Как выплатить материальную помощь родственникам умершего сотрудника
Материальная помощь в связи со смертью сотрудника— акт доброй воли работодателя или его обязанность? В статье мы рассмотрим, когда он обязан оказать помощь, какие для этого нужны документы и каковы особенности обложения подобных выплат обязательными платежами. Обязан ли работодатель оказывать.
Материальная помощь родственникам умершего сотрудника выплачивается работодателями в добровольном порядке. Такая просьба членов семьи работника, погибшего в результате несчастного случая на производстве или умершего по иной причине, может быть удовлетворена в любой сумме по усмотрению нанимателя.
Если подобные меры материальной поддержки предусмотрены трудовым контрактом,
Кому работодатель начисляет мат поддержку?
Как правило, материальную помощь в связи со смертью оказывают членам семьи покойного сотрудника.
Круг этих лиц определяют согласно ст. 2 СК РФ, что подтверждается письмом Минфина № 03-05-01-04/234 от .
В семью гражданина входят:
- его супруг;
- дети (родные и приемные);
- родители (родные и усыновители).
К членам семьи по суду могут быть отнесены другие люди из семьи умершего работникам, чаще всего — близкие родственники и иждивенцы. В расчет принимают сложившиеся семейные и бытовые связи.
На практике суды признавали семьей покойного их гражданских супругов и бабушек/дедушек, которые фактически находились на содержании умершего.
Работодатель вправе выплатить мат.помощь лицам, не принадлежащим к членам семьи покойного сотрудника. Но в этом случае она будет облагаться НДФЛ (13 %).
Как выплатить деньги родственникам?
На получение материальной помощи в случае смерти работника пишут заявление последнему работодателю умершего. Точного образца нет, можно заполнить его в свободной форме от руки.
Многие компании изготовляют свои формуляры и закрепляют их применение внутренними нормативными актами. Это стоит уточнить у секретаря, бухгалтера или специалиста-кадровика.
Дополнительно потребуются:
- свидетельство о смерти сотрудника из ЗАГСа или решение суда о признании его умершим, пропавшим безвестно;
- документы, подтверждающие родственные отношения или другие связи с покойным сотрудником. Подойдут свидетельства о рождении, браке, судебные акты и др.
Если мат.помощь предусмотрена нормативными документами компании, ее назначение оформляется приказом за подписью директора.
В противном случае решение о выплате принимают учредители компании (не директор или иные наемные сотрудники, даже руководящего состава).
Если владельцев несколько, вопрос рассматривается на общем собрании. По результатам составляют протокол.
В нем обязательно указывают дату, место проведения собрания, перечень всех участников, темы повестки дня, форму проведения ания, его итоги.
Организация вправе разработать собственный бланк протокола.
После решения владельцев директор издает и подписывает распоряжение о выдаче материальной помощи.
Средства выплачивают либо наличными из кассы компании, либо безналичным путем. В любом случае формируют расходный кассовый ордер.
Закон не устанавливает предельные размеры материальной помощи в случае смерти работника: все зависит от финансовых возможностей компании. Они, как правило, регулируются внутренними нормативными актами.
Родственники могут запросить любую сумму в заявлении, а работодатель вправе дать больше или меньше.
Источник выплат — собственные средства организации. Чаще всего компании формируют фонд за счет непераспределенной прибыли прошлых периодов или текущего года.
Возможен ли отказ
Такая практика действительно существует, и далеко не всегда, гражданин может рассчитывать на финансовую компенсацию.
Здесь многое зависит от того, куда именно человек обращается за помощью. Если речь идёт о руководстве предприятия, то организация вообще не обязана оказывать матподдержку в таких случаях. Поэтому если организация находится в сложном финансовом положении, сотруднику вполне могут отказать. При этом за работником сохраняется право на предоставление 5-дневного неоплачиваемого отпуска в связи со смертью члена семьи.
Если речь идет о смерти сотрудника, работодатель не вправе отказывать родственникам в получении материальной компенсации. Здесь финансовое положение предприятия и другие факторы не играют роли: перечисления делаются из фонда социального страхования (п. п. 1, 2 ст. 10 Закона № 8-ФЗ).
Внимание! При обращении в органы соцподдержки населения, в выплатах может быть отказано лишь в том случае, если человек не предоставил необходимые для получения выплат документы. Если речь идёт о безосновательном отказе, такие решения могут быть обжалованы в суде
Как оформить материальную помощь родственникам умершего сотрудника
В случае смерти сотрудника работодатель обязан произвести начисление всех причитающихся физическому лицу выплат, которые он не успел получить. Деньги выдаются родственникам по их письменному ходатайству с приложением документов, подтверждающих родство с умершим.
Выплата материальной помощи родственнику умершего сотрудника осуществляется работодателем в следующей последовательности:
-
члены семьи умершего сотрудника направляют в адрес работодателя письменное заявление, в котором озвучена просьба о выплате матпомощи в связи со смертью;
-
помимо заявления нанимателю потребуется копия свидетельства о смерти, копия паспорта заявителя для идентификации его личности, копии документов, которыми обратившееся лицо может подтвердить родство с умершим (например, супруг представляет свидетельство о браке, родителям надо приложить копию свидетельства о рождении работника, при оформлении выплаты на детей нужны будут их свидетельства о рождении);
-
как выплатить материальную помощь родственникам умершего сотрудника – если в локальных актах нанимателя выплата матпомощи по смерти оговаривается, издается приказ о назначении этой меры поддержки, в остальных случаях дополнительно оформляется решение учредителя (или протокол общего собрания учредителей);
-
матпомощь начисляется бухгалтерией и выплачивается через кассу или путем безналичного перевода средств, при необходимости удерживается подоходный налог, производятся расчеты с бюджетом.
Заявление и приказ составляются в произвольной форме, особых требований к их оформлению у контролирующих органов нет.