Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью
Внимание
С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур,
утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см.
здесь.
В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011
№ 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда
признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с
законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только
на бумажном носителе.
Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются
равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением
между сторонами.
В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной
подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:
1) порядок проверки электронной подписи;
2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для
простой электронной подписи).
Таким образом, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
«Об электронной подписи» признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной
квалифицированной электронной подписью. Для того, чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью имели
юридическую силу, необходимо заключать дополнительное соглашение, где прописывать дополнительные условия признания
таких документов равнозначными, подписанным собственноручно.
Гражданский кодекс РФ и Федеральный закон
от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
(далее — Закон № 402-ФЗ) не уточняют, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в бухгалтерских документах,
чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9
Закона № 402-ФЗ, п. 2 ст. 160 ГК РФ). В то же время
согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ виды
электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим
федеральным стандартом, который на настоящий момент отсутствует.
Налоговый кодекс РФ, напротив, признает только те электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной
электронной подписью (п. 7 ст. 23,
п.п. 4,
6 ст. 78,
п. 2 ст. 79,
п. 1 ст. 80,
п. 6 ст. 169,
п. 6 ст. 176 НК РФ).
Исключение составляет только передача налогоплательщиками — физическими лицами документов в электронной форме через личный кабинет,
где допускается применение усиленной неквалифицированной электронной подписи, сформированной в соответствии с приказом ФНС России
от 20.08.2015 № СА-7-6/364@
(п. 2 ст. 11.2 НК РФ).
Подписание электронных документов простой ЭП
О признании электронного документа,
подписанного простой ЭП, равнозначным документу на бумажном носителе,
подписанному собственноручно, что равно юридически значимому документообороту,
ст. 6 Закона об ЭП говорит следующее:
«Информация в электронной форме,
подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной
подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном
носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных
федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми
актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».
Нормативные правовые акты и
соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие
случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной
подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным
собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона
об ЭП, а именно:
1.
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при
выполнении, в том числе, одного из следующих условий:
1)
простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ
простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами,
установленными оператором информационной системы, с использованием которой
осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном
и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая
на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
2.
Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного
взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов,
подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных
носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в
частности:
1)
правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой
электронной подписи;
2)
обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной
подписи, соблюдать его конфиденциальность.
3.
Использование простой электронной подписи для подписания электронных
документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в
информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную
тайну, не допускается.
Следует также иметь в виду, что если
в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними
нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть
заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной
подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе,
подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на
бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному
печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными
правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия
могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в
целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному
печатью.
Также необходимо отметить, что ФНС
признает юридически значимыми только те документы, которые подписаны
квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).
