Как нумеровать приказы по личному составу

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

• Быстрый поиск нужного акта.
• Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
• Обеспечение правильного хранения документации.
• Систематизация актов на основании их содержания.
• Создание порядка регистрации бумаг.
• Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
• Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

• Длительный: 50 или 75 лет.
• Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

• Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
• Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
• Место подписания.
• Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

• Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
• Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Нумерация приказов

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» скачать Правила ведения Пример приказа об увольнении Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно: В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям.
Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов.
Это большая группа распоряжений, которая включает и приказы по штатному расписанию (утверждение, изменение), и приказы по планированию деятельности, финансированию, материально-техническому обеспечению и т. д. От вида приказа зависит не только его место в системе документооборота, нумерация, но и сроки хранения.

На сроках может быть построена вся система организации хранения приказов и их нумерация. Варианты организации кадровой нумерации приказов Разновидностей схем нумерации приказов множество.

Рассмотрим некоторые из них.

1. Самый простой вариант нумерации подходит для организаций с небольшим документооборотом и предполагает присвоение приказу числового кода и, возможно, буквенного знака. При такой системе все приказы нумеруются по порядку от 1 и далее.

   Общим моментом для всех подобных схем документооборота будет то, что с каждого нового года нумерация будет начинаться заново.

Поскольку кадровых распоряжений в такой компании будет немного, им всем можно присвоить единый буквенный код, например «К». В этом случае любой кадровый приказ будет носить ориентировочно следующий номер № 1/К.

Вместе с тем, если компания большая, со значительным штатом работников, целесообразно предусмотреть отдельные индексы для каждой категории кадрового приказа. Так, может вестись отдельная нумерация приказов о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и так далее. В этой случае, для каждой категории документов, надо предусмотреть собственный буквенный индекс, который, по общему правилу, проставляется через косую черту.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

• Внесение записей в трудовые книжки;
• Оформление личных дел;
• Создание приказов по личному составу;
• Оформление графика отпусков и штатного расписания;
• Составление и преобразование должностных инструкций;
• Хранение и своевременная сдача документов в архив;
• Грамотное внесение изменений в документы;

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

• Причины изменений.
• Основание для внесения изменений.
• Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
• Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
• Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

• Наименование фирмы;
• Наименование и дата документа;
• Регистрационный номер;
• Место составления приказа;
• Текст документа;
• Подписи ответственных лиц;
• Отметка об исполнителе;
• Визы согласования приказа (при необходимости).

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

ИНН/КПП 7804491337/780401001

195198, г. Санкт – Петербург,Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

г. Санкт-Петербург

01.01.

2016 г                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;

   6. остальные приказы – К (кадры).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С. Шапкин

С приказом ознакомлены:

Финансовый директор

ООО «АСТ»

01.01.

2016г.                                                                                                                                                       О.Д. Иванов

Учет кадровых приказов, их нумерация и способ регистрации

Юридическую силу кадровый приказ приобретает с момента даты его подписания руководителем и исполнителем, после чего документовед регистрирует его в журнале учета и регистрации приказов и подшивает в папку вместе с другими схожими по значимости приказами.

Несмотря на то, что журнал для регистрации документов не является обязательным фиксатором, все же многие кадровые работники предпочитают их заводить для из-за удобства в их использовании.

Регистрационный номер указывается в возрастающем порядке, и индексируется в соответствии с характером содержимого в распоряжении (например, «ок» или «к» — кадровый документ, «пр» — производственный документ, «от» — отпуск, «лс» — личный состав и т.д.).

Желательно для регистрации приказов завести разные регистрационные книги или журналы. Они делаются на заказ, или же продаются в любом специализированном магазине канцтоваров, с соответствующим наименованием, графами, уже подогнанными под конкретные цели.

Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов

В каждой организации постоянно оформляются кадровые документы – при приеме и увольнении сотрудников, при издании приказов и принятии коллективных договоров, во многих других случаях. Для того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации.

В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ. Локальные акты принимаются с учетом требований ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, Приказа Минкультуры России от 25.08.2015 № 558, иных актов.

При грамотной разработанной системе кадрового документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, в нескончаемом потоке документов разобраться будет гораздо проще.

Как правильно нумеровать приказы по кадрам и основной деятельности

Внимание

С этой целью может быть разработан отдельный локальный акт. Между тем, правила о нумерации распоряжений целесообразно включить в Положение о ведении документооборота в организации

Также организации следует на локальном уровне закрепить обновление нумерации документов с начала каждого календарного года. Отметим, что ежегодно вводить новую нумерацию приказов и других документов весьма целесообразно, поскольку это помогает облегчить работу с документами и обеспечить надлежащий срок хранения каждого документа.

При разработке собственного локального акта можно руководствоваться положениями, содержащимися в нормативных актах Госархива.

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:. По личному составу

Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

• Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
• Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

• Общие приказы по всему предприятию;
• По отделам;
• По административно-хозяйственной деятельности;

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Важно! В ФЗ № 43 от 02.03.2016г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу

Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

• Ускорить поиск понадобившегося документа;
• Систематизировать распорядительные документы по назначению;
• Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

• Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
• Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в РФ» скачать

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» скачать

Нумерация приказов рб

Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа

Следует обратить внимание также на то, что дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ

В целях экономии времени руководителя на оформление этого реквизита рекомендуется при подготовке проекта приказа впечатывать в него такие составные части даты, как месяц и год, например: 24.06.2002 № _______. В данном примере месяц (06) и год (2002) впечатаны в проект приказа заранее, а выделенный курсивом день месяца (24) проставлен руководителем после его подписания.

Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Индексом (регистрационным номером) приказа является его порядковый номер.

Индексы приказу присваиваются по журналу регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который в большинстве случаев совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).

Исключение составляют учреждения образования, некоторые учреждения культуры и др., в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября.

При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две подгруппы:

11. О предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 8 (19), август 2002 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

otdelkadrov.by

приказы Л, К, ОД,

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

-приказы по личному составу (приём, увольнение, перевод и т.д.

) — индекс «к» — хранятся 75 лет -по отпускам- «Л» — хранятся 3 года -по основной деятельности — 75 лет — приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод) — индекс к — хранятся 75 лет, ст.16.

4 — приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, отгулов, командировании, взысканиях) — 3 года, ст.16.3

— приказы по основной деятельности — 10 лет ст. 16.1

Нина, может можно было бы сделать приказ: в целях упорядочения ведения кадрового делопроизводства и наведения порядка в кадровых документах (например) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Ф.И.О., должность, разработать и утвердить номенклатуру дел на 2009 год(если ее нет) в срок до х.х.хх. 2.

Нумерацию приказов привести в соответствие с номенклатурой дел. Так как нумерация приказов велась не по установленным законодательствам правилам — начать нумерацию приказов по личному составу и по основной деятельности с 1 номера с такого то числа. 3. Довести данный приказ до сведения . 4.

Контроль за исполнением данного приказа возложить на .

Директор

С приказом ознакомлена и согласна: подпись Ф.И.О. дата

Только не знаю насколько это будет правомерно, может кто-нибудь или поддержит меня, или же скажет где я неправа. Но я бы сделала так, чтобы хоть как то выйти из сложившейся ситуации

1.Отращиваю крылья, надоело летать не метле

Нумерация приказов по кадрам

Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи.

При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу.

Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.

Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.