Точка отсчёта
Проблема в том, что подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ совершенно не поясняет, с какого именно момента следует начинать отсчёт 4-хлетнего периода. Условно говоря, это минимальный срок хранения первичных документов. Рассматривать его как максимальный довольно рискованно. Нет гарантии, что уничтоженные по прошествии 4-х лет документы вновь не понадобятся.
Также см. «Уничтожение бухгалтерских документов: как составить акт об этом».
В письме от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829 чиновники Минфина попытались ликвидировать этот пробел в отношении первички, необходимой:
- для ведения налогового учёта;
- расчёта и перечисления налога с прибыли;
- расчёта и уплаты налога на добавленную стоимость.
Так, установленный 4-хлетний срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году и в дальнейшем по версии Минфина должен стартовать по окончании отчетного (налогового) периода, в котором соответствующий документ был востребован последний раз:
- для составления отчетности по налогам;
- расчёта и перечисления налогов в казну (налога с прибыли, НДС и др.);
- подтверждения поступивших доходов и понесённых затрат.
ПРИМЕР
Первичные документы о первоначальной стоимости амортизируемого имущества и начислении амортизации нужны для формирования налоговой отчетности в процессе всего времени её начисления. Поэтому 4-хлетний срок хранения этих документов начинается после окончания начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Четырёхлетний срок хранения первичных документов – накладных, счетов-фактур, банковских выписок и др. – распространяется на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами. В том числе – «клиент-банк» (письмо Минфина от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось».
Обзор документа
С 18 февраля 2020 г. действует новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов МСУ и организаций с указанием сроков их хранения. Он заменил перечень 2010 г.
Новые сроки хранения применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в т. ч. до 18 февраля). Исключение — документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до 18 февраля.
Номенклатуры дел на 2020 г, согласованные и утвержденные до 18 февраля, нужно скорректировать по срокам хранения с указанием статей нового перечня.
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
