Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел

Определение и назначение номенклатуры дел

Пункт 75 ГОСТа
Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков
их хранения, оформленный в установленном порядке»

Для нас здесь важно
следующее:. ●  номенклатура
закрепляет систематизацию всех документов;

●  номенклатура
закрепляет систематизацию всех документов;

●  она
содержит сроки хранения каждого дела;

●  чтобы
стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Надо учитывать, что номенклатура дел — локальный
нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения
работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение —
упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции номенклатуры таковы:

●  используется
как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов
в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на
обложки дел;

●  каждое
дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение
сроков хранения — первый этап экспертизы ценности документов;

●  нужна
при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При
регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по
номенклатуре;

●  классификационная
схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на
исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам
номенклатуры;

●  номенклатура
дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со
сроками хранения до 10 лет включительно. Она же — основа для составления описей
на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению,
при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила,
установленные действующими в настоящее время документами:

●  Государственной
системой документационного обеспечения управления и

●  Основными
правилами работы архивов организаций.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Одна из лекций более всего запомнилась Елене в институте, она касалась отнесения убытков компании на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Стажер помнила, что Налоговый кодекс предлагал делать это в течение 10 лет. В ходе проверки номенклатуры тут же возник вопрос о том, сколько лет хранить документы, подтверждающие факт возникновения и списания убытков прошлых периодов. Действует ли стандартный пятилетний период для подобной документации? Для того чтобы развеять возникшие сомнения, ей пришлось углубиться в изучение нормативной базы.

В ходе анализа удалось выяснить, что на основании п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный фирмой убыток, должны быть у нее в наличии. Проблема заключалась в том, что конкретного наименования необходимой документации не приводилось. Поскольку в кодексе ответов не содержалось, пришлось искать прецедент в практике судопроизводства. Одно из решений при этом четко гласило, что наличие убытка в одном из периодов можно подтвердить, в том числе и первичными документами. Это было постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2. Представители Минфина в этом отношении также высказались предельно ясно: достаточно иметь в наличии все бухгалтерские документы, на основании которых был определен отрицательный финансовый результат.

Результатом анализа приведенных норм стал вывод о том, что все документы первичного учета должны сохраняться в архиве весь период списания убытка и 4 года поле этого. Но компания-работодатель находилась в стадии роста бизнеса, уровень доходности был на несколько процентов выше среднерыночного, и убытки в ближайшие несколько лет ей не грозили.

Все ли организации должны иметь утвержденную номенклатуру дел?

Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:

— государственные органы;

— органы местного самоуправления;

— негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).

Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).

Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации. Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков. Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.

Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Нередко в компании возникают документы, наименование и период хранения которых не указан ни в одном из утвержденных правительством списков. Однако даже в этой ситуации фирме не разрешено самовольно устанавливать период хранения той или иной документации.

Нужно иметь в виду, что согласно Основным правилам работы архивов организаций существует специальная процедура установления сроков хранения по документам, не поименованным в справочниках. В этих правилах говорится, что с целью установления сроков создается специальная экспертная комиссия из состава указанного подразделения архива, выносящая решение о периоде хранения на основе указания архивного учреждения, а также его головной экспертной комиссии.

Схожий подход декларируется и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Исходя из вышесказанного, процесс определения периодов хранения и обеспечение необходимых условий их нахождения в архиве — очень важная, ответственная и нужная работа, которая не отличается простотой. Елена убедилась в этом на собственном опыте.

Очень быстро пролетели дни испытательного срока, и Елена приступила к работе в бухгалтерии. Получив опыт в области реализации стандартов документооборота компании, она скрупулезно оценивала каждый созданный ею регистр на предмет длительности хранения и отнесения его в соответствующий раздел номенклатуры

При этом особое внимание было уделено тому, чтобы бланки бессрочного хранения не попадали в одно дело с бумагами краткосрочного периода хранения

***

В целях соблюдения необходимых сроков хранения документации, а также безукоризненного следования требованиям к условиям их пребывания в архивах компании следует руководствоваться правительственными и ведомственными списками номенклатуры дел.

Необходимо в обязательном порядке обеспечить отдельный учет документов в зависимости от их назначения и значимости для компании, поскольку от этих параметров зависит длительность их обязательной сохранности. Некоторые бумаги следует хранить неограниченный период, однако в большинстве случаев срок хранения варьируется в диапазоне от года до 75 лет.

В тех случаях, когда в одну архивную папку попадают документы со сроком в 1, 3 года и 5 лет, в качестве рабочего периода нахождения в архиве принимается наибольший из них. Только таким способом можно обеспечить абсолютное соблюдение всех требований нормативно-правовых актов.

Нельзя уничтожать документацию ранее установленного для нее предельного срока нахождения в архиве, а также самостоятельно устанавливать период хранения каких-либо документов, если они не указаны в правительственном или ведомственном перечне. Для этих целей нормативными документами установлены специализированные процедуры. Наиболее приемлемым способом решения при этом стало бы обращение в имеющееся в регионе подразделение Росархива, которое помогло бы установить легитимные сроки хранения документации. Всех перечисленных правил компании необходимо неукоснительно придерживаться.

Обзор документа

Утверждена Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой.

Номенклатура представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в деятельности конторы/нотариуса. Она определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел.

Номенклатура состоит из 2 разделов: «Организация нотариальной деятельности» и «Совершение нотариальных действий».

В первый включены дела организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные, во второй — дела, связанные с совершением нотариальных действий. Внутри разделов заголовки дел сгруппированы с учетом их функциональной взаимосвязи.

На основании примерной номенклатуры формируется индивидуальная. В нее включаются дела, образующиеся в процессе деятельности конкретной конторы/нотариуса.

Индивидуальная номенклатура составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года и вводится в действие с 1 января следующего.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Функции номенклатуры

Номенклатуру дел применяют в различных ситуациях:

1. Для классификации имеющейся документации, то есть когда номенклатура служит проектом распределения документов уже после их выполнения и, проще говоря, служит персональным архиватором для организации.
2. Номенклатура может быть архивом как для сугубо бумажных накоплений, так и для формирования, перемещения, хранения, упорядочивания и других удобных операций с информацией в электронном виде.
3. Она содержит данные о сроках сохранения документации.

Любое дело, введенное в номенклатуру, содержит временные сроки хранения документа, указанные на нём. Оформляя документацию в дела, в согласовании с формой номенклатуры, этим, в то же время, планируют, хотя и приблизительно, ориентировочный период хранения важных документов.

При оформлении номенклатуры осуществляется важнейший этап экспертизы значимости документов.
Оформляет индексацию в делопроизводстве — индексы дел обычно входят регистрационные номера документов.
Имеет чисто информационную функцию при исследовании устройства организации.
Является базовым фактором при учете описей дел, как постоянного так и временного (на десять лет и более) охранения, и важнейшим учетным фактором в документообороте.
Используется с целью учета дел временного (вплоть до десяти лет) хранения.
Может применяться как модель возведения справочно-информационной картотеки на отработанную документацию.

Образец бланка номенклатуры дел скачивайте здесь бесплатно.

Рабочая классификация номенклатуры дел

Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:

• бюро делопроизводства и архивного дела;
• служба персонала;
• отдел регулирования оплаты труда;
• отдел бюджетного управления и анализа;
• бухгалтерия;
• отдел налоговой отчетности;
• отдел промышленной и пожарной безопасности;
• технологический отдел;
• прочие отделы.

До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.

Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Несмотря на неподдельный интерес Елены к учетным процедурам и порядку составления годового баланса, объем работ в бухгалтерской секции поразил ее. Особенно впечатлило ее огромное разнообразие всевозможных бланков, различающихся как целями оформления, так и процедурой внесения информации и алгоритмов расчетов. Несмотря на то что большая часть томов была сгруппирована в объемные разделы, их количество все равно было намного больше, чем по другим направлениям документооборота. Здесь хранилось все: от накладной и авансового отчета до отчета о прибылях и убытках. Для инвентаризационных описей и финансовой отчетности отводились отдельные стеллажи, так как период их хранения существенно превосходил пятилетний срок, отведенный для всей прочей документации.