Оплата работодателем аренды жилья сотруднику, переехавшему на работу в другую местность, не облагается ндфл

Рубрикатор

• НДС 2020. Вычет НДС
• Страховые взносы 2020
• Декларация НДС 2020
• УСН доходы 2020. Все об упрощенной системе налогообложения 2020. Упрощенка
• Учет затрат. Учет расходов и доходов
• Бухгалтерский учет. Бухучет
• ФСС. 4 Форма ФСС 2020
• Торговый сбор 2020
• ЕНВД в 2020. Единый налог на вмененный доход
• Товарный знак
• Декретные
• Детские пособия 2020
• Больничный лист 2020
• Командировочные расходы 2020
• Отпускные 2020. Расчет отпускных
• НДФЛ 2020
• ИП налоги 2020. Индивидуальный предприниматель — все о налогах
• Транспортный налог 2020
• Заработная плата, трудовые отношения
• Пенсионный фонд. Новости. Статьи
• Налог на прибыль 2020
• Материнский капитал 2020
• Первичные документы
• Налог на имущество 2020
• Исправляем ошибки учета. Штрафы, пени.
• ККМ, ККТ, наличные и безналичные расчеты
• Налоговые( выездные, камеральные) и другие проверки
• Новое в законодательстве
• Основные средства, НМА, учет материалов,товаров, склад, убыль
• Отчетность: налоговая, бухгалтерская.

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

• Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
• Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре. Составление этого документа является обязательной частью любого договора аренды жилого помещения (статья 671 ГК РФ)

Составляется этот документ не сложно, но нужно знать основные нюансы. Для этого нужно ответить на самые распространенные вопросы

Составление этого документа является обязательной частью любого договора аренды жилого помещения (статья 671 ГК РФ). Составляется этот документ не сложно, но нужно знать основные нюансы. Для этого нужно ответить на самые распространенные вопросы.

Для составления договора не требуется привлечения профессиональных юристов

Важно, чтобы в этом документе были оговорены все необходимые существенные условия соглашения:

• описание объекта сделки, то есть сдаваемого жилого помещения (полный адрес, общая площадь, количество комнат);
• арендная плата (величина выплат, характер оплаты и возможность повышения стоимости аренды).

В начале бумаги нужно написать название города, в котором располагается жилье, дату составления договора и паспортные данные сторон. Также в документе нужно указать номер правоустанавливающего документа на сдаваемую площадь. Также не лишним будет указать в договоре и дополнительные условия сделки:

1. Порядок посещения квартиры ее владельцем.
2. Возможность временного вселения в помещение третьих лиц.
3. Особенности проведения капитального и текущего ремонта.
4. Срок действия договора.
5. Возможность проживания с животными и так далее.

В какой форме?

При заключении договора очень важно обратить свое внимание на то, что наниматель является единственным владельцем квартиры, проверив документы на жилплощадь. Если собственников несколько, то нужно чтобы свое согласие дали они все, иначе сделка будет считаться недействительной. Также, если жилое помещение сдает не владелец, а его доверенное лицо, то оно обязано предъявить доверенность, которая должна быть обязательно заверена у нотариуса

Также, если жилое помещение сдает не владелец, а его доверенное лицо, то оно обязано предъявить доверенность, которая должна быть обязательно заверена у нотариуса.

Порядок оплаты должен быть прописан в документе. Оплачивать услуги можно либо переводя на карту или счет владельца, либо передачей денег лично в руки.

Важно! Если оплата осуществляется наличными, то от собственника обязательно нужно требовать расписку о получении денег. Точный срок действия договора найма или поднайма жилья для военнослужащих нигде не определен

Такие соглашения по сроку могут разделяться на краткосрочные (длительностью до 1 года) и долгосрочные (длительностью от 1 года). Чаще всего заключаются именно краткосрочные договора, а затем автоматически продляются на такой же срок

Точный срок действия договора найма или поднайма жилья для военнослужащих нигде не определен. Такие соглашения по сроку могут разделяться на краткосрочные (длительностью до 1 года) и долгосрочные (длительностью от 1 года). Чаще всего заключаются именно краткосрочные договора, а затем автоматически продляются на такой же срок.

Расходы на переезд нового сотрудника

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы (если в трудовом договоре уже указан адрес местонахождения организации или трудовой договор с ним еще не заключен)?

В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до места его работы, указанного в трудовом договоре, применение положений статьи 169 Трудового кодекса РФ является необоснованным. Аналогичный порядок распространяется на оплату расходов на переезд нового сотрудника, с которым еще не заключен трудовой договор. Следовательно, при расчете налога на прибыль такие затраты нельзя учесть на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть положения статьи 169 Трудового кодекса РФ применяются в случае, когда сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на новое место работы.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773, от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, в случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138. Несмотря на то что указанные разъяснения адресованы организациям, которые компенсируют расходы на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Следует отметить, что в частных разъяснениях специалисты ФНС России придерживаются иной позиции. Они указывают, что суммы компенсации затрат на переезд новых сотрудников нельзя включить в состав расходов на оплату труда, поскольку они не являются вознаграждением за труд (несмотря на то, что такие выплаты предусмотрены трудовым договором). Следовательно, они не учитываются при налогообложении прибыли. Таким образом, включение затрат на переезд новых сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в состав налоговых расходов может вызвать возражения со стороны проверяющих.

Совет: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по переезду нового сотрудника до момента заключения с ним трудового договора. Они заключаются в следующем.

При расчете налога на прибыль учитываются расходы, которые экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если организация сможет доказать, что оплата расходов на переезд до места работы нового сотрудника (до заключения с ним трудового договора) является экономически обоснованной, она может учесть их в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу.

Компенсация расходов на наем жилья при переезде в другую местность и налог на прибыль

Такой вид затрат, как расходы на обеспечение работников жильем при их переезде в другую местность, прямо в Налоговом кодексе не упоминается.

Вопрос о возможности учесть затраты на оплату аренды квартиры для проживания работника и членов его семьи для целей исчисления налога на прибыль в составе расходов на оплату труда был рассмотрен в Письме Минфина России от 22.10.2013 N 03-04-06/44206.

Чиновники ведомства указали: в соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Вместе с тем согласно положениям ст. 131 ТК РФ коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% начисленной месячной заработной платы. Таким образом, расходы на наем жилого помещения, возмещаемые организацией работнику, по нашему мнению, организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли организаций в размере, не превышающем 20% суммы заработной платы.

При этом Минфин сообщил: при квалификации начисляемых в пользу работника сумм в качестве заработной платы следует исходить из того, что размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма заработной платы причитается работнику за фактически выполненный им объем работы. Другими словами, размер оплаты труда считается установленным, если работник, не получив причитающуюся ему по условиям трудового договора оплату труда в денежном или натуральном выражении, может исходя из условий трудового договора потребовать от работодателя выплатить за выполненный объем работ конкретную сумму денежных средств.

Аналогичные разъяснения ранее были представлены в Письме Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/671.

В Письме от 30.09.2013 N 03-03-06/1/40369 финансисты рассмотрели возможность применения в целях признания вышеуказанных затрат организации в составе расходов, учитываемых при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (другие расходы, связанные с производством и реализацией). Чиновники напомнили, что порядок учета данных затрат урегулирован ст. ст. 255 и 270 НК РФ. При этом согласно п. 29 ст. 270 НК РФ при исчислении налога на прибыль не учитываются расходы организации на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Отметим, что есть ряд судебных решений, где устанавливается право налогоплательщиков признать расходы на оплату жилья для иногородних работников. В частности, в Постановлении ФАС ЦО от 15.02.2012 N А35-1939/2010 судьи пришли к выводу, что расходы организации на оплату аренды жилья для работников являются налоговыми расходами на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Ранее в Постановлении ФАС УО от 09.01.2007 N Ф09-11484/06-С2 суд признал обоснованным учет в составе расходов согласно пп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ затрат на оплату проживания сотрудника в другой местности.

Что касается налогового ведомства, на его официальном сайте (http://www.nalog.ru) в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами» размещено Письмо от 12.01.2009 N ВЕ-22-3/6@ «О порядке учета в целях налогообложения расходов организации, связанных с предоставлением иногородним работникам жилого помещения». В п. 2 этого Письма разъяснено : если условиями коллективного договора предусмотрена выплата иногородним работникам денежной компенсации за оплату жилья, нужно исходить из следующего. Подобные выплаты в смысле ст. 255 НК РФ не являются платой за выполнение работником трудовых функций. Указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Изложенная позиция согласована с Департаментом налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина Письмом от 09.12.2008 N 03-03-05/164.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

• Переезд работника вместе с членами его семьи.
• Перевозка личного имущества.
• Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Договор найма заключается в том случае, если собственник помещения является частным лицом. Сделка поднайма подразумевает собой аренду квартиры, владельцем которой являются государственные или муниципальные власти.

Процедура найма жилого помещения военнослужащими регулируется следующими законодательными актами:

1. Статьей 2 ФЗ-№76, в котором говорится о положении военного и членов его семьи.
2. Постановлением Правительства № 909 и № 989, которыми регулируется денежная компенсация.
3. Приказом № 235 Министерства обороны РФ, определяющий особенности денежной компенсации для военных в запасе или семей погибших военнослужащих.
4. Приказом № 1280 о порядке включения военнослужащих в список нуждающихся в жилье.
5. Приказом №303 Министерства обороны РФ, формирующий организацию выплат за наем и поднаем жилья.
6. Приказом № 148н Министерства труда и социальной защиты РФ, утверждающий максимальную стоимость найма и поднайма жилья для военных.
7. Приказом №4 Федеральной службы безопасности России, о порядке компенсации за аренду для органов ФСБ.

Компенсация за аренду жилья, переезд, командировки

Ценных сотрудников нередко приглашают на работу из других регионов или стран. И наоборот – отправляют в командировки на другие предприятия. В этих случаях организации арендуют жилье специалистам. Если же сотрудник сам оплатил свое жилье, то ему полагается компенсация за аренду.

Виды выплат за аренду жилья

Существуют различные способы обеспечить жильем сотрудников. Некоторые организации сами снимают помещения. Это могут быть сразу несколько квартир. Чаще всего они находятся недалеко от метро, чтобы сотруднику было удобнее добираться на работу.

Но самый популярный вариант, когда человек сам подбирает себе жилплощадь, а компания выплачивает компенсацию аренды жилья сотруднику. Например, в виде прибавки к зарплате или перечисляет ему на счет сумму, эквивалентную стоимости аренды в месяц.

Взять в найм квартиру дешевле, чем снимать номер в отеле, если предполагается длительный срок аренды. Иногда у компании есть база квартир, из которых можно выбрать, в других случаях приходится действовать самостоятельно.

Если между работодателем и работником существуют договоренности о частичной компенсации за найм жилья, то в арендном договоре должна стоять одобренная сторонами сумма. А на оставшуюся часть заключается отдельное соглашение.

Если предприятие само находит и оплачивает квартиру сотруднику, то сумма аренды может стать частью зарплаты работника, но в натуральной форме. По закону, ее величина не должна превышать 20% общего заработка. В ситуации, когда работник сам находит жилплощадь, компенсация за найм жилья может быть частью зарплаты в денежном виде.

Компенсация командировочных расходов

В ситуации, когда сотрудник командируется в другую местность, ему также может арендоваться жилье. В этом случае в общий состав командировочных расходов работника добавляется компенсация стоимости жилья и коммунальных расходов.

Согласно ст. 168 ТК РФ, порядок возмещения затрат на съем квартир в командировках устанавливается во внутренних положениях компании. Организация сама назначает сумму, в пределах которой работнику вернутся потраченные деньги. При этом, компенсация оплаты жилья сотрудникам – обязательное условие отправки человека в командировку.

Возмещение затрат при работе в разъездах

Некоторые работники постоянно находятся в разъездах. Траты на служебные поездки обязательны к возмещению. Такие компенсации не облагаются НДФЛ. Что такое разъездная работа? Это трудовая деятельность, которая проходит вне офиса. Каждое предприятие само определяет категории специалистов, чья работа является разъездной.

Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что разъездная работа на постоянной основе не считается командировками.

За подобную работу назначается надбавка. Она устанавливается согласно внутреннему регламенту, но если профессия относится к перечню из Постановление Совета Министро 1978 года, то его положения тоже необходимо учитывать.

Работодатель должен возмещать сотрудникам проезд, расходы на проживание, выплачивать суточные и прочие затраты на основании предоставленных подтверждающих документов. Это могут быть чеки, билеты, счета.

Компенсация за переезд

Правила возмещения расходов, связанных с переездом, установлены в ст. 169 ТК РФ. Компенсации подлежат следующие траты:

• на переезд сотрудника с семьей и перевоз багажа;
• по обустройству в новом жилье.

Какие суммы отводятся для компенсации, определяется в трудовом договоре или внутренних нормативных актах компании.

Если заранее размер трат предположить нельзя, то сотруднику может быть выдан аванс. Впоследствии не потраченные деньги нужно вернуть в организацию.

Фактические затраты на переезд возмещаются согласно предоставленным финансовым документам, а в случае их отсутствия можно подтвердить траты иными источниками. Например, предоставить информацию о цене билетов на поезд.

Условия оплаты проживания работникам

Никакой законодательный акт не обязывает работодателя снимать своим специалистам квартиры. Только иностранным гражданам при переезде должны предоставляться гарантии обеспечения жильем, но именно про аренду ничего не сказано.

Поэтому, компенсация жилья приглашенному специалисту или собственному – добровольное дело компании. Порядок возмещения за аренду и его правила прописываются во внутренних документах организации. Если в компании имеется служебное жилье, то сотрудники заселяются туда.

Если нет, то варианта 2: либо предприятие самостоятельно ищет квартиру, либо платит компенсацию расходов на проживание в арендуемом жилье.