Представительские расходы документальное оформление 2023-2024
Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:
- приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
- смета ПР;
- отчет о расходах;
- акт о списании ПР.
Мероприятия
В НК нет жесткого перечня документов, которыми подтверждаются представительские расходы. По мнению Минфина, подтвердить их помогутПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288:
- первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
- отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.
Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное — чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприятийПисьмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852.
Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходовПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращеноп. 10 разд. IV Плана, утв. Распоряжением Правительства от 10.02.2014 № 162-р.
Привычнее все же составлять отчет. Форма его произвольная. Предлагаем вам образец такого отчета.
УТВЕРЖДАЮГенеральный директор ООО «Красная смородинка»
| / Е.В. Слейман / |
25 апреля 2014 г.
Отчет о проведении официального приема представителей ООО «Любимые сады»
25 апреля 2014 г.
Официальный прием представителей ООО «Любимые сады» состоялся 21 апреля 2014 г. Место проведения переговоров — г. Москва, Ленинский проспект, д. 38, банкетный зал ресторана «Спутник».
На приеме присутствовали:— представители ООО «Любимые сады» — 7 человек, в том числе генеральный директор Ю.И. Велебужский;— представители ООО «Красная смородинка» — 8 человек, в том числе генеральный директор Е.В. Слейман.Нет необходимости перечислять тех, кто присутствовал на официальном банкете. Подобных требований в НК нет. Но в отчете об официальном банкете не лишним будет указать количество присутствовавших представителей контрагентов и потенциальных клиентов
По итогам официального приема подписан контракт на поставку новой продукции — сока «Юбилейный». Также заключено дополнительное соглашение к действующему договору № 1168/2013 о поставках продукции.
Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 47 000 руб., в том числе:— на аренду банкетного зала — 10 000 руб.;— на покупку еды и напитков — 37 000 руб.
Копия кассового чека за ресторанное обслуживание прилагается.Если расходы на проведение представительского мероприятия были оплачены наличными деньгами, оригиналы документов, подтверждающих такую оплату (чек ККТ, бланк строгой отчетности), должны быть приложены к авансовому отчету работника, оплачивавшего наличными затраты на мероприятие
| Исполнительный директор | О.Д. Мицкевич |
Представительские расходы
Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.
Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.
Что это такое?
Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.
264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.
Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.
Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.
Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
- расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.
Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.
Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации
Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.
На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.
Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.
В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.
Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.
Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.
ПРИМЕР 1
Приказ об организации работы с официальными делегациями
Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»
ПРИКАЗ
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
__________________________________________________________________
(полное фирменное наименование, место нахождения)
Составлена в 2-х экземплярах
Экз. 1 (или 2)
Приложение N ____ к протоколу общего собрания акционеров от «__»_________ ____ г. N ____
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя ЗАО «________»
по финансовым вопросам ________________
«__»_________ ____ г.
СОГЛАСОВАНО
Главный бухгалтер ЗАО «________»
_______________________________
«__»_________ ____ г.
Смета представительских расходов на ____ год
закрытого акционерного общества «_______________»
«__» ____________ ____ г.
----T-------------T------------T-----------T-------------T-------T--------T------------¬
¦ N ¦ Мероприятия ¦ Место ¦ Участники ¦ Планируемый ¦ Даты/ ¦ Сумма ¦ Примечания ¦
¦ ¦ ¦ проведения ¦ ¦ результат ¦ время ¦ (руб.) ¦ ¦
+---+-------------+------------+-----------+-------------+-------+--------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+------------+-----------+-------------+-------+--------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+------------+-----------+-------------+-------+--------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+------------+-----------+-------------+-------+--------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+------------+-----------+-------------+-------+--------+------------+
¦ ¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-------------+------------+-----------+-------------+-------+--------+-------------
Начальник протокольной службы ________________
Начальник транспортного отдела ________________
Начальник коммерческого управления ____________
«___»_________ ____ г.
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Смета: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Смета» по всему сайту
- «Смета представительских расходов закрытого акционерного общества (приложение к протоколу внеочередного общего собрания акционеров закрытого акционерного общества по вопросу утверждения смет расходов на год)».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Смета работ (приложение к договору на создание веб-сайта)
- Смета расходов генерирующей компании, уменьшающих налогооблагаемую базу
- Смета расходов на проведение рекламной кампании (приложение к соглашению о взаимодействии при проведении рекламной компании продуктов, выпущенных под разными знаками)
- Смета расходов средств федерального бюджета «Наименование видов расходов» по организации, подведомственной Федеральному агентству лесного хозяйства, на год
- Смета расходов на проведение работ по кинотеатральному прокату национального фильма (приложение к государственному контракту о поддержке в прокате национального фильма)
- Смета расходов по деловому приему делегации для заключения договора
- Смета расходов на организацию и проведение государственной экологической экспертизы
- Смета расходов на финансирование государственного целевого творческого заказа по созданию инновационного проекта
- Смета расходов бюджетного учреждения, находящегося в ведении Федерального агентства морского и речного транспорта, за счет ассигнований из федерального бюджета
- Смета расходов на проведение мероприятия, направленного на информационное и консультационное обеспечение специалистов агропромышленного комплекса и сельхозтоваропроизводителей всех форм собственности
Документальное оформление представительских расходов
Размер расходов на проведения переговоров между двумя и более предприятиями может быть значительным. Поэтому для правильного проведения этих расходов необходимо документально их оформить. Это очень сильно уменьшит размер уплаты налогов и не будет проблем перед контролирующими органами.
И так какие должны быть оформлены документы при предстоящих представительских расходах:
- Приказ руководителя предприятия – в данном документе обязательно должна быть указана цель, дата и место проведения мероприятий по переговорам, перечислить всех контрагентов, которые будут принимать участие в данном мероприятии и в обязательном порядке назначить ответственных и контролирующих лиц;
- Программа предстоящего мероприятия – данная программа не будет иметь места без приказа. В данной программе отражаются представительские встречи с обязательным указанием дат и мест проведения мероприятия;
- Смета мероприятия – в данном документе расписываются все расходы по статьям и обязательно должны быть согласованы с руководителем предприятия;
- Отчет о проведенном мероприятии – данный документ составляется исключительно ответственным лицом, который указан в приказе, и указываются точно те пункты, которые прописаны в нем, а так же еще указываются результат, который был достигнут на данном этапе ( например, заключение официального договора или подписание документа);
- Акт по списанию представительских расходов – данный документ, несет информацию о точной сумме, которая была потрачена на конкретный вид представительских расходов. Этот документ необходимо заверить не только у руководителя предприятия, но и у главного бухгалтера);
- Документы, которые подтверждают данные расходы – этими документами могут быть чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.
|
Как составить акт на списание
Унифицированного бланка акта на списание представительских расходов нет, субъекты хозяйствования разрабатывают шаблоны самостоятельно, утверждают их приказами (или приводят образец в приложении к учетной политике)
Минфин акцентирует внимание на необходимости указания в акте только той информации, которая непосредственно связана с понесенными издержками представительского типа. В документах на списание рекомендуется отражать такие сведения:
- описание мероприятия, на организацию которого были потрачены средства (дата и место проведения, предмет обсуждения в ходе переговорного процесса);
- объем израсходованных ресурсов;
- норматив, в пределах которого можно произвести списание в налоговом учете;
- наименование и реквизиты принимающей стороны;
- перечень лиц, ответственных за организацию встречи;
- выводы комиссионного органа компании о целесообразности понесенных издержек, об их экономической обоснованности;
- список документов, которыми подтверждаются траты.
Далее вы можете скачать бланк акта на списание представительских расходов.
В акте приводится ссылка на распоряжение руководителя компании о подготовке к официальной встрече с партнерами. Документ составляется комиссионным органом, утверждает его директор фирмы. В акте на списание не могут фигурировать суммы, потраченные на развлекательные мероприятия или оплату билетов на авиа- или железнодорожный транспорт – компания вправе зачесть в налогооблагаемой базе только издержки по трансферу до места проведения переговоров в рамках одного муниципального образования (такой позиции придерживаются налоговики).
Далее приводим образец заполнения акта на списание представительских расходов:
Общепринятые разрешенные затраты на представительство
Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
- Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
- Услуги и затраты на буфет.
- Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно для официального мероприятия (письмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.
Как оформить смету
Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается. Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах
Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.
Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что представляю собой представительские расходы?
Ответ: Под представительскими расходами следует понимать расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.
Вопрос №2 Какие расходы считаются представительскими?
Ответ: К представительским расходам относятся расходы, которые связаны с проведением делового приема, это могут быть завтраки, обеды и т.д., так же транспортные расходы, которые связаны с доставкой представителей до места проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание представителей во время проведения мероприятий и т.п.
Вопрос №3 Какие документы должны оформляться при списании представительских расходах?
Ответ: Для корректного отражения представительских расходов необходимо изначально составить приказ, в котором будут отражены все сведения о проводимых мероприятиях, дата, место, список присутствующих. Так же документально фиксируется и программа проводимых мероприятий, составляется обязательно смета мероприятия, затем отчет о проведенном мероприятии, после этого ответственный сотрудник должен составить акт списания обязательно подписать его у директора предприятия и у главного бухгалтера, а так же приложить к акту подтверждающие документы. Этими документами могут быть чеки, акты сверки выполненных работ, услуг, счета – фактуры и т. Д.
Вопрос №4 Кто несет ответственность за составления акта списания представительских расходов?
Ответ: Ответственное лицо, которое будет отвечать за правильность составления, отражения итоговых и обоснованности данных расходов назначается приказом о проведении официального мероприятия.
Вопрос №5 Какую цель хочет получить предприятие от списания представительских расходов?
Ответ: На предприятии когда проводиться официальное мероприятие, на котором могут быть заключены договора или определенные документы, всегда выделяются средства на представительские расходы. Данные расходы при отражении налоговом учете уменьшают налоговую базу предприятия. Но для того, что бы контролирующие службы не смогли выставить штрафы, пени ил санкции, то необходимо правильно отражать их и составлять соответствующие документы.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Утверждаю: Генеральный директор ____________________ ____________________ «___»_______ ____ г.
СМЕТА
представительских расходов на _____ год
----T----------------------T-----------------------------------------¬
¦NN ¦Виды представительских¦ 20_____ г. ¦
¦ ¦расходов +-----T-------T--------T---------T--------+
¦ ¦ ¦Всего¦I _____¦II _____¦III _____¦IV _____¦
+---+----------------------+-----+-------+--------+---------+--------+
¦1. ¦Расходы на проведение ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦официального приема ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(завтрака, обеда или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦иного аналогичного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦мероприятия) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------+-----+-------+--------+---------+--------+
¦2. ¦Транспортное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦обслуживание во время ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦переговоров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------+-----+-------+--------+---------+--------+
¦3. ¦Буфетное обслуживание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦во время переговоров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------+-----+-------+--------+---------+--------+
¦4. ¦Оплата услуг ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦переводчиков, не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦состоящих в штате ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦организации, во время ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦проведения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦представительских ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦мероприятий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------+-----+-------+--------+---------+--------+
¦ ¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+----------------------+-----+-------+--------+---------+---------
Исполнительный директор
"_____________________" _____________/_____________
Главный бухгалтер _____________/_____________
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Смета: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Смета» по всему сайту
- «Смета представительских расходов (приложение к смете о деловом приеме делегации закрытого акционерного общества для заключения договора)».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Смета представительских расходов закрытого акционерного общества (приложение к протоколу внеочередного общего собрания акционеров закрытого акционерного общества по вопросу утверждения смет расходов на год)
- Смета работ (приложение к договору на создание веб-сайта)
- Смета расходов генерирующей компании, уменьшающих налогооблагаемую базу
- Смета расходов на проведение рекламной кампании (приложение к соглашению о взаимодействии при проведении рекламной компании продуктов, выпущенных под разными знаками)
- Смета расходов средств федерального бюджета «Наименование видов расходов» по организации, подведомственной Федеральному агентству лесного хозяйства, на год
- Смета расходов на проведение работ по кинотеатральному прокату национального фильма (приложение к государственному контракту о поддержке в прокате национального фильма)
- Смета расходов по деловому приему делегации для заключения договора
- Смета расходов на организацию и проведение государственной экологической экспертизы
- Смета расходов на финансирование государственного целевого творческого заказа по созданию инновационного проекта
- Смета расходов бюджетного учреждения, находящегося в ведении Федерального агентства морского и речного транспорта, за счет ассигнований из федерального бюджета
Приказ смета отчет о проведении мероприятия представительские расходы
Отчет о ПР может включать информацию:
- о цели проведения бизнес-мероприятия;
- фактическом количестве посетителей;
- фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
- первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.
Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.
— Марсов А.П., генеральный директор;
— Колпакова И.М., коммерческий директор;
— Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;
— Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.
6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 года представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Марсов А.П. Марсов
- С настоящим приказом ознакомлен:
- № п/п
- Подпись
- Фамилия и инициалы
- работника
- Дата ознакомления
- Оленев
Оленев Я.В.
Колпакова
Литовченко
Литовченко С.А.
Рисунок 2.
