Как правильно заполнять трудовые?
При заполнении трудовой впервые порядок такой:
- Внесение информации на титульный лист – с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
- Следующий ответственный шаг – внесение информации в раздел с записями о работе.
Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.
Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.
Следующий шаг – вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.
Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.
Графа 2 – «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.
Графа 3 – самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.
Графа 4 содержит основание для приема на работу – это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее – его номер, и точную дату – цифрами.
Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:
- сначала – номер, под которым оформляется запись, цифрами – непосредственно дата поощрения;
- вид поощрительных действий – к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
- документ, обосновывающий поощрение – приказы, постановления.
Отдельные вопросы заполнения трудовой книжки
Новая запись вносится в трудовую книжку в течение недели с момента изменения. Это касается и приказов работодателя. При этом, если сотрудник проработал в организации менее 5 дней и уволился, запись можно не вносить.
При заполнении граф не допускаются сокращения. Нельзя написать «пр.» вместо «приказ», или «ТК» вместо «трудовой кодекс». Каждое слово прописывается полностью.
Формуляр, который остался у прошлого работодателя, не будет препятствием для приема на работу сотрудника. По заявлению работника оформляется новый документ, но сведения о прошлых местах работы не добавляются.
Если запись не содержит неточность, а отсутствует полностью, её вносят в соответствии с Инструкцией. При этом в графе 2 записывают фактическую дату. Любая дата прописывает арабскими цифрами. Число и месяц – двузначным числом, год – четырехзначным.
Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной
В редких случаях работник просит оформить новый документ при наличии уже действующей книжки. Несколько примеров работников, у которых может возникнуть желание завести дополнительный формуляр:
- преподаватель, который проводит занятия в разных университетах;
- врач, принимающий пациентов и в частной, и в государственной клинике;
- охранник, числящийся на 2 местах работы в разные смены
Несколько документов работник может заводить, ожидая материальной выгоды от разных организаций. В законе нет однозначного запрета подобных действий. Тем не менее можно утверждать, что законно использование только одного экземпляра. Ст. 282 Трудового Кодекса РФ дается четкое определение понятия «совместительство». Основным может быть только одно место работы.
Совместителем гражданин числится на основании договора с организацией. Также Трудовой Кодекс гарантирует поддержку гражданам, совмещающим работу с обучением, но только по основному месту работы. Одно место работы учитывается и в отношении льгот для работников Крайнего Севера и вредных производств. Сведения о совместительстве вносятся в бумаги подчиненного. Количество организаций, в которых человек может работать по совместительству в свободное от основной занятости время, законом не ограничено.
Оформление дубликата
В дубликат вносятся:
- сведения, которые указывались по последнему месту занятости;
- данные об общем стаже работы до зачисления в штат
Если в утраченном бланке была отметка, признанная недействительной, в новом экземпляре ее не дублируют. Общий стаж указывается суммарно, без уточнения организаций, в которых числился подчиненный и причин увольнения.
Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.
Ошибки, связанные с информацией о прошлых местах работы, должны устраняться той организацией, которая допустила оплошность. Если организация реорганизована, проблему решает правопреемник. В случае ликвидации компании исправление делает ответственное лицо на настоящем месте занятости.
Информацию об испытательном сроке не вносят в перечень занятости подчиненного, поскольку сотрудник официально еще не работает в компании, и в законе не указана необходимость фиксации подобных данных.
При внесении отметок в документ прописывается и полное, и сокращенное наименование работодателя. Если допущена ошибка в названии организации (даже если она коснулась только сокращенного названия) делается отметка в документации с актуальной информацией.
Согласно п. 35 Правил, печать организации, так же как и подпись ответственного лица, заверяет все записи этой организации в формуляре при увольнении сотрудника. Владелец трудовой книжки расписывается у каждой записи. Также печать ставится на титульном листе. Если штамп поставлен в перевернутом виде, нарушением это не считается. Отметка об увольнении вносится в день увольнения сотрудника. Если подчиненный ушел в отпуск перед уходом из организации, в графу 3 вписывается дата последнего дня отпуска (она же дата последнего рабочего дня).В причине увольнения обязательно указывается ссылка на пункт и статью ТК РФ.
Другая информация, вносимая в бланк
Аналогично сведениям о работе в 3 графу бланка вписывается информация о:
- прохождении курсов по повышению квалификации, переквалификации и специальной подготовке;
- получении нового разряда (категории);
- занятости по совместительству;
- неподлежащем зачету в общем рабочем стаже времени пребывания в местах лишения свободы;
- периоде военной службы или службы в органах внутренних дел;
- восстановлении непрерывного стажа
Образец исправления ошибки на титульном листе в трудовой книжке
Ниже приведены примеры распространенных ошибок, введенных руководителем или кадровиком.
Исправление даты рождения
Помарки и ошибки могут обнаружиться в дате рождения, которая указывается на титульном листе. Работодатель, заметивший неточность или невозможность однозначно истолковать какую-либо из цифр, может зачеркнуть дату и над ней сделать правильную запись. Такое право следует из п. 26 Правил ведения трудовых книжек. При этом на обратной стороне обложки обязательно должна присутствовать ссылка на документ, по которому взята дата рождения. Это паспорт или свидетельство о рождении.
Исправление даты заполнения
На титульном листе указывается дата заполнения или открытия трудовой книжки. В ней кадровый работник чаще всего допускает ошибку на стыке годов. Например, с наступлением нового года, когда еще не успели перестроиться, указывают старый год. Обнаружить такое несоответствие можно, только сопоставив первую запись в трудовой книжке с датой на титульном листе.
Исправить ошибку в трудовой книжке образец может работодатель, который оформил трудовую книжку, либо он же выдаст справку по учету движения бланков ТК. Только на основании такой справки работодатель, у которого в настоящий момент трудится гражданин, сможет внести изменения.
Изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2019
Выше мы описывали, каким образом вносятся изменения, связанные с личными данными работника. При смене фамилии прежняя зачеркивается сплошной чертой и рядом прописывается новая.
Информация о смене фамилии и основании заносится на внутреннюю часть обложки. Запись обязательно заверяется следующим образом:
- указывается должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек;
- ответственное лицо ставит свою подпись;
- проставляется печать организации.
Образец исправления
| Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сидорова» на основании свидетельства о заключении брака от 20.04.2019 IV-МЮ N 123456, выданного Кутузовским отделомЗАГС Управления ЗАГС Москвы
Специалист по кадрам Кириллова Печать (Подпись) |
Герб
Российской Федерации ТРУДОВАЯ КНИЖКА ТК N 1594567 |
||
| Фамилия | Петрова Сидорова | ||
| Имя | Анна | ||
| Отчество | Леонидовна | ||
| Дата рождения | 23.04.1987 | ||
| Образование | высшее профессиональное | ||
| Профессия, специальность | юриспруденция | ||
| Дата заполнения | 20.02.2019 | ||
| Подпись владельца книжки | Петрова | ||
| М.П. | Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек | ||
| Назаренко | |||
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст. 1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить:
Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;
форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;
форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.
2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:
Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»;
Постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162»;
Постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях»;
пункт 2 Постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 «О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства»;
Постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции Постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)».
Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
А.П.ПОЧИНОК
Приложение N 1
к Постановлению Минтруда России
от 10 октября 2003 г. N 69
В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?
Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:
- Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
- Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
Мнение эксперта
Поляков Пётр Борисович
Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.
Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.
Исправления могут вноситься следующими способами:
- Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
- Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.
Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.
Нормативные акты, регламентирующие внесение исправлений
При оформлении трудовой книжки (вкладыша), корректировке указанных сведений, следует придерживаться принципа: нельзя делать какие-либо исправления поверх существующих записей, а также замазывать или зачеркивать недостоверные данные. Необходимые поправки вносятся следующим образом: ошибочная запись считается недействительной, а правильные сведения размещаются на следующей ниже строке начиная с указания порядкового номера.
Важно! Ведение и заполнение трудовых книжек, включая вкладыши к ним, должно отвечать требованиям Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а также Правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Скачать для просмотра и печати:
Общие правила исправления записей
Так как неточности при заполнении трудовых в каждом случае индивидуальны и предусмотреть их все невозможно, разработан и внедрен свод общих правил, которыми кадровые работники должны руководствоваться при корректировки данных, если запись в трудовой книжке недействительна в 2019 году:
- Редактирование сведений может быть осуществлено как на том же месте работы, где была допущена и выявлена ошибка, так и другими руководителями на основе официального обращения к ним от руководства компании, в которой ранее допустили ошибку;
- Измененные сведения должны производится в полном соответствии с документом, на основе которого они были внесены;
- Слова свидетелей не могут выступать как доказательство того, что рассматриваемая запись была внесена ошибочно и, соответственно, не расцениваются как основания для внесения корректировок;
- Зачеркивания, затирания, замазывания и любые другие способы исправления неточных данных в графах «Сведения о работе» и «Сведения о наградах» не допустимы. Редактирование информации из этих разделов происходит посредством установления факта их недействительности с дальнейшим занесением верных записей.
Корректировки данных графы «О работе»
Вышеупомянутая инструкция указывает на то, что если редактирования имеющихся записей о приеме на работу необходимо, кадровый сотрудник должен за неверной информацией поставить следующий номер и текущую дату, после чего в третьей графе написать: «Запись под №…. признана недействительной», после чего произвести внесение верной записи.
Точно таким же образом осуществляется корректировка записей об увольнениях, переводах т.д. После данной процедуры, в графе №4, указывается основание для редактирования сведений, которым может выступать приказ или распоряжение руководства.
Редактирование сведений из графы «О наградах»
Корректировка данного раздела регламентируется теми же правилами, что и записи о работе. Если занесенные ранее сведения были вписаны с ошибками, то на уровне руководства выносится соответствующее решение о том, что данная запись недействительна, после чего она заменяется на новую по общим правилам.
Единственная особенность заполнения данного раздела заключается в том, что многие кадровики, после того как раздел сведений о работе заканчивается, не утруждаются заполнением необходимого вкладыша и вносят данные о работе прямо в графу «Сведения о наградах». Из-за этого возникает ситуация, что правильно внесенная запись все равно подлежит признанию недействительной и переписывается во вкладыш.
Установленная ответственность за нарушение порядка исправлений
Важно четко понимать то, что несоблюдение вышеперечисленных правил корректировки сведений в трудовых может быть расценено, со стороны госинспекторов по труду, как грубейшее нарушение действующего законодательства о труде, что влечет за собой возможность привлечения невнимательного или недобросовестного кадрового работника к дисциплинарной, или даже административной ответственности, предусмотренной статьей 5.27 КоАП. В качестве примера, рассмотрим образец исправления неверно указанной должности работника:
В качестве примера, рассмотрим образец исправления неверно указанной должности работника:
100
Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?
После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:
№1 —} последующего порядкового номера,
№2 —} даты внесения записи,
№3 —} следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»} и строчкой ниже делается правильная запись,
№ 4 —} правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.
Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.
Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке
Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| экономиста | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| 9 | 10 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | Приказ от |
| Принят в маркетинговый отдел на должность | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| инженера |
Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу
1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 12.02.2014 № 6-к | ||||
| 9 | 12 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | Приказ от |
| Принят в маркетинговый отдел на должность | 12.02.2014 № 6-к | ||||
| инженера |
2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс »} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| 9 | 12 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | |
| 12 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от | |
| инженера | 12.02.2014 № 6-к |
Пример 3. Изменение формулировки увольнения
Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| 9 | 05 | 02 | 2014 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 | Приказ от |
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 10 | 05 | 02 | 2014 | Запись за номером 9 недействительна, | Приказ от |
| Уволен по соглашению сторон, пункт 1 | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | |||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать |
Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения
Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| экономиста | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| 9 | 05 | 02 | 2014 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 | Приказ от |
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 10 | 06 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна, | |
| 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от | |
| инженера | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать |
Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.
Порядок исправления следующий:
- после последней записи в разделе «сведения о работе» указывается следующий по порядку номер, дата, когда вносится новая запись
- в графе 3 пишется следующее: «Запись за номером таким-то недействительна» и после этого пишется верная формулировка.
- в графе 4 пишется номер и дата приказа, на основании которого была внесена неверная запись (т.е. номер и дата приказа повторяются), либо указывается дата и номер приказа, в соответствии с которым вносится уже новая правильная запись (в том случае если и в приказе была допущена ошибка).
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 7 | 12 | 03 | 2012 | Общество с ограниченной ответственностью «КРЕДО»
Принята на должность экономиста в финансовый отдел. |
Приказ от 12.03.2012г.
№ 57-к |
| 8 | 28 | 03 | 2012 | Запись за номером 7 недействительна.
Принята на должность главного экономиста в финансовый отдел. |
Приказ от 12.03.2012г.
№ 57-к |
Если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени и после неверной записи уже были внесены другие данные, порядок исправления остается тот же.
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 7 | 12 | 03 | 2012 | Общество с ограниченной ответственностью «КРЕДО»
Принята на должность экономиста в финансовый отдел. |
Приказ от 12.03.2012г.
№ 57-к |
| … | … | … | … | ||
| 10 | 25 | 05 | 2013 | Закрытое акционерное общество «Шанс»
Принята на должность финансового директора. |
Приказ от 25.05.2013г.
№ 81к |
| 11 | 01 | 06 | 2013 | Запись за номером 7 недействительна. Принята на должность главного экономиста в финансовый отдел. | Приказ от 12.03.2012г.
№ 57-к |
Если неверная запись была обнаружена сразу после того, как в трудовую книжку внесена запись об увольнении, необходимо сделать следующее: сначала снова написать наименование организации, затем присвоить следующий порядковый номер и дату, и внести необходимые исправления.
Далее следует поставить печать и подпись кадрового работника, а также подпись самого работника.
Это же порядок будет и в том случае если работник пришел в организацию, где работал ранее, чтобы исправит ошибку, но в его трудовой книжке последней уже стоит запись об увольнении из другой организации.
По такому же принципу исправляются все неправильные записи — о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях.
В том числе и записи о переводе или увольнении работника, если эти действия признаны незаконными в судебном порядке.
Это указывается в пункте 33 Правил.
| Фамилия «Васильева» изменена на фамилию «Иванова» на основании свидетельства о браке серия ПА № 123456,выданного Ивановским отделением ЗАГС 21.07.2013г. | ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия ___________________________________ Имя _______________________________________ Отчество __________________________________ Дата рождения _____________________________ (число, месяц, год) Образование _______________________________ ___________________________________________ Профессия, специальность __________________ Дата заполнения ___________________________ (число, месяц, год) Подпись владельца книжки __________________ М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек _________________________ (разборчиво) |
Сведения о работе
Все записи, которые будут подлежать учету при расчете рабочего стажа, необходимо фиксировать в трудовой книжке работающего согласно трудовому законодательству, действующему на момент занесения записи. Следует знать, как внести запись в трудовую книжку об ошибочной записи в части, где указываются сведения о работе. Категорически запрещается замазывать или зачеркивать неправильные сведения. Ошибочную запись надлежит признать недействительной, после чего внести верные данные.
Как исправить ошибочно внесенную запись в трудовой книжке правильно
- в графе 1 «№ записи» ставится следующий по порядку номер}
- в графе 2 «Дата» пишется дата записи}
- в графе 3 «Сведения о приеме на работу…» пишется, что запись (указывается номер) недействительна, и заносится верная информация}
- в графе 4 «Наименование, дата и номер документа…» заносится номер и дата приказа, послужившего основанием для занесения ошибочной информации.
Аналогичным образом исправляются записи об увольнении или переводе в случае признания данных действий Рострудинспекцией, судом либо работодателем незаконными.
Для восстановления в законном порядке непрерывного трудового стажа в графе «Сведения о приеме на работу…» заносится соответствующая информация о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием срока, а в графе «Наименование, дата и номер документа…» указывается документ, являющийся основанием для записи, чаще всего это приказ или распоряжение.
Быстро обнаруженная ошибка в записях
Если неверная запись в трудовой книжке оказалась выявлена быстро, и работник продолжает работать на этом же предприятии, то исправить ошибку для специалиста кадровой службы не составит труда: делается очередная запись с признанием предыдущей записи недействительной, после чего вносится правильная информация.
Ошибка в трудовой книжке, обнаруженная после увольнения
В случае, если ошибка в данных была обнаружена непосредственно после увольнения, необходимо иметь в виду, что увольнение сотрудника документально оформлено, записи по данной организации в трудовой книжке завершены печатью и всеми подписями. Если внести запись без указания организации, это приведет в дальнейшем к возникновению спорных моментов, ведь не будет ясности в вопросе авторства записи.
Правильным будет следующее исправление:
- Внести в виде заголовка название организации, по порядку проставить номер и текущую дату.
- Признать запись за ее номером недействительной и внести правильный вариант записи.
- Закрыть записи как при увольнении печатью организации и подписями сотрудника отдела кадров и работника.
В случае отказа со стороны бывшего работодателя сделать исправления ошибочных записей работник имеет законное право добиться устранения ошибки в трудовой книжке в судебном порядке.
Ошибка, обнаруженная спустя время
Но бывают случаи, когда ошибка обнаруживается через несколько лет, да и работник давно устроился на другую работу. Исправления в этом случае вносятся на общем основании: ставится очередной порядковый номер, вносится информация о признании недействительной записи с указанием номера, под которым она занесена в трудовую книжку, и записывается правильная информация. При этом дата ставится календарная, а не число, под которым была занесена ошибочная запись. В графу 4 вносится информация о соответствующем приказе с обязательным указанием названия работодателя.
Ошибочная запись, порочащая репутацию
Если в трудовую книжку вписана информация об увольнении или переводе, признанная впоследствии ошибочной, владелец трудовой книжки имеет право, написав заявление по месту последней работы, получить новую трудовую книжку. В нее переносятся все записи старой книжки, кроме той, которая признана ошибочной. Новая книжка является дубликатом старой, о чем на первой странице (правый верхний угол) делается запись «Дубликат». На титульном листе старой книжки с ошибочной записью следует написать «Взамен выдан дубликат». Обязательным является указание серии и номера новой трудовой книжки, выданной взамен старой.
Общие правила исправления
Исправления или изменения записей могут потребоваться на титульном листе трудовой книжки или в разделах о работе и о наградах. Если требуется указать другие ФИО или исправить дату рождения, это может сделать работодатель, у которого работник трудоустроен в настоящее время.
Если обнаружена неточность в записи, сделанной по одному из предыдущих мест работы, то исправить ошибку должен работодатель, её допустивший. Произвести исправление имеет право и нынешний работодатель, но для этого потребуется официальная бумага с того места работы, где была сделана неверная запись.
Если компании, допустившей неточность в трудовой книжке работника, уже не существует, с вопросами исправления ошибок следует обращаться к компании-правопреемнику или в вышестоящие инстанции. Если же такой возможности нет, можно обратиться за помощью в региональный архив.
Вносить изменения и исправления в трудовую книжку имеют право:
- руководитель предприятия. Исключение составляет случай, когда руководитель является ИП, т. е. физическим лицом;
- директор. Для многих предприятий директор и руководитель компании – не одно и то же лицо;
- бухгалтер. Трудовая книжка в некоторых случаях и хранится в бухгалтерии (в основном, на малых предприятиях);
- сотрудник отдела кадров. Именно в отделе кадров чаще всего трудовая книжка остаётся на хранении в течение всего периода работы её владельца на данном предприятии;
- юрист – при наличии такового в штате компании.
Исправление порядковой нумерации записей в трудовой книжке
Наверное, самой распространенной ошибкой при заполнении трудовой книжки является неправильная нумерация записей. Нередко выявляется факт того, что после записи №1 следует другая запись с тем же №1. Нормативные и правовые акты, в которых указаны правила ведения трудовых книжек, не уточняют, как правильно делать исправления номера записи в трудовых книжках.
В соответствии с некоторыми источниками, которые ссылаются на Трудовой кодекс РФ, считается, что нет необходимости в обязательном порядке исправлять подобные технические ошибки, так как текст кадровой записи и документы, являющиеся основанием для ее внесения, точны и не могут оспариваться. Поэтому нарушение в нумерации считается небольшой погрешностью и может быть проигнорировано.
С другой стороны, допущенная ошибка в нумерации записей считается неточностью и вполне может принести владельцу трудовой книжки много неприятностей (в частности, при оформлении пенсии). Вместе с этим следует сказать, что все же такая описка подлежит исправлению и кадровик обязан иметь представление о процессе выполнения этой процедуры.
Процесс исправления нумерации в трудовой книжке
Законодательство говорит о том, что вся ответственность за заполнение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, но вместе с этим директор предприятия может назначить для выполнения этой работы любое другое ответственное лицо. Этот человек может быть сотрудником кадрового отдела или бухгалтерии. Он обязан правильно заполнять трудовые книжки работников организации и при необходимости своевременно вносить исправления или дополнения к уже существующим записям.
Если запись с нарушенной нумерацией относится к текущему месту работы, то приказ берется на месте. В том случае, когда отметка была сделана в организации, где сотрудник трудился ранее, он должен отправиться к бывшему работодателю и попросить копию нужного приказа о приеме/переводе/увольнении работника (работодатель не имеет права отказать). Если организация, в которой была сделана отметка с ошибочной нумерацией, ликвидирована, владельцу трудовой книжки потребуется получить выписку из приказа. Данная выписка делается на основании архивной документации.
Исправление неправильной нумерации выглядит следующим образом: ниже неправильной записи указывается правильный порядковый номер (например, если в трудовой книжке есть две записи с номером 1, то следующая запись с исправлением будет иметь номер 2, а не 3). Эта запись включает в себя дату внесения исправлений и фразу: «запись за предыдущим номером недействительна». Далее делается правильная запись с необходимым порядковым номером (соответственно №3).
Если после записи с неправильным порядковым номером уже есть другие отметки, то изменения вносятся так:
- ставится порядковый номер в соответствии с номером последней записи>
- делается отметка о признании записи под таким-то номером недействительной>
- вносится еще одна запись (которая была признана недействительной) с новым порядковым номером.
Особенности исправлении порядкового номера в трудовой книжке
Исправленная запись должна основываться только на приказе или распоряжении, в соответствии с которым она была внесена. Сама формулировка отметки обязана совпадать с той, которая указана в документах (приказе или распоряжении). В противном случае, при оформлении пенсионного пособия Пенсионный фонд РФ может признать все исправления в трудовой книжке недействительными, так как они не будут подтверждены документально.
Исправление порядкового номера в трудовой книжке делается без сокращений – это также касается поправок в других записях. Для этого следует использовать ручку с водостойкими чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Делать записи ручкой другого цвета или карандашом запрещено. Также при исправлении порядкового номера и при внесении даты исправления число необходимо писать только арабскими цифрами. Месяц и день – двумя цифрами, а год – четырьмя.
По желанию работника работодатель может выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором будет отсутствовать запись с неправильной нумерацией. Для этого подчиненный обязан составить заявление на имя руководства, которое и будет основанием для выдачи нового документа. В новую трудовую книжку (дубликат) будут перенесены все записи, кроме той, которая признана недействительной. Оригинал документа может быть возвращен работнику.
Заключение
Таким образом, есть разные ситуации, при которых записи признают неправильными. К ним относят следующие:
- если сведения указаны чернилами, которые не соответствуют стандарту или стиль нарушен в общем;
- если обозначены не те персональные сведения, а также дата устройства на работу, увольнения и причина, должность;
- если имеются неполные данные.
Так же следует учитывать и то, что за хранение книжек, ответственность ложится на руководителя. Кадровик будет отвечать в случае, если имеется распоряжение директора, и соответствующее положение имеется в инструкции. Если документ будет утерян, то ответственное лицо понесет такое наказание:
- сотруднику кадрового отдела придется заплатить штраф от тысячи до полутора тысяч рублей;
- работодателя ждет взыскание от тридцати тыс. руб. до пятидесяти тыс. руб., либо приостановка работы всей организации до трех месяцев.
Даже в тот промежуток времени, когда работник берет трудовую книжку из отдела кадров с целью предоставить в ПФР, оставив при этом расписку, ответственность с кадровика не снимается. Поэтому ему рекомендуется лично отнести трудовую в Пенсионный фонд или оформить копию документа, заверенную у нотариуса.
