключений и носит название
«сопротивление изменениям»). Поэтому для внедрения
проекта нужны жесткая политическая воля и соответствующие полномочия
– такое сочетание имеет только первое лицо компании.
Особенности бухучета управленческих расходов
Понятие управленческих трат не содержится в нормативных актах, регламентирующих бухучет. Учет этих трат определяется практическим путем. В частности, УР фиксируются по строке «Управленческие траты», на счете 26 (дебет):
- ДТ КТ02, 05 – начисление амортизации по ОС.
- ДТ26 КТ04 – списание трат на научные и прочие исследования, итоги которых будут использованы в дальнейшей общехозяйственной деятельности.
- ДТ26 КТ16 – списание отклонений в стоимости ОС, которые были применены в общехозяйственных нуждах.
- ДТ26 КТ18 – списание НДС.
- ДТ26 КТ21 – использование полуфабрикатов, которые были изготовлены на производстве, для общехозяйственных нужд.
- ДТ26 КТ23 – списание трат вспомогательных производств.
- ДТ26 КТ29 – списание расходов обслуживающих хозяйств.
- ДТ26 КТ43 – списание стоимости готовых изделий, которые использованы для общехозяйственных нужд.
- ДТ26 КТ60, 76 – учет трат на услуги аудиторов, консультантов и прочих представителей сторонних компаний.
- ДТ26 КТ68 – начисление налоговых сборов.
- ДТ26 КТ69 – начисление взносов на пенсионное или медицинское страхование.
- ДТ26 КТ70 – начисление заработка управленческому составу.
- ДТ26 КТ71 – списание в счет общехозяйственных трат, которые сформированы подотчетными сотрудниками.
- ДТ26 КТ76 – предоставление услуги для общехозяйственных потребностей.
- ДТ26 КТ79 – общехозяйственные траты, сформированные в головном офисе и полученные филиалами, направленные на автономный баланс.
- ДТ26 КТ94 – списание недостач и трат от порчи материальных объектов.
- ДТ26 КТ96 – формирование резервов будущих трат на общехозяйственные расходы.
- ДТ26 КТ97 – списание трат предстоящих периодов.
Рассмотрим проводки по кредиту счета 26:
- ДТ76 КТ26 – возмещение ущерба, который ранее были учтен в составе общехозяйственных трат.
- ДТ86 КТ26 – списание трат за счет денег, направленных на целевое финансирование.
- ДТ90 КТ26 – списание трат, которые находятся на счете 26, в дебет счета 90.
Каждая из проводок должна быть подтверждена первичной документацией. Если первичные документы отсутствуют, у проверяющих органов возникнут вопросы. По каждой проводке указывается сумма операции.
Для кого предназначена информация управленческого учета
Информация, владение которой предоставляет возможности для управления организацией, не может быть общедоступной. Оперативное принятие решений, напрямую регламентирующих функционирование бизнес-структуры, доступно только руководящему звену. Поэтому основные адресаты данных, полученных в ходе управленческого учета – это:
- непосредственное руководство различных уровней;
- представители финансовых должностей в фирме;
- некоторые внутренние пользователи.
В подавляющем большинстве случаев управленческая информация не предназначена для внешних контрагентов организации (партнеров, кредиторов, инвесторов, акционеров и т.п.). Часто она составляет понятие коммерческой тайны и охраняется от разглашения законом.
Полнота управленческой отчетности
Сведения, полученные из управленческой отчетности, должны сформировать для руководства целостную картину всего бизнеса. Если в любой момент времени деятельность организации может быть адекватно проанализирована, это гарантированно дает возможность «держать руку на пульсе» в любой ситуации и вовремя предотвратить досадную ошибку или успеть воспользоваться выгодной ситуацией.
Чтобы проверить полноту получаемой управленческой информации, бизнесмену стоит поинтересоваться, насколько отражены в его формах для отчетов главные показатели, влияющие на эффективность предпринимательства.
- Закупки – из управленческих отчетов должно быть ясно, производятся ли они в соответствии с планом и конъюнктурой рынка, как обстоят дела с их оплатой (нет ли задолженностей), насколько выгодны условия поставок.
- Хранение материальных активов должно быть освещено с позиций наличия, количества и условий, а также сроков оборота (с возможными отклонениями и анализом их причин) по каждому виду товаров и/или услуг.
- Производство. Нужно оценивать соотношение спроса (по информации о заявках, заказах, резервировании продукции и т.п.) и возможности предприятия его удовлетворить (анализ планового и фактического выпуска продукции).
- Реализация. Плановые и действительные характеристики оплаты и отгрузки товаров, а также анализ охвата базы клиентов.
- Перевозка. Анализируется загруженность транспортных средств (собственных и/или наемных), оценивается логистика на предприятии.
- Финансовая составляющая. Включает в себя оценку динамики денежных потоков на предприятии, наличие резервов, потребность в финансах, кредитные обязательства, обзор источников финансирования.
- Себестоимость рассчитывается отдельно по каждой товарной группе.
- Налоговые затраты и другие отчисления. Сопоставляются плановые и фактические показатели (в денежном и относительном эквиваленте).
- Нематериальные ресурсы. Анализ эксплуатации, возможности и потребности в создании.
- Развитие. Маркетинговая стратегия, анализ рыночной ситуации, сопоставление фактических и плановых показателей.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Отсутствие анализа одного или нескольких факторов в управленческой отчетности снижает ее полноту и может непредсказуемо отразиться на возможности принятия адекватных решений по руководству
Чем оперирует управленческий учет
Предметом данного вида учета является система данных и возможных прогнозов. Требования к информации, которая должна явиться результатом такого учета, довольно строгие:
достаточность – данных, полученных ответственным лицом, должно хватать для принятия того или иного бизнес-решения;
краткость – излишний объем затрудняет процесс анализа и выбора оптимального пути;
оперативность – своевременность информирования даже важнее, нежели абсолютная точность данных (например, если речь идет о немедленных принятиях мер в случае убытка, то не так уж важно, 12 или 15% они составили, гораздо значимее то, что об этом факторе было сообщено вовремя);
достоверность – в отличие от точности, обязательное условие, так как судьбоносные для организации решения не должны строиться на ложных посылках и ошибочных данных.
