Сроки хранения учётной документации
Статья 91 ТК РФ чётко определяет, что работодатель должен регулярно вести учёт времени, фактически отработанного каждым сотрудником организации. Табель — регистр учёта рабочего времени по всем сотрудникам предприятия — первичный документ бухгалтерского и кадрового делопроизводства. Именно на его основе, исходя из отработанных человеко-часов рассчитывается заработная плата по всем работникам компании. По нему расчётный отдел бухгалтерии считает дотации, отпускные выплаты, компенсацию по листам нетрудоспособности и пр.
Необходимость ведения этого документа определяется наличием наёмного персонала в компании вне зависимости от её правовой формы и статуса. Это требование относится и к крупным организациям, и к индивидуальным предпринимателям, у которых числится хотя бы один работник.
К ключевым функциям табеля нужно отнести следующее:
- корректный расчёт ежемесячных выплат работникам компании;
- составление отчётности регуляторам и контролёрам;
- фискальное обоснование расходов на фонд оплаты труда;
- фиксация фактического нахождения всех сотрудников по определённым видам рабочего времени;
- трудовой контроль штата;
- расчёт переработок и корректировка оплаты труда при постоянных нарушениях трудовой дисциплины (кнут и пряник);
- обоснование правомерности увольнения сотрудника за прогул.
Помимо всего вышеперечисленного, этот документ учёта страхует работодателя в трудовых конфликтах как при обращении сотрудника с жалобой в инспекцию или с иском суд, так и при внутренних спорах.
Табель является неплохим аналитическим инструментом, на основе которого можно ежемесячно наблюдать динамику изменений по рабочим часам по предприятию. Накладывая финансовые показатели, отслеживать эффективность бизнеса и вносить коррективы в график работы и отдыха сотрудников. Это неплохой регистр для кадрового и управленческого учёта.
Как установлено правилами организации государственного архивного дела и как регламентирует часть 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ, документы табельного учёта должны храниться в организации на протяжении не менее пяти лет по окончании отчётного периода.
Табельный учёт — серьёзная, ответственная и регулярная работа, а не отвлечение от должностных обязанностей работника (как считают многие руководители частных компаний). Ведь от корректных данных, которые отражаются в отчётном документе, зависит оплата труда работников, их материальное поощрение или наказание.
Ответственность и санкции при нарушениях
При камеральной или выездной проверке, отслеживая обоснованность начисления заработной платы, налоговики, как правило, изучают данные, отражённые в табеле. При обнаружении неточностей, фактических ошибок или несостыковок с другой отчётностью налоговый регулятор может определить расходы на выплаты сотрудникам документально необоснованными. А это может означать перерасчёт налогооблагаемой базы по фискальной отчётности: ИФНС вправе просто не учесть ЗП работников в бизнес-расходах.
Некорректное ведение табеля может повлечь за собой административную ответственность для работодателя. Так, нарушителям, которые не считают нужным заполнять табель и/или делают это несвоевременно или неправильно, грозят штрафные санкции по статье 52.7 КоАП РФ:
- руководителю компании или ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
- юридическому лицу — 50 000 ₽.
Табель учета рабочего времени: кто заполняет?
Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.
Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.
Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.
Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.
Что такое рабочее время по ТК РФ
Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.
Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.
Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.
Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.
Форма Т-13
Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.
В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке
Корректирующий табель — для чего нужен, нюансы оформления
Пожалуй, каждый табельщик, ведущий кадровый учёт предприятия хотя бы пару месяцев, сталкивался с необходимостью внесения корректировок в уже подписанный документ. В таких и многих других вариантах оформляется дополнительный табель — корректирующий.
Форма такого документа ничем не отличается от первичного, кроме одного пункта — в шапке указывается, что документ корректирующий. Такому табелю также присваивается порядковый номер, причём первичный табель не учитывается.
2 способа оформления корректировочного табеля:
- дублировать в табеле данные, которые не нужно менять, и скорректировать только определённый блок;
- оформить табель, где указаны только изменённые коды.
Корректирующий табель можно сформировать из предыдущего файла — достаточно проставить код и номер корректировки, поменять дату составления и данные в таблице
Каждая отметка в табеле влечёт за собой не только денежное вознаграждение или, напротив, наказание, но может привести и к увольнению человека. Поэтому некоторые ситуации должны быть зафиксированы в отдельных внутренних или внешних документах, и только после этого они могут быть отражены в учётной документации. Сюда относятся докладные и служебные записки, распоряжения, акты, листки нетрудоспособности и пр.
