Дистанционная работа: тк рф

Электронный документооборот

При дистанционной работе установлена принципиально новая форма — обмен электронными документами.

Каждая из сторон должна направлять подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Для такого обмена сторонам трудового договора нужно получить усиленную квалифицированную электронную подпись. Информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, который равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и содержащему печать.

Посредством обмена электронными документами работодатель может:

1) заключить трудовой договор о дистанционной работе с работником;

2) до подписания трудового договора ознакомить работника с локальными нормативными актами, которые предусмотрены ст. 68 Трудового кодекса:

правилами внутреннего трудового распорядка;

коллективным договором и положением об оплате труда;

иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с работой дистанционного сотрудника;

3) внести изменения в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения;

4) знакомить работника с приказами (распоряжениями), уведомлениями, требованиями или иными документами, с которыми работник должен быть ознакомлен в письменной форме под роспись.

Работник же может в виде электронных документов направлять работодателю различные заявления, объяснения, обращения и другую информацию, которую он вправе или должен предоставлять ему.

Порядок приема на работу

Для приема на работу дистанционного работника работодатель должен выполнить следующие действия.

1. Получить от работника обязательные документы.

2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к его непосредственной работе.

3. Оформить трудовой договор.

5. Заполнить личную карточку. Подробнее о порядке ее заполнения см. раздел «Как заполняется личная карточка работника по форме N Т-2» настоящего материала.

6. Оформить трудовую книжку (за исключением случая, когда стороны договорились не оформлять ее и не вносить в нее записи о дистанционной работе).

Дистанционные работники включаются в штат организации наравне с обычными работниками. Никаких исключений в этом вопросе законодательство РФ не установило.

Нужен ли приказ о переходе на дистанционный режим труда из-за COVID-19?

Работодатель обязательно должен составить приказ, в котором отдается распоряжение для работника трудиться удаленно в связи с коронавирусом.

Если приказа нет, то сотрудник, не выходя на работу и трудясь дистанционно дома, рискует быть уволенным за прогулы. Только документальное подтверждение права на отсутствие работе в связи с удаленным выполнением обязанностей в виде приказа позволяет работнику не выходить на рабочее место законно.

Прежде, чем не выйти на работу, сотрудник должен лично увидеть приказ, в котором сказано, что он имеет права трудиться на дому. Также нужно убедиться, что в распоряжении сказано о сохранении заработной платы на этот период работы, а также обозначены временные рамки дистанционной работы. Работник должен поставить свою подпись в знак ознакомления с распоряжением.

Если приказа нет, то человек должен выйти на работу. Если не выходит, то это нарушение ТК РФ — прогул, что считается грубым нарушением трудовой дисциплины. За один прогул работодатель имеет уже законные основания уволить сотрудника.

В связи с этим рекомендуем работодателям правильно оформлять дистанционный труд персонала без нарушений положений трудового законодательства.

Ниже приведен примерный образец распорядительного документа, который нужно составить руководителю, если на удаленный режим переводится один или группа трудящихся лиц.

Как оформить распоряжения об удаленке работников?

Приказ составляется в свободной форме. Основанием для оформления является заявление работника, в котором изложена просьба перевести на удаленный режим труда или согласие с предложением работодателя трудиться дистанционно.

Распорядительный документ содержит основные реквизиты — данные об организации, номер и дата составления, заголовок, наименование.

Указывается причина оформления распоряжения — формулировки могут быть разные:

• в связи с угрозой распространения коронавиуса и на основании заявления работника;
• в связи с достигнутым соглашением с сотрудником;
• в целях предотвращения распространения вируса COVID-19 и т.д.

Далее приводятся распоряжения руководителя:

1. Перевести сотрудника на дистанционный режим работы на определенный период угрозы распространения коронавируса или вируса COVID-19 (указывается ФИО и должность и временные ограничения).
2. Сохранить за сотрудником должностные обязанности в необходимом объеме.
3. Сохранить за работником заработную плату и порядок ее начисления в соответствии с применяемой системой оплаты труда, зарплата начисляется пропорционально отработанному времени в удаленных условиях.
4. Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (распоряжение отдается ответственному человеку, например, кадровому специалисту).
5. Обеспечить удаленный доступ из дома к рабочему компьютеру (распоряжение отдается ответственному человеку, например, системному администратору, программисту).

Приказ утверждается руководителем, с ним знакомятся ответственные лица и сам трудящийся, в отношении которого оформляет перевод на удаленку.

Пример оформления (образец можно скачать ниже в doc):

Если нужно перевести группу сотрудников

Если переводу подлежит большая группа трудящихся, то удобнее оформить один приказ на массовый переход на удаленный труд.

Распоряжение составляется по тем же правилам, что изложены выше. Обязательно нужно привести полный список лиц, которые будут работать удаленно в связи с коронавирусом (COVID-19). Со всеми нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

К приказу следует приложить ознакомительный лист, в котором должен поставить подпись каждый сотрудник, фамилия которого приведена в тексте распоряжения.

Пример оформления: (образец можно скачать ниже в word).

Документы для перевода на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Минтруд РФ назвал лучшим решением для работодателей — временный переход на работу в условиях дома. Дистанционному трудовому режиму посвящена гл.49.1 ТК РФ.

Удаленная работа означает выполнение должностных обязанностей работниками в условиях дома, а не на рабочем месте на территории работодателя. То есть меняется место работы. Так как данное условие всегда прописывается в трудовом договоре, то для перевода сотрудников необходимо оформить ряд документов. Одних слов не достаточно.

В частности, работодатель обязан составить:

• приказ о переводе на удаленку;
• дополнительное соглашение к трудовому договору о новых условиях труда в удаленном режиме.

Данные документы должны составляться после получения согласия от работника на дистанционный режим работы на период коронавируса.

Категорически не рекомендуется нарушать ТК РФ, насильно отправляя работников в отпуска за свой счет или увольняя их. В подобных случаях сотрудники могут жаловаться в Трудовую инспекцию, которая обещает особо тщательно расследовать такие жалобы.

Обязательно ли оформлять приказ для перехода на удаленку?

Да, приказ обязателен для оформления перевода трудящихся на удаленный рабочий режим в условиях коронавируса.

Работник четко должен понимать, что без оформления приказа его рабочее место — на территории работодателя, о чем есть упоминание в трудовом договоре. Если приказа нет, доп соглашение о новом рабочем месте не составлено, то сотрудник обязан явиться на свое трудовое место с целью выполнение обязанностей. Невыход может расцениваться как прогул — грубое нарушение ТК РФ, за которое можно уволить по п.6 ст.81 ТК РФ.

Только после ознакомления с приказом сотрудник вправе остаться дома для выполнения рабочих обязанностей.

Поэтому пошагово работодатель должен продумать действия по организации удаленной работы, получить письменные согласия сотрудников работать дистанционно, оформить приказ о переводе персонала на удаленку и подписать доп соглашения, где прописан срок перевода и адрес нового места работы (домашний адрес).

Как оформить распоряжение об удаленном режиме?

Прежде всего, работодатель должен подумать, кого именно он может перевести на удаленную работу, для кого можно организовать нормальную трудовую деятельности, а для кого нет, чем нужно обеспечить дистанционного сотрудника, как с ним будет осуществляться связь, обмен документами.

Далее предлагается работнику перейти на удаленный режим, написав предварительно заявление о согласии на удаленку на время коронавируса.

Если переводу подлежит один конкретный сотрудник, то текст приказа составляется в следующем порядке:

• реквизиты организации;
• реквизиты документа (название, номер, дата, заголовок);
• основание издания приказа — заявление или согласие работника;
• причина издания — угроза коронавируса;
• распоряжение перевести сотрудника на дистанционную работу (ФИО и должность);
• время перевода — границы периода удаленного режима, по истечении которого сотрудник должен явиться на рабочее место;
• распоряжение о сохранении обязанностей за работником согласно должностной инструкции, а также его заработка на временный период угрозы коронавируса;
• поручение заключить дополнительное соглашение с сотрудником о новых трудовых условиях на время коронавируса;
• поручение ответственному лицу организовать удаленный доступ к рабочем компьютеру из дома сотрудника;
• поручение ответственному лицу донести до работника вводимые изменения.

Ознакомиться с распоряжением обязаны все ответственные лица, фамилии которых приведены в тексте приказа.

Пример оформления, если переводится на удаленку один работник:

Если переводу подлежит несколько сотрудников или весь персонал организации, то в приказе нужно также привести полный перечень всех переводимых на дистанционную работу трудящихся.

Пример оформления, если перевести нужно группу лиц:

Скачать образцы

Ниже приведены ссылки на скачивание приведенных выше примеров в формате word.

Текст примерный и может быть изменен в случае необходимости.

Кто такой удаленный сотрудник по ТК РФ?

Удаленный работник — это человек, который осуществляет трудовые функции, согласно инструкции для должности, вне места расположения организации работодателя.

При этом отсутствует прямой контроль начальника над дистанционным подчиненным ввиду удаленности данных лиц друг от друга.

Связь между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством телефона, электронной почты, сети Интернет, почтовой связи.

При приме на работу таких лиц опираться нужно на главу 49.1 ТК РФ.

Если работник принимается в организацию не удаленно, то пошаговая инструкция по оформлению трудоустройства выглядит таким образом.

Содержание главы 49.1:

• ст.312.1 — понятие дистанционной работы и удаленного работника;
• ст.312.2 — вопросы, касающиеся заключения и изменения трудового договора;
• ст.312.3 — организация труда лиц, работающих дистанционно;
• ст.312.4 — время работы и отдыха;
• ст.312.5 — порядок увольнения.

Причина для перевода на дистанционный труд

Еще до введения нерабочей оплачиваемой недели и ограничительных мероприятий работодателям рекомендовали организовать переход на удаленный режим работы из-за коронавируса (информация Правительства РФ от 19.03.2020). С официальным введением временного запрета на деятельность большинства организаций возможность отправить персонал трудиться дистанционно оказалась для компаний единственным доступным способом продолжать хоть как-то функционировать.

Но и без ограничительных мер в связи с эпидемией переход на дистанционную работу становится все более популярным. Особенно этот способ распространен в области IT-технологий, дизайна, различного рода проектирования. На удаленку переводят прежде всего тех, кто производит нематериальные продукты. Это журналисты, музыканты, программисты, бухгалтеры и представители других профессий, в которых есть возможность передать результат труда в электронном виде.

Работодатель в этом случае экономит на аренде площадей для размещения офиса, оборудовании рабочих мест. Тем, кто трудится дома, удобно не тратить время и деньги на проезд, исполнять свои обязанности в любом месте, где есть доступ в интернет.

Конечно, есть и минусы того, что компании переводят сотрудников на удаленную работу:

• работодателю сложно контролировать фактическое время исполнения трудовых обязанностей;
• необходимо налаживать проведение совещаний в формате видеоконференций;
• трудящемуся сложно переключиться с домашних дел на рабочие вопросы;
• необходимо наличие оборудованного рабочего места дома;
• не все готовы изолировать себя от общения с коллегами.

Но если правильно организовать процесс, то такой формат трудовых отношений станет удачным решением. Как перевести сотрудников на удаленную работу, чтобы трудовая деятельность была выгодна обеим сторонам? Необходимо оценить преимущества всех участников, правильно настроить процессы и корректно оформить документы.