Увольнение по электронной почте

Что для этого необходимо сделать?

Для того, чтобы отправить заявление почтой, необходимо прийти в любое отделение Почты России или в любую курьерскую службу.

С собой необходимо принести:

1. заявление об увольнении.
2. Реквизиты получателя.
3. Паспорт.

Работник почты предложит заполнить бланк, в котором потребуется указать следующую информацию:

• наименование адресата (название организации) и его почтовый адрес.
• ФИО, паспортные данные отправителя и др.

Далее отправителю необходимо выбрать: отправлять ли письмо с уведомлением или без него. После этого работник почты ставит на конверт штамп и указывает на нем уникальный номер, который необходим для отслеживания.

Как забрать трудовую книжку?

Согласно нормам ТК РФ организация обязана выдать работнику трудовую книжку с внесенной записью в день увольнения. Удаленность сотрудника допускает следующие законные действия работодателя.

Отдел кадров направляет уволенному уведомление о необходимости забрать трудовую книжку либо предоставить согласие на пересылку документа почтой. В связи с этим бывший работник направляет в организацию свое письменное согласие на почтовую пересылку документов.

Разумнее позаботиться об этом заранее и сэкономить время обеих сторон следующим образом: к заявлению об увольнении следует сразу приложить заявление с просьбой о направлении трудовой книжки на указанный почтовый адрес после процедуры увольнения.

Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву

При дистанционном увольнении за работником сохраняется право на отзыв заявления любым удобным способом (лично, письмом или телеграммой) в течение двух недель.

Отправка заявления

Действующее законодательство, в частности статья 80 ТК России, позволяет сотрудникам по собственной воле расторгать трудовые отношения с работодателем. Для этого работник должен подать письменное заявление и соблюсти установленные законом сроки.

Заявление об увольнении может быть представлено в свободной форме на обычном листе А4, так как для него не разработан единый бланк, обязательный для использования. Исключением являются ситуации, когда в организации разработан собственный образец заявления об увольнении. Для корректного оформления документа, в него рекомендуется включить следующие данные:

• точное наименование организации, в которой работает гражданин;
• должность и ФИО самого заявителя;
• наименование документа – «Заявление об увольнении»;
• в тексте заявления работник должен выразить просьбу о расторжении трудовых отношений по его инициативе.

Образец заявления об увольнении по собственному желанию

В конце обязательно должна стоять дата составления документа и личная подпись заявителя, без которой документ не имеет юридической силы.

После составления заявления, работник должен обратиться в ближайшее отделение почты и отправить документ с помощью заказного письма с уведомлением о получении.

Важно знать! Независимо от того, кто осуществляет пересылку документов, они должны быть отправлены с помощью заказного письма с уведомлением, а также с описью все вложенного, чтобы при получении между сторонами не возник конфликт, относительно содержимого письма. Кроме этого, уведомление о получении позволит работнику доказать, в случае судебного разбирательства, что с его стороны сроки уведомления работодателя были полностью соблюдены.

Можно ли уволиться, не приходя на работу?

Трудовой кодекс РФ не содержит информации, запрещающей дистанционное расторжение трудового договора. Законом не установлен перечень ситуаций, в которых допускается увольняться удаленно. Поэтому каждый случай стоит рассматривать индивидуально. Согласованные действия подчиненного и руководителя позволят благополучно осуществить увольнение без личной встречи.

Основанием для процедуры может послужить:

• переезд сотрудника в другой населенный пункт;
• принятие решения об увольнении во время проживания в другом городе в период декретного отпуска;
• состояние здоровья работника, препятствующее его свободному передвижению;
• большое расстояние между центральным офисом и местом работы;
• конфликтные отношения с персоналом организации;
• иные причины личного характера.

Оказавшись в подобных обстоятельствах, наемный работник задумывается о том, как уволиться дистанционно с работы по собственному желанию без затруднений. Не стоит беспокоиться. Прекращение сотрудничества произойдет в обычном режиме.

Отличие от стандартной процедуры заключается в необходимости обмена документами через почту. Сохраняется даже возможность увольнения без отработки в установленных ТК РФ случаях.

При наличии трудового договора о дистанционной работе удаленный сотрудник может уволиться в том же дистанционном формате, в каком происходило трудоустройство.

Могут ли уволить при подаче заявления по электронной почте?

Увольнение является законным процессом. Процедура полностью регулируется Трудовым Кодексом. На нее влияет трудовой договор, подписанный работодателем и сотрудником. 80 статья Трудового Кодекса обязывает работника заранее предупредить руководство. Законодательной базой также описывается обязательный срок отработки. Он составляет 2 недели.

Просьба разорвать контракт должна подкрепляться письменным прошением. С момента составления документа запускается законный процесс расторжения договора: проводится расчет последней заработной платы, вычисление определенных доплат.

Сотрудник параллельно завершает дела, передает полномочия. Любая причина увольнения обязывает работника: сотрудник должен уведомить вышестоящее руководство. Уведомление составляется ровно за 2 недели.

Личная подача документа – самый простой, распространенный, но не единственный способ уведомления. Если у человека складывается особенная ситуация, когда он фактически не присутствует возле отдела кадров, он вправе отправить электронный вид заявления.

Причиной отсутствия, когда сотрудник отказывается посетить отдел кадров, является официальный больничный, отсутствие по причине переезда, командировки. Сотрудник обязан только предупредить начальство. Сообщать точную причину отсутствия необязательно.

Согласно законодательству России электронное письмо имеет юридическую силу, как обычное прошение увольнения. Положения об электронных прошениях регламентируется 63 Федеральным законом. Главное требование – ценный рабочий кадр обязан подписаться электронной подписью, соглашаясь пройти процесс расторжения трудового договора. Электронная подпись должна быть заверенной нотариусом.

Способы подачи работодателю

Все способы предполагают получение от работодателя отметки о принятии документа. Она позволяет определить информированность работодателя о принятом решении сотрудника, а также служит защитой на случай, если специалист не выйдет на работу по окончании двухнедельного срока. Его не могут признать прогульщиком и расторгнуть контракт из-за нарушения трудовой дисциплины.

Заявление работник может написать, находясь на больничном или в отпуске.

Если день разрыва трудовых отношений приходится на период действия больничного листа, работодателем все равно готовится приказ об увольнении и соответствующая запись в трудовую книжку, рассчитываются все полагающиеся выплаты. В данной ситуации работник не может ознакомиться с приказом, в распоряжении необходимо прописать причину его отсутствия. После выздоровления сотрудник может получить личные бумаги и выплату заработной платы.

Если увольнение предполагается на время нахождения сотрудника в отпуске или его окончания, документацию и денежные средства он получит после завершения отдыха.

Как отправить по почте заказным письмом правильно?

Заявление на расторжение трудовых отношений необходимо отправлять по почте лишь в крайних случаях, когда другие способы информирования администрации компании о своем намерении недоступны или нецелесообразны.

Направив заказное письмо с уведомлением, сотрудник почты зафиксирует факт получения письма на соответствующем бланке.

Но на практике возникают ситуации, когда получив заявление таким способом, работодатель оспаривает содержание письма (нет доказательств о вложении в письмо именно заявления). Чтобы данная возможность у руководителя компании не возникла, сотрудник вправе применить «опись вложения», где фиксируется название документа.

В такой ситуации заявление об уходе вкладывается в конверт, но не запечатывается и передается сотруднику почты для составления описи.

Какую дату ставить при почтовой отправке?

Отправляя заявление на увольнение по почте, необходимо отсчитывать обязательный двухнедельный срок уведомления руководства предприятия в соответствии со ст.80 ТК РФ (часть 1).

Он будет начинаться с даты получения документа представителем компании или директором, а не с даты его отправки.

Для соблюдения норм сроков информирования начальства о желании разорвать трудовые отношения текст заявления оформляется двумя способами:

• не указываются конкретные даты, а прописывается фразапо истечении 2-х недель с даты получения заявления»;
• указывается срок с запасом, а не отсчитывается 14 дней с даты отправки.

Предупредить об увольнении можно заблаговременно, допускается срок больше 2-х недель, но не меньше.

Статья 80 ТК РФ (часть 3) описывает случаи, когда нет необходимости соблюдать 2-х недельный срок предупреждения.

Это касается моментов, когда трудящийся не может исполнять трудовые функции по независящим от него обстоятельствам (призыв в армию, достижение пенсионного возраста).

Но даже при наличии подобных причин желательно уведомить руководство заранее, с учетом времени на доставку письма.

Можно ли передать в электронном виде?

Если заявление отправлено работодателю по электронной почте, то оно не будет считаться действительным, за исключением ситуаций, когда у сотрудника имеется электронно-цифровая подпись.

Электронная документация, в том числе и подобное заявление, подписанное электронно-цифровой подписью (ЭЦП), считается равноправным документу, оформленному на бумаге с живой подписью сотрудника, и применяется наравне с ним (№63-ФЗ от 06 апреля 2011 г.).

Отсутствие электронной подписи работника не позволяет принять работодателю заявление об уходе.

Как написать заявление

Требования к содержанию заявления законодателем не установлены, поэтому работник может составить его в произвольной форме, руководствуясь общими правилами подготовки документов. В заявлении нужно указать:

• сведения о работнике (Ф.И.О., наименование подразделения и должность) и работодателе (наименование предприятия);
• наименование документа;
• просьбу о расторжении договора по инициативе работника;
• дату, с которой работник должен быть уволен;
• дату подачи заявления.

Работник должен собственноручно подписать заявление.

Чтобы уволиться с работы дистанционно, нужно отправить заявление по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Эти документы станут подтверждением того, что заявление действительно было подано работодателю.

Если не хотите отправлять заявление по почте, можете воспользоваться возможностями интернета. Отправить заявление можно и в электронной форме – срок доставки документа существенно сократится. Письмо должно быть направлено на официальный  электронный адрес работодателя – в противном случае он может сказать, что не получал уведомление. Подтверждением того, что адрес электронной почты действительно является корпоративным, может стать информация, размещенная на официальном сайте компании, ее визитных карточках и в других открытых источниках.    

Вопрос о том, нужно ли подписывать заявление квалифицированной электронной подписью, или достаточно простого скана письма, отправленного заявителем, законодателем не урегулирован. О судебной практике, которая сложилась по этой проблеме, расскажем ниже.