Правила гардероба для командировки
Основных правил составления гардероба для командировки не так много, и все они настоятельно рекомендованы к исполнению.
1. Подбирайте весь командировочный гардероб в одной цветовой гамме, начиная с туфель. Черный цвет — самый беспроигрышный, но не единственно возможный. Туфли выбирайте в зависимости от программы поездки. Если предстоит находиться в машине и посещать лишь короткие встречи, можно надеть туфли на каблуках; но если планируете много ходить, каблук исключается. Желательно иметь две пары туфель одного и того же цвета, сочетающегося с костюмом, но на каблуках разной высоты.
2. Отберите только самые необходимые вещи, которые хорошо комбинируются друг с другом, позволяя вам выглядеть по-разному, но не впадайте и в минимализм. Костюм-тройка — пиджак, модные брюки, юбка — всегда хорош для командировочного гардероба, но не ограничивайтесь только им.
3. Обязательно возьмите один костюм про запас — мало ли что случится. Если в аэропорту вы сдаете багаж, а сразу после прилета планируется встреча, возьмите второй костюм с собой в салон, чтобы выйти из положения в случае проблем с багажом. Не забудьте о запасной паре колготок.
4. Всегда берите с собой одно нарядное платье для официального обеда (лучше черное) — оно выручит вас при любом неожиданном приглашении на коктейль или обед. Не забудьте, что к нему необходимы аксессуары — чулки, туфли, серьги.
5. Составьте список встреч и их участников — подумайте, сколько раз вы сможете надеть одни и те же вещи. Правило менять костюмы каждый день устарело.
6. Подбирая вещи для командировки, учитывайте состав тканей. Одежда не слишком мнется? Хорошо стирается? Если да, то успеет ли высохнуть за ночь? Хлопок обычно не успевает, а синтетика сохнет быстро. Подумайте о покупке трикотажного костюма, он очень удобен для поездок. Его можно носить практически в любой сезон. Однако остерегайтесь трикотажа и джерси из шелка — на них легко образуются зацепки.
7. Всегда берите с собой маленький утюг. Далеко не во всех гостиницах он есть в номере, а у вас не всегда будет время вызывать и ждать горничную.
Оформление командировок не автоматизировано
Во многих компаниях организация командировки подразумевает массу переписок. Для начала нужно списаться с агентом, направив ему через электронную почту запрос на поиск билетов и отеля. После получить варианты. Отправить их отдельным письмом руководителю, дождаться согласования. При этом легко запутаться, пропустить какое-то письмо или потратить лишнее время на организацию работы. А если летит не один человек, а группа сотрудников из разных отделов, количество писем может увеличиваться пропорционально.
Есть и более весомый минус: за время переписок цена на билеты или отель может измениться (и, к сожалению, чаще всего в большую сторону).
Онлайн-агентства путешествий упрощают этот процесс. Фактически переписок по согласованию билетов и отеля не будет: покупку может совершить только сотрудник, у которого есть на это право, в рамках заранее установленного лимита.
Таким образом, процесс полностью автоматизирован. Достаточно самом начале потратить некоторое количество времени на выбор ответственных сотрудников и установку лимитов по стоимости заказа и звездности отеля (если они уже прописаны в тревел-политике, сложностей не возникнет), чтобы потом покупать билеты и бронировать отели, не засоряя при этом ничью почту лишними цепочками писем. Цены в личном кабинете всегда актуальны, их не нужно подтверждать и проверять. А руководитель в отчете увидит, какая была лучшая цена на заданное направление на момент покупки.
Вы заказываете билеты и отели в одном тревел-агентстве
Если последние несколько лет вы оформляете билеты и отели через одно агентство или покупаете напрямую у поставщиков, пора посмотреть, какие ещё варианты есть на рынке. В офлайн-агентствах путешествий нет ничего плохого, но иногда они предлагают ограниченные варианты и не дают увидеть полную картину цен.
Попробуйте поработать с онлайн-агентством путешествий, например, OneTwoTrip for Business. Этот и подобные ему сервисы дают доступ ко всем перелётам и рейсам в нужные даты, а также позволяют сразу забронировать отель или купить билет на поезд. Фактически это привычный многим поисковик билетов и отелей, только работающий с учётом потребностей юридических лиц.
Онлайн-агентство удобно тем, что позволяет самостоятельно сравнивать цены и выбирать наиболее выгодные варианты. Вы также можете проверить стоимость билетов на соседние даты, и если разница существенная, а командировку можно сдвинуть, сэкономить ещё больше.
Ещё одна статья экономии — сервисный сбор: у онлайн-агентства он фиксированный и прозрачный, и не нужно платить дополнительно за выписку каждого билета.
Кроме того, вы сможете построить поездку более гибко, например, сотрудник слетает одним днём: утром улетит «Аэрофлотом», а вечером вернётся S7. Это возможно, потому что онлайн-агентство может склеить в одном заказе билеты разных авиакомпаний.
Приказ о командировке
Работодатель указывает цель, срок и место служебной командировки и выпускает приказ. Создать приказ можно по унифицированной форме Т-0 Госкомстата или по внутренней форме компании. В приказе должны быть:
-
наименование организации;
-
наименование документа и дата его составления;
-
Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
-
место назначения (страна, город, организация);
-
срок командировки (количество календарных дней);
-
даты начала и окончания поездки;
-
цель командировки;
-
организация, которая оплачивает командировочные расходы.
Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, который едет в командировку.
Что одеть в командировку: костюм, блузка и обувь для деловой поездки
Если вы собрались в командировку, это не значит, что вы можете расслабиться. Скорее напротив — подбирать одежду нужно еще тщательнее. Часто возникает вопрос, обязательно ли надевать костюм пассажирам бизнес-класса в самолете. Надо одеваться так, чтобы не смущать окружающих и соответствовать обстановке. Многие пассажиры бизнес-класса — деловые люди, летящие на однодневные переговоры и не имеющие возможности переодеться. Выглядеть на их фоне небрежно как минимум некрасиво.
Костюм. Отдайте предпочтение удобному и качественному брючному костюму или свободному костюму с юбкой. Дорогие ткани вроде кашемира уместны, однако не стоит лететь в той же одежде, в которой вы собираетесь предстать на переговорах. Костюм для командировки должен быть из немнущихся тканей нейтральных цветов. Как правило, хватает двух комплектов — с официальным и неформальным костюмами.
Блузка. Блузку лучше заменить на удобный трикотаж.
Обувь. Учтите, что во время путешествия ноги могут отекать, поэтому используйте удобную обувь на низком каблуке.
Украшения. Деловые сережки — «гвоздики», кольцо, часы — вот тот минимум для поездки, который не обременителен, но всегда уместен и элегантен.
Оплата командировки
Штатному сотруднику, которого направляют в командировку, должны оплатить:
-
проезд;
-
проживание;
-
суточные;
-
иные расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.
Для возмещения расходов на проезд понадобятся билеты. Если вы летели на самолете, сохраните посадочный талон со штампом о досмотре. Если штамп поставить не удалось, подойдёт другой документ, который прямо или косвенно подтвердит факт использования билетов. Например, багажные квитанции или бирки. Для подтверждения затрат на проживание подготовьте документы из гостиниц.
Нормы и порядок оформления затрат компания выбирает самостоятельно. А вот порядок выплаты суточных прописан в законодательстве. Если суточные больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных поездок, удерживаются НДФЛ и взносы.
Во время командировки сотруднику выплачивают среднюю зарплату. Учитываются все дни работы по графику, плюс дни в пути. Работа в выходные или праздники оплачивается по общим правилам: в двойном размере или с предоставлением дополнительного выходного.
Как летят дети в самолете бизнес классом
В бизнес классе вам и вашим детям также придется летать 10 или 18 часов, а туалет в бизнес-классе так же мал. Те же журналы, что и в эконом-классе. Билет на самолет в бизнес-классе стоит таких же денег, которых хватит чтобы проплатить нескольких дней в дорогом отеле, где вы можете расслабиться с детьми.
На этом негативные отзывы о путешествии с детьми в бизнес классе заканчиваются.Я советую вам тщательно подумать, может быть, для вас полет с местами в бизнес-классе во время поездок с детьми станет лучшим решением.
Правда, для этого нужно использовать небольшие трюки. Бизнес-класс конечно очень удобный. Во время полета есть много свободных мест, а еда лучше и стюардессы более внимательные.
Спросите, как это связано с полетом с детьми? Итак, посмотрите: если вы отправитесь в путешествие с мужем и детьми, тогда купите 2 авиабилета в эконом-классе и два авиабилета — в бизнес-классе. Ну, или 2 в эконом-классе и один — в бизнес-классе (в зависимости от того, сколько детей летит с вами). Если один из ваших детей старше, он может сидеть в бизнес-классе с одним из родителей. Второй родитель занимает место в эконом-классе с маленьким ребенком. Вуаля! Дети могут свободно передвигаться по самолету, что сделает путь намного интереснее. Но … покупая авиабилеты, просим 2 места в последнем ряду бизнес-класса и 2 места в первом ряду в эконом-классе (учитывая ситуацию, когда летят 2 родителя и 2 ребенка). И ваша семья получит больше места на самолете во время полета.
Командировки и инвалидность
Еще одна категория работников, от которых вам потребуется согласие на командировку, — это сотрудники с инвалидностью. Закон не запрещает направлять в служебные поездки инвалидов, имеющих рабочую группу. Но условия труда в служебной поездке не должны противоречить индивидуальной программе реабилитации инвалида (ИПРА), которую сотрудник предоставил при трудоустройстве. В этом документе могут быть ограничения на переработки, ночной труд, тяжелую физическую работу (подъем тяжестей) и т. д. Например, человеку может быть рекомендовано усиленное освещение на рабочем месте — эти нормы должны быть соблюдены также на принимающей стороне. Для «колясочника» будут нужны пандусы и т. д.
Сотрудник с инвалидностью пишет согласие на служебную поездку или отказ от неё. В случае отказа к ответу работодателю прикладывается справка, подтверждающая наличие медицинских противопоказаний.
Стоит заметить, что сотрудник сам решает, говорить ли ему об инвалидности или ИПРА при трудоустройстве. Если медицинские рекомендации по условиям труда не были предоставлены изначально, работодатель не несет ответственности за их невыполнение.
Вы не планируете командировки заранее
Конечно, это возможно не всегда — но, если получается составить график командировок и заранее купить билеты и забронировать отели, экономия получается существенная. По данным OneTwoTrip, спонтанность может обойтись дорого: авиабилет, купленный за пару дней до поездки, может стоить на 50% дороже, чем тот же билет, купленный за 2-3 месяца. У отелей статистика похожая: многие дают скидку до 20% только за то, что вы забронировали номер раньше, чем за месяц до заселения. Не отстаёт и РЖД и другие ж/д перевозчики: билеты, купленные в день открытия продаж (за 60 дней до поездки и более), дешевле в среднем на 20%.
Так что, если у вас есть возможность заранее составить графики деловых поездок, сделайте это, сразу же купив билеты и забронировав отели. Если планы изменятся, бронь в отеле можно отменить (и в большинстве случаев это будет бесплатно), а за билеты — вернуть хотя бы часть денег (какую именно, зависит от тарифа).
По нашему опыту, планировать командировки выгоднее всего в конце зимы и начале весны: в это время у многих авиакомпаний проходят различные промо-акции со скидками. Причём скидки часто действуют на билеты с датой отправления до конца года.
В вашей компании нет инструментов для контроля расходов на командировки
Если вы никак не контролируете расходы на командировки, может случиться, что найдутся сотрудники, желающие этим воспользоваться. По данным «Ведомостей», в среднем 20% командированных работников отражают в авансовых отчетах минимум одну статью расходов, которая превышает установленные лимиты или идет на личные нужды сотрудника. Из-за таких злоупотреблений организация может нести внушительные убытки.
К примеру, часто сотрудники не обращают должного внимания на стоимость билета. Причём это не обязательно злой умысел: иногда сотрудник приобретает более дорогой билет, поскольку у него есть карта лояльности авиакомпании и он хочет накопить бонусные мили к своему отпуску. Но даже разница в цене в пару тысяч рублей в масштабах всего бизнеса за год может вылиться в крупную сумму.
Более недобросовестные сотрудники оформляют билеты на уволившихся коллег, сдают их через агентства или в кассу вокзала и забирают себе наличные.
На гостиницах тоже можно «заработать»: сотруднику достаточно забронировать самый дешёвый номер, а при заселении попросить повысить его до люкса. Бухгалтерия знает, что командировка согласована с руководством, но не знает, какой номер в отеле был разрешён. В результате по документам всё чисто, а по факту сотрудник украл у компании несколько десятков тысяч рублей.
Махинации проводят и тревел-агентства: некоторые недобросовестные участники рынка вносят в электронные билеты изменения, добавляя к цене несуществующие таксы и большие сервисные сборы, которые кладут в свой карман. Итоговая цена билета может увеличиться на одну-две тысячи рублей, что за год складывается в очень приличную переплату.
Избежать этих потерь можно, если все покупки и оплата проходят через электронную систему бронирования, к которой подключена компания. В ней по умолчанию есть инструменты, помогающие контролировать расходы на билеты и отели. К примеру, в системе отражаются все имеющиеся на рынке предложения с реальными ценами без комиссий и накруток. Руководитель в любой момент может посмотреть, какую сумму сотрудник потратил, и установить лимиты, а бухгалтер — быстро проверить все данные, если у него появились сомнения.
