Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Доставка – это расход

Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.

Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль

Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.

1. Необходимость содействия в доставке обусловлена технологическими особенностями предприятия. В законе не раскрыты эти технологические особенности, но судебные прецеденты и разъяснения Минфина РФ позволили отнести к ним следующие (достаточно любой одной):
   • удаленное расположение организации от населенного пункта или остановки транспорта общего пользования (более 300-500 м);
   • неудобство существующих общественных маршрутов (их редкий или нерегулярный график, низкая пропускная способность и т.п.);
   • график работы организации предусматривает непрерывность или несколько рабочих смен;
   • предприятие работает круглосуточно или завершает рабочий день после окончания работы общественного транспорта;
   • характер работы не позволяет сотрудникам пользоваться общественным транспортом без соответствующей обработки (например, на строительной площадке, не оборудованной душевыми, рабочие не могут переодеться, а в загрязненной одежде ездить в общественном транспорте нельзя).

ВАЖНО! Для обоснования той или иной технологической особенности необходимо документальное подтверждение: утвержденным графиком работы организации с указанием часов каждой смены, технологической картой, справкой о движении общественных маршрутов от местных властей. К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов

Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам

Работодатель прописал обязанность по доставке в трудовом или коллективном договоре с сотрудниками. Если производственной необходимости доставки при этом нет, то нужен будет персональный учет доставляемых работников с целью удержания с них НДФЛ и страховых взносов (поскольку, не тратясь на доставку, они получают определенный дополнительный доход).

К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.

Установленный размер выплат

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсационных выплат, поэтому этот вопрос решается в индивидуальном порядке между работодателем и сотрудником. Основные положения по этому вопросу закрепляются внутренними актами предприятия, и условиями трудового соглашения.

При налогообложении компенсация затрат, связанных с использованием автотранспорта, включается в статью «иные расходы», и не может превышать следующих значений:

• мототехника — 600 рублей;
• авто с объёмом двигателя до 2 литров — 1 200 рублей;
• авто с объёмом двигателя более 2 литров — 1 500 рублей.

Суммы указаны для расчётного периода, равного одному календарному месяцу.

Пример

Представим ситуацию, что торговый представитель Иванов заключил с руководителем соглашение на использование личного автотранспорта для нужд предприятия. Условия соглашения следующие:

• возмещение за эксплуатацию авто — 5 000 рублей ежемесячно;
• оплата ГСМ из расчёта 7 рублей за 100 км пробега.

За месяц работы Иванов проехал 800 километров. В этом случае, ему полагается:

• 5 000 — 1 200 = 3 800 рублей за эксплуатацию авто;
• 7 * 800 : 100 * 45 (средняя цена литра топлива) = 2 520 рублей компенсации за ГСМ.

Компенсация стоимости проезда сотрудника на работу

Ситуация
. Организация расположена в Москве. Коллективным договором предусмотрено, что работникам из других городов полагается ежемесячная денежная компенсация стоимости проезда до Москвы и обратно.

Решение
. Перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 9 . Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этом перечне отсутствует. Поэтому данные выплаты облагаются страховыми взносами. Такие разъяснения недавно были приведены в письме Минтруда России от 13.05.14 № .

Может быть многие страхователи могут не согласиться с таким подходом, заявив, что компенсация проезда элементом оплаты труда не является. Однако на этот счет официальные органы возражают: взносами облагаются все выплаты, производимые работодателем в пользу работников в силу наличия трудовых отношений между ними, а не только выплаты, которые являются непосредственно оплатой за труд

Ситуация
. Работник добирается до офиса (и обратно) на собственном автомобиле. Работодатель ежемесячно выплачивает ему денежную компенсацию, покрывающую расходы на бензин. Помимо этого у собственника бизнес-центра арендуется парковочное место для работника. Работа получающего компенсацию сотрудника не является разъездной.

Решение
. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в статье 9 Закона № 212-ФЗ не названа, поэтому облагается страховыми взносами

Примечание
: (письмо Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367).

Следовательно, страховые взносы на компенсацию стоимости бензина лучше начислить.

Оплата стоимости парковки личного транспорта работника в Закона № 212-ФЗ тоже не указана, поэтому данные суммы облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17–4/В-158). Вообще-то, такая позиция небесспорна. Дело в том, что в силу части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и вознаграждения должны производиться именно в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). В данном же случае оплата парковки направляется собственнику бизнес-центра. Поэтому объекта обложения взносами, на наш взгляд, не возникает. В арбитражной практике есть судебные решения, которые подтверждают: если плата за услуги производится по безналичному расчету между двумя юридическими лицами в рамках гражданско-правовых отношений, то стоимость оплаченных услуг в базу для начисления страховых взносов не включается

Примечание
: постановление ФАС Уральского округа от 19.11.2013 № Ф09-10055/13.

Оплата за работников услуг мобильной связи не облагается страховыми взносами

Если оплата за работника услуг мобильной связи связана с выполнением им трудовых обязанностей, то на такие суммы не нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды.

Суть спора при оплате мобильной связи работникам

Для обеспечения оперативной связи с работниками, выполнение служебных обязанностей которых часто происходит на удаленном расстоянии, компания возмещала им расходы на сотовую связь. Цель осуществления расходов («для решения производственных вопросов»), лимит компенсаций
(от 150 до 400 рублей), а также список сотрудников
, которым было необходимо пользоваться сотовой связью, были прописаны в локальном акте
(приказе по организации). Оплата услуг связи производилась через подотчетное лицо, с разрешения руководителя предприятия непосредственно оператору сотовой связи.

Пенсионный фонд РФ заявил, что расходы по оплате сотовой связи не носят производственный характер, так как работники использовали телефоны, в том числе, и для личных переговоров. Это говорит о том, что компенсация является элементом оплаты труда, выплачена в рамках трудовых отношений, и, соответственно, является объектом обложения страховыми взносами ( Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Решение суда при споре по оплате мобильной связи работникам

Суд с позицией ПФР не согласился
, указав на следующее. Мобильная связь оплачивалась не всем работникам, а только тем, которые выполняют служебные обязанности вдали от офиса. В бухгалтерском учете эти расходы были отражены на , субсчет 260416 «Расходы на услуги связи почтовые, телеграфные расходы», а не на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Платежные ведомости на возмещение сотрудникам расходов за использование личных мобильных телефонов предприятием не составлялись. По мнению судей, данные факты означают, что спорные выплаты на сотовую мобильную связь за работников являются общехозяйственными расходами предприятия
, так как представляют собой возмещение расходов работников, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Поэтому оснований для начисления страховых взносов нет, решил суд.

ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц.

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юрлица.

Если зарплата выплачивается новым сотрудникам в срок, превышающий полмесяца со дня их приема на работу, это не будет нарушением. Но лишь при условии, что законодательные требования по срокам и периодичности выплат соблюдаются в отношении всех остальных сотрудников фирмы.

Содержание журнала № 18 за 2012 г.

М.Г. Суховская, юрист

Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть

Во многих компаниях есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами по городу и прилегающим населенным пунктам. Обычно это курьеры, торговые представители, страховые агенты. А некоторым работникам приходится колесить по городу пусть и не постоянно, но с завидной регулярностью, например юристам, корреспондентам, мерчендайзерам и т. д. Да и самому бухгалтеру, особенно в отчетный период, иной раз приходится ездить едва ли не больше, чем курьеру.

Как правило, таким сотрудникам организация:

• заранее покупает проездной билет — единый или на определенные виды транспорта, в зависимости от нужд;
• постфактум компенсирует стоимость купленного ими билета.

Как приобрести билеты с минимальными потерями для кармана фирмы, мы и расскажем.

Как написать заявление на возмещение проездных расходов

Для получения компенсации работник пишет заявление, в котором обосновывает необходимость выплаты. К заявлению прикладываются подтверждающие документы (чеки с заправок, билеты, выписки и прочее). При командировках деньги выдаются авансом, и подтверждающие документы следует приложить уже к авансовому отчету.

Обычно заявление на компенсацию проезда составляют в письменной форме. Унифицированного бланка нет. В шапке документа пропишите Ф.И.О. и должность руководителя, укажите наименование организации. Затем собственные Ф.И.О., должность в компании.

В тексте заявления подробно опишите обстоятельства, которые являются основанием для выплаты: с датами, ссылками на нормативные или законодательные акты. Подпишите заявление, укажите дату составления и передайте в бухгалтерию на рассмотрение.

Какие затраты подлежат возврату

Компенсация стоимости проезда представляет собой денежные выплаты, которые предусмотрены уставом компании с целью возмещения работникам финансовых затрат, связанных с выполнением их трудовых обязательств.

Использование личного транспортного средства сотрудника в рабочих целях

В соответствии с установленными нормами, работник вправе требовать компенсацию за использование личного транспорта в рабочих целях.

Обязательство работодателя выплачивать компенсацию имеет юридическую силу лишь в том случае, если сотрудник заранее оговорил условия эксплуатации личного авто и получил его согласие.

Работодатель, в свою очередь должен возместить работнику следующие виды расходов:

• использование машины;
• износ средства передвижения.

Аренда авто у сотрудника

Установленными нормами предусмотрена возможность аренды организацией личного транспортного средства работника. Как показывает практика, такой вид договоренности схож с предыдущим, так в основном автомобилем управляет его владелец.

В таком случае, работодатель обязывается компенсировать следующие виды расходов разъездного характера:

• аренда имущества;
• растраты на ГСМ и технический осмотр авто;
• ремонт средства передвижения;
• содержание машины.

Как и в ранее описанном случае, работодатель и работник должны заключить договор, содержащий условия аренды и соответствующих выплат.

Приобретенные проездные билеты на общественном транспорте

На многих предприятиях можно выделить категорию сотрудников, которые по рабочим причинам регулярно пользуются общественным транспортом.

Компенсации стоимости проезда включает в себя следующие пункты:

• цена проездного билета на любой тип общественного транспорта;
• растраты на оформление проездных услуг;
• растраты на приобретение постельных принадлежностей, к примеру, при поездке в поезде.

Использование такси в рабочих целях

Нередко для рабочих целей у сотрудников возникает необходимость воспользоваться услугами такси. Как правило, услуга актуальна при маршруте отель – офис клиента – отель – аэропорт.

Дополнительные траты

Трудовой кодекс предусматривает компенсацию работникам дополнительных расходов. В данном случае речь идет в основном о заграничных командировках.

Работодатель должен компенсировать следующие растраты
:

• расходы на оформление заграничного паспорта;
• растраты на получение медицинского страхования;
• уплата консульских и аэродромных комиссий;
• оплата комиссий на право выезда или транзита транспортного средства;
• суточные денежные средства;
• оплата проживания в жилом помещении.

Таким образом, трудовой кодекс РФ защищает интересы работников, обязывая работодателей компенсировать затраченные денежные средства на проезд в рабочих целях.

Документальное оформление компенсационных выплат

Возмещение транспортных и иных расходов, понесённых в связи с выполнением трудовых обязанностей, производится на основании заявления сотрудника. Документ составляется в свободной форме на стандартном листе формата А4, и содержит такую информацию:

• кому: фамилия, инициалы, должность;
• от кого: фамилия, инициалы, должность;
• цель и дата поездки;
• пункт назначения: область, город, адрес места пребывания;
• сумма расходов.

Подкрепляется заявление документами, подтверждающими факт расходов.

Как подтвердить затраты

К заявлению прилагаются:

• проездные билеты до места назначения и обратно, включая транспортные расходы на месте;
• справки с железнодорожных вокзалов (подтверждает отсутствие поезда, если сотрудник выбрал авиаперелёт);
• посадочные талоны;
• гостиничные чеки.

В целом, во время деловых поездок необходимо скрупулезно собирать все чеки и квитанции, вплоть до трамвайных билетов.

Если билеты приобретаются через интернет

Это довольно распространённая услуга, которую предлагают многие транспортные компании. Факт электронной покупки билетов или бронирования номеров в гостиницах подтверждается распечаткой из «Личного кабинета» платёжной системы, через которую проводились средства.

Возмещение расходов на использование личного автомобиля

Порядок и размер такой компенсации обычно оговаривается заранее и закрепляется условиями трудового договора. Поэтому для возмещения расходов обычно нужен только приказ о командировке, подписанный руководителем и чеки с заправочных станций.

Как подтвердить транспортные расходы

Чтобы возместить понесённые расходы в полном объёме, собирается такой пакет документов:

• копия соглашения о порядке использования персонального авто для нужд предприятия;
• копия регистрационного свидетельства автотранспорта;
• первичная документация: путевые и маршрутные листы, служебные записки и прочие бумаги;
• фактические расходы: квитанции с платной стоянки, заправочные чеки, оплата ремонта и техобслуживания.