Как обезопасить себя главбуху
В рассматриваемой ситуации вся вина лежит исключительно на главбухе, а не на его подчиненных. Дело в том, что именно главбух отвечает за правильное ведение бухучета и достоверное составление отчетности (п. 24 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.10.2006 N 18 и Постановление Верховного Суда РФ от 09.06.2006 N 77-ад06-2).
Главбуха спасет только отлаженная система контроля работы, которую выполняют его подчиненные. Конечно, проверить отражение рядовым бухгалтером каждой операции вряд ли получится. Но выборочная проверка и просмотр наиболее важных участков учета помогут выявить ошибки. Кроме того, главбух может составить внутренние инструкции о том, как действовать бухгалтеру в той или иной ситуации. Например, при проверке полученного от контрагента счета-фактуры, при отражении в учете возврата товара, корректировке его стоимости и т.п. Пошаговые шпаргалки для сотрудников помогут избежать оплошностей в учете.
Также в большинстве современных компьютерных бухгалтерских программ есть большое число отчетов, которые позволяют выявить ошибки и несоответствия за определенный период времени и по заданным параметрам (по счетам бухучета, в разрезе контрагентов и т.п.).
Важно. Кого признают виновным в совершении административного правонарушения, если бухгалтерия на аутсорсинге. Если в компании главбух трудится по договору о предоставлении персонала, то в случае выявления нарушений к административной ответственности могут привлечь как руководителя организации, так и бухгалтера
Все зависит от того, чья вина будет доказана
Если в компании главбух трудится по договору о предоставлении персонала, то в случае выявления нарушений к административной ответственности могут привлечь как руководителя организации, так и бухгалтера. Все зависит от того, чья вина будет доказана.
Так, руководитель компании обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главбуха либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета (п. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). Но чтобы решить, кто именно совершил правонарушение, нужно определить вину лица (п. п. 2 и 3 ст. 26.1 КоАП РФ). К ответственности привлекается должностное лицо в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. По мнению Пленума ВАС РФ, если в компании бухучет ведет аутсорсер, то это не освобождает директора компании от ответственности (п. 26 Постановления от 24.10.2006 N 18).
Например, в случае грубого нарушения правил ведения бухучета основополагающим фактором при установлении виновного лица будет подпись того, кто подписал отчетность. Если в документах стоит подпись только директора компании, то виноват будет он один. Если же дополнительно в формах отчетности распишется главбух, работающий на аутсорсинге, то его также могут оштрафовать.
Опыт читателей журнала «РНК» показывает, за что чаще всего главбухов привлекают к ответственности
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Грубое нарушение правил ведения ¦---+---+---+---+---+---+---+---+---+---+ бухучета и представления ¦¦ 98%¦ отчетности, занижение налогов ¦L--T---T---T---T---T---T---T---T---T---+ не менее чем на 10% вследствие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ искажения данных бухучета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ст. 15.11 КоАП РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Непредставление (несообщение) ¦ ¦ -+---+---+---+---+---+---+---+---+ сведений, необходимых для ¦ ¦ ¦ 83%¦ осуществления налогового ¦ ¦ LT---T---T---T---T---T---T---T---+ контроля (ст. 15.6 КоАП РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Представление в инспекцию ¦ ¦ ¦ -+---+---+---+---+---+---+---+ информации в неполном объеме ¦ ¦ ¦ ¦ 71%¦ или в искаженном виде ¦ ¦ ¦ LT---T---T---T---T---T---T---+ (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Нарушение установленного срока ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ подачи заявления о постановке ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --+---+---+---+---+---+ на учет в налоговом органе, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 56%¦ сопряженное с ведением ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-T---T---T---T---T---+ деятельности без постановки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на учет в налоговом органе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (п. 2 ст. 15.3 КоАП РФ) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Уклонение от уплаты налогов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ путем непредставления налоговой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+---+ декларации или других ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 18%¦ документов, представление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L--T---+ которых обязательно. Либо путем ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ включения в декларацию или такие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документы заведомо ложных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ сведений (ст. 199 УК РФ) L---+---+---+---+---+---+---+---+---+----100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
При этом на практике часто происходит так, что должностные лица перекладывают вину друг на друга. Разберемся, кого и за что могут привлечь к ответственности в случае совершения различных правонарушений. И как главбуху, который подчиняется руководителю, обезопасить себя от рискованных действий в учете.
Откаты
Традиционная статья обогащения коммерческого и генерального директоров для главбуха или финдиректора является довольно «скромной», так как суммы в большинстве случаев несущественны, а возни очень много:
- закупка по завышенным ценам канцтоваров/ периодики/ офисных принадлежностей: эти операции иногда могут проходить только на бумаге;
- закупка несуществующих услуг по обучению/ повышению квалификации: финансовый руководитель договаривается с организатором семинаров, оплачивает счет на условные 50 000 и получает обратно половину суммы наличными + диплом + выходной день на якобы обучение;
- закупка консультационных/ аудиторских услуг: к примеру, главбух убеждает руководителя ежегодно проверять годовую отчетность у аудиторов (он даже знает хороших), переводит 300 000 рублей. Сотню наличными получает обратно, услуги, по большому счету, исполняются только на бумаге. Через год комбинация повторяется. Для аудиторской компании большая удача заиметь подобные сделки, и в большинстве случаев они сами раскручивают финансового руководителя на подобные операции;
- банковское обслуживание: финансовый руководитель с легкостью убеждает гендира сменить банк → директор подписывает договор → банк платит откат финансовому руководителю. Сумма отката зависит напрямую от размера организации и ее оборотов. Если банк получит 1 000 новых зарплатных проектов + пониженные ставки по Овернайту + высокие ставки по банковским гарантиям, размер отката может быть довольно существенным.
Плюсы: невозможность привлечения к ответственности и взысканию убытков компании.
Минусы: малое число сделок, заключение которых находится в компетенции финансового руководителя, соответственно, малые суммы откатов.
Как защитить организацию?
Умный и хитрый финансовый руководитель может годами обкрадывать своего работодателя и потом выйти сухим из воды, так как все делал чужими руками и доказательств его вины нет.
В особой группе риска находятся финансовые руководители, которым подчинен контроль, бухгалтерия и финансовый (экономический) отдел. Такой руководитель отлично разбирается во всех тонкостях учета и без проблем найдет уязвимость в организации. Также в его обязанности будет входить «ловля самого себя».
Опасения могут вызывать руководители, которые наделены широкими полномочиями в работе с контрагентами. Такой человек может быть заинтересован производить оплату в сторону определенных кредиторов и закрывать глаза на задолженность неких дебиторов и получать за это вознаграждение.
Если главбух и генеральный директор будут «работать» в связке, то возможны вообще разные чудеса, например, внедрение «боковых» компаний как в цепочку реализации, так и в цепочку закупок.
Выбор способов велик, нечистый на руку делец может стать буридановым ослом в такой ситуации.
Уголовка
- Реализация готовой продукции. В сговоре с кладовщиком главбух может провернуть следующую операцию: производится продажа товара в сторону ООО «Рога и копыта» на 2 млн рублей → товар без предоплаты уезжает к покупателю → возникает дебиторская задолженность на 2 млн → главбух оформляет возвратную реализацию → дебиторка закрывается, но товар фактически не возвращается обратно на склад. После этого ООО «Рога и копыта» продает товар, деньги делят главбух и кладовщик, а главбух «прячет» пропавший товар с помощью манипуляций в учете.
- Вариантов исполнения схемы очень много, но суть одна: продать товар своей компании, выручку положить в свой карман. Возможно вообще документально не возвращать товар, а просто оставить дебиторку на 3 года, а можно гонять товар по юрлицам холдинга (если компания раздроблена). Можно произвести перевод товара в материалы и списывать потихоньку на хозяйственные нужды. А потом порча, естественная убыль, товар пришел в негодность и так далее. Всё зависит от специфики конкретной компании и иных обстоятельств.
- Существуют также такие варианты обогащения, как левые авансовые отчеты (хоз. нужды/ командировки), увеличение зарплаты для себя, «мертвые души». Но это прямое попадание под уголовную статью и слишком высокий риск при несущественной сумме «награды». Умные финансовые руководители этим не занимаются.
- Подделка банковской выписки. Всё просто: деньги уходят в подконтрольное юрлицо и обналичиваются, реквизиты платежей в банковской выписке меняются на поставщиков/налоговую и так далее. Как подделать выписку? Начиная от внесения изменений в файлы etoken, заканчивая фотошопом/ созданием юрлица с аналогичным названием, но другим ИНН, в общем, вариантов масса. Это популярный способ: суммы можно вывести большие и при этом легко уйти от наказания. Если главбух не будет де-юре иметь отношения к юрлицу, в адрес которого были осуществлены денежные переводы, а его подписей не будет на первичных документах для оплаты, плюс если он не побежит в первый же день тратить все деньги, то привлечь его к ответственности будет сложно. А уж если главбуху удастся подсунуть документы для левого юрлица на подпись директору, шансов вообще нет.
Бухгалтерская драма
Обычно мне везет на людей, и за 12 лет работы компании мы с бухгалтерами жили и работали в мире и согласии. Конфликтные истории можно пересчитать по пальцам, зато каждая из них буквально ставила бизнес на грань развала.
История первая: мама, прости!
Моя мама всю жизнь работала бухгалтером. В студенчестве я часто заходил к ней на работу, знал ее коллег. Когда решил открыть свой бизнес, они консультировали меня в вопросах налогообложения, порой помогали удаленно.
Потом главный бухгалтер увольняется, и мама зовет к себе в помощь еще одну знакомую. У меня опять два бухгалтера, но на этот раз ни одного — с компетенциями главбуха.
В бухгалтерии началась неразбериха. Мы три года не могли перейти на систему «доходы минус расходы». Сторонние консультанты говорили: «С новой системой вы можете экономить 300 тысяч в год!». Но мои бухгалтеры были к этому не готовы и отговаривали меня.
Взаимное недовольство вошло в систему. Мы конфликтовали на работе и как следствие — все меньше общались, стали избегать друг друга на общих семейных праздниках.
Нужно было срочно спасать положение. Я нанял медиатора, чтобы профессионально разрулить ситуацию, и сделал это очень вовремя. Добрые отношения в семье удалось сохранить, и это главное. А компании снова пришлось искать бухгалтера.
История вторая: чисто женская месть
Мы подали объявление, и на одно из собеседований пришла молодая энергичная девушка. Симпатичная, в общении легкая. У меня появилась надежда, что с ней работа закипит, и я ее нанял. Новые беды начались с того, что эта девушка стала проявлять ко мне женский интерес, а я не ответил взаимностью. Тогда она назло мне завязала роман с моим же рекламщиком. А потом… они вместе почти развалили мой бизнес.
Во-первых, они создали параллельную фирму и стали уводить туда заказы. Во-вторых, переманивали моих людей к себе, а тех, кто не соглашался — настраивали против меня.
Эта парочка выставляла клиентам счета с опечатками, и пока ошибка не обнаружится, бригады сидели без денег — на счетах было пусто. При этом самой себе бухгалтер зарплату всегда выплачивала вперед всех и в полном объеме.
Обнаружилось все случайно. Сначала клиент поделился перепиской, где к нему обращались якобы от нашего имени, но с чужого аккаунта. Потом один за другим стали вскрываться новые факты. Я их обоих выгнал, конечно, но следом пришлось уволить еще половину сотрудников — они уже были безнадежно настроены против меня.
История третья: конфликты топов
Несколько лет все было тихо. Но когда наша очередная бухгалтер, на редкость порядочная девушка, ушла в декрет, на ее место пришла еще одна милая и симпатичная женщина.
Началось все очень хорошо. У нового бухгалтера был большой опыт, она оказалась настоящей профи: отбила все проверки налоговых служб, принесла в компанию кучу идей — новая система мотивации, патент, лицензии.
Она же выстроила целую систему участия в тендерах. Схема завязана на троих — на нее, руководителя монтажного направления и специалиста по тендерам. Специалист делает выборку тендеров, руководитель направления отбирает лучшие, а главбух считает рентабельность и выносит окончательное решение.
Проблемы начались, когда специалистом по тендерам взяли ее отца. Вернее, тогда, когда он допустил пару ошибок в работе, и руководитель монтажного направления его уволил. Это событие сильно ударило по самолюбию нашего бухгалтера. С того момента все свои силы и талант она тратила на то, чтобы доказать нам, какой ошибкой было увольнение ее отца.
Я, понимая, что в ней еще жива обида, говорю: «Уже все равно, кто прав. Давайте смотреть вперед!». Но она не могла успокоиться. Апофеоз настал, когда она в попытке свалить главу монтажного направления заявила: «Либо я, либо он!».
Я был изумлен. Это так непрофессионально! Мы только набрали заявок на 20 миллионов, кто их будет выполнять? И что это за ультиматумы на работе?
Под влиянием эмоций наша бухгалтер несколько раз писала заявления об увольнении. Они лежали неподписанными — я все ждал, что ее «отпустит», она вернется в работу, и все будет как раньше. Но она в какой-то момент перестала ходить в офис. Выдала себе зарплату, все премии, отпускные, больничные и исчезла, так и не завершив начатые в компании преобразования.
Махинации с черным налом
- Если главбуху полностью делегированы полномочия по обналичиванию средств, то он может сидеть на проценте: добавить к % за обнал свои скромные 0,5 %. При ежемесячном обороте в 10 млн получается + 50 000 надбавки к зарплате. Рисков, кроме увольнения, нет.
- Мелкие растраты черного нала: главбух может иметь некий бюджет черного нала на различные представительские расходы. Рисков нет.
- Кидок работодателя на крупную сумму черного нала и последующее увольнение: в рамках правового поля рисков нет.
Главным недостатком для организации и огромным плюсом для финансового руководителя является высокая вероятность избежания ответственности за подобные выходки.
Исправление ошибок
С последним инцидентом мое терпение лопнуло, я пошел в автоматизированную аутсорсинговую компанию и отнес им все документы на аудит. Через две недели ребята приглашают меня на серьезный разговор. «В вашей бухгалтерии накопилось столько ошибок, что только их исправление станет вам тысяч в шестьсот».
Я схватился за голову. Почему я так долго медлил? Почему раньше не сделал аудит?! Ведь чувствовал — надо. Но каждый раз, когда я об этом заговаривал, мои бухгалтеры сопротивлялись. Под разными предлогами они оттягивали этот момент, а потом увольнялись.
Аудиторы выкатили нам список нарушений и рекомендаций по их исправлению. И только одна из моих прежних бухгалтеров проявила сознательность — сама вызывалась исправить свои ошибки. Чтобы разгрести остальное, пришлось нанимать целую команду. Несколько месяцев они вытаскивали нас из этого ада.
Теперь мою бухгалтерию ведет целая команда профессионалов: отдельный специалист по первичке, отдельно те, кто отвечает за финансы и за начисление зарплат. Кроме того, в компании настроили управленческий учет, который позволяет мне экономить порядка 300 тыс. в месяц за счет оптимизации расходов. Объем компетенций несравним, как и уровень ответственности: не один человек, а целый аутсорсинговый центр отвечает своими деньгами и репутацией за то, чтобы работа была сделана качественно. Их услуги застрахованы, а мои риски сведены к минимуму.
Но главное — я перестал зависеть от настроений и личных драм своего бухгалтера, а это бесценно. Аутсорсинг обходится недешево, но он в разы выгоднее штатной бухгалтерии. И уж точно — в сотни раз спокойнее.
Мнение редакции DK.RU может не совпадать с мнением автора колонки.
Как обезопасить себя руководителю
В первую очередь проверяющие проанализируют коэффициенты платежеспособности компании. В частности, это показатели абсолютной и текущей ликвидности, обеспеченности обязательств должника его активами, а также степени платежеспособности по текущим долгам организации. И если выяснится, что компания могла удовлетворить требования кредиторов без существенных финансовых осложнений или прекращения деятельности, то контролеры придут к выводу о том, что налицо фиктивное банкротство.
Если же финансовый анализ покажет, что организация не способна рассчитаться по своим обязательствам, то обвинять директора в фиктивном банкротстве никто не будет
Важно представить доказательства того, что у компании есть средства в количестве, достаточном для расчетов с кредиторами (Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2015 N 08АП-14010/2014, оставлено в силе Постановлением Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 08.04.2015 N Ф04-9371/2014 и Определением Верховного Суда РФ от 11.08.2015 N 304-ЭС15-8712)
