Готовая инструкция для подотчетника

Отчет по взаиморасчетам с подотчетниками

Откройте любую подсистему программы и перейдите в Отчеты по бизнесу (Рис.35).

Рис.35 Отчеты по бизнесу

Выберите раздел Взаиморасчеты (Рис.36).

Рис.36 Выбираем раздел Взаиморасчеты

Укажите нужный Вам период и нажмите кнопку «Сформировать» (Рис.37).

Рис.37 Указываем нужный период и нажимаем «Сформировать»

Чтобы расшифровать любую сумму в отчете, кликните мышкой по этой сумме (Рис.38).

Рис.38 Расшифровываем сумму в отчете

В результате Вы получите детальную расшифровку по документам по данному контрагенту (Рис.39).

Рис.39 В результате получим детальную расшифровку

Порядок ведения кассовых операций с 19 августа 2017 года: что изменилось

Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться.

Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Что изменилось в работе с подотчетными: шпаргалка для вас, памятки для работников

Налоговики, которых мы опросили, считают, что можно подтвердить расходы на перелет распечаткой электронного посадочного талона и маршрутной квитанцией электронного билета. Но, как мы выяснили, в Минфине по-прежнему настаивают, что нужен бумажный посадочный талон и с отметкой о досмотре. Если же работник не взял бумажный талон, обратитесь в авиакомпанию за справкой о перелете. Как правило, такие справки стоят от 1 тыс. руб. Если же нет ни справки, ни бумажного посадочного талона, расходы на заграничный перелет подвердит копия загранпаспорта с отметкой. Чиновники согласны, что траты можно подтвердить косвенными доказательствами (письмо Минфина от 17.01.2019 № 03-03-07/1837). Шпаргалку по подотчетным для главбуха и памятку для работников — смотрите ниже.

Если подотчетник оплатил товар через онлайн-банк, продавец должен прислать ему электронный онлайн-чек (п. 5 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Тогда бумажный документ он не получает. В обычном магазине покупатель тоже может получить только электронный чек (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Что включить в Положение

Стандартная структура Положения предполагает наличие следующих разделов:

Раздел «Общие положения». Здесь следует прописать, с какой целью было разработано Положение, какие расходы относятся к подотчетным суммам и кто является подотчетным лицом в компании. Также нужно дать определение другим понятиям, встречающимся в тексте документа, перечислить нормативные акты, учитываемые при разработке Положения.
Раздел «Порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам».
Раздел «Порядок предоставления и проверки авансовых отчетов».
Подпись руководителя организации, утвердившего документ, с расшифровкой.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами на 2020 год будет приведен далее. Его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации, удалив ненужные пункты или внеся дополнительные данные.

При составлении Положения следует ориентироваться на следующие нормативные документы:

Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017).
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010).
ТК РФ.

Какие еще моменты следует рассмотреть в Положении:

Процедуру выдачи денежных средств. Для получения денег необходимо заявление работника либо издание приказа руководителя о выдаче денег в подотчет. Также следует указать, на какие цели могут быть выданы деньги.
Перечень сотрудников, которые будут получать средства. Список подотчетных лиц можно утвердить отдельным приказом или оформить в виде приложения к Положению.
Максимальную сумму денежных средств, которую может получить работник.
Способы получения работником подотчетных сумм (в кассе предприятия, перечисление на корпоративную карту или др.).
Срок предоставления сотрудником в бухгалтерию авансового отчета и документов, подтверждающих факт расхода денег.
Перечень документов, которые работник должен сдать вместе с авансовым отчетом.
Перечень реквизитов, которые должны содержать первичные документы.
Ответственность работника-подотчетника за несвоевременную сдачу авансового отчета и за предоставление первичных документов, которые содержат заведомо ложную информацию.
Сроки проверки авансового отчета бухгалтером по целям использования и итоговой сумме, порядок утверждения документа и принятия его к исполнению.
Сроки окончательных расчетов с подотчетным персоналом.
Порядок удержания денежных средств из заработной платы сотрудника в том случае, если он не вернул в установленный срок задолженность по подотчетным суммам.
Порядок действий работника если деньги не были потрачены на оговоренные цели.

Между бухгалтерами и подотчетными сотрудниками нередко возникают споры по поводу подтверждающих документов. Во избежание этого в Положении нужно прописать четкие требования к их составу и оформлению. Сейчас не действует запрет на выдачу в подотчет денег сотруднику, который еще не вернул оставшуюся сумму по предыдущему авансу, поэтому работодатель вправе сам установить порядок выдачи новых подотчетных сумм таким лицам.

Какими стали требования к чекам, подтверждающим расходы

В 2020 году вступили в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, – чеков – бумажных и электронных

Несмотря на то, что список требуемых документ от подотчетников во втором полугодии не изменился, чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы представленные подтверждения соответствовали новым требованиям

Когда работник представляет их, обратите внимание, чтобы в чеках и БСО были сведения о:

наименовании и ИНН покупателя;
стране происхождения товара;
номере таможенной декларации;
сумме акциза.

Эти данные важны, если работник приобретает товары или услуги от имени компании или ИП. Если он тратит деньги на такси, мойку или ремонт авто, ему обязаны выдать чек, а не БСО, подобная замена кассового чека осталась в исключительных случаях.

В то же время учтите, что при онлайн-покупке билетов на самолет (поезд) для подтверждения расходов следует распечатать посадочный талон и поставить на этот документ отметку о досмотре. В противном случае налоговики не примут его, сомневаясь в том, что работник пользовался транспортными услугами (Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@).

Кассовые операции с 19 августа 2017

В этой статье мы расскажем о новом порядке кассовых операций, который вступает в силу 19 августа.

19 августа уже близко, а значит скоро вступит в силу Указание Банка России от 19 июня 2017 № 4416-У . Изменения коснулись оформления кассовых документов и расчетов с подотчетниками. Как с 19 августа выдавать подотчетные суммы, вести кассовую книгу и другое, вы узнаете из нашей статьи.

Подотчетные средства

Приказ для выдачи подотчетных средств. С 19 августа можно выдавать деньги под отчет на основании распорядительного документа директора. Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, где обязательно указываются следующие данные:

кому выдаются подотчетные;
срок, на который выдаются наличные деньги;
выданная сумма;
для каких целей выдаются;
банковские реквизиты, если переводите на карту;
подпись;
дата подписания.

В одном приказе можно отражать сразу несколько подотчетников.

https://www.youtube.com/watch?v=uyCfhUUFxf8

Однако остается допустимым и прежний вариант, когда работники сами писали заявления для выдачи денег из кассы.

Задолженность подотчетника. Выдавать подотчетные деньги при наличии задолженности у сотрудника запрещено. Нарушение этого ограничения грозит штрафом до 50000 рублей.

С 19 августа это правило отменяется. Подотчетные деньги выдаются, даже если работник не отчитался в срок за прошлый аванс. Рекомендуем организациям и ИП установить в положении о подотчете максимальный размер долга, сверх которого новые суммы работнику не предоставляются.

Неизрасходованный аванс, который не вернули в срок, можно удержать из зарплаты сотрудника. Для этого нужно:

оформить приказ о взыскании (не позднее одного месяца с дня, когда закончился срок, установленный для отчета);
получить письменное согласие работника на взыскание.

Приходный кассовый ордер

Общий приходник. Кассир вправе составить общий приходник в конце дня на всю сумму, полученную в течение этого дня. Кассовые чеки и БСО от онлайн-ККТ должны подтверждать сумму внесенных денег.

Подписи. Кассир, как и прежде, проверяет наличие подписей на приходнике. Сверять их с образцами не нужно, если приходный кассовый ордер составлен в электронной форме.

ПКО и РКО

Электронная кассовая первичка. С 19 августа допускается оформление приходных и расходных кассовых ордеров в электронном виде. Утвержденного формата файлов для таких документов не существует. Формируется обычный файл ПКО или РКО, который подписывается электронной подписью.

Приходные кассовые ордера подписываются электронной подписью директора, либо другого уполномоченного лица. После этого Квитанцию можно отправить на электронную почту лица, который произвел платеж. Если приходник был сформирован в бумажном виде, то квитанция, как и раньше, выдается на руки.

Расходный кассовый ордер может быть сформирован в электронном виде только в том случае, если у получателя средств есть электронная подпись.

Порядок электронного документооборота в части кассовой первички пока не регламентирован, вызывает много вопросов и в дальнейшем, скорее всего, будет уточняться.

Кассовая книга

Ведение кассовой книги. Кассовая книга отражает сведения о движении наличных средств. Организации обязаны это делать, а ИП могут не формировать кассовую книгу.

До 19 августа вести кассовую книгу может только кассир. После вступления в силу Указания Банка от 19 июня 2017 № 4416-У заполнять кассовую книгу может любой уполномоченный сотрудник (например, директор).

Изменения кратко:

выдавать деньги под отчет можно по приказу директора;
задолженности сотрудника по ранее полученному авансу не влияют на выдачу новой суммы;
можно составить общий приходник в конце дня (подтверждают сумму кассовые чеки и БСО от онлайн-ККТ);
подписи сверяются только на бумажных документах;
расходники проще формировать на бумаге;
приходники проще формировать электронно, если у вас есть электронная подпись;
квитанции приходников можно отправлять на почту вносителя денег;
кассовую книгу может заполнять любой уполномоченный сотрудник.

Кассовую книгу, авансовые отчеты, приходные и расходные ордера вы можете сформировать в системе Бухсофт Онлайн или учетных программах Бухсофт.

Бухсофт Онлайн

Применение ККТ (онлайн-касс) с 1 июля 2019 года

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от полутора тысяч до трех тысяч рублей; на юридических лиц — предупреждение или наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

При осуществлении страховщиком расчетов со страхователями с участием страховых агентов, не являющихся организациями или индивидуальными предпринимателями и действующих от имени и за счет страховщика, в рамках деятельности по страхованию, осуществляемой в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 ноября 1992 года N 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации», страховщик применяет контрольно-кассовую технику при получении этим страховщиком денежных средств от такого страхового агента с направлением кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме страхователю.

Кассовая дисциплина: что изменилось, на что обратить внимание

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году для субъектов малого предпринимательства и ИП выражается в том, что они хранят в кассе столько наличных, сколько необходимо. Сумму устанавливают в приказе о лимите кассы, в противном случае лимит остатка — 0. Превысить лимит можно в дни зарплаты, выходные и праздники. Лимит расчетов наличными между организациями или ИП составляет 100 тыс. руб., с физлицами — ограничений нет. В бумажные документы (кроме ПКО и РКО) можно вносить исправления, электронные подписывают электронными подписями, а исправлять их нельзя.

Кассовая дисциплина при онлайн-кассах тоже меняется. По мнению Минфина, высказанному в Письме от 16.06.17 №03-01-15/37692, после введения в организации онлайн-касс применение журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) и справки-отчета кассира-операциониста (форма №КМ-6) не является обязательным.

Выдача денежных средств из кассы

Денежным чеком

Денежные чеки можно оформить в разделе Деньги -> Денежные чеки (Рис.1)

Рис.1 Раздел Деньги -> Денежные чеки

с помощью кнопки “Создать” (Рис.2).

Рис.2 Создаем денежный чек

Заполняем поля

Организацию и счет с которого расходуются деньги. По умолчанию они будут заполнены данными той организации и счетом под которым вы авторизовались (вошли) в программу. По желанию их можно изменить, если у вас есть доступы к другим организациям и счетам (Рис.3).

Рис.3 Заполняем поле Организация

Направление денег — Расход/Приход (Рис.4).

Рис.4 Заполняем поле Направление

Вид движения денег — выбираем Расчеты с подотчетными лицами (Рис.5).

Рис.5 Заполняем поле Вид движения

Объект — это сотрудник которому выдают деньги из кассы под отчет. Его выбираем из списка контрагентов (Рис.6,7).

Рис.6 Ищем объект в списке контрагентов

Рис.7 Ищем объект в списке контрагентов

выберите нужного сотрудника/контрагента и нажмите кнопку «Выбрать» (Рис.8).

Рис.8 Выбираем нужного сотрудника/контрагента

Сумма — это сумма денежных средств, выданная на руки через кассу/денежный счет который вы указали в табличной части документа (Рис.9).

Рис.9 Заполняем поле Сумма

Комментарий служит для дополнительной информации по выданным деньгам из кассы под отчет. Это поле не является обязательным для заполнения (Рис.10).

Рис.10 Заполняем поле Комментарий, при необходимости

После заполнения документа нажмите кнопку «Провести и закрыть» (Рис.11).

Рис.11 Проводим документ

Документ будет отражаться в журнале денежных чеков так (Рис.12).

Рис.12 Отображение документа в журнале денежных чеков

Денежным ордером

Откройте раздел Деньги -> Денежные ордера (Рис.13)

Рис.13 Раздел Деньги -> Денежные ордера

с помощью кнопки “Создать” (Рис.14).

Рис.14 Создаем Денежный ордер

Заполните документ по принципу (Рис.15).

Рис.15 Заполняем докумнент

Выдать деньги под отчет можно так же авансовым отчетом (Рис.16).

Рис.16 Выдаем деньги под отчет Авансовым отчетом

Через Регистратуру

Рис.17 Раздел Регистратура -> Регистратура

Рис.18 Управление кассой -> Изъятие денег

Рис.19 Проставляем нужный Вид движения денег

Рис.20 Выбираем объект платежа из списка сотрудников клиники

Рис.21 Вводим нужную сумму

Через рабочий стол кассира

Рис.22 Раздел Склад -> Регистрация розничных продаж

Заполнение чека на изъятие так же как и на (Рис.23).

Рис.23 Заполняем чек на изъятие

Тема: с 1 июля товарные чеки от подотчетников

Это в каком смысле? Вам подотчетник принес то, что купил. И принес документ об оплате. Если продавец что-то нарушил, это его проблемы, а не ваши и не подотчетника. Если вот прям так страшно, то пропишите во внутренних документах, что покупать нельзя там-то и там-то. Всё. Но не надо издеваться над продавцами и подотчетниками

(причины могут быть рахные: потерял, не пробили, был на руках чистый Товарник, который сами заполнили — тоже случается, считаю что в основном из-за этого и возвращается обязательное применение касс всеми — т.е. главное даже не доход конктролировать, а как эти продажи другими в расходы принимаются — но сейчас не про это)

Новые правила по подотчету с 1 июля 2019 года

Льготный порядок прижился и продолжает действовать. Но пользоваться командировочным лицам данным послаблением пока опасно. Электронный проездной билет надо обязательно по старинке распечатывать и во время досмотра просить сотрудников аэропорта проставлять на нем соответствующий штамп. После — прикладывать к авансовому отчету. На этом настаивают специалисты из Минфина.

В частности, компании и ИП с работниками на ОСН, УСН, ЕНВД, оказывающие услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО. Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и прочие такие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков ККТ смогут выписывать только патентщики по некоторым услугам. А также — ИП без работников, попавшие под льготу до 1 июля 2021 года. Либо такие лица вообще могут ничего не выдавать, так как из закона не следует обязанность что-то выдать.

Об электронных кассовых документах

Несколько поправок, внесенных в Порядок, связаны с регулированием вопросов электронного документооборота.

Как известно, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 4.7 Порядка).

В соответствии с новыми правилами при оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался это сделать, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. В таком случае кассир перечеркивает «приходник» (а если он оформлен в электронном виде — проставляет отметку о необходимости его переоформления) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег.

В графе «Покупатель» написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные.

Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты).

Согласно Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 Закона № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Обратите внимание, что принять к зачету НДС по счету-фактуре без верного наименования покупателя не получится. Для счета-фактуры реквизит «Покупатель» является обязательным (п

5 НК РФ).

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Четвертая волна кассовой реформы: пояснения ФНС на вебинаре

Алексей Батарин далее в ходе вебинара подробно остановился на концепции четвертой волны внедрения ККТ. Однако подчеркнул, что реализация проекта возможна, учитывая одобрение правительства и экспертов ФНС, решение об отсрочке будет очень скоро, но пока надо ориентироваться на текущее законодательство. То есть сильно не расслабляться.

Им можно использовать специальные реквизиты, подходящие для заемных услуг. Кроме того, если реквизитами нельзя отразить все, что хочется, можно писать на чеках дополнительную информацию, используя специальные программы для кассы. Как это сейчас делают гипермаркеты.