Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9
Оформление командировки требует обязательного составления приказа на эту служебную поездку. Подготовкой его занимается соответствующее должностное лицо или кадровая служба.
Вверху документа указывается название субъекта бизнеса, а также при необходимости наименование структурного подразделения. После этого вписывается код постановки в органах статистики ОКПО.
Ниже отражается название формируемого документа, а также номер по порядку и дата составления этого документа. Под этими регистрационными данными в дальнейшем документ будет существовать.
Далее следует внести полные данные работника, в том числе его табельный номер, наименование отдела, в котором у работника располагается рабочее место сотрудника, а также его должность.
После этого вписывается место, в которое планируется осуществление служебной поездки. Здесь можно прописать наименование страны, города или название организации, выступающей принимающей стороной.
Затем отражается в приказе продолжительность служебной поездки с обозначением дат ее начала и окончания.
В приказе также обязательно надо отразить цель планируемой командировки, она должна соответствовать информации указанной в служебке, плане и ином документе.
Ниже указываются номер и дата бланка, который является основанием для формирования распоряжение руководства о направлении работника в командировку.
После этого приказ визируется директором организации, при этом обязательно отражается должность руководителя, а также его фамилия и инициалы.
С заполненным приказом нужно ознакомить самого работника. Он должен прочитать его содержание, после чего в специальной графе подтвердить данный факт своей подписью и датой ознакомления.
Оформленный приказ служит основанием на выдачу командированным лицам подотчетных сумм для расходов во время поездки.
Задание на командировку
Задачи на командировку необходимо было указывать всегда. Раньше – в служебном задании, сейчас – в приказе на командирование. Если кратко указывать цель поездки или задания, то налоговики могут заподозрить вас в непроизводственном характере командировки. Поэтому, обобщенные вопросы из разряда: контроль строительства, участие в деловой встрече и т.п. использовать не рекомендуется. В приказе можно очень детально расписать задание. Это, во-первых, облегчит задачу сотруднику, т.к. он четко будет знать свои задачи, а во-вторых, вы легко обоснуете необходимость данной поездки.
В связи с тем, что служебное задание отменено, а именно по нему работник отчитывался о выполнении задания, то возникает вопрос: как работнику отчитаться о проделанной работе? Некоторые компании разрабатывают свои формы отчета. В основном это те работодатели, сотрудники которых часто разъезжают по стране и за ее пределами.
Отчет позволяет оценить выполнено ли задание и насколько успешно. Какие следует принять меры после окончания поездки. Если, например, сотрудник направлялся на обучение или повышение квалификации в другой город, то отчетом может послужить копия его сертификата или удостоверения об успешном завершении программы.
Возвращение позже установленной даты
Все моменты более позднего возвращения должны быть согласованы с руководством. При более позднем возвращении требуется составить заявление на имя начальника и переслать ему. При этом, требуется указывать целесообразность задержки.
Например, отсутствие билетов или возможность значительной экономии средств. При любых несогласованных действиях руководитель вправе наказать сотрудника, в том числе финансово.
При появлении на предприятии необходимости в отправлении сотрудника в командировку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Он должен полностью соответствовать всем требованиям, предъявляемым к официальным документам.
Если отправка сотрудника в командировку осуществляется без приказа, то работодателя могут привлечь к ответственности.
Командировка директора
Директор, как и все сотрудники предприятия, может быть отправлен в командировку. Однако сложностью становится то, что оформить приказ ему приходится на собственное имя. Направить в отъезд себя директор может аналогично с использованием бланка типа Т-9. Следовательно, основанием станет образец общего вида.
В связи с отъездом директора необходимо выбрать замещающее его лицо для выполнения трудовых обязанностей. Поэтому, помимо бланка Т-9, требуется составление приказа в произвольном виде о возложении рабочих функций директора на выбранного им работника.
При частых командировочных отъездах директора либо по иным обстоятельствам отсутствия на предприятии имеет смысл составить один внутренний акт, в котором будет указано, что при временном отсутствии директора замещать его должность будет конкретное лицо (с перечислением данных о личности сотрудника и его должности).
Сопутствующие документы
При составлении распоряжения о командировке сотрудника, помимо приказа, кадровым специалистом могут быть оформлены сопутствующие документы.
Обратите внимание на то, что некоторые из них обязательны, но должны оформляться только при прямом указании в учетной политике организации:
- удостоверение о командировке. В удостоверении проставляются отметки в форме оттиска печати принимающей организации. Документ необязателен, но может составляться по инициативе работодателя;
- служебное задание. Бланк вида Т-10 с перечислением списка заданий, необходимых для выполнения в командировке. На данный момент служебное задание составлять в обязательном порядке не требуется;
- учетный журнал о командировках сотрудников. В журнале указываются даты отъезда сотрудников и возвращение на основное место работы. На сегодняшний день вести журнал в обязательном порядке не требуется;
- служебная записка. Составляют бумагу для обоснования финансирования затрат в командировочной поездке. Дополнительная поездка может быть составлена при возвращении работника с прошением оплатить траты на бензин (при использовании сотрудником личного транспортного средства).
Как взыскать с работодателя черную зарплату?
Как заполнить приказ на командировку в 2020 году
Несмотря на отсутствие строгой формы отчетности, оформляется командировка (приказ) с определенными обязательными элементами. Разберём их подробнее.
Что нужно отразить
Приказ о направлении сотрудника в командировку должен включать в себя следующие данные:
- дата и номер;
- название;
- наименование юр. лица, код ОКПО;
- Ф.И.О., занимаемая должность, отдел, в котором числится лицо;
- поставленные задачи;
- населённый пункт;
- временные рамки;
- подписи сторон.
Согласно стандартам делопроизводства такой документ подлежит регистрации.
Цель поездки
Когда планируется поездка по работе – в документации отображаются задачи, поставленные перед сотрудником, даты её начала и окончания, цель поездки. Конечно, на каждом предприятии свои цели, но образно их можно подразделить на две группы: общие и узкопрофильные. К первым относят покупку материалов, поиск новых контрагентов, принятие участия в конференциях и т.д. Среди узкопрофильных выделяют проверку работы другого филиала, передачу опыта коллегам и прочее.
Основание
Основанием на усмотрение руководителя может послужить служебное задание либо другой документ. Направление сотрудника в командировку предполагает, что графа «основание» должна быть заполнена, как видно в образце. К примеру, это может быть решение о повышении квалификации, о создании специализированной комиссии, акт проверки и другое.
Сроки
Важно, чтобы были отмечены сроки планируемого отсутствия на привычном рабочем месте. Ведь суть поездки состоит в том, что человек временно будет исполнять свои трудовые обязанности в другой местности, и этот период должен быть строго оговорён
Как считать дни
Поездка по работе рассчитается, начиная со дня отъезда и заканчивая днём приезда. Временной отрезок подтверждается документально. Никакие документы ни в коем случае нельзя выбрасывать!
Даже если билеты взяты на 23:30 вечера, этот день должен быть засчитан лицу как командировочный.
Пребывание в командировке подтверждается:
- документами на проезд (билетами, чеками и т.д.);
- чеками о заправке авто;
- квитанциями и чеками из гостиницы;
- приказом.
Можно ли оформить задним числом
Оформлять документацию задним числом законодательством запрещено. Однако не все организации ввиду различных обстоятельств вовремя и должным образом могут вести . Поэтому, дабы избежать проблем с контролирующими органами, некоторые специалисты составляют документацию уже после того, как оформить приказ на командировку нужно было по правилам.
Кто составляет
Приказ составляется по распоряжению руководителя сотрудником отдела кадров или главным бухгалтером юридического лица.
Образец заполнения приказа на командировку (форма Т-9)
|
В унифицированной форме Т-9 все продумано, поэтому заполнение данного бланка не вызовет никаких затруднений. Рассмотрим основные данные в документе:
- Ставим дату оформления приказа, присваиваем ему индивидуальный номер. Также вверху бланка не забываем указать наименование организации и его ОКПО.
- В теле приказа указываем персональные данные работника, направляемого в командировку: ФИО, должность, структурное подразделение, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.
- Указываем информацию о месте направления сотрудника, то есть в какой населенный пункт отправляется командируемый и в какую организацию.
- Сроки командировки указываются цифрами, первый день командировки — это день отъезда из населенного пункта постоянного места работы, последний день — это день приезда в место постоянной работы.
- Цель командировки прописываем в зависимости от служебного задания, выданного работнику.
- При необходимости заполняем строку «командировка за счет средств», указываем источник финансирования командировки.
Как правило, руководителем подразделения, в котором работает сотрудник, составляется служебное задание, которое приводится в приказе на командировку в строке «основание». Руководитель организации подписывает приказ, далее знакомим сотрудника с приказом, при этом он ставит свою подпись в знак своего согласия.
|
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
На какие моменты обратить особое внимание?
После того, как мы познакомились с содержанием приказа, стоит обратиться к важным нюансам документа, а именно:
I. Целями поездки в командировку, которые могут быть:
1. Общие:
- ведение переговоров (по каким-либо спорным вопросам);
- освоение новых рынков сбыта (товаров, услуг или работ);
- поиск поставщиков товаров;
- заключение новых договоров (контрактов);
- проведение переговоров (например, с контрагентами);
- участие в симпозиумах;
- покупка оборудования (сырья) для деятельности организации;
- получение навыков и новых знаний.
2. Узкопрофильные:
- обслуживание оборудования в подразделениях организации;
- проверка деятельности, которую осуществляет структурное подразделение;
- передача знаний молодым кадровым специалистам.
II. Основание для поездки работника:
- сохранение служебного задания – отражают в локальном акте организации (на усмотрение руководства фирмы) и по желанию указывают его реквизиты в графе «основание»;
- сохранение служебного удостоверения работника – по желанию руководителя, также прописывают во внутренней документации организации.
III. Сроки командировки (должны быть рассчитаны со дня отъезда до дня возвращения служащего из поездки):
К примеру, если сотрудник выехал в командировку в 23:55, то это будет засчитано в первый день поездки. При возвращении служащего в 00:05 также будет считаться как день поездки.
IV. Документы, которые подтверждают факт пребывания работника в служебной поездке (чеки, билеты, квитанции):
- проездные документы;
- чеки о заправке топлива (личного или служебного автомобильного транспорта);
- счет из гостиницы (о том, что там проживал работник);
- непосредственно приказ о направлении в командировку.
Не забывайте, что документы, которые подтверждают командировочные расходы, необходимо сохранять. Они понадобятся служащему по возвращении из командировки для предъявления в бухгалтерии. На основании предъявленных документов работнику будут возмещены расходы в поездке.
V. Составление и подписание приказа:
1. Составлением документа занимается:
- главный бухгалтер предприятия;
- или инспектор кадровой службы.
2. Приказ подписывается:
- руководителем;
- уполномоченным лицом.
Добавим, что в соответствии с ГОСТом, нет необходимости ставить печать на приказе о направлении служащего в командировку, в связи с тем, что это внутренний документ организации и в дополнительном подтверждении не нуждается.
Порядок направления в служебные командировки
При возникновении необходимости отправить сотрудника в рабочую поездку следует сохранять определенный порядок действий.
Изначально определяется конечная цель командирования, исходя из этого устанавливается ее продолжительность. Вторым этапом производится подготовка всей необходимой документации
Обратите внимание, что работники, которые по роду своей деятельности имеют постоянно разъездной характер, не должны каждый раз проходить командировочное оформление. Также на такие профессии не издается приказ на командировку
Нормы, изложенные в положении о командировках, касаются исключительно тех работников, которые имеют постоянное рабочее место.
Кроме подготовки бумаг, работодатель обязан озаботиться выплатой аванса на командировочные расходы.
Статья 168 ТК РФ обязывает нанимателя возмещать командировочному:
- Суточные траты. Их размер определен на государственном уровне в минимальном размере 700 рублей для поездок по РФ и 2500 рублей за рубежом.
- Расходы на билеты до места назначения и обратно.
- Компенсация за найм гостиницы или иного жилого помещения.
Руководство организации может спонсировать на свое усмотрение и иные расходы.
Нюансы
Иногда при оформлении документации могут возникнуть некоторые вопросы.
Разрешено ли факсимиле
В законе чётко не предусмотрено использование факсимиле, однако и запрета такого нет. Чтобы избежать путаницы, лучше издать отдельный документ и спокойно пользоваться факсимиле.
Как правильно оформить двойную командировку
ТК определено, что работников вполне возможно командировать пару раз подряд. Для этого нужно два приказа о командировке работников, образец можно скачать выше.
Что грозит фирме за не издание документа на командировку
При неоформлении правильного направления, как это продемонстрировано в образце, можно получить штраф от налоговой, а также санкции, если будет обнаружено, что лица нет на рабочем месте. Кроме того, работающему могут не , так как их нужно подтвердить документально.
Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9 в 2019 году
Как только руководитель принимает решение о направлении сотрудников в служебную поездку, ответственное лицо должно составить распоряжение об этом.
В верхней части документа отражается наименование хозяйствующего субъекта и при необходимости название его структурного подразделения. Здесь же рядом указывается регистрационный шифр предприятия, которое оно получает при постановке на учет в Росстате (код ОКПО).
Далее следует наименование распорядительного документа его номер по порядку и дата издания. Под этими реквизитами приказ в дальнейшем будет отражаться во всех других бланках.
В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.
После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.
Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.
После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.
В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.
После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке. Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.
После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.
Внимание! С этим распоряжением следует ознакомить командируемого работника, при этом на приказе он должен сделать отметку в виде визы и записать дату прочтения приказа.
На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.
Сопутствующие документы
После того, как ответственное лицо оформило приказ о направлении в командировку, к документу могут еще оформляться дополнительные бланки.
Внимание: некоторые из них, по закону, уже не обязательно оформлять. С другой стороны, делать это обязательно, если данный шаг прямо указан в учетной политике фирмы.. К дополнительным документам относятся:
К дополнительным документам относятся:
- Командировочное удостоверение. В данном документе необходимо проставлять печати в качестве отметки посещения принимающей фирмы. Документ не является обязательным к использованию;
- Служебное задание. Бланк формата Т-10 содержит перечень заданий, которые работнику нужно выполнить в командировке. Сейчас признан необязательным. Иногда список заданий на командировку включается в бланк командировочного удостоверения.
- Книгу учета работников в командировке. В таком журнале нужно делать отметки, когда сотрудник отправляется в командировку и возвращается из нее. В настоящее время вести эту книгу не считается обязательным.
- Служебная записка. Обычно ее составляет работник для обоснования какие должны быть предоставлены суточные при командировках. Иногда по приезду необходимо составить новую служебную записку — например, на оплату израсходованного ГСМ для собственного автомобиля.
Сопутствующие документы
Одновременно с приказом о направлении человека в командировку могут быть оформлены дополнительные документы.
Они являются обязательности только в случае, если это указано в документах фирмы:
командировочное удостоверение (бланк) – нужно для проставления печати со стороны фирму, куда направляется работник;
- служебное задание – оформляется по форме Т-10 и содержит в себя задания, которые во время поездки обязан выполнить сотрудник;
- журнал учета – проставляются дни отъезда и прибытия людей;
- служебная записка (форма) – составляется самим рабочим с указанием и полным обоснованием суммы, которая необходима во время командировки. При передвижении на личном транспорте и приобретении топлива за собственные деньги, гражданин может составить дополнительную записку.
Подготовка к служебной командировке
Перед оформление командировки необходимо проверить, не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых в соответствие с трудовым законодательством РФ запрещено направлять в командировку.
Даже при их согласии нельзя заниматься оформлением командировок на беременных и подростков до 18 лет (кроме отдельных категорий – артистов, спортсменов и т. п.).
Также стоит учитывать, что в отношении некоторых сотрудников есть ограничения при направлении в командировку. Поэтому у них необходимо взять письменное согласие. Это:
- женщины, имеющие детей до 3-х лет;
- одинокие родители и опекуны с детьми младше 5 лет;
- лица с ограниченными возможностями, если это противоречит их программе реабилитации;
- иностранный гражданин или высококвалифицированный специалист (необходимо учесть особенности);
- лица, заключившие с работодателем ученический договор;
- кандидат на выборную должность;
- другие категории.
При отсутствии письменного согласия наниматель не может настоять на отправке такого работника в командировку.
Аванс на командировку
На оформление командировочных расходов командированный сотрудник должен получить аванс. Его выдают на расходы, связанные с проживанием вне дома. Также работника можно снабдить деньгами на проезд и гостиницу.
Как правило, аванс выдают на основании сметы или предварительного расчета либо письменного заявления работника. Формы этих документов и порядок оформления командировки работника утверждают тоже в локальных актах.
Аванс выдают с учетом:
- продолжительности командировки;
- установленного лимита суточных;
- кто приобретает билет и оплачивает гостиницу – работник или компания.
При оформлении заграничных командировок аванс может быть выдан в валюте страны поездки.
Аванс может быть выдан на командировку одним днем, на оформление документов, оплату услуг нотариуса, закупку материалов.
Кого можно отправить в командировку
Инвалиды и несовершеннолетние сотрудники имеют право отказаться от выезда в рабочее время за пределы предприятия для решения служебных задач. Запрещено вменять в обязанность выезды работникам, трудовые отношения с которыми оформлены гражданско-правовым или ученическим договором. При отправлении в командировку сотрудников, относящихся к льготной категории, следует предварительно получить их согласие на выезд, который должен быть оформлен в письменном виде.
Журнал регистрации командировок
Работодатель должен предварительно оформить план командировок на временной период, на который определён объём работ. Об этом следует уведомить заранее работников, которых это касается. Допускаются срочные и внеплановые служебные задания, решаемые за пределами компании только в случае производственной необходимости, которую заранее было невозможно предусмотреть.
Приказ по форме Т-9
