Энциклопедия решений. факсимильная подпись на счетах-фактурах

Позиция суда

Счета-фактуры, подписанные путем проставления штампов-факсимиле, воспроизводящих личные подписи руководителя и главного бухгалтера организации, составлены с нарушением требований, установленных п. 6 ст. 169 НК РФ.

Налоговые вычеты по НДС применяются только при наличии соответствующих первичных документов на основании счетов-фактур (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Порядок оформления и выставления счетов-фактур установлен ст. 169 НК РФ, согласно которой счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. При этом счета-фактуры должны быть составлены с соблюдением требований к их оформлению, приведенных в п. п. 5 и 6 названной статьи.

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон N 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Таким образом, является правомерным вывод налогового органа и суда первой инстанции о том, что представленные в обоснование заявленных налоговых вычетов по НДС счета-фактуры, подписанные путем проставления штампов-факсимиле, воспроизводящих личные подписи руководителя и главного бухгалтера организации, составлены с нарушением требований, установленных п. 6 ст. 169 НК РФ.

С учетом изложенного доводы налогоплательщика о том, что действующее законодательство не содержит запрета на подписание счета-фактуры с использованием факсимильной подписи, отклоняются судом апелляционной инстанции как необоснованные.

Этот пример составлен по материалам Постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 10.02.2012 N А33-18925/2010.

Следует отметить, что Третий арбитражный апелляционный суд руководствовался позицией, изложенной в Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (ВАС РФ) от 27.09.2011 N 4134/11 (далее — Постановление N 4134/11).

В Постановлении N 4134/11 Президиум ВАС РФ признал правомерным отказ налогового органа в применении вычета по счетам-фактурам в связи с несоответствием порядка их заполнения требованиям ст. 169 НК РФ, поскольку подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах выполнены путем факсимильного воспроизведения. Это было мотивировано тем, что ни ст. 169 НК РФ, ни Закон N 129-ФЗ не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

В Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 12.03.2008 N Ф03-А73/08-2/445 суд указал, что факсимиле является аналогом собственноручной подписи и, следовательно, носит вторичный, производный характер от собственноручной подписи, является ее технической имитацией.

Факсимиле – на каких документах можно ставить?

Стандартным способом удостоверения документации является проставление на них подписей руководства. Для ускорения процедуры оформления формуляров ГК РФ разрешает использовать средства факсимильного воспроизведения подписи. В ст. 160 ГК РФ указано, что в отдельных случаях допускается пользование факсимиле, юридическая сила такой подписи будет действительна при условии, что этот вариант оформления документации предусмотрен законодательством или соглашением между участниками сделки.

В письме Минфина от 01.04.2004 г

№ 18-0-09/000042@ акцентируется внимание на том, что порядок проставления факсимиле на документах на законодательном уровне не урегулирован. Поэтому для использования такого способа удостоверения бланков необходимо заручиться взаимным согласием всех заинтересованных сторон, причем согласие обязательно должно быть выражено в письменной форме

На каких документах можно ставить факсимиле руководителя (при наличии соглашения):

• договорная документация;

• наградные листы, грамоты, благодарности;

• страховые полисы;

• служебные удостоверения, пропуски;

• письма от имени руководителя организации, извещения и уведомительные бланки;

• патенты.

Позиция Минфина и ФНС

Проблема, связанная с возможностью принятия налогоплательщиками к учету документов, заверенных факсимильной подписью, существует уже давно. Минфин России неоднократно выражал мнение, что использование счетов-фактур, заверенных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено. Ключевым моментом указанной позиции является трактовка нормы п. 6 ст. 169 НК РФ о подписании счета-фактуры как предусматривающей исполнение в ней подписи исключительно собственноручно. Поэтому, по мнению финансистов, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, считаются оформленными с нарушением требований НК РФ и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету. Данная позиция была высказана Минфином России в Письмах от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404 и др.

На первый взгляд позиция Минфина России вполне логична. Действительно, правила выставления счетов-фактур регулируют вопросы налогового учета, а не совершения сделок, в связи с чем к ним не могут применяться положения гражданского законодательства, а нормы законодательства о налогах и сборах не оговаривают возможность исполнения подписи факсимильным способом. Вместе с тем специалисты Минфина России избегают ответа на вопрос, в какой части п. 6 ст. 169 НК РФ устанавливается обязательность заверения счета-фактуры исключительно собственноручной подписью. Положения данного пункта указывают, что счет-фактура «подписывается». Но каким способом — ни в п. 6 ст. 169 НК РФ, ни в какой-либо иной норме законодательства о налогах и сборах не оговаривается. В Письме от 01.06.2010 N 03-07-09/33 специалисты Минфина России сообщили: мнение относительно факсимильной подписи, изложенное в нем, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем Письме.

Позиция финансового ведомства была поддержана и раньше в Письмах ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, от 17.05.2005 N ММ-6-03/404@, от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, УФНС России по г. Москве от 06.09.2006 N 19-11/78314. Представители налогового ведомства также уточняли: согласно п. 2 ст. 169 НК РФ покупатель не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. Поэтому предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС на основании счетов-фактур, оформленных с использованием факсимильных подписей, налогоплательщик не может.

Изложенная точка зрения нашла поддержку и в решениях некоторых арбитражных судов (см., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 15.10.2009 по делу N А56-3641/2009, Дальневосточного округа от 28.07.2008 N Ф03-А37/08-2/2876, Восточно-Сибирского округа от 03.12.2009 по делу N А33-989/2009, от 06.08.2007 N А33-2095/07-Ф02-4010/07, Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Однако в п. 1 ст. 11 НК РФ установлено следующее: если иное не предусмотрено НК РФ, институты, понятия и термины гражданского законодательства применяются в значении, в котором они используются в этой отрасли. И хотя бухгалтерское законодательство не говорит прямо о возможности факсимильной подписи первичных документов, специалисты спорят, можно ли применять в этом случае положения гражданского законодательства. Поскольку судьи чтят ГК РФ, они часто трактуют те или иные неясности НК РФ в пользу налогоплательщиков, применяя именно нормы гражданского законодательства.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования

Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле, нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Когда можно использовать факсимиле?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Порядок применения

Чтобы снизить риски ответственности руководителя на предприятии в соглашении важно отразить, как будет храниться и использоваться факсимиле. Соглашение для компании- документ, подтверждающий правомерность применения подписи

Руководитель предприятия должен издавать приказ, отражая в нем:

• правила, положения по внедрению копии;
• список должностных лиц с правом на факсимиле;
• перечень документации, пригодной для постановки;
• способы хранения;
• варианты доступа и ответственности за хранение.

Справка! Оттиск подписи заменяет рукописный вариант. Значит, дает возможность идентифицировать руководящее лицо. Предприниматели могут наделять такими полномочиями сотрудников с выпиской на них доверенности, но отвечающих за хранение, использование факсимиле. Другим сотрудникам подпись недоступна. В противном случае правила оформления первичной документации будут нарушены. Может пострадать документооборот предприятия в целом.

Что такое факсимиле подписи

Факсимиле в переводе на русский «делай подобное» — воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) — полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.

Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.