71 счет бухгалтерского учета: что это, правила оформления и терминология счета

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте здесь.

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Типовые проводки по операциям с подотчетными лицами

Основные операции с подотчетными лицами рассмотрим на примерах.

Приобретение товара с перерасходом подотчетной суммы

Допустим:

В учете ООО «Омега 1» были сделаны такие проводки:

Оплата услуг в возвратом излишка средств

Рассмотрим пример:

Бухгалтер ООО «Днепр» отразил данные проводки таким образом:

Вычеты НДС

Чтобы принять к вычету НДС, необходимо выполнить определенные условия: товары должны быть оприходованы, оплачены (до 31.12.2005), использоваться в деятельности, облагаемой этим налогом. Кроме того, нужно иметь счет-фактуру с выделенной суммой НДС

Очень важно в данной ситуации, чтобы все документы (накладные, счета-фактуры, квитанции к ПКО) были оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Для этого у него должна быть доверенность

В противном случае получить счет-фактуру будет проблематично, так как в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На практике у организаций возникают проблемы с вычетами по НДС:

1. если в чеке налог не выделен отдельной строкой.

Требуя выделения НДС в чеке, налоговые органы ссылаются на п. 4 ст. 168 НК РФ, где сказано, что в расчетных документах, в том числе в реестре чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и счетах-фактурах налог должен быть выделен отдельной строкой. Это спорный вопрос. Во-первых, кассовый чек не является ни первичным, ни расчетным документом. В подтверждение такого мнения можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А66-7929/2004, в котором суд указал, что условиями предъявления к вычету НДС по товарам являются фактическая оплата приобретенных для продажи товаров, их оприходование и наличие счета-фактуры, выписанного поставщиком товаров с указанием суммы НДС. Аналогичная точка зрения приведена в Постановлении ФАС Уральского округа от 08.07.2003 N Ф09-1961/03АК). Во-вторых, если суммы, указанные в чеке и счете-фактуре, совпадают, то можно утверждать, что НДС уплачен в цене товара;

1. если имеется квитанция к ПКО (или квитанция), но нет кассового чека.

Суды при этом также встают на сторону налогоплательщика. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.11.2004 N Ф04-6697/2004) указано, что понятия документа, подтверждающего фактическую уплату НДС, НК РФ не содержит. Под документом, подтверждающим фактическую уплату сумм налога, следует понимать как кассовый чек, так и иной документ установленной формы.

А.Вагапова

Аудитор

ЗАО «Гориславцев и К.Аудит»

Первичные документы и проводки при выдаче под отчет

Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:

• товарные и кассовые чеки;
• платежные поручения;
• накладные и счета-фактуры;
• акты оказанных услуг и выполненных работ;
• договора и сметные расчеты;
• проездные билеты и почтовые квитанции;
• прочая документация.

71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:

• Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 — куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
• Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 — оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
• Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 — деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
• Дт 07 (08) Кт 71 — совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.

Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.

Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.

Типовые проводки

Типовые проводки расчетов с подотчетными лицами будут следующими:

• Д71 – К50 – осуществлена выдача денег в подотчет из кассы фирмы.
• Д71 – К51 – выдача подотчетных денег на банковский счет служащего.
• Д71 – К55 – выдача денег в подотчет со спец. банковского счета.
• Д20, 23, 25, 26, 44 – К71 – списание осуществленных подотчетными лицами затрат в расходы, в соответствие с предъявленным авансовым отчетом.
• Д20, 26, 44 – К71 – списание на себестоимость товаров командировочных затрат.
• Д10, 15, 41 – списание затрат на покупку ценностей, осуществленных подотчетным работником.
• Д10, 15, 07, 41, 08, 11 – К71 – оприходование ценностей на основе предоставленного авансового отчета.
• Д28 – К71 – отражение в учете денег, которые были направлены на гарантийное обслуживание товаров или устранение брака продукции.
• Д68 – К71 – оплата платежей по налогам через подотчетных работников.
• Д91 – К71 – отражение прочих затрат фирмы, которые оплатил подотчетный работник.
• Д50 – К71 – подотчетный служащий вернул в кассу не потраченные средства.
• Д94 – К71 – списание денег, которые подотчетный рабочий не вернул в компанию в установленный срок.
• Д70 – К94 – сумма подотчетных средств, не возмещенная служащим, удержана из его зарплаты.
• Д60 – К71 – погашение долга перед поставщиком подотчетным работником.

Оправдательные документы

Если денежные средства выдаются на хозяйственные нужды, то оформляется только расходный кассовый ордер. При направлении работника в командировку нужно позаботиться об оформлении целого пакета документов.

Во-первых, необходимо издать приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

Во-вторых, выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10), в котором указывается время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В-третьих, оформляется служебное задание (форма N Т-10а). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

Указанные документы подтверждают производственный характер командировки. Однако на практике очень часто командированные лица невнимательно относятся к их оформлению. Например, не проставляют отметки в командировочном удостоверении о времени прибытия и выбытия из места командировки. В этом случае может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Либо, сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник не прикладывает к нему отчет о выполнении служебного задания. Тогда возникают проблемы с подтверждением экономической обоснованности произведенных расходов.

Очень часто организации покупают авиа- и железнодорожные билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т 60, К-т 51 — перечислен аванс за авиабилеты;

Д-т 50-3, К-т 60 — получены авиабилеты;

Д-т 19, К-т 60 — на сумму НДС;

Д-т 71, К-т 50-3 — выдан авиабилет подотчетному лицу.

Принимая оправдательные документы по командировке, необходимо обратить внимание на состав расходов, возмещаемых подотчетным лицом. Статьи 217 (п

3) и 264 (пп. 12 п. 1) НК РФ определяют следующий перечень расходов, которые компенсируются работнику и не включаются в его налогооблагаемый доход (по некоторым статьям в пределах норм): суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Таким образом, расходы на обслуживание в барах, ресторанах и т.п. организация не обязана компенсировать, поскольку они должны покрываться у работника за счет суточных. Если все же руководитель примет решение об их компенсации, то такие суммы не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли и одновременно увеличат налогооблагаемый доход работника.

Если деньги не вернулись – как отразить в отчете

Бывает обратная ситуация, когда подотчетное лицо использует полученные денежные средства не полностью. При этом необходимо вернуть их организации:

1. Кт 50 (51, 52, 55) Дт 71 — возвращены остатки денег в кассу, на расчетный счет.

   Кроме того, возникают неприятные обстоятельства. Подотчетное лицо получило деньги и не отчиталось в установленный срок. При этом бухгалтер должен удержать сумму возникшей задолженности из зарплаты подотчетника:

2. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кт 71 — вычтена невозвращенная сумма.

   Примечание от автора! Удерживать из заработной платы можно только по письменному согласию работника.

Кроме того, в глазах закона такие денежные средства считаются займом, и значит, должны облагаться НДФЛ по соответствующей ставке.

Расчеты с подотчетными лицами требуют соблюдения кассовой дисциплины работы с наличностью, так как за нарушения организация будет оштрафована, независимо от того, что промах допустило физическое лицо.