Приложение. Личная карточка учёта выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств

Работодатель обязан бесплатно обеспечивать сотрудников, занятых на работах с вредными или загрязняющими факторами, мылом, защитными кремами, очищающими пастами и другими средствами гигиены. Но мало просто закупить и раздать их: выдачу нужно документально подтвердить. Главный документ для этого — личная карточка учёта выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств. Разберёмся, что это за форма, как её заполнять и на что обращают внимание проверяющие.

Что такое личная карточка учёта выдачи смывающих средств

Личная карточка — это документ, в котором фиксируется, какие смывающие и (или) обезвреживающие средства, в каком количестве и когда получил конкретный работник. Она оформляется на каждого сотрудника, которому по нормам положена выдача таких средств.

Карточка выполняет сразу несколько задач:

• подтверждает, что работодатель выполняет обязанности по охране труда;
• позволяет контролировать соблюдение норм выдачи в течение года;
• служит основанием для списания средств со склада;
• помогает разрешать спорные ситуации при несчастных случаях и профессиональных заболеваниях.

Важно понимать разницу между терминами. Смывающие средства — это мыло, жидкое мыло, гели для мытья рук и тела, очищающие пасты. Обезвреживающие средства — защитные кремы, гидрофильные и гидрофобные средства, регенерирующие и восстанавливающие составы, которые снижают воздействие вредных веществ на кожу.

Правовая основа и нормы выдачи

Обязанность обеспечивать работников средствами гигиены закреплена в Трудовом кодексе. Конкретный порядок и нормы определяет приказ Минтруда о типовых нормах бесплатной выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств. В нём также приведена форма личной карточки, которая оформляется как приложение к требованиям по обеспечению работников такими средствами.

Нормы выдачи зависят от группы производственных факторов:

• работы с загрязнением общего характера — мыло или аналоги;
• работы с веществами, вредно воздействующими на кожу, — защитные и очищающие средства;
• работы с особо загрязняющими веществами — специальные пасты и кремы повышенной эффективности.

Нормы устанавливаются в расчёте на месяц, поэтому в карточке удобно считать расход помесячно и сверять итог за год.

Какие сведения указываются в карточке

Форма карточки состоит из лицевой и оборотной сторон. На лицевой стороне размещаются данные о сотруднике и о нормах, на оборотной — записи о фактической выдаче.

Лицевая сторона

• фамилия, имя, отчество работника;
• табельный номер;
• структурное подразделение;
• профессия или должность;
• дата поступления на работу и дата изменения профессии или перевода;
• пункт типовых норм, на основании которого назначена выдача;
• наименование средства, единица измерения и норма выдачи на месяц.

Оборотная сторона

• дата выдачи;
• наименование выданного средства;
• количество;
• подпись работника в получении;
• подпись лица, осуществившего выдачу.

Если на предприятии применяется собственная расширенная форма, основные реквизиты всё равно должны сохраниться, чтобы документ полностью соответствовал установленным требованиям.

Кому и когда оформляется карточка

Карточка заводится на каждого работника, профессия или должность которого включена в перечень получателей смывающих и обезвреживающих средств. Основанием служит результат оценки профессиональных рисков и локальные нормы организации, утверждённые на основе типовых.

Оформлять новую карточку нужно в следующих случаях:

1. приём нового сотрудника на работу, связанную с загрязнением или вредными факторами;
2. перевод на другую должность с изменением перечня положенных средств;
3. заполнение предыдущей карточки до конца;
4. изменение норм выдачи в организации.

При переводе в другое подразделение старая карточка не уничтожается: в ней делается отметка, а для новой должности оформляется новая запись или новый бланк.

Как заполнять карточку пошагово

Порядок работы несложный, но требует аккуратности. Ответственное лицо — как правило, специалист по охране труда, кладовщик или руководитель подразделения, назначенный приказом.

1. Подготовьте данные. Сверьте ФИО, табельный номер и должность с кадровыми документами.
2. Определите норму. Найдите в утверждённых нормах организации пункт, соответствующий профессии, и внесите наименования средств и месячные нормы.
3. Фиксируйте каждую выдачу. Запись делается в день получения, а не «задним числом» в конце месяца.
4. Получайте подпись. Работник расписывается сам, расшифровка подписи желательна.
5. Подводите итоги. В конце периода сверьте фактическую выдачу с нормой и при необходимости оформите доплату недополученного.

Исправления вносятся аккуратно: ошибочная запись зачёркивается одной чертой, рядом пишется верное значение, ставится дата и подпись ответственного лица. Использование корректирующей жидкости недопустимо.

Хранение и учёт карточек

Карточки могут вестись на бумаге или в электронном виде, если организация обеспечила достоверность записей и подтверждение получения средств работником, например усиленной или простой электронной подписью в рамках внутреннего регламента.

Рекомендуется придерживаться таких правил:

• хранить карточки в подразделении или у специалиста по охране труда в закрытом шкафу;
• формировать их по структурным подразделениям в алфавитном порядке;
• вести журнал учёта выданных и заполненных карточек;
• сроки хранения определять по перечню типовых управленческих документов и внутренней номенклатуре дел.

При увольнении работника карточка остаётся в организации и передаётся в архив вместе с остальной документацией по охране труда.

Типичные ошибки и замечания проверяющих

Государственная инспекция труда при проверке почти всегда запрашивает карточки и сверяет их с нормами. Чаще всего встречаются следующие нарушения:

• карточки не заведены на часть работников, которым положена выдача;
• нет подписей получателей либо подписи поставлены одной рукой за нескольких людей;
• фактическая выдача меньше нормы без объяснений и компенсации;
• должности в карточках не совпадают со штатным расписанием;
• в локальных нормах не указаны основания назначения средств;
• записи сделаны сразу за весь квартал или год.

Любое из этих замечаний может привести к предписанию или административной ответственности работодателя, поэтому проще вовремя навести порядок.

Практические советы по ведению карточек

• Назначьте ответственного приказом. Когда выдачей занимается конкретный человек, ошибок меньше.
• Сверяйте остатки на складе. Раз в месяц сопоставляйте расход по карточкам с данными складского учёта.
• Знакомьте работников с нормами под подпись. Человек должен знать, что и в каком объёме ему положено.
• Пересматривайте нормы после оценки рисков. Если условия труда изменились, обновите перечень средств.
• Используйте шаблон. Единый бланк в электронном виде экономит время и исключает пропуск реквизитов.
• Учитывайте сезонность. При работе на открытом воздухе потребность в защитных кремах и очищающих средствах может меняться, и это стоит учитывать в планах закупок.

Краткий вывод

Личная карточка учёта выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств — простой, но обязательный документ, который защищает и работодателя, и сотрудника. Чёткие нормы, своевременные записи, подписи получателей и грамотное хранение позволяют без проблем пройти проверку и обеспечить людям действительно безопасные условия труда.