Расходы на электронный билет: нужна ли для подтверждения выписка банка

Особенности формирования документа

Выписки в большинстве случаев выдаются на следующий день после движения денег по счету организации в банке. Важны особенности формирования документа – это две колонки, в которых отражаются дебет и кредит. В первой отражаются списанные со счета средства, во второй – произведенные на счет зачисления.

Счет предприятия в кредитной организации относится к расчетным, иначе говоря, на нем банк хранит деньги, принадлежащие клиенту. Считаясь должником, финансовое учреждение отображает остаток средств на счете как кредиторскую задолженность. В связи с тем, что счет предприятия для банка является пассивным, остаток средств отображается в выписке по кредиту. Финансовые средства, списанные со счета организации, уменьшают долг кредитного учреждения, поэтому задолженность перед клиентом становится меньше. Для организации все с точностью наоборот.

ЭЛЕКТРОННЫЕ БИЛЕТЫ И ЧЕКИ – ПОДТВЕРЖДАЕМ РАСХОДЫ

И.В. Артемова, главный бухгалтер, консультант

Электронные билеты

     Электронный билет – это документ в электронно-цифровой форме, удостоверяющий договор перевозки. В настоящее время формы электронных билетов установлены на железнодорожном и авиатранспорте следующими приказами Минтранса России:

    Оба приказа устанавливают формы электронных билетов, обязательные реквизиты, которые должны в них содержаться, составные части электронных билетов. В частности, для воздушного транспорта ими являются:

    При этом электронный полетный купон и маршрут/квитанция являются обязательными структурными частями билета.    Для железнодорожных билетов:

    Также указанными приказами установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются бланками строгой отчетности и подтверждают произведенные расчеты за билет, применения ККМ при этом не требуется. 

Авиабилет

     Для подтверждения расходов по электронному авиабилету в бухгалтерском и налоговом учете нужна его маршрут/квитанция и посадочный талон. Это связано с тем, что посадочный талон выдается пассажиру при регистрации на рейс. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в нем дополнительно может указываться другая информация.    Таким образом, посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс и документальным подтверждением факта потребления услуги воздушной перевозки, поэтому его наличие обязательно. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80056.

Проверка банковской выписки

Обработка финансовых документов и проверка банковской выписки происходит в день их получения бухгалтером предприятия.

В должностные обязанности бухгалтерия компании или предприятия входит:

1. проверить и прикрепить все оправдательные документы по выписке о зачислении и списании средств;
2. сверить все записи в выписке с первичными документами. При обнаружении несоответствий и расхождений в документах бухгалтер обязан срочно связаться с сотрудником банковского учреждения;
3. по правому полю выписки бухгалтер проставляет коды счетов. Ставятся они напротив соответствующих сумм;

Действия бухгалтера помогают производить контроль за средствами предприятия, формировать сведения для проверяющих органов, приводить документы в законченный вид перед их окончательной архивацией.

Выписка из банка: образец

Если предприятие самостоятельно ведет более современный финансовый учет, то будет правильно установить для своего удобства электронный банк. Бухгалтер лично сможет следить за всеми движениями средств на счетах подотчетного предприятия, при этом выписку из банка сможет самостоятельно легко распечатать в любое время без отрыва от работы.

Для заполнения такого бланка ручным способом подойдет стандартная выписка из банка: образец можно скачать в интернете, открыть в редакторе Excel и уже там внести необходимые правки. Главное, чтобы документ содержал необходимую информацию.

Какая информация указывается в выписке?

Выписки по счету в банках могут немного отличаться по внешнему виду, потому что распечатываются на разной технике. Важнее выяснить, какая информация указывается в выписке.

1. «Дата проводки» – дата операции по счету клиента;
2. «Счет получателя» – № расчетного счета получателя;
3. «ВО» – вид финансовой операции;
4. «Ном. док. Банка» – входящий № документа;
5. «Ном. док. Клиента» – № платежного документа;
6. «БИК банка корр» – БИК банка получателя;
7. «Корр. Счет» – корреспондирующий счет банка;
8. «Счет плательщика» – № счета плательщика;
9. «Дебет» (приход клиента);
10. «Кредит» (расход клиента).

Как бухгалтер проверяет и обрабатывает выписки?

Получить выписку в банке может только официально уполномоченный для этого сотрудник предприятия. Перечень таких лиц составляется руководителем организации и главным бухгалтером. Обычно занимается финансовыми документами бухгалтерский состав.

Как бухгалтер проверяет и обрабатывает выписки? Сотрудник получает выписки по счету в банке, проверяет сопутствующие документы, сравнивая суммы и даты. В случае расхождения информации работник обязан срочно обратиться в банк. Некоторые бухгалтера для собственного удобства при проверке выписки помечают на полях документа корреспондирующие счета, которые пригодятся для совершения проводки. В этот же день необходимо внести проверенные выписки в систему движения средств на предприятии. Применяя правило «двойной записи», бухгалтер таким простым способом осуществляет проводку каждой операции.

Сомнения по поводу электронных выписок

Бухгалтеров, работающих на предприятиях, которые внедрили систему электронного документооборота («Бухучет 1С», «Клиент-банк») посещают сомнения по поводу электронных выписок, как их правильно необходимо хранить и должны ли они распечатываться.

Отсутствуют нормативные документы, которые прямо бы разрешали или запрещали хранение электронных выписок в формате PDF, поэтому ситуация несколько усложняется. При этом действует правило ст.9 ФЗ №129, по которому предприятие обязано по требования органов проверки или другого уполномоченного лица изготовить за свой счет и представить первичные документы в электронном виде.

Многие банки после перехода на систему интернет-обслуживания отказываются выдавать требуемые выписки, предлагая клиентам самостоятельно распечатать и заверить документы по мере надобности.